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La dématérialisation des documents comptables est une révolution assez récente qui présente de nombreux avantages. En effet, cette avancée technologique vous permet de gagner du temps, de l’argent tout en répondant aux enjeux écologiques actuels (0 papier !). Pour une meilleure tenue comptable, plusieurs solutions comme les logiciels de comptabilité en ligne permettent désormais de conserver vos documents comptables et justificatifs avec la même valeur probante via une simple photo. Nous vous expliquons tout.
À la recherche d’une solution de dématérialisation ? 🕵️♀️
Optez pour le logiciel de comptabilité en ligne Indy ! Grâce à cette solution tout-en-un, vos documents comptables et déclarations fiscales sont disponibles au format dématérialisé ! Via une simple photo, vous pouvez également conserver l’ensemble de vos pièces justificatives ! 🤩
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📝 En résumé :
Pourquoi dématérialiser ses documents comptables ?
- Pour les centraliser au sein d’un même outil ;
- Pour plus de rentabilité et moins de coûts ;
- Pour gagner en temps et en efficacité ;
- Pour accroître la fiabilité des données ;
- Pour améliorer les relations avec les tiers ;
- Pour réduire les risques de fraude ;
- Pour agir envers l’environnement et l’écologie.
Pour dématérialiser vos documents comptables, vous pouvez opter pour un logiciel de comptabilité en ligne comme Indy ! Nous vous en disons plus ci-dessous !
Les avantages de la dématérialisation des documents comptables
À la question « Pourquoi dématérialiser ses documents comptables ? », voici notre réponse.
1. La centralisation au sein d’un même outil 💻
Tout d’abord, dématérialiser ses documents comptables permet de les centraliser au sein d’un même outil. De cette manière, vous ne risquez plus de perdre vos documents comptables et êtes en mesure de les présenter en cas de contrôle de l’administration fiscale.
De plus, en dématérialisant et en centralisant vos documents comptables, vous y avez accès n’importe où et à n’importe quelle heure de la journée. Vous gardez donc un œil attentif sur la comptabilité et la fiscalité liées à votre entreprise.
Le saviez-vous ? En utilisant un logiciel de comptabilité comme Indy, vos documents comptables et justificatifs conservent la même valeur probante qu’au format papier.
2. Plus de rentabilité et moins de coûts 💰
De plus, la dématérialisation des documents comptables permet aux entreprises de diminuer considérablement les coûts liés à la gestion du papier et d’être plus productives grâce au temps libéré. Grâce à l’archivage numérique, il n’est plus nécessaire pour l’entreprise de disposer de matériel spécifique à cet archivage ou de locaux dédiés, ni de consommer de papier et d’encre ou encore d’engager des frais d’envois postaux. Des économies réalisées en découlent donc une meilleure rentabilité pour l’entreprise.
Par ailleurs, bien que la culture du papier soit encore présente, la dématérialisation gagne du terrain, notamment avec les nouvelles générations qui ont évolué dans un monde dématérialisé.
Bon à savoir : la réduction des coûts par facture est estimée à environ 10€, le temps de traitement diminue d’environ 45% (soit presque la moitié) et les retards et erreurs sont réduits d’environ 12%.
3. Un gain de temps pour plus d’efficacité ⏳
Remplissage des documents comptables, photocopie, stockage, archivage, etc… les processus de gestion sur papier sont souvent longs et fastidieux. Dématérialiser ses documents comptables améliore l’efficacité opérationnelle, permet aux gérants et collaborateurs de l’entreprise de se consacrer à des tâches ayant une forte valeur ajoutée pour l’entreprise tout en se délestant de l’administratif.
4. Des données plus fiables ✅
Contrairement aux idées reçues, le format dématérialisé s’avère être plus fiable que le support papier. Pourquoi nous diriez-vous ? Tout d’abord, avec le temps, un document comptable au format papier peut être perdu, altéré ou encore modifié à la main. Tout cela est impossible au format électronique ce qui assure un stockage sécurisé et une meilleure fiabilité des données.
5. De meilleures relations clients et fournisseurs 🤝
La dématérialisation des documents et notamment des factures confère de nombreux avantages et permet notamment de faciliter et fluidifier les relations avec les tiers (clients et fournisseurs). En effet, les délais d’envoi et de signature d’une facture au format papier sont souvent longs. En optant pour le format numérique, cela permet d’éditer et d’envoyer rapidement la facture tout en la recevant signée sous peu grâce à l’envoi par internet, bien plus rapide que par voie postale.
Nouvelle législation à l’approche 📣 : à compter de septembre 2027, toutes les entreprises auront l’obligation d’émettre des factures électroniques ! Pour en savoir plus sur la mise en place de cette loi, nous vous invitons à consulter ce lien.
Pour anticiper cette nouvelle réglementation, optez pour un logiciel de comptabilité comme Indy et bénéficiez d’un module de facturation intuitif pour réaliser des devis et factures conformes et électroniques ! Vous avez même la possibilité, si vous le souhaitez, de personnaliser vos factures avec votre police, votre logo ainsi que votre charte graphique.
6. Une diminution des risques de fraude ⚖️
Les données des documents dématérialisés sont mieux sécurisées et ne sont pas accessibles manuellement à toutes les personnes de l’entreprise. Ainsi, les risques de fraude interne sont réduits de manière significative.
De plus, grâce au « Purchase to Pay » (aussi appelée P2P), il est plus facile de prévenir la fraude au moment de la validation des paiements aux fournisseurs et de se conformer aux exigences de l’administration fiscale en cas de contrôle. Cela améliore les relations avec les clients, fournisseurs et autres tiers.
7. Une initiative écologique 🌱
Enfin, dématérialiser ses documents comptables permet d’agir pour la protection de l’environnement et l’écologie, une cause d’actualité. En réduisant significativement les coûts d’impression et de stockage des documents, les entreprises réduisent également leur empreinte carbone. Cette démarche écoresponsable montre l’engagement de l’entreprise à employer des pratiques plus respectueuses de l’environnement.
Zoom sur la dématérialisation comptable
Définition
La dématérialisation des documents comptables passe par un système informatique permettant aux professionnels et travailleurs indépendants (micro-entreprises, entreprises individuelles – EI et sociétés) de traiter la comptabilité de leur activité grâce aux outils numériques. Ce procédé porte un nom : la gestion électronique des documents (GED). Il vise à mieux gérer la consommation de papier et à conserver les documents comptables au format dématérialisé.
Deux technologies principales sont employées dans ce processus :
- La lecture automatique des documents (LAD) ;
- La reconnaissance optique de caractère (OCR).
La lecture automatique des données intervient au moment de la numérisation des documents et permet d’en extraire les données.
Concernant la reconnaissance optique de caractère, elle réalise le vidéocodage à partir du scan d’un document. Les flux d’information en provenance des clients et fournisseurs sont automatisés de sorte à simplifier l’archivage des documents, le recueil automatique des données et le transfert des documents. Enfin, dématérialiser ses documents comptables permet de faciliter les recherches sur une même plateforme et d’améliorer la traçabilité des opérations.
Qui est concerné ?
La dématérialisation des documents comptables concerne à la fois les entreprises du secteur privé et du secteur public. Elle est utile aux services comptables mais également aux départements achats, ventes et ressources humaines des entreprises.
Le saviez-vous ? Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont obligées d’envoyer leurs factures à destination des marchés publics (administrations et collectivités) via Chorus Pro au format dématérialisé.
De nos jours, de nombreuses entreprises ont fait le choix de la dématérialisation comptable afin de se libérer des documents papier. Les documents (par exemple les factures, bons de commande…) sont alors transmis via l’échange de données informatisé (EDI) ou au format PDF, accompagnés d’une signature électronique. Cette signature même dématérialisée conserve sa valeur probante et garantit l’identité du signataire.
Quelles pièces comptables dématérialiser ?
Les pièces comptables qui peuvent être dématérialisées sont les factures clients, les factures fournisseurs, les notes de frais ainsi que toutes les pièces justificatives se rapportant à la comptabilité de l’entreprise. Les documents comptables comme le bilan, le compte de résultat, les annexes, les livres journaux, etc. peuvent également être conservés et archivés au format numérique. Cela est même nécessaire afin d’éviter de les égarer.
Comment dématérialiser ses documents comptables ?
Pour dématérialiser vos documents comptables, vous pouvez passer par un logiciel de dématérialisation ou un logiciel de comptabilité en ligne certifié comme Indy.
Avec Indy :
Fini les factures au format papier ! Grâce au module de facturation, vous bénéficiez d’une interface intuitive pour créer des devis et factures conformes et dématérialisées.
Fini les pertes de documents ! Vous obtenez vos documents comptables et déclarations fiscales au format numérique. Agissant comme un véritable coffre-fort, vous pouvez également conserver les pièces justificatives liées à la comptabilité de votre entreprise dans l’outil via une simple photo. Ces pièces justificatives sont alors automatiquement associées aux opérations auxquelles elles se rapportent.
Fini les oublis d’échéances ! Grâce à Indy, vous êtes en conformité avec l’administration fiscale. À chaque approche d’échéance, vous recevez une notification pour ne manquer aucune date butoir.
Le gros ➕ ? Indy, c’est bien plus qu’un logiciel de dématérialisation, c’est une application comptable tout-en-un à partir de 12€/mois seulement !
Édition des documents comptables, remplissage et envoi des déclarations fiscales, pilotage de votre activité en temps réel, synchronisation bancaire sécurisée, catégorisation automatique des transactions, automatisation de la saisie comptable, service client réactif… les fonctionnalités proposées sont multiples !
Indy, c’est une application 100% fiable : elle produit le FEC (Fichier des écritures comptables) et respecte les normes EDI !
FAQ – Questions / Réponses
Quels sont les inconvénients de la dématérialisation ?
Les inconvénients de la dématérialisation résident principalement dans les pratiques de cyberattaque, d’où l’importance de former vos associés et vous-même aux bonnes pratiques à adopter.
Pourquoi dématérialiser les notes de frais ?
Dématérialiser les notes de frais permet d’y accéder facilement et à tout instant. En cas de contrôle fiscal, vous êtes en conformité et pouvez présenter les documents demandés rapidement.
Quels sont les enjeux de la dématérialisation comptables ?
Les enjeux de la dématérialisation comptables se rapportent principalement à la réduction des coûts et à la diminution de l’empreinte carbone.
La dématérialisation comptable est-elle obligatoire ?
À partir de septembre 2027, toutes les entreprises devront obligatoirement envoyer et transmettre des factures dématérialisées.
Une question sur la dématérialisation des documents comptables ou un avis à nous transmettre ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗
