La facturation électronique devient peu à peu incontournable pour les entreprises en France. Avec la transformation numérique, dématérialiser ses factures ne permet plus simplement de gagner du temps : c’est aussi un moyen de mieux gérer son activité et de rester en règle. Mais concrètement, qu’est-ce que la dématérialisation des factures ? Quel lien avec la réforme de la facturation électronique prévue d’ici 2026 ? Et surtout, quels avantages pour votre entreprise ? On fait le point.
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En résumé :
- La dématérialisation des factures permet aux entreprises de gérer leurs factures sous forme numérique, simplifiant ainsi leur gestion ;
- Elle inclut la simple numérisation des factures papier, mais surtout la facturation électronique (ou e-facture) ;
- La facture électronique doit respecter un certain format et garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents ;
- Réduction des coûts, diminution du risque d’erreur ou encore gain de temps évident : la facturation électronique présente de nombreux avantages ;
- Elle sera progressivement obligatoire pour l’ensemble des entreprises assujetties à partir de septembre 2026.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures désigne le processus par lequel une entreprise émet, reçoit, traite, archive et échange ses factures sous forme numérique, remplaçant ainsi le format papier traditionnel. Elle peut prendre deux formes principales :
- La simple numérisation de la facture papier ;
- La facture électronique (e-facture), véritable dématérialisation fiscale.
La simple numérisation d’une facture papier
Cette méthode consiste à scanner une facture papier pour en obtenir une copie numérique (PDF, image, etc.).
Contrairement à la facture électronique, une simple numérisation (PDF ou image) n’a pas de valeur probante. Vous devez donc conserver la version papier originale… sauf si vous utilisez un outil comme Indy, qui garantit l’archivage numérique dans les règles !
En effet, Indy vous permet de stocker vos justificatifs numériques avec une vraie valeur probante. Cela signifie qu’ils sont conformes aux exigences fiscales et qu’ils peuvent légalement remplacer les versions papier. Plus besoin d’archiver vos tickets ou notes de frais dans un classeur poussiéreux !
La facture électronique ou “e-facture” : La véritable dématérialisation
Définition
La facturation électronique est le mode de facturation le plus abouti. Ici, toutes les étapes de production sont entièrement dématérialisées puisque les factures sont créées, transmises, reçues et même archivées de manière numérique.
Pour qu’une facture électronique soit valide, elle doit garantir :
- L’authenticité de son origine : L’émetteur doit être clairement identifiable ;
- L’intégrité de son contenu : Aucune modification ne doit être apportée après émission ;
- La lisibilité : Toutes les parties concernées doivent pouvoir la comprendre facilement.
Ces garanties peuvent être assurées par plusieurs moyens reconnus par la réglementation :
- La signature électronique qualifiée ;
- L’échange de données informatisées (EDI) ;
- La piste d’audit fiable, qui documente le processus de facturation de l’émission à l’archivage.
Bon à savoir : Les entreprises françaises doivent conserver leurs factures pendant au moins 10 ans, période pendant laquelle l’administration fiscale peut être amenée à les demander.
Les différents formats de factures électroniques
L’administration fiscale accepte trois formats principaux pour la facturation électronique :
- Le format Universal Business Language (UBL) ;
- Le format mixte (Factur-X), qui combine un fichier de données structuré en XML et un fichier PDF ou A3 ;
- Le format Cross Industry Invoice (CII).
Aujourd’hui, le format Factur-X est privilégié en France, car il associe un fichier PDF lisible par l’homme et un fichier XML, offrant une compatibilité optimale.
Les mentions de la facture électronique
Les informations figurant sur une facture électronique doivent être exactement les mêmes que celles d’une facture papier. Parmi elles, on retrouve un certain nombre de mentions obligatoires et notamment :
- La date d’émission de la facture ;
- Le numéro de la facture ;
- La date de la vente ou de la prestation de service ;
- L’identité de l’acheteur et du vendeur ;
- Le numéro du bon de commande (si applicable) ;
- Le numéro de TVA du vendeur et du client professionnel ;
- La désignation des produits ou services ;
- Le prix unitaire des biens ou services vendus ;
- Le taux de TVA applicable et le montant correspondant ;
- Les éventuelles réductions ou remises ;
- Les montants HT et TTC ;
- La date limite de paiement.
Dans le cadre de la facturation électronique, quatre nouvelles mentions obligatoires sont venues s’ajouter :
- L’adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse du client ;
- Le numéro SIREN ou SIRET du client ;
- La catégorie de la commande (s’il s’agit d’une vente de biens ou d’une prestation de services) ;
- Le mode de paiement de la TVA basé sur les débits, pour les prestataires ayant opté pour ce régime.
Zoom sur la réforme de la facturation électronique
Qui est concerné par la facturation électronique ?
Depuis 2020, la facturation électronique s’applique aux entreprises qui traitent avec des acteurs publics, tels que l’État, les collectivités territoriales ou encore les marchés publics. La réforme actuelle étend cette obligation à toutes les transactions entre entreprises assujetties à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA), c’est-à-dire les opérations B2B (Business to Business) réalisées en France.
Les entreprises concernées
Toutes les entreprises assujetties à la TVA, qu’elles relèvent de la franchise en base, du régime réel simplifié ou encore du régime réel normal, devront adopter la facturation électronique. De plus, cette obligation s’applique aux entreprises dont le siège social est situé en France métropolitaine ou dans les DOM.
Il est important de noter que votre statut juridique (auto-entreprise, société, etc.) n’a aucun impact sur cette obligation, tant que vous êtes assujetti à la TVA.
Les entreprises non concernées
Certaines entreprises qui réalisent exclusivement des opérations exonérées de TVA ne seront pas soumises à la facturation électronique. Cela concerne notamment les professions médicales, les établissements de santé, les organismes à but non lucratif, ainsi que certaines locations meublées et activités sportives.
Les entreprises établies dans les collectivités d’outre-mer (COM) comme la Guyane, Mayotte ou la Polynésie française ne sont pas non plus tenues de se conformer à cette réforme.
Enfin, les entreprises ayant des clients étrangers pourront continuer à leur adresser des factures sous format papier ou PDF, puisque ces clients ne sont pas soumis à l’obligation de recevoir des factures électroniques.
Quel est le calendrier de la réforme ?
En raison du report de la réforme, l’obligation pour les entreprises du secteur privé de passer à la facturation électronique est désormais fixée à 2026. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront avoir choisi une plateforme pour pouvoir recevoir leurs factures.
À cette même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) seront les premières à devoir émettre leurs factures au format électronique. Les PME et micro-entreprises, quant à elles, disposeront d’un délai supplémentaire d’un an avant d’être soumises à cette obligation. Le calendrier sera donc mis en place de manière progressive, selon la taille de l’entreprise. Vous trouverez ci-dessous le calendrier des échéances à venir.
| 📩 Réception | 📤 Émission et e-reporting | |
| Grande entreprise | Au 1er septembre 2026 | Au 1er septembre 2026 |
| Entreprise de taille intermédiaire (ETI) | ||
| PME et micro-entreprise | Au 1er septembre 2027 |
Les obligations techniques à respecter
Pour se conformer aux nouvelles obligations en matière de facturation électronique, les entreprises assujetties à la TVA devront transmettre leurs factures via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou faire appel à un opérateur de dématérialisation (OD).
Ce dernier agit comme un relais. Il centralise les flux de factures et les transmet directement aux PDP. Dans tous les cas, les solutions utilisées devront impérativement être conformes aux normes imposées par l’administration fiscale. Pour consulter la liste des plateformes en attente d’agrément, cliquez ici.
Indy ne figure pas encore parmi les PDP agréées, mais rassurez-vous, nous serons prêts à temps pour vous accompagner !
Par ailleurs, le choix de votre solution n’est pas irréversible. Vous pourrez changer de plateforme à tout moment, voire en utiliser plusieurs selon vos besoins spécifiques !
Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?
La généralisation de la facturation électronique ne répond pas uniquement à des contraintes réglementaires : elle offre aussi de nombreux avantages, quel que soit le secteur ou la taille de l’entreprise.
Une réduction notable des coûts
En abandonnant le papier, l’encre, les frais d’affranchissement et le stockage physique, les entreprises peuvent réduire considérablement leurs frais administratifs. Certaines études estiment que le coût de traitement d’une facture papier peut être jusqu’à 3 à 4 fois plus élevé que celui d’une facture électronique.
Un gain de temps et de productivité
La transmission instantanée des factures, leur intégration automatique dans les logiciels comptables et la diminution des erreurs manuelles permettent de fluidifier les flux de trésorerie et de réduire les délais de paiement. L’automatisation libère également les équipes administratives qui pourront se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Une meilleure traçabilité et sécurité
Avec la dématérialisation des factures, chaque étape du cycle de vie d’une facture (de l’émission à l’archivage en passant par l’envoir) peut être tracée. Cela renforce la transparence des échanges commerciaux et minimise les risques de litiges. Les documents sont également mieux protégés contre la perte, la destruction ou encore la falsification.
Un engagement dans une démarche écoresponsable
Enfin, dématérialiser les factures, c’est aussi réduire l’utilisation du papier et l’empreinte carbone liée à l’impression et à la logistique. Cette démarche s’inscrit dans les objectifs de responsabilité sociétale des entreprises (RSE), et contribue ainsi à un environnement plus durable.
Comment choisir son outil de dématérialisation des factures ?
Le passage à la facturation électronique représente une étape importante pour les entreprises françaises, et il est essentiel de bien choisir votre plateforme de dématérialisation (PDP) pour garantir une gestion fluide et conforme de vos factures. Voici quelques éléments à prendre en compte pour faire le bon choix :
Sécurité et conformité
Il est impératif que la plateforme que vous sélectionnez figure sur la liste officielle des PDP accréditées par la DGFiP. Cela garantit que vos échanges et archives respectent les exigences fiscales, y compris la signature électronique des factures.
Compatibilité avec vos outils
Choisissez une plateforme qui s’intègre facilement à votre logiciel de comptabilité ou à votre système ERP. Cette intégration simplifie vos processus, réduit les risques d’erreurs et vous fait gagner un temps précieux.
Les coûts
Les solutions disponibles varient en termes de prix. Certaines plateformes proposent des services gratuits ou sur abonnement mensuel, tandis que d’autres fonctionnent sur un modèle tarifé en fonction de l’usage. Prenez le temps de comparer les offres pour choisir celle qui répond à vos besoins et à votre budget.
En résumé, la dématérialisation des factures ne doit pas être vue comme une contrainte, mais plutôt comme une vraie chance d’optimiser votre gestion. En vous préparant dès maintenant aux nouvelles obligations légales et en organisant bien votre transition numérique, vous pourrez non seulement rester en conformité, mais aussi améliorer vos performances, votre trésorerie et renforcer vos relations avec vos partenaires.
Des interrogations au sujet de la dématérialisation des factures ? Notre équipe vous répond dans les commentaires !
