Délégation de pouvoir : tout ce que les dirigeants doivent savoir

Dans certaines situations, le chef d’entreprise ne peut plus suivre personnellement toutes les affaires de la société. Il peut alors effectuer une délégation de pouvoirs pour confier une partie de la gestion d’entreprise à un collaborateur. Strictement encadré, ce transfert de responsabilités doit suivre des règles précises. Faisons le point sur ce qui est possible ou non et sur les conditions à respecter pour émettre une délégation de pouvoir valable.

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Qu’est-ce que la délégation de pouvoir ?

Définition

La délégation de pouvoir est un acte juridique par lequel le dirigeant d’une entreprise transfère une ou plusieurs de ses responsabilités à l’un de ses salariés. Ce dernier agit dès lors au nom de la société et pour son compte, dans la limite des attributions qui lui ont été confiées.

Rôle de la délégation de pouvoir

Ce mécanisme repose essentiellement sur la jurisprudence, qui reconnaît dans certaines situations la nécessité de déléguer des responsabilités pour garantir le respect des réglementations applicables.

La délégation de pouvoir peut permettre :

• D’assurer une parfaite conformité réglementaire ;
• De fluidifier la prise de décision et d’assurer la continuité de l’activité ;
• D’améliorer l’adéquation entre responsabilités de terrain et pénales ;
• D’optimiser la gestion des ressources humaines et des risques.

Délégation de pouvoir vs délégation de signature

La délégation de pouvoir ne doit pas être confondue avec la délégation de signature :

• La délégation de signature permet à un délégataire de signer un acte (contrat, chèque…) au nom de la société et à la place du dirigeant. Cependant, le chef d’entreprise conserve ses attributions et sa responsabilité pénale, et peut continuer d’intervenir dans le domaine concerné.
• La délégation de pouvoir va plus loin, puisque le délégataire devient pénalement responsable des actions qu’il réalise au nom de la société.

Délégation de pouvoir : qui est concerné ?

Le délégant : qui peut déléguer ses pouvoirs ?

La délégation de pouvoir est réservée aux dirigeants d’entreprises qui ne peuvent pas assurer personnellement toutes leurs attributions (comme indiqué ici). En pratique, la jurisprudence reconnaît son existence uniquement dans des entreprises de taille importante ou présentant un certain niveau de complexité interne (ex. : organisation multi-sites, activités très diversifiées) qui justifie le transfert de responsabilités.

Le délégué : qui peut recevoir une délégation de pouvoir ?

Dans le cadre d’une délégation de pouvoir, une partie des responsabilités est confiée à un salarié de l’entreprise qui doit posséder :

• Les compétences techniques et juridiques requises ;
• L’autorité et l’indépendance nécessaires pour exercer les missions confiées ;
• des moyens suffisants (humains, financiers et matériels) pour accomplir ses missions.

En pratique, ce mécanisme est avant tout un moyen d’impliquer les cadres de l’entreprise dans la prise de décision et le respect de la réglementation, en les rendant directement responsables de leurs actes.

Co-délégation ou subdélégation de pouvoirs : est-ce possible ?

La co-délégation et la subdélégation sont envisageables mais strictement encadrées :

• La co-délégation (plusieurs délégataires pour une même mission) n’est possible que dans le cas où les pouvoirs peuvent être divisés et strictement séparés. Aucun chevauchement d’autorité n’est admis ;
• La subdélégation (délégataire qui transfère ses pouvoirs) est possible si le sous-délégataire remplit lui-même les critères de compétences, d’autorité et de moyens nécessaires à l’exercice des responsabilités concernées.

Quand et pourquoi déléguer des pouvoirs ?

Obligations en matière d’hygiène et de sécurité

La délégation de pouvoirs est en principe facultative. Cependant, il existe une exception dans le domaine de la santé et sécurité au travail. Dès lors que la taille ou la structure de l’entreprise ne permettent pas au dirigeant de veiller au parfait respect de la réglementation, il est dans l’obligation de mettre en place une délégation de pouvoir pour surveiller la bonne application de la réglementation dans ce domaine. À défaut, sa responsabilité pénale est engagée.

Situations justifiant une délégation de pouvoir

En dehors de cette obligation spécifique, le recours à une délégation de pouvoir est facultatif mais se justifie dans plusieurs types de situations :

• Indisponibilité ou augmentation de la charge de travail du dirigeant ;
• Besoin de décisions rapides dans certaines branches de l’entreprise ;
• Domaine juridique nécessitant une expertise spécifique et un relais interne.

La délégation doit être établie en cohérence avec la jurisprudence ainsi qu’avec les statuts de l’entreprise, qui peuvent la limiter ou l’interdire.

Exemples de cas pratiques

Voici quelques exemples théoriques de situations pouvant nécessiter la mise en place d’une délégation de pouvoirs :

• Un chef d’entreprise qui gère plusieurs entrepôts dans différentes régions confie une délégation de pouvoir à chaque chef de site ;
• Dans une entreprise exportatrice, le président, souvent à l’étranger, délègue ses pouvoirs à un directeur d’exploitation pour assurer la continuité des décisions urgentes ;
• Une société industrielle manipulant des matières dangereuses mandate un responsable sécurité pour superviser la gestion des risques ;
• Un dirigeant charge son DRH de veiller au respect du droit du travail via une délégation de pouvoirs.

Les conditions et les risques de la délégation de pouvoir

Comment rédiger une délégation valable ?

Périmètre, durée : le cadre de la délégation de pouvoir

Une délégation de pouvoir doit clairement définir ce qui est délégué, à qui, pour combien de temps et dans quelles limites. Les tribunaux examinent systématiquement ces éléments pour apprécier sa validité.

Elle ne peut être ni générale, ni imprécise : son périmètre doit être strictement circonscrit. Elle doit viser un domaine et des missions clairement identifiés, cohérents avec les compétences du délégataire et l’organisation de l’entreprise. Le dirigeant ne peut pas déléguer l’intégralité de ses pouvoirs.

D’autre part, une délégation de pouvoirs peut être consentie pour une durée déterminée ou indéterminée. Elle est évolutive et révocable.

La procédure à suivre

La délégation de pouvoirs ne fait l’objet d’aucune formalité obligatoire, mais il est conseillé de suivre quelques bonnes pratiques pour la mettre en place :

1. Vérifier que les statuts de l’entreprise permettent de déléguer des pouvoirs.
2. Recenser les missions à déléguer.
3. Préciser les moyens humains, financiers et matériels confiés au délégataire pour exercer ses responsabilités.
4. Affiner le contenu de la délégation avec un juriste ainsi qu’avec un expert du domaine (potentiellement le délégataire lui-même).
5. Recueillir le consentement du délégataire via un acte écrit.
6. Informer les salariés de la délégation via les canaux de communication interne ou les représentants du personnel.

Comment formaliser une délégation de pouvoirs ?

Une délégation de pouvoir doit provenir d’une volonté claire et expresse du chef d’entreprise, et implique le consentement du délégataire. Elle ne peut pas résulter d’une simple situation de fait.

Pour éviter tout contentieux, et bien qu’aucun formalisme ne soit imposé, il est conseillé de rédiger un document mentionnant :

• L’identité du délégant et du délégué,
• La description précise des pouvoirs délégués,
• Les moyens mis à disposition,
• La durée de la délégation et la date de prise d’effet,
• La signature des deux parties,
• Tout autre clause ou information susceptible de sécuriser la démarche.

Il est possible de s’appuyer sur un modèle de délégation de pouvoir pour la rédaction.

Délégation de pouvoirs : quelles responsabilités ?

La délégation de pouvoirs s’accompagne d’un transfert de responsabilités dans le périmètre bien défini qu’elle couvre. Ainsi, si le délégataire commet une infraction pénale dans le cadre des attributions qui lui ont été déléguées, il est en principe considéré comme responsable en lieu et place du dirigeant.

Cependant, il existe plusieurs limites à ce principe :

• Le dirigeant est considéré comme fautif s’il est démontré que le délégataire ne dispose pas des moyens, des compétences ou de l’autorité nécessaire pour remplir ses attributions ;
• Dès lors que l’infraction ne relève pas directement et précisément du champ de la délégation, la responsabilité revient au dirigeant ;
• L’existence de la délégation et sa mise en œuvre antérieurement à l’infraction doivent pouvoir être prouvées ;
• Enfin, la délégation doit répondre à un véritable besoin organisationnel et ne pas être un simple moyen pour le dirigeant d’échapper à sa responsabilité pénale.

Notons par ailleurs que le dirigeant et la société conservent leur responsabilité civile.

Quels sont les risques de la délégation de pouvoirs ?

Les principaux risques de la délégation de pouvoirs sont de trois ordres : organisationnel, juridique et humain.

Pour assurer sa bonne application, garantir sa conformité légale et éviter les litiges, il est recommandé de suivre les règles suivantes :

• Définir clairement et par écrit le périmètre de la délégation ;
• S’assurer que le délégataire dispose des compétences, de l’autorité et des moyens nécessaires ;
• S’assurer que son consentement est réel et que l’intention du dirigeant est sans ambiguïté ;
• Informer clairement les autres salariés de l’existence de la délégation de pouvoirs et accompagner la transition sur le terrain ;
• Mener un suivi des délégations existantes pour veiller à leur pertinence et les mettre à jour en cas de réorganisation, de départ ou de changement de poste ;
• Conserver les preuves écrites pour être en mesure de démontrer la réalité et l’effectivité de la délégation en cas de contrôle ou de contentieux.

La délégation de pouvoir est un outil essentiel de structuration interne dans les entreprises dont l’activité ou la taille ne permettent plus au dirigeant de tout superviser lui-même. Bien employée, elle permet de sécuriser la conformité, fluidifier les processus décisionnels et responsabiliser les cadres. Mais elle doit absolument être pensée, rédigée et appliquée avec rigueur. Une délégation imprécise, incohérente ou non formalisée peut entraîner l’inverse de l’effet recherché : mise en cause du dirigeant, inefficacité opérationnelle et risques juridiques majeurs.

Des interrogations au sujet de la délégation de pouvoir ou encore de la création d’entreprise ? Notre équipe vous répond dans les commentaires !