Immatriculation d’une SARL : étapes, démarches et conseils pratiques

L’immatriculation de votre SARL (Société à Responsabilité Limitée) constitue l’acte fondateur qui transforme votre projet en société juridiquement reconnue. Pourtant, cette étape administrative rebute de nombreux entrepreneurs : documents à réunir, démarches à respecter, délais à anticiper. Comment compléter correctement votre dossier ? Quels justificatifs fournir ? Combien de temps prévoir ? Découvrez ici le processus complet pour réussir la création de votre SARL.

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Comment définir l’immatriculation d’une SARL ?

Définition et importance de l’immatriculation

Qu’est-ce que l’immatriculation ?

L’immatriculation désigne l’inscription officielle de la SARL auprès du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cette formalité confère à la société une personnalité juridique distincte, lui permettant d’agir en son nom propre : signer des contrats, embaucher, facturer ou engager sa responsabilité par exemple.

Si vous hésitez encore sur la pertinence de cette forme juridique pour votre projet, vous pouvez également consulter les avantages et inconvénients d’une SARL avant de vous lancer.

Les registres concernés

Au-delà du RCS, la SARL est également enregistrée au Registre National des Entreprises (RNE), base centralisée regroupant toutes les entreprises françaises. La société reçoit alors trois identifiants uniques : le numéro Siren, le numéro Siret et le code APE (Activité Principale Exercée) définissant le secteur d’activité.

Quand une SARL doit-elle être immatriculée ?

Le délai légal d’immatriculation

Le dépôt du dossier d’immatriculation doit intervenir dans les 15 jours suivant la finalisation de toutes les formalités préalables, conformément à l’article R123-239 du Code de commerce (consulter). Ces démarches préalables obligatoires comprennent la rédaction et signature des statuts, le dépôt du capital social et la publication d’une annonce légale dans un journal agréé.

L’activité avant immatriculation

Le gérant peut accomplir certains actes préparatoires avant l’obtention du Kbis, en mentionnant systématiquement la formule « société en cours de formation » sur tous les documents. Cette mention protège juridiquement les tiers et le gérant lui-même. Une fois le Kbis obtenu, tous les engagements seront repris par la société nouvellement immatriculée.

Les conséquences d’une absence d’immatriculation

Les sanctions pénales encourues

L’absence d’immatriculation expose les dirigeants à des sanctions sévères. En effet, le défaut d’immatriculation constitue une infraction punie d’une amende de 7 500 € selon l’article L123-38-1 du Code de commerce. Également, les fausses déclarations lors du dépôt du dossier exposent le gérant à une amende de 4 500 € et jusqu’à 6 mois d’emprisonnement.

Les risques juridiques et commerciaux

Sans immatriculation, la SARL ne bénéficie d‘aucune protection de responsabilité limitée. Attention, les associés engagent leur patrimoine personnel sur les dettes sociales. De plus, le gérant ne peut ni ouvrir de compte professionnel, ni signer de contrats au nom de la société, ni facturer légalement les clients, paralysant ainsi toute activité commerciale normale.

Les démarches à suivre pour immatriculer une SARL

Rédaction des statuts de la société

Les mentions obligatoires

Les statuts constituent l’acte fondateur de la SARL et doivent contenir plusieurs mentions obligatoires :

• La dénomination sociale ;
• L’adresse du siège social ;
• Le montant du capital social avec la répartition des parts ;
• L’objet social précis décrivant l’activité exercée ;
• La durée de la société (99 ans maximum).

Ces informations structurent le fonctionnement de la société et définissent les relations entre associés.

Acte notarié ou sous seing privé ?

Les statuts peuvent être rédigés sous seing privé (entre associés) ou par acte notarié. La première option, plus économique, suffit dans la majorité des cas.

Constitution du capital social et dépôt des fonds

Le montant du capital social

La loi n’impose aucun capital minimum pour créer une SARL : le montant peut donc être fixé librement, même 1 € symbolique. Toutefois, un capital trop faible peut nuire à la crédibilité de la société auprès des partenaires commerciaux et des banques.

Le capital se compose de deux types d’apports :

• Les apports en numéraire : sommes d’argent ;
• Les apports en nature : biens matériels ou immatériels.

Le dépôt des apports

Les apports en numéraire doivent être libérés à hauteur d’au moins 20% lors de la constitution (et le solde libéré dans les 5 années suivantes). Les fonds sont déposés auprès d’un établissement habilité : banque, notaire ou Caisse des Dépôts. Cet organisme délivre une attestation de dépôt des fonds, document indispensable pour constituer le dossier d’immatriculation.

Publication de l’annonce légale

Où publier l’annonce ?

La publication d’une annonce légale constitue une obligation pour immatriculer la SARL. Vous devez publier cette annonce dans un Journal d’Annonces Légales (JAL) ou un Support Habilité d’Annonces Légales (SHAL) agréé dans le département de votre siège social, dans le mois suivant la signature des statuts.

Le contenu de l’annonce légale

L’annonce doit obligatoirement mentionner plusieurs informations réglementaires :

• La dénomination sociale de la SARL ;
• La forme juridique (SARL) ;
• Le montant du capital social ;
• L’adresse complète du siège social ;
• L’objet social précis ;
• L’identité complète du gérant ;
• Le RCS d’immatriculation ;
• La durée de la société.

Le coût de publication varie de 130 à 250 € selon les départements, en fonction du nombre de lignes publiées.

Dépôt du dossier au guichet unique

Se connecter au guichet unique

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, toutes les formalités de création s’effectuent exclusivement sur le guichet unique INPI : procedures.inpi.fr. Avant de démarrer, assurez-vous que votre projet respecte toutes les conditions de création d’une SARL.

Remplir le formulaire en ligne

Le formulaire interactif vous guide étape par étape : identification de l’entreprise, informations sur les associés et le gérant, détails du capital social, choix du régime fiscal et social. Vous devez ensuite télécharger vos pièces justificatives au format PDF. La plateforme vérifie automatiquement la cohérence des informations avant validation.

Obtention du Kbis : la preuve de l’immatriculation

Qu’est-ce que le Kbis ?

L’extrait Kbis constitue la carte d’identité officielle de la SARL. Ce document juridique prouve l’existence légale de la société et regroupe toutes ses informations essentielles :

• Numéros Siren et Siret ;
• Dénomination sociale ;
• Forme juridique ;
• Adresse du siège ;
• Montant du capital;
• Identité du gérant ;
• Activité exercée (code APE) ;
• Date d’immatriculation au RCS…

Le délai d’obtention

Après dépôt du dossier complet, le greffe traite la demande sous 4 à 8 jours. L’extrait Kbis est ensuite disponible sous 48 heures à 15 jours selon l’affluence.

Les documents nécessaires à l’immatriculation d’une SARL

Pièces justificatives du ou des gérants

Documents d’identité du gérant

Le gérant doit fournir une copie de sa pièce d’identité en cours de validité : carte nationale d’identité ou passeport. Si le siège social se situe au domicile du gérant, un justificatif de domicile récent (facture électricité, quittance de loyer) complète le dossier. Enfin, en cas de désignation d’un conjoint collaborateur, vous devez joindre un justificatif de mariage ou de PACS attestant le lien entre le gérant et son conjoint.

La déclaration sur l’honneur

Le gérant remplit obligatoirement une déclaration de non-condamnation et de filiation. Ce document atteste qu’aucune condamnation pénale ou sanction civile n’empêche l’exercice d’une activité commerciale. La déclaration précise également la filiation du gérant (noms et prénoms des parents).

Documents liés au siège social et au capital

Justificatifs du siège social

Le choix du siège social détermine les documents à fournir :

• Local commercial : bail commercial ;
• Domicile du gérant : justificatif de domicile récent et une attestation sur l’honneur ;
• Société de domiciliation : le contrat de domiciliation suffit ;
• Hébergement chez un tiers : attestation d’hébergement ainsi qu’un justificatif de domicile de l’hébergeant.

Preuve du dépôt du capital

L’attestation de dépôt des fonds délivrée par la banque, le notaire ou la Caisse des Dépôts doit être fournie ainsi que la liste des souscripteurs détaillant la répartition du capital entre associés.

Attestations et formulaires à fournir

Les documents statutaires

Le dossier doit contenir les statuts définitifs, datés, signés par tous les associés et paraphés sur chaque page. Si la nomination du gérant n’apparaît pas dans les statuts, le procès-verbal de l’assemblée actant cette désignation doit être ajouté. Enfin, l’attestation de parution de l’annonce légale complète obligatoirement le dossier, prouvant la publicité légale de la création.

Les attestations spécifiques

Certaines situations demandent des documents supplémentaires. Si l’activité est réglementée (coiffure, bâtiment, restauration), il faut impérativement fournir l’autorisation administrative, le diplôme ou la qualification professionnelle exigés.

Lorsqu’un associé réalise un apport en nature supérieur à 30 000 € ou représentant plus de la moitié du capital, le rapport du commissaire aux apports devient obligatoire pour valider l’évaluation du bien apporté.