Réforme de la facture éléctronique : la facture EDI est-elle obligatoire ?

À l’heure où la transformation numérique redéfinit les pratiques commerciales, l’Échange de Données Informatisées (EDI) devient un outil clé pour moderniser la facturation. Face aux évolutions législatives, comme la généralisation progressive de la facturation électronique en France, l’adoption de l’EDI ne se limite pas à une simple obligation réglementaire. Elle représente une véritable opportunité stratégique pour les entreprises afin d’optimiser leurs échanges et d’accroître leur efficacité. Mais qu’est-ce qu’une facture EDI, et en quoi se distingue-t-elle des méthodes de facturation classiques ? Nous répondons à toutes vos questions dans cet article. 

Réforme de la facture éléctronique : la facture EDI est-elle obligatoire ?

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En résumé :

  • La facture EDI (Échange de Données Informatisées) est une version dématérialisée et structurée de la facture, échangée directement entre les systèmes informatiques des entreprises ;
  • Ce format standardisé garantit la sécurité des données tout en limitant les erreurs de saisie ;
  • À partir de 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en mesure de recevoir des factures éléctroniques. En revanche, l’obligation d’émettre ces factures sera mise en place progressivement en fonction de la taille de l’entreprise : les grandes entreprises et ETI devront s’y conformer dès le 1er septembre 2026, tandis que les PME et TPE auront jusqu’au 1er septembre 2027. Plusieurs formats, dont l’EDI, seront acceptés pour répondre à cette nouvelle réglementation. 

Qu’est-ce qu’une facture EDI ? 

Une facture EDI (Échange de Données Informatisées) est un document commercial entièrement dématérialisé, transmis automatiquement entre les systèmes informatiques d’une entreprise et  de son partenaire, sans intervention humaine. Contrairement à une facture électronique simple (comme un fichier PDF ou JPEG envoyé par e-mail), elle respecte des formats structurés basés sur des normes internationales (EDIFACT, XML, UBL, etc.). Grâce à cette standardisation, les logiciels de gestion peuvent traiter et intégrer les données directement, évitant ainsi les erreurs de saisie.

La facture EDI est-elle obligatoire ? 

L’utilisation de la facture EDI n’est pas encore obligatoire pour toutes les entreprises, bien qu’elle soit parfois imposée ou fortement recommandée. Par exemple, les entreprises travaillant avec le secteur public en France doivent obligatoirement utiliser la plateforme Chorus Pro, qui accepte notamment les factures au format EDI. De même, dans des secteurs comme la grande distribution ou l’automobile, l’EDI est souvent exigé par les partenaires commerciaux pour garantir des échanges fluides et automatisés.

A partir de 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, quelle que soit leur taille. L’obligation d’émettre des factures électroniques sera quant à elle progressive : les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront s’y mettre dès le 1er septembre 2026, tandis que les petites et moyennes entreprises (PME) et les très petites entreprises (TPE) devront s’y conformer à partir du 1er septembre 2027. Les formats acceptés inclueront l’EDI et la Factur-X. Ces dernières devront être échangées via des plateformes de dématérialisation (PDP) dédiées. Vous pouvez consulter le calendrier détaillé de cette transition en cliquant juste ici

Quels sont les autres formats de facture électronique ? 

La facture EDI n’est pas le seul format de facture électronique. Voici les principaux formats existants :

  • Le format non structuré : Il s’agit des factures au format PDF ou JPEG. Avec la nouvelle réforme, ces formats ne seront plus valables, ni pour l’émission ni pour la réception ;
  • Le format structuré : Ces factures respectent les normes EDI, ce qui garantit une communication standardisée et automatisée entre l’émetteur et le récepteur ;
  • Le format hybride ou mixte : Ce format associe un fichier PDF à des données structurées conformes aux normes EDI, comme la Factur-X, offrant ainsi une transition entre le papier et le tout numérique. 

Un indépendant qui réalise des factures EDI dans le cadre de la réforme de la facturation éléctronique obligatoire

La réglementation autour des factures EDI

Les règles à respecter

Pour qu’une facture EDI soit juridiquement valide, elle doit respecter un cadre précis :

  • Authenticité et intégrité : Il est essentiel que la facture ne soit pas modifiée durant son transfert et que l’émetteur soit clairement identifié ;
  • Conservation : Les factures EDI doivent être conservées dans un format accessible et sécurisé, selon les règles en vigueur ;
  • Consentement mutuel : Avant d’échanger des factures EDI, les deux parties doivent s’entendre sur l’utilisation de ce mode de facturation.

Les mentions obligatoires

Une facture EDI doit contenir un ensemble de mentions obligatoires pour garantir sa conformité légale et faciliter le traitement par les systèmes de gestion. Ces informations se regroupent en plusieurs catégories :

  • Identification des parties : Nom, raison sociale, numéro SIREN/SIRET, adresse et numéro de TVA intracommunautaire ; 
  • Détails de la facturation : Date d’émission, date de livraison ou de prestation, montants HT, TVA, et total TTC ;
  • Références commerciales : Numéro de facture unique, numéro de commande ou de contrat ; 
  • Modalités de paiement : Conditions et délais de paiement, pénalités en cas de retard, moyens de paiement acceptés.

Les normes à respecter pour une facture EDI

Pour assurer une transmission fluide et une intégration automatique dans les systèmes de gestion, les factures EDI doivent respecter des normes bien définies. Ces normes, élaborées et mises à jour par des organismes comme GS1 ou GALIA, encadrent les formats et protocoles à utiliser. Parmi les formats les plus courants, on retrouve :

  • EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) ;
  • UBL 2.0 (Universal Business Language) ;
  • XML (eXtensible Markup Language).

Ces formats sont conçus pour être directement lisibles par les logiciels de gestion, ce qui permet de limiter les erreurs humaines et d’automatiser efficacement les échange.

Les avantages de la facture EDI

Adopter la facturation EDI offre de nombreux avantages stratégiques et opérationnels, particulièrement dans un contexte de digitalisation croissante et d’obligations légales à venir :

  • Simplification des échanges, y compris à l’international : L’EDI facilite les échanges commerciaux grâce à des formats standardisés et uniformes. Cela permet aux entreprises de collaborer efficacement, quel que soit leur lieu géographique ;
  • Une sécurité renforcée : Contrairement aux factures papier, l’EDI repose sur des réseaux sécurisés (AS2, FTP), garantissant la confidentialité et l’intégrité des données échangées ;
  • Optimisation de la gestion comptable : L’EDI permet une gestion plus rapide et plus précise des factures en éliminant la saisie manuelle et en intégrant directement les données dans les systèmes de gestion comptable ;
  • Réduction des coûts opérationnels : La dématérialisation réduit les coûts d’impression, d’envoi postal et de stockage des documents ;
  • Un outil d’adaptabilité pour les volumes élevés : L’EDI est particulièrement utile pour les entreprises traitant un grand nombre de transactions, comme celles de la grande distribution, de l’industrie ou de la logistique ;
  • Respect des obligations légales : Avec la réforme de la facturation électronique en 2026, l’EDI permet aux entreprises de se conformer aux nouvelles exigences légales, garantissant l’authenticité, l’intégrité et la conservation des documents.

Des interrogations au sujet des factures EDI ? Nous vous répondons en commentaire ! 

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par Julie Pay Vargas

Julie est rédactrice de contenu chez Indy. Spécialiste des entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés, elle partage toutes ses connaissances afin de rendre la comptabilité accessible à tous !