Factures non parvenues (FNP) : comprendre et gérer ces charges invisibles

Les factures non parvenues, ou FNP, constituent un élément essentiel de la comptabilité, souvent méconnu mais indispensable pour obtenir un compte de résultat précis. Elles correspondent aux charges engagées par votre entreprise avant la clôture comptable, alors que la facture n’a pas encore été reçue. Les négliger peut conduire à sous-estimer vos charges, fausser votre résultat net et donner une vision inexacte de la santé financière de votre entreprise. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les FNP.

En résumé : 

• Les FNP sont des charges engagées avant la clôture d’un exercice mais non encore facturées, elles sont essentielles pour une comptabilité précise ;
• Il peut s’agir de marchandises livrées, prestations de service réalisées ou loyers consommés avant la clôture mais facturés après ;
• Elles garantissent le respect de la séparation des exercices, la fiabilité du compte de résultat et l’anticipation des dettes fournisseurs ;
• Pour enregistrer les FNP vous devez débiter les comptes de charges et de TVA, créditer le compte 408 approprié, et conserver tous les justificatifs. 

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Qu’est-ce qu’une facture non parvenue ?

Définition

Une facture non parvenue survient lorsqu’un bien est livré ou un service est réalisé avant la fin d’un exercice comptable, mais que la facture correspondante n’a pas encore été reçue par l’entreprise. Concrètement, vous avez utilisé la prestation ou consommé le bien, mais vous ne disposez pas encore de la preuve comptable officielle fournie par le fournisseur.

Exemples de factures non parvenus  

• Des marchandises livrées et entrées en stock avant la clôture comptable, mais dont la facture n’a pas été reçue ;
• Une prestation de service réalisée avant la clôture, mais facturée après cette date ;
• Des loyers ou charges mensuelles dont la facturation est effectuée après la clôture, bien que la prestation ait été consommée avant ;
• Ces situations sont fréquentes, surtout dans les petites entreprises et chez les indépendants, et elles nécessitent un suivi précis pour éviter que vos comptes ne soient faussés. 

Pourquoi les FNP sont essentielles pour votre comptabilité ? 

Respecter le principe de séparation des exercices

Les FNP jouent un rôle clé dans la comptabilité en garantissant que chaque dépense est correctement attribuée à l’exercice où elle a été engagée. Sans cette prise en compte, certaines charges pourraient être décalées sur l’année suivante, faussant le résultat net et donnant une image trompeuse de la performance réelle de l’entreprise.

Garantir la fiabilité de vos comptes

Les FNP garantissent la fiabilité des comptes de l’entreprise. Elles permettent d’intégrer toutes les charges de l’exercice, même lorsque la facture n’a pas encore été reçue. Ainsi, l’entreprise dispose d’une image fidèle de ses coûts réels, ce qui facilite la prise de décision et le pilotage financier. 

Anticiper vos dettes fournisseurs

Enfin, une bonne gestion des FNP permet d’anticiper vos dettes envers les fournisseurs. Même si la facture n’a pas été reçue, l’entreprise sait exactement combien elle doit et peut planifier ses paiements en conséquence. Cette anticipation est essentielle pour maintenir une trésorerie saine et éviter les mauvaises surprises lors de la clôture comptable.

Comment comptabiliser une facture non parvenue ?

Méthode de comptabilisation

La comptabilisation des factures non parvenues est essentielle pour garantir une comptabilité fidèle. Les FNP représentent à la fois des dettes mais aussi des charges que l’entreprise devra régler prochainement, même si la facture n’est pas encore arrivée.

Pour enregistrer correctement une FNP, plusieurs étapes sont nécessaires. Vous devrez notamment : 

• Débiter le compte de charges (classe 6) correspondant au montant hors taxes (HT) du bien ou de la prestation concernée ;
• Débiter le compte 44586 du montant de la TVA à régulariser sur les factures non parvenues ;  
• Créditer le compte 408 « fournisseurs – factures non parvenues » pour le montant toutes taxes comprises (TTC). 

Le compte 408 se décline selon la nature de la dépense :

• 4081 : pour les fournisseurs de biens et de services courants ou d’exploitation ;
• 4084 : pour les fournisseurs d’immobilisations ;
• 4088 : pour les intérêts courus de fournisseurs, notamment les pénalités de retard ou l’indemnité forfaitaire.

Il est important de choisir le sous-compte adapté à la situation afin d’assurer une comptabilité claire et conforme aux règles en vigueur. En suivant ces étapes, vous garantissez que vos dettes et vos charges sont correctement enregistrées, ce qui permet un compte de résultat fidèle et une vision précise de la santé financière de votre entreprise. 

Exemple de comptabilisation d’une FNP

Supposons que votre entreprise reçoive des fournitures pour un montant de 2 500 € HT le 28 décembre, juste avant la clôture des comptes le 31 décembre. La facture correspondante n’a pas encore été émise.

Pour enregistrer cette facture non parvenue, vous devez :

• Débiter le compte de charges (classe 6) du montant de 2 500 € HT correspondant aux fournitures reçues ;
• Débiter le compte 44586 « TVA à régulariser » pour le montant de la TVA à régulariser, ici 500 € ;
• Créditer le compte 4081 « fournisseurs – factures non parvenues » pour le montant TTC total, soit 3 000 €.

Extourner une FNP à l’ouverture de l’exercice suivant

A l’ouverture du nouvel exercice comptable, il est nécessaire d’extourner les écritures relatives aux factures non parvenues afin de ne pas les comptabiliser deux fois. Cette opération consiste à passer les écritures dans le sens inverse : on débite le compte 408 et on crédite les comptes de charges et de TVA correspondants.

Dans notre exemple, le 1er janvier, vous devrez :

• Débiter le compte 4081 « fournisseurs – factures non parvenues » de 3 000 € TTC ;
• Créditer le compte de charges de 2 500 € HT ;
• Créditer le compte 44586 « TVA à régulariser » de 500 €.

Cas particuliers et subtilités

Certaines situations exigent une attention particulière. Si la FNP concerne une immobilisation, le compte utilisé pour le crédit sera spécifique aux immobilisations et non un simple compte de charge.

À l’inverse, les charges constatées d’avance concernent des factures reçues avant la clôture comptable mais correspondant à l’exercice suivant. Elles sont comptabilisées comme charges en avance et régularisées ultérieurement.

Les FNP et le bilan comptable

Dans le bilan, les FNP apparaissent au passif, sous la rubrique « dettes fournisseurs et comptes rattachés ». Même si la facture n’est pas encore arrivée, elles représentent une dette réelle envers le fournisseur. Leur bonne gestion contribue à une vision claire de la situation financière de l’entreprise, indispensable pour un bilan et un compte de résultat précis.

Gérer efficacement les FNP

Pour gérer correctement les FNP, il est important de suivre régulièrement les prestations et livraisons non facturées. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne (👋🏽 Indy) facilite grandement cette tâche, en permettant d’enregistrer et de suivre les FNP de manière systématique. Il est également conseillé de conserver tous les justificatifs (bons de commande, contrats, preuves de livraison) afin de pouvoir justifier chaque écriture comptable.

Zoom sur le délai de prescription d’une facture non parvenue

Le délai de prescription pour une facture non parvenue est de 5 ans à partir de la date de livraison du bien ou de réalisation de la prestation.

Tant que la facture n’a pas été reçue, vous devez impérativement comptabiliser cette charge dans vos dettes. En cas de contestation ou de litige, il est essentiel de conserver toutes les preuves attestant de la réception du bien ou de l’exécution de la prestation, afin de pouvoir justifier la comptabilisation de la FNP. 

En intégrant les FNP dans votre suivi comptable, vous renforcez la fiabilité de vos écritures, obtenez une image fidèle de vos charges et simplifiez la gestion de vos dettes fournisseurs. 

Des interrogations sur les FNP, sur les produits constatés d’avance ou encore la production stockée ? Notre équipe vous répondons dans les commentaires !