Facture en freelance : comment la rédiger ?

Vous souhaitez travailler en freelance ? Sachez qu'une fois vos missions terminées, vous devrez établir une facture. Bien que les règles de présentation soient relativement souples, plusieurs mentions restent obligatoires. La facture est-elle toujours obligatoire lorsqu'on est freelance ? Quelles mentions doivent y figurer en 2024 ? Nous vous expliquons tout ! La facturation, n'aura plus aucun secret pour vous ! 🤫

Facture en freelance : comment la rédiger ?

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La facturation : une obligation légale pour tous les freelances ?

Les statuts juridiques du freelance

Le statut de freelance, n’est pas un statut juridique à proprement parler. Ainsi, lorsque vous vous lancez à votre compte, vous devez impérativement choisir un statut juridique. Ici, vous avez le choix entre exercer votre activité à votre nom ou créer une société.

  • Si vous choisissez d’exercer en votre nom, vous pouvez choisir le statut de l’entreprise individuelle et opter pour le régime de la micro-entreprise (également connu sous le nom d’auto-entreprise) ;
  • Si vous optez pour la création d’une véritable structure juridique, vous avez le choix entre la création d’une EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) et la création d’une SASU (société à actions simplifiée unipersonnelle).

Ce n’est qu’une fois votre entreprise créée, que vous pourrez vous lancer dans la recherche de vos missions, rédiger vos premiers contrats et surtout facturer vos premiers clients ! 🥳

Votre client est un professionnel

En tant que professionnel, le travailleur indépendant est dans l’obligation de fournir une facture s’il vend un bien ou une prestation de service à un client également professionnel, et ce, peu importe la nature de la vente et son montant.

En principe, vous devez transmettre la facture à votre client au plus tard le jour de la livraison ou de l’exécution de la prestation. Il sera néanmoins possible de différer la remise de la facture notamment si vous réalisez des prestations successives.

Votre client est un particulier

Lorsque votre client est un particulier, la remise d’une note ou d’une facture n’est pas toujours obligatoire.

💡 Bon à savoir : La principale différence entre la note et la facture est son ou ses destinataires. La facture est un document à destination d’un professionnel. La note est quant à elle à destination d’un particulier. Bien qu’ayant de nombreux points communs, la note sera moins détaillée que la facture.

L’édition d’une note lors d’une vente de biens est obligatoire si vous effectuez une vente et que :

  • Votre client en fait la demande ;
  • Il s’agit d’une vente à distance réalisée à destination d’un particulier situé dans un autre État de l’Union européenne (intracommunautaire) ;
  • La vente concerne la livraison aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.

Aussi, dans le cadre d’une prestation de services, le freelance devra délivrer une note lorsque la facture concerne :

  • Des travaux immobiliers ;
  • Un dépannage, une réparation ou l’entretien des locaux d’habitation ;
  • De la restauration ;
  • Un entretien ou des réparations ;
  • Un contrôle technique, dépannage ou remorquage de véhicules
  • La location d’emplacement de garage ;
  • Un déménagement ;
  • Des prestations d’auto-école ;
  • Il s’agit d’une prestation de services d’un montant TTC supérieur à 25€ ;
  • Le client en fait la demande.

Le devis est-il obligatoire lorsqu’on est freelance ?

Le devis n’est pas obligatoire, il est néanmoins recommandé. Il s’agit là d’une proposition faite à votre client. Ce dernier détail la prestation, le prix et les conditions de paiement. Lorsque le client signe le devis, il s’engage juridiquement auprès du freelance comme lorsqu’il signe un contrat de freelance.

Facture freelance - devis

Quelles mentions doivent figurer sur la facture d’un freelance ?

💡 Le saviez-vous ? En cas de factures fictives ou de défaut de facturation, vous pouvez être condamné à payer une amende administrative de 75 000€. Si vous réitérez dans les deux ans qui suivent le 1er manquement, l’amende est de 150 000 €. Aussi, en cas de mention manquante ou erronée, vous encourrez une amende fiscale de 15 € pour chaque mention inexacte/manquante.

Les mentions générales

  • La mention « Facture » ;
  • Le numéro de facture. Chaque facture devra disposer d’un numéro unique dans l’ordre croissant en fonction de l’ordre d’émission. Il ne doit pas y avoir la moindre rupture dans la séquence de facturation ;
  • La date d’émission de la facture ;
  • La date de la vente ou de la prestation de services ;
  • La mention du numéro du bon de commande si celui-ci a été établi par votre client.

💡 Comment numéroter une facture ? Le Code de commerce et le Code général des impôts prévoient des dispositions spécifiques pour la numérotation des factures. Ces dispositions visent avant tout à éviter les fraudes. Ainsi, vous devez impérativement attribuer à vos factures un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture. Vous pourrez soit adopter une séquence continue (1, 2, 3, 4…), soit utiliser un préfixe par année.

Les informations concernant votre client

  • La dénomination sociale (le nom et prénom s’il s’agit d’un particulier)
  • L’adresse du siège social s’il s’agit d’un professionnel ;
  • L’adresse de facturation si elle est différente du siège social.

Votre auto-entreprise

  • Votre nom et prénom ;
  • L’adresse du siège social de votre auto-entreprise ;
  • Votre numéro de SIRET
  • Votre numéro de TVA intracommunautaire si vous êtes redevable de TVA et que la facture a un montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 €. Au contraire, si vous facturez sans TVA, cette information ne sera pas à indiquer.
  • La mention « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » si vous êtes membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée ;
  • Si vous êtes immatriculé au RCS, la ville du greffe et numéro d’immatriculation ;
  • Si vous travaillez dans le BTP, veillez à bien mentionner votre assurance décennale, les coordonnées de l’assureur et l’étendue géographique de la protection ;
  • Si vous avez souscrit à une assurance auto-entrepreneur Responsabilité Civile Professionnelle, vous devrez, ici aussi, mentionner les coordonnées de l’assureur.

💡 À compter du 15 mai 2022, l’entrepreneur individuel (et ainsi l’auto-entrepreneur) a l’obligation d’ajouter la mention « EI » ou « Entrepreneur individuel » directement avant ou après son nom / prénom, et ce, sur l’ensemble de ses factures, devis et autres documents commerciaux.

Les informations au sujet de la prestation ou de la vente

  • La désignation des produits ou de la prestation de services. Il sera alors nécessaire de mentionner la quantité vendue, le prix unitaire HT et le taux de TVA si vous êtes redevable de TVA ;
  • Ajoutez la mention « TVA non-applicable, article 293B du CGI  » si vous n’êtes pas redevable de la TVA ;
  • Les éventuels frais de transport ou d’emballage ;
  • Les éventuelles réductions de prix (les rabais, remises ou encore les ristournes) ;
  • La somme totale à payer en HT et en TTC.

💡 Vous pouvez également ajouter votre taux journalier moyen (TJM). Cet indicateur vous permettra de savoir combien facturer en freelance et d’ainsi pouvoir calculer votre salaire de freelance.

Les modalités de paiement

  • La date limite de règlement : ici, vous devez y indiquer la date à laquelle le règlement devra intervenir, mais également les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé ;
  • Les éventuels taux des pénalités en cas de retard ;
  • Les indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement de 40€.

Les mentions complémentaires

  • La mention « Autoliquidation  » devra être ajoutée si des travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA. Ici, le sous-traitant ne déclare plus la TVA et c’est l’entreprise principale qui la déclare ;
  • La mention « Eco-participation DEEE » pour l’achat de produits ou d’équipements électroniques ou de meubles ;
    Autofacturation : si votre client produit lui-même la facture.

Facture client freelance

Des mentions en perpétuel changement

De nouvelles mentions obligatoires

Les lois françaises en matière de facturation évoluent constamment. Ainsi, d’ici le mois de juillet 2024, les factures devront obligatoirement indiquer :

  • Le numéro d’identification de l’entreprise (SIRET ou SIREN) ;
  • Dans le cadre d’une vente de biens, vous devrez faire apparaître l’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de facturation ;
  • La nature de l’opération (s’il s’agit d’une livraison de biens, d’une prestation de services…) ;
  • Si vous avez opté pour le paiement de la TVA d’après les débits, alors vous devez faire apparaître sur vos factures la mention “Option pour le paiement de la taxe d’après les débits”.

L’arrivée de la facturation électronique

Enfin, d’ici quelques mois, la facture électronique deviendra une obligation légale pour toutes les entreprises assujetties à la TVA mais également les entreprises en franchise en base de TVA. Toutes vos factures devront impérativement respecter un format électronique normé, avec de nouvelles mentions obligatoires spécifiques. Elles devront également être transmises via une plateforme dédiée à cet effet (Chorus Pro). Cette dernière permettra à l’administration fiscale de collecter les données.

Dans le cadre de cette réforme, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir les factures électroniques, d’ici septembre 2026. Il ne sera plus possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier ou en PDF simple. En septembre 2027, les PME et TPE auront l’obligation d’émettre les factures électroniques. Pour consulter le texte de loi, c’est 👉 par ici 👈 ! Attention, cependant, le déploiement de la facture électronique a été retardé. Les dates figurant dans le décret ne sont pas correctes 😉

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Comment établir une facture lorsqu’on est freelance ?

Les modèles de factures

Pour vous conformer à l’ensemble des règles en matière de facturation vous pouvez tout à fait vous tourner vers des exemples à compléter en fonction de votre situation. N’hésitez pas à vous inspirer de notre 👉 modèle de facture 👈, au format Excel.

Gardez néanmoins en tête que ces modèles ne sont pas forcément à jour, ils ne mentionnent pas obligatoirement les nouvelles mentions nécessaires. Ainsi, nous aurions plutôt tendance à vous recommander de vous tourner vers des logiciels de facturation disponibles sur internet. Ces derniers vous permettront d’éditer des factures et des devis conformes à la réglementation.

Un logiciel de facturation, à quoi ça sert ?

Le logiciel de facturation vous permet de créer des factures et devis en quelques clics seulement. Ce dernier, vous propose un très grand choix de champs à compléter en fonction de votre situation. Vous pourrez alors avoir des factures prêtes à être envoyée en deux temps trois mouvements !

Ces logiciels, vous permettent généralement d’enregistrer les coordonnées de vos clients, les marchandises ou services vendus, mais également vos informations. Cela facilite grandement la saisie de vos données. Vous pourrez effectivement créer un modèle de base afin de gagner un temps précieux pour vos prochaines factures.

Aussi, comme indiqué plus haut, d’ici quelques mois, la facturation électronique deviendra obligatoire pour tous les assujettis à la TVA. Cela concerne donc les tous les freelances qui ne sont pas en franchise en base de TVA. Bien que l’outil pour émettre les factures électroniques ne soit pas imposé. Le logiciel de facturation vous facilitera la vie et vous fera gagner un temps conséquent. Ici, vous n’aurez pas à déposer toutes vos factures sur Chorus Pro, le logiciel s’occupe de tout !

En résumé :

  • Le travailleur freelance est dans l’obligation d’émettre une facture en 2 exemplaires lorsqu’il vend un bien ou une prestation de service à un client professionnel ;
  • Ces factures doivent comporter des mentions obligatoires, et suivre une séquence de facturation ;
  • Le devis n’est pas obligatoire mais recommandé ;
  • D’ici septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Ainsi, vous devrez soit vous tourner vers un logiciel de facturation, soit déposer vous-même vos factures sur Chorus Pro.

Vous avez la moindre interrogation au sujet de la facturation lorsqu’on est freelance ? Laissez-nous un petit commentaire, nous nous ferions un grand plaisir de vous éclairer ! 💡

FAQ – Questions fréquentes

Quels sont les types de factures ?

Il existe trois types de factures :

  • La facture classique qui fait souvent suite à un devis. Cette dernière permet de demander le paiement à son client ;
  • La facture d’avoir qui est éditée lorsque le client a déjà réglé tout ou une partie de son achat. Elle est généralement éditée pour annuler, voir rectifier une facture déjà transmise, mais également lors d’un remboursement de la totalité ou d’une partie de la facture initialement transmise ;
  • Enfin, la facture d’acompte permet d’obtenir un premier versement à la signature du contrat. Ici, votre client ne paiera qu’une partie de la prestation ou de son achat. La facture d’acompte doit impérativement mentionner la fraction du prix payé, la date du paiement de l’acompte et le solde restant à payer.

Vers quel logiciel me tourner pour établir les factures de mon auto-entreprise ?

Dans un premier temps, si vous êtes à l’aise avec les logiciels tels qu’Excel ou Word, vous pouvez tout à fait établir vos factures sur ces logiciels en vous basant sur des modèles. Ce type de logiciel n’est néanmoins pas spécifiquement pensé pour la facturation. De notre côté, nous conseillons plutôt de vous tourner vers un logiciel de facturation en ligne. Ce dernier vous facilitera grandement la tâche, et vous évitera toute confusion. Indy par exemple propose un module facturation facile d’utilisation et 100% gratuit !

Je suis auto-entrepreneur, dois-je facturer HT ou TTC ?

Êtes-vous assujetti à la TVA ? Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, vous devez facturer vos clients en HT. Si au contraire, vous dépassez les seuils de la franchise de TVA, vous êtes redevable de cette taxe, et devez bien la facturer à vos clients en indiquant des prix TTC.

Puis-je établir une facture dans une monnaie étrangère ?

Vous pouvez effectivement établir une facture dans une devise autre que l’euro, à condition que la monnaie étrangère soit convertible et reconnue à l’international. Dans ce cas-là, vous devrez impérativement mentionner le taux de changer en euro sur la facture et intégrer le justificatif dans votre comptabilité en euros.

Quels métiers rémunèrent le plus en freelance ?

Les consultants RH, mais également les métiers de l’informatique sont particulièrement lucratifs. À titre d’exemple, les experts en cybersécurité peuvent proposer des Taux Journalier Moyens (TJM) allant jusqu’à 1 200€. Les activités dans la communication peuvent également proposer des TJM particulièrement élevés. Les consultants marketing peuvent par exemple facturer jusqu’à 700 €, la journée de travail.

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par Julie Pay Vargas

Julie est rédactrice de contenu chez Indy. Spécialiste des entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés, elle partage toutes ses connaissances afin de rendre la comptabilité accessible à tous !