Dématérialisation des factures : notre guide complet

La facturation électronique devient peu à peu incontournable pour les entreprises en France. Dématérialiser ses factures ne permet plus simplement de gagner du temps : c’est aussi un moyen de mieux gérer son activité et de rester en règle. Mais concrètement, qu’est-ce que la dématérialisation des factures ? Quel lien avec la réforme de la facturation électronique prévue d’ici 2026 ? Et surtout, quels avantages pour votre entreprise ? On fait le point.

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Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures désigne le processus par lequel une entreprise émet, reçoit, traite, archive et échange ses factures sous forme numérique, remplaçant ainsi le format papier traditionnel.

On distingue deux modes de dématérialisation : 

• La simple numérisation de la facture papier ;
• La facture électronique (e-facture) : une dématérialisation complète et conforme sur le plan fiscal. 

La facture numérisée

Définition

Cette méthode consiste tout simplement à scanner une facture papier afin de la stocker ou de l’envoyer au format numérique (PDF, image, etc.). 

Contrairement à la facture électronique, une simple numérisation n’a pas de valeur probante. La version papier originale doit donc être conservée… sauf si vous utilisez un outil comme Indy, qui assure un archivage numérique conforme à la réglementation ! 

La facture électronique ou “e-facture” : La véritable dématérialisation

Définition

La facturation électronique, également appelée e-facture ou e-invoicing, représente le mode de facturation le plus abouti. Ici, toutes les étapes – création, transmission, réception et archivage – se font entièrement de manière numérique.

Pour qu’une facture soit considérée comme une facture électronique au sens de la loi, elle doit nécessairement respecter 3 critères : 

• L’authenticité : L’émetteur doit être clairement identifiable ;
• L’intégrité : Son contenu ne doit pas être modifié après émission ;
• La lisibilité : Toutes les parties concernées doivent pouvoir la comprendre facilement. 

Ces garanties peuvent être assurées par 3 moyens reconnus par la réglementation :

• La signature électronique qualifiée ;
• L’échange de données informatisées (EDI) ;
• La piste d’audit fiable (PAF), qui documente le processus de facturation de l’émission à l’archivage. 

Bon à savoir : Les entreprises françaises doivent conserver leurs factures pendant au moins 10 ans, période pendant laquelle l’administration fiscale peut être amenée à les demander.

Les différents formats de factures électroniques 

L’administration fiscale accepte trois formats pour la facturation électronique : 

• Le format Universal Business Language (UBL) ;
• Le format mixte (ou Factur-X), qui combine un fichier de données structuré en XML et un fichier PDF ou A3 ;
• Le format Cross Industry Invoice (CII).

Aujourd’hui, le format Factur-X est privilégié en France, car il combine un PDF lisible par l’humain et un fichier XML exploitable par les systèmes informatiques, ce qui facilite la comptabilité et l’échange des données 

Les mentions de la facture électronique 

Les informations figurant sur une facture électronique doivent être exactement les mêmes que celles d’une facture papier. Parmi elles, on retrouve un certain nombre de mentions obligatoires et notamment :

• La date d’émission de la facture ;
• Le numéro de la facture ;
• La date de la vente ou de la prestation de service ;
• L’identité de l’acheteur et du vendeur ;
• Le numéro du bon de commande (si applicable) ;
• Le numéro de TVA du vendeur et du client professionnel ;
• La désignation des produits ou services ;
• Le prix unitaire des biens ou services vendus ;
• Le taux de TVA applicable et le montant correspondant ;
• Les éventuelles réductions ou remises ;
• Les montants HT et TTC ;
• La date limite de paiement.

Dans le cadre de la mise en place de la réforme de la facturation électronique, quatre nouvelles mentions obligatoires viennent s’ajouter : 

• L’adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse du client ; 
• Le numéro SIREN ou SIRET du client ; 
• La catégorie de la commande (s’il s’agit d’une vente de biens ou d’une prestation de services) ; 
• Le mode de paiement de la TVA basé sur les débits, pour les prestataires ayant opté pour ce régime.

Bon à savoir : Bientôt, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille ou leur régime fiscal. La mise en place de cette mesure vise à moderniser les échanges, simplifier la gestion comptable et renforcer la transparence des transactions. 

Zoom sur la réforme de la facturation électronique 

Qui est concerné par la facturation électronique ? 

Les entreprises concernées

La réforme de la facturation électronique s’applique à toutes les opérations de ventes de biens et d’achats et/ou de prestations de services, entre des entreprises établies en France et assujetties à la TVA.
Elle concerne donc toutes les entreprises, quel que soit leur chiffre d’affaires, leur forme juridique ou leur régime fiscal, y compris celles bénéficiant de la franchise en base. Les micro-entrepreneurs (ou auto-entrepreneurs) sont donc également concernés.

Même les entreprises qui n’émettent pas de factures devront être capables de recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs.

Les entreprises non concernées

Certaines entreprises qui réalisent exclusivement des opérations exonérées de TVA ne seront pas soumises à la facturation électronique. Cela concerne notamment les professions médicales, les établissements de santé, les organismes à but non lucratif, ainsi que certaines locations meublées et activités sportives.

Les entreprises établies dans les collectivités d’outre-mer (COM) comme la Guyane, Mayotte ou la Polynésie française ne sont pas non plus tenues de se conformer à cette réforme.

Enfin, les entreprises qui ont des clients à l’étranger pourront continuer à leur envoyer des factures au format papier ou PDF, car ces clients ne sont pas tenus de recevoir des factures électroniques. 

Qu’est-ce que le e-reporting ?

La réforme ne se limite pas à la dématérialisation des factures : elle inclut aussi la transmission des données pour les opérations non soumises à l’obligation de facturation en ligne, ce qu’on appelle le e-reporting. 

Sont notamment concernées :

• Les ventes et prestations de services aux particuliers (transactions BtoC) ;
• Les opérations avec des clients ou fournisseurs à l’étranger, comme les exportations et les livraisons intracommunautaires. 

Comme pour l’e-invoicing, les opérations bénéficiant d’une exonération de la TVA n’entrent pas dans le champ de l’e-reporting. 

Le rôle des PA

Dans le cadre de la facturation électronique, toutes les factures échangées entre entreprises redevables de la TVA devront obligatoirement être transmises sous format électronique via un intermédiaire agréé, appelé plateforme agréée (anciennement connus comme Plateforme de dématérialisation agréée ou PDP).

Ces plateformes, privées mais agréées par l’État, sont chargées de transformer, valider et transmettre les factures électroniques entre entreprises et, le cas échéant. Elles peuvent aussi communiquer certaines informations à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Elles assurent ainsi la sécurité, la conformité et la traçabilité des échanges tout en simplifiant les démarches pour les entreprises. Indy figure parmi les plateformes immatriculées sous réserve. Pour consulter la liste complète en attente d’agrément, cliquez ici.

Par ailleurs, le choix de votre solution n’est pas irréversible. Vous pourrez changer de plateforme à tout moment, voire en utiliser plusieurs selon vos besoins spécifiques !

Contrairement aux annonces initiales, le portail public de facturation (PPF) via Chorus Pro ne sera pas une plateforme de facturation indépendante. Son rôle se limitera à soutenir les plateformes agréées en centralisant les informations sur les entreprises et les données obligatoires des factures à transmettre à l’administration fiscale.

Quel est le calendrier de la réforme ? 

En raison du report de la réforme, l’obligation pour les entreprises du secteur privé de passer à la facturation électronique est désormais fixée à 2026 :

• À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront avoir choisi une plateforme pour pouvoir recevoir leurs factures ;
• À cette même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront aussi être en mesure de produire des factures au format électronique ;
• Les PME et micro-entreprises bénéficieront d’un délai supplémentaire d’un an et ne seront donc soumises à cette obligation qu’à partir de 2027. 

Le calendrier sera donc mis en place de manière progressive, selon la taille de l’entreprise. Vous trouverez ci-dessous le calendrier des échéances à venir.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?

La généralisation de la facturation électronique offre de nombreux avantages aussi bien à l’Etat qu’aux entreprises elles-mêmes.

Pour l’Etat 

La réforme répond à quatre grands objectifs. Elle vise à : 

• Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à la dématérialisation, qui permet de réduire les coûts liés au papier, à l’encre, à l’affranchissement et au stockage ;
• Simplifier les obligations en matière de TVA, avec des services comme le pré-remplissage des déclarations, pour gagner du temps et limiter les erreurs ;
• Limiter la fraude à la TVA, en assurant une meilleure traçabilité et sécurité des factures ;
• Mieux suivre l’activité des entreprises, tout en soutenant une démarche écoresponsable grâce à la réduction du papier et de l’empreinte carbone. 

Pour les entreprises 

La réforme présente également des avantages pour les entreprises :

• Une gestion quotidienne plus simple : transmission instantanée des factures et suivi facilité ;
• Un gain de temps et de productivité : traitement plus rapide, accélération des paiements, moins d’erreurs et stockage centralisé ;
• Une meilleure trésorerie et un suivi comptable plus clair : traçabilité des factures et respect des délais de paiement ;
• Un impact environnemental réduit : moins de papier et moins de logistique, pour une démarche RSE concrète. 

Des interrogations au sujet de la mise en place du e-invoicing ou même de la Piste d’audit fiable ? Notre équipe vous répond dans les commentaires !