Qu’est-ce que la subrogation dans le cadre d’un arrêt de travail ?

Les arrêts de travail sont une notion clé en matière de santé et de sécurité au travail. En tant qu’employeur, vous pouvez proposer la subrogation à vos salariés. Dans ce cadre, vous leur versez directement leurs indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS), en vous substituant à l’Assurance Maladie. Découvrez les modalités pratiques de l’application de ce dispositif, ainsi que ses avantages et ses inconvénients.

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Définition et cadre juridique de la subrogation

En droit du travail, la subrogation s’applique dans le cadre d’un arrêt de travail.

Qu’est-ce que la subrogation ?

La subrogation est un concept juridique selon lequel une personne se substitue à une autre dans l’exercice de ses droits et obligations. En droit du travail, cette notion peut s’appliquer au versement des indemnités dues dans le cadre d’un arrêt de travail.

En principe, le salarié perçoit le paiement de ses indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) de la part de l’Assurance Maladie. Avec la subrogation, l’employeur continue à lui verser sa rémunération, y compris les IJSS, pendant son arrêt.

L’entreprise reçoit ensuite le remboursement des sommes avancées de la part de la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM). Ce mécanisme peut se poursuivre pendant toute la durée de l’arrêt, ou seulement sur une période limitée.

⚠️ L’application de ce dispositif est liée à celle du maintien de salaire. Autrement dit, il ne peut pas y avoir de subrogation sans maintien de salaire.

La subrogation peut s’appliquer en cas de maladie, de congé maternité, paternité ou adoption. Elle peut aussi bénéficier aux salariés victimes d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle.

Bon à savoir : La tenue d’un registre des accidents du travail n’est pas obligatoire pour l’employeur.

L’application de la subrogation est-elle obligatoire ?

La subrogation constitue un régime dérogatoire. Elle n’est rendue obligatoire par aucun texte de loi.

En revanche, le contrat de travail, la convention collective ou un accord de branche peuvent imposer son application. L’employeur doit alors offrir la subrogation à son collaborateur, dans la limite des conditions fixées par la convention qui la prévoit. Elle peut notamment mentionner une ancienneté minimale.

L’entreprise peut également mettre en place ce système de rémunération volontairement. Dans ce cas, elle doit obtenir l’accord de son salarié.

Bon à savoir : La fourniture d’une mutuelle est obligatoire pour l’employeur, quelle que soit la taille de l’entreprise. Là aussi, le salarié peut librement renoncer à bénéficier de cet avantage, dans les limites fixées par la loi. C’est notamment le cas s’il dispose déjà d’une couverture complémentaire santé souscrite à titre individuel, ou dans le cadre d’un CDD de moins de 12 mois.

Quelle est la différence entre la subrogation et le maintien de salaire ?

Ces deux notions concernent la rémunération du salarié pendant son arrêt de travail, mais elles ne désignent pas la même chose.

• Le maintien de salaire correspond à la pratique par laquelle l’employeur continue à verser le salaire pendant l’arrêt. Ces paiements peuvent couvrir tout ou partie de la rémunération habituelle ;
• La subrogation désigne le fait pour l’entreprise de se substituer à la Sécurité sociale pour le règlement des IJSS.

Dans les faits, l’employeur peut procéder au maintien de salaire sans appliquer la subrogation. En revanche, cette dernière implique obligatoirement le maintien de salaire. L’application de ces deux mécanismes est souvent prévue par la convention collective ou par un accord d’entreprise.

Fonctionnement de la subrogation en cas d’arrêt de travail

La mise en œuvre de la subrogation en cas d’arrêt de travail est soumise à des conditions bien précises.

Le fonctionnement de la subrogation est réglementé par l’article R323-11 du Code de la Sécurité sociale. Vous pouvez le consulter ici.

Quelles sont les conditions pour mettre en œuvre la subrogation ?

La subrogation ne peut pas s’appliquer à tous les arrêts de travail. Pour que l’employeur puisse la proposer à son salarié, la réunion de deux conditions est impérative.

• L’entreprise continue à s’acquitter de la rémunération de son collaborateur pendant la durée de l’arrêt, en partie ou en totalité.
• Ces versements doivent couvrir le montant des IJSS dues au salarié, au minimum.

Bon à savoir : La subrogation ne vous concerne pas en phase de création d’entreprise, tant que vous n’employez aucun salarié.

Comment demander la subrogation de salaire ?

Vous devez informer la Sécurité sociale de chaque nouvel arrêt de travail d’un de vos collaborateurs. Cette démarche s’effectue dans la déclaration sociale nominative (DSN). Vous devez aussi indiquer que vous demandez la subrogation en cochant la case adéquate. Enfin, renseignez les dates de début et de fin de la période au titre de laquelle vous souhaitez en bénéficier.

⚠️ La deuxième date ne correspond pas au terme de l’arrêt de travail, mais bien à la date maximale jusqu’à laquelle la subrogation peut s’appliquer. Ainsi, vous n’aurez pas besoin d’effectuer un nouveau signalement en cas de prolongation de la durée initiale. Cette situation est courante dans le cadre d’une rechute après un accident du travail, par exemple.

Vous devez aussi joindre un RIB au moment de votre première demande. Enfin, il vous revient la charge d’envoyer le certificat médical obtenu par votre salarié.

Faites attention à bien renseigner ces différentes informations. Toute erreur est susceptible d’entraîner un retard dans le remboursement des IJSS.

Quelles sont les conséquences de la subrogation ?

L’employeur règle la rémunération de son collaborateur, en respectant la périodicité habituelle. Il doit indiquer le montant des IJSS sur sa fiche de paie, en le distinguant des autres sommes versées. Il doit aussi calculer le salaire maintenu, selon les conditions fixées par le contrat de travail ou par l’accord collectif qui prévoit l’application de ce dispositif.

Bon à savoir : Les IJSS ne sont pas soumises aux cotisations sociales habituelles. En revanche, l’employeur doit appliquer la CSG (6,20 %) et la CRDS (0,50 %). Il doit verser les IJSS nettes à son salarié, après déduction de ces contributions.

La CPAM procède au remboursement des IJSS couvertes par la subrogation tous les 14 jours, en moyenne. La somme arrive directement sur le compte en banque de l’entreprise.

L’Assurance Maladie établit par ailleurs un bordereau de paiement des indemnités journalières (BPIJ), qu’elle transmet à l’employeur. Elle édite ce document au format XML, afin de faciliter son intégration dans les logiciels de gestion.

Avantages et inconvénients de la subrogation

Si la subrogation est un système intéressant pour le salarié, elle présente aussi certains inconvénients. Faisons le point sur les atouts et les désavantages liés à son application.

Les avantages de la subrogation

La subrogation offre tout d’abord un avantage majeur au salarié. Il continue à percevoir un revenu pendant la durée de son arrêt, sans interruption. Il peut ainsi payer ses dépenses courantes (logement, alimentation, etc.), bien que les versements peuvent ne couvrir qu’une partie de sa rémunération habituelle.

Le bénéficiaire des IJSS n’a par ailleurs aucune démarche à accomplir auprès de la Sécurité sociale. Si la subrogation ne s’appliquait pas, il devrait transmettre une copie de l’arrêt de travail établi par son médecin à la CPAM.

Pour l’employeur, ce dispositif peut aussi présenter certains avantages dans le cadre de la gestion de son entreprise.

• Il garantit la conformité avec la convention collective, quand elle impose la pratique de la subrogation.
• Il contribue à renforcer la relation avec son collaborateur.
• Il favorise le maintien d’un climat social apaisé.

Les inconvénients de la subrogation

Les inconvénients de la subrogation concernent essentiellement l’employeur. Ce mécanisme lui impose un suivi administratif plus rigoureux, puisqu’il doit notamment :

• Déclarer chaque nouvel arrêt de travail ;
• Transmettre les certificats médicaux obtenus par ses salariés à la Sécurité sociale ;
• S’assurer de la bonne réception du remboursement des IJSS versées.

La subrogation peut aussi complexifier le calcul des cotisations sociales sur la fiche de paie. Enfin, elle impacte la trésorerie de l’entreprise, qui doit avancer le paiement des indemnités.

En résumé, la subrogation peut être vertueuse pour le salarié et pour l’employeur. Mais elle n’est pas dénuée de contraintes pour ce dernier. Vous avez des interrogations sur l’application pratique de ce mécanisme ? Posez-nous vos questions dans les commentaires  !