Envoyer une facture par mail : les règles et spécificités

Bien plus qu’une simple formalité administrative, la facturation est aujourd’hui régie par des lois strictes ! Les entreprises françaises sont dans l’obligation d’émettre des factures conformes pour chaque vente de biens et/ou de prestations de services réalisées. Pour garantir le respect des délais de règlement, la mise en place d’un suivi de facturation est indispensable. Mais une question revient souvent : « Peut-on envoyer une facture par mail ? ». Découvrez la réponse dans cet article ! 🤓

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📝 En résumé :

• Une facture par mail représente un document comptable envoyé au format dématérialisé par courriel ;
• Une facture envoyée par mail contient les mêmes mentions obligatoires qu’une facture émise au format papier ;
• Elle doit être authentique, intègre et lisible ;
• Pour rédiger un e-mail de facturation, vous devez soigner la formulation de la ligne d’objet ;
• Pour envoyer une facture par mail, vous pouvez passer par un logiciel de comptabilité comme Indy ;
• 📢 Attention ! L’envoi des factures par mail ne sera plus possible à partir de l’application de la nouvelle réforme sur la facturation électronique, soit à compter du 1er septembre 2026 !

Zoom sur la facture par mail

Définition

Une facture par mail désigne un document comptable envoyé au format dématérialisé (en général le format PDF) via un courriel et qui atteste de la vente d’un bien et/ou d’une prestation de services entre un acheteur et un vendeur.

Comme pour l’envoi de factures au format papier, l’envoi par mail doit respecter une réglementation stricte. En effet, une facture numérique doit être authentique, intègre et lisible. Pour en savoir davantage, consultez la page suivante du site du Gouvernement.

Comment rédiger le mail de facturation ?

Aujourd’hui, envoyer une facture par mail est une pratique courante. Cependant, vous devez veiller à ne pas omettre la courtoisie. En effet, il est recommandé d’accompagner vos factures d’une lettre de présentation qui décrit brièvement :

• Le bien vendu ou le service fourni ;
• Les modalités et conditions de paiement.

Assurez-vous également à ce que la ligne d’objet reflète clairement le contenu du mail. Par exemple, vous pouvez opter pour une formulation de ce type : « Facture n°X provenant de la société (Y) pour (tel achat ou service) en date du (XX/XX/XXXX) ».

Attention ! Le texte de l’e-mail doit toujours rester clair, concis, poli mais surtout professionnel. N’optez pas pour des formulations informelles.

Enfin, n’omettez pas de préciser vos coordonnées, suivi du nom et du logo de votre entreprise.

Notre modèle d’e-mail pour envoyer une facture

Objet : Facture n°X provenant de la société (Y) pour (tel achat ou service) en date du (XX/XX/XXXX)

Madame / Monsieur [préciser le destinataire],

Veuillez trouver en pièce jointe la facture n°[préciser le numéro], datée du [préciser la date] pour un montant total de [préciser le montant]. Cette facture correspond à [préciser le bien ou service facturé].

Pour régler ce montant, vous pouvez utiliser l’un des moyens de paiement suivants : espèces, virement bancaire ou chèque.

Nous restons à votre entière disposition pour tout complément d’information.

Cordialement,

[Votre nom],

[Le poste occupé],

[Le nom de l’entreprise],

[Les coordonnées de contact].

Comment envoyer une facture par mail ?

Pour envoyer une facture par mail, vous pouvez soit :

• Rédiger le mail par vous-même ;
• Choisir un logiciel de facturation ou de comptabilité comme Indy.

Avec Indy, la gestion de vos factures devient un véritable jeu d’enfant ! En cliquant sur l’onglet « Facturation », vous arriverez directement sur un module de facturation ludique et intuitif. Vous devrez alors cliquer sur « + Nouveau » puis sur « Créer une facture ». 

Une fois tous les champs / données renseignés et votre facture éditée, vous pourrez soit la conserver en brouillon, soit la valider.

Bon à savoir : Indy remplit pour vous les mentions obligatoires, de quoi éviter tout oubli ou erreur !

En cliquant sur « Valider », elle est alors directement transmise à votre client par mail. Elle apparaîtra ensuite dans l’onglet « En attente de paiement » qu’il est important de consulter régulièrement pour suivre les factures fournisseurs, les factures clients, les délais de paiement, les factures impayées, etc.

Envoyer une facture par mail : les avantages

Envoyer une facture par mail confère trois principaux avantages :

• Un gain de temps ;
• Une réduction des coûts ;
• Un processus simplifié.

⌛ Un gain de temps considérable

Grâce à l’envoi des factures par e-mail, vous n’avez plus besoin de vous déplacer pour les poster, ce qui vous fait économiser un temps significatif. Vos factures sont transmises bien plus rapidement, ce qui permet ainsi d’accélérer les délais de paiement et d’améliorer votre trésorerie.

💰 Une réduction des coûts

Opter pour le format dématérialisé permet aussi d’éliminer tous les coûts liés à l’utilisation de papier, l’encre, l’impression ou encore les timbres. Ces dépenses, bien que souvent perçues comme mineures, peuvent vite s’accumuler et représenter des dépenses conséquentes pour votre entreprise.

De plus, en envoyant vos factures par mail, vous diminuez votre empreinte écologique. 

👌 Un processus simplifié

Envoyer une facture par mail permet à votre client de la recevoir immédiatement dans sa boîte de réception (associée à son adresse mail), sans risque de retard postal ou de perte. Il peut donc consulter ce document où qu’il soit et à n’importe quel instant depuis son téléphone ou tout autre appareil connecté et pourra payer le montant dû dans les plus brefs délais.

L’arrivée de la nouvelle réforme sur la facture électronique…

Sera-t-il possible d’envoyer une facture par mail ?

Dans le cadre de la nouvelle réforme sur la facturation électronique, toutes les factures transmises entre des entreprises assujetties à la TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) et établies en France devront être émises au format électronique.

Plus précisément, cela signifie qu’elles devront se conformer à une forme électronique normée et inclure des mentions obligatoires dans un format prédéfini. 

Attention ! Les simples fichiers PDF en sont exclus ! Il ne sera donc plus possible d’envoyer une facture par mail !

Les factures ne seront plus transmises directement du fournisseur au client, elles passeront désormais par l’intermédiaire d’une plateforme de facturation spécifique, à savoir notamment une PDP (ou « Plateforme de Dématérialisation Partenaire »). Chaque entreprise pourra choisir la plateforme qui lui convient.

Bonne nouvelle ! Indy verra très prochainement l’arrivée de son nouveau module de facturation électronique ! Il sera gratuit et totalement conforme aux exigences de l’administration fiscale ! 🚀

Le calendrier officiel de cette nouvelle réforme

Depuis 2020, toutes les entreprises doivent éditer des factures numériques via Chorus Pro pour adresser leurs demandes de paiement pour tout contrat conclu par l’État, les collectivités territoriales ou encore les établissements publics (les opérations BtoG).

L’obligation d’émettre des factures électroniques va peu à peu se généraliser et entrera en vigueur pour les transactions BtoB de manière progressive :

• Pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) : le 1er septembre 2026 ;
• Pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises : le 1er septembre 2027.

D’autres questions concernant cet article ou un avis à nous transmettre ? Dans ce cas, laissez-nous un commentaire dans l’espace ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗