Envoyer une facture électronique : les 3 étapes obligatoires

À partir de 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront envoyer et recevoir des factures électroniques. Le cycle de vie d’une facture électronique est différent d’une facture classique PDF principalement par la manière dont cette dernière doit être envoyée. Que prévoit la loi ? Découvrons ensemble ce qu’il faut savoir pour envoyer une facture électronique, et pour être prêt pour la réforme. C’est parti !

En résumé :

• Pour envoyer une facture électronique vous devez passer par une plateforme agréée (PA, ex-PDP) ;
• L’envoi de votre facture se fait de manière 100% dématérialisée, avec un format obligatoire ;
• Une fois votre facture créée et déposée sur votre PA, elle sera envoyée à celle de votre client. Après un contrôle des données elle sera soit mise à disposition de votre client, soit renvoyée vers votre plateforme. Vous pourrez suivre à tout moment l’état de votre facture ;
• Votre facture sera envoyée peu importe la solution de réception choisie par votre client ou fournisseur.

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Comment envoyer une facture électronique ?

Étape 1 – choix de votre plateforme agréée (PA) ou OD

La facture électronique ne peut pas être envoyée simplement par mail, comme une facture PDF classique. En effet, toute entreprise soumise à l’obligation de facturation électronique doit passer par une plateforme de dématérialisation. Cela vaut autant pour les activités de prestations de service que pour les activités industrielles, commerciales et artisanales. Il existe plusieurs types de plateformes, qui seront légalement autorisées à l’émission de ce type de facture d’ici 2026 :

• Une plateforme agréée (anciennement appelée plateforme de dématérialisation partenaire ou PDP) ;
• Un opérateur de dématérialisation (OD).

Les plateformes agréées (ex PDP, plateforme dématérialisation partenaire)

De nombreux organismes sont aujourd’hui certifiés par l’administration publique « plateforme agréées » (PA). Ces plateformes enverront directement vos factures à vos clients et transmettront directement vos données à l’administration. La liste officielle des PA est disponible sur le site impôts.gouv.fr, directement ici. 

Pour faire une facture électronique vous passez par un processus 100% dématérialisé, de l’envoi à la signature électronique. Rien n’est à envoyer au format papier. De plus, un certain nombre de données sont rattachées à votre facture électronique, de son envoi à son archivage. Ce processus garantit l’établissement d’une piste d’audit fiable pour chaque transaction, essentielle en cas de contrôle fiscal.

Les opérateurs de dématérialisation (OD)

Vous pouvez également choisir de passer par un opérateur de dématérialisation pour créer et envoyer vos factures électroniques. Il s’agit de prestataires privés qui assureront la conformité de vos factures avec les obligations légales. Une fois votre facture envoyée, vos données seront acheminées vers une plateforme agréée, seuls acteurs habilités à transmettre vos données directement à l’administration.

L’avantage de passer par un OD ou une PA (ex-PDP) est que vous allez pouvoir choisir le logiciel de facturation électronique qui vous convient le mieux en termes de fonctionnalités, de présentation, de prix… etc. Faire appel à un logiciel de facturation électronique vous permettra d’être aux normes légales mais pas seulement. Vous gagnez, en effet, en efficacité en termes de gestion et d’organisation.

Le rôle du portail public de facturation (PPF)

Initialement prévu en tant que plateforme de facturation électronique publique, le portail public de facturation (PPF) sera uniquement une plateforme de soutien pour les plateformes agréées (PA). Il aura pour mission de centraliser les informations fiscales des entreprises et de connecter les plateformes agréées entre elles.

Le saviez-vous ? Peu importe la solution choisie, les données de vos factures seront automatiquement envoyées à l’administration fiscale. C’est l’obligation d’e-reporting.

Qui doit choisir une plateforme de dématérialisation ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France doivent choisir un logiciel de facturation électronique avant le 1er septembre 2026 afin de pouvoir recevoir les factures. Pour les PME et les micro-entreprises, l’obligation d’émettre des factures électroniques démarrera 1 an plus tard, en septembre 2027. Voici un tableau récapitulatif en fonction de votre situation :

Étape 2 – création et dépôt de votre facture électronique

Une fois votre plateforme choisie, la question fatidique se pose : comment faire une facture électronique ? Il vous faudra, tout d’abord, vous connecter sur la plateforme afin d’y créer directement vos factures électroniques. Vous aurez 3 possibilités afin de déposer votre facture électronique (peuvent varier en fonction de votre PA) :

• Préparer uniquement les données de votre facture, qu’il vous faudra alors les saisir dans votre plateforme ;
• Créer votre facture directement au format structuré depuis votre plateforme (possibilité la plus courante) ;
• Ou créer votre facture au format PDF, avant de la déposer sur votre plateforme agréée, qui va extraire les différentes données afin de créer une facture électronique.

Votre facture est alors prête à l’envoi ! Il est obligatoire d’envoyer votre facture sous format électronique directement depuis votre plateforme agréée, vous ne pouvez pas, en principe, l’ajouter après coup. Vous pourrez alors suivre le statut de votre document directement en ligne.

Avec votre plateforme agréée Indy, les mentions obligatoires à inscrire sur votre facture électronique apparaissent automatiquement en fonction de votre régime : numéro de facture, SIRET, adresse de livraison, délais de paiement, « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts » pour les entreprises en franchise en base… etc.

Étape 3 – votre facture est reçue par la plateforme et transmise à votre acheteur

Une fois votre facture envoyée, elle est acheminée en direction de votre client. Elle passera par plusieurs statuts avant d’être prise en charge par votre client :

1. La plateforme de votre acheteur/fournisseur va tout d’abord recevoir votre facture ;
   • Votre facture peut être rejetée par la plateforme en cas de raisons technique et vous être renvoyée pour correction ;
   • Sans problème apparent votre facture passera à l’étape suivante ;
2. La plateforme va ensuite mettre à disposition de votre acheteur/fournisseur la facture ;
3. Votre acheteur/fournisseur va accepter la réception de la facture ;
4. Nous passons ensuite aux étapes suivantes du cycle de vie de votre facture : celle du suivi et de son avancement (validation ou renvoi) ainsi que du paiement et de l’archivage.

Les situations à connaître pour envoyer votre facture électronique

Avant d’envoyer une facture électronique, quelques points clés sont à connaître. La réforme vise à uniformiser et simplifier la facturation en France, pour un réel gain de temps après une phase d’adaptation. Faisons le point ensemble sur les questions fréquentes liées à l’envoi des factures selon vos acheteurs ou fournisseurs.

Cas d’usage 1 – l’envoi d’une facture à un acheteur qui n’a pas choisi la même plateforme que vous

Pour envoyer une facture électronique vous ne devez pas forcément avoir choisi la même plateforme de dématérialisation que votre acheteur. Vous pouvez par exemple passer par un opérateur de dématérialisation quand votre client passe par une des plateformes agréée, certifiée par l’État. Il en va de même pour un client et un fournisseur ayant choisi deux PDP différentes.

Les différentes plateformes seront, en effet, capables de s’interconnecter entre elles afin d’envoyer chaque facture à son destinataire.

Cas d’usage 2 – l’envoi d’une facture à un particulier

Si votre client est un particulier, ou une association non assujettie à la TVA alors vous pouvez continuer à leur transmettre vos factures, via le format que vous souhaitez (facture papier, PDF, par e-mail… etc). Cela vaut pour tous vos clients/acheteurs qui ne seraient pas concernés par la réforme.

⚠️ Attention toutefois à bien transmettre à l’administration fiscale vos données de transaction conformément à l’obligation de e-reporting, qui concerne tous les professionnels assujettis à la réforme dès le 1er septembre 2026 (les données attendues varient en fonction de votre régime de TVA). 

Vous avez davantage de questions sur comment envoyer une facture électronique ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir ! 🤝