Quel compte comptable utiliser pour les débours et les refacturations de frais ?

En tant que prestataire, il vous arrive parfois de faire des dépenses pour le compte de vos clients. Selon les cas, cette pratique peut s’appeler débours ou refacturation de frais. Ces deux notions recouvrent une réalité similaire, mais leurs différences ont des conséquences importantes sur votre enregistrement comptable, votre chiffre d’affaires et votre fiscalité.  Voyons ensemble leurs caractéristiques et comment les comptabiliser. 

Débours et refacturations de frais : différences

Les débours et refacturations de frais correspondent à la même pratique : vous avez engagé des frais pour votre client dans le cadre de votre mission. Pour autant, ils comportent des différences importantes.

Débours

Les débours sont des factures adressées au nom de votre client que vous réglez à sa place. Le client vous mandate via le contrat ou un accord préalable pour effectuer ces dépenses en son nom.

Pour qu’une dépense soit juridiquement qualifiée de débours, trois conditions doivent impérativement être réunies :

• La facture doit être établie au nom du client ;
• Vous devez disposer d’un mandat préalable (prévu dans le contrat ou donné explicitement par le client) ;
• Le remboursement doit se faire à l’euro près, sans marge ni commission. Le remboursement doit donc correspondre strictement au montant avancé.

Les débours n’entrent ni dans vos charges, ni dans votre chiffre d’affaires. Ils sont enregistrés dans le compte 467- Autres comptes débiteurs ou créditeurs.

C’est le client final qui peut déduire la charge dans sa comptabilité et récupérer la TVA le cas échéant. 

Refacturations de frais

Les refacturations de frais correspondent à des dépenses engagées en votre nom propre dans le cadre de votre mission, puis facturées à votre client. Contrairement aux débours, les factures sont établies à votre nom et non à celui du client.

Ces frais peuvent être refacturés au montant exact ou faire l’objet d’un forfait intégrant une marge. Aucun mandat préalable du client n’est nécessaire.

Les dépenses engagées sont enregistrées dans vos charges et peuvent être déduites de votre résultat imposable lorsqu’elles respectent les conditions de déductibilité habituelles.

La TVA applicable sur vos achats peut être récupérée lorsque vous y êtes éligible. Lors de la refacturation, les sommes facturées au client sont soumises à la TVA selon les règles applicables à votre prestation.

Enfin, les montants refacturés sont comptabilisés comme des produits. Ils intègrent donc votre chiffre d’affaires et sont pris en compte dans le calcul de votre bénéfice imposable à l’IS ou à l’IR. 

De quels frais parle-t-on ?

Il n’est pas rare que certains indépendants soient amenés à avancer des frais pour l’accomplissement de leur mission. Ces dépenses peuvent prendre différentes formes :

• Des frais de repas, pour des déjeuners client ou dans le cadre d’une prestation sur la journée ;
• Des frais d’hébergement et de voyage en cas de déplacement ;
• Des frais d’impression de documents ou de photos ;
• Des achats de produits promotionnels (goodies, cadeaux client…) ;
• Pour les avocats et experts-comptables : des frais de formalités (greffes, publications légales…) ;
• Des frais avancés pour un collègue indépendant. 

Dans les deux cas, l’enregistrement comptable suite des règles précises. 

Comment comptabiliser des débours ?

Pour mieux vous expliquer comment réaliser cet enregistrement dans votre journal comptable, prenons un exemple. Chaque écriture passée viendra ensuite alimenter votre balance comptable. 

Vous avez avancé une dépense de 120 € TTC pour votre client (vos débours) et vous devez lui facturer 480 € d’honoraires (soit 400 € HT) en plus de ces débours.

Étape 1 – Enregistrer la dépense engagée pour votre client

Vous enregistrez cette dépense en TTC via un compte de tiers (467), car vous agissez au nom et pour le compte de votre client. Ici, le débours de 120 € TTC est payé par votre banque :

Étape 2 – Comptabiliser la refacturation des débours à votre client

Lors de la facturation, vous devez isoler vos débours de vos honoraires sur la facture. Les débours ne sont pas soumis à la TVA de votre côté. Dans cet exemple, vous facturerez donc 600 € TTC au total :

• 400 € HT d’honoraires ;
• 80 € de TVA (20%) ;
• 120 € TTC de débours.

Comment comptabiliser les refacturations de frais ?

Prenons un nouvel exemple.

Une agence de publicité réalise une brochure promotionnelle pour son client. Elle a dépensé 120 € TTC (dont 20 € de TVA) pour la fabrication. Ces frais sont refacturés sous forme de forfait à 240 € TTC (dont 40 € de TVA). La réalisation globale de la brochure est par ailleurs facturée 600 € TTC (dont 100 € de TVA).

Étape 1 – Comptabiliser la facture d’achat

L’agence enregistre sa dépense de fabrication. La TVA est récupérable car la facture est à son nom :

Étape 2 – Comptabiliser la facture client

L’agence émet une facture de 840 € TTC au total, comprenant la prestation (600 € TTC) et le forfait de refacturation de frais (240 € TTC). Voici les écritures :

Débours et refacturations de frais : régime fiscal

Débours

Les débours étant des dépenses effectuées au nom de votre client, ils ne sont soumis ni à la TVA, ni à l’IS (impôt sur les sociétés), ni à l’IR (impôt sur le revenu). Ces opérations n’entrent ni en charge ni en produit dans votre comptabilité. La transaction doit impérativement se faire à l’euro près : toute marge est exclue.

Refacturations de frais

Les refacturations de frais sont imposables à la TVA et entrent dans votre bénéfice imposable à l’IS ou à l’IR. En contrepartie, la dépense initiale est déductible en charge : vous n’êtes donc imposé, en principe, que sur la marge réalisée.

Débours ou refacturation : que choisir ?

Le choix entre les deux dépend principalement de votre situation et de la nature des frais :

• Optez pour les débours si vous pouvez obtenir la facture au nom de votre client, si vous ne souhaitez pas intégrer ces sommes à votre CA, ou si les frais concernent une TVA à taux réduit (repas à 10 %, par exemple) ;
• Optez pour la refacturation de frais si la facture est nécessairement à votre nom, si vous souhaitez réaliser une marge, ou si vous préférez une gestion plus simple sans mandat explicite de votre client.

Des interrogations au sujet de l’enregistrement comptable d’un achat ou d’un enregistrement comptable d’une vente ? Notre équipe vous répond dans les commentaires !