Compte 6251 – Voyages et déplacements

Le compte 6251 – Voyages et déplacements fait partie de la classe 6 « Comptes de charges » du Plan Comptable Général (PCG). Il est utilisé pour enregistrer les frais de transport engagés par l’entreprise dans le cadre des voyages et déplacements professionnels de son personnel.

Le saviez-vous ?
Indy aide les indépendants dans la comptabilité de leur entreprise ! Nul besoin de maîtriser le PCG sur le bout des doigts, Indy se charge de classer pour vous vos transactions dans les bons comptes comptables ! 🤩
Je crée un compte

Description du compte 6251

Le compte 6251 – Voyages et déplacements permet d’enregistrer toutes les dépenses de transport liées aux voyages et déplacements professionnels, tels que les :

• Billets de train, d’avion, de bus ou de métro ;
• Frais de location de véhicules pour les déplacements professionnels ;
• Indemnités kilométriques pour l’usage d’un véhicule personnel ;
• Péages et frais de stationnement liés aux déplacements.

Important à savoir : les frais de stationnement associés à un contrat de location de places de stationnement souscrit par l’entreprise ne sont pas considérés comme occasionnels et doivent être enregistrés au compte 6135 – Locations mobilières.

L’enregistrement de ces charges a pour effet de réduire le résultat net de l’entreprise.

Attention : ce compte ne doit pas inclure les frais d’hébergement, de restauration, de représentation et autres frais de mission, qui sont enregistrés dans les comptes 6256 – Missions ou 6257 – Réceptions.

Règles relatives au compte 6251

Quand utiliser le compte 6251 ?

Le compte 6251 enregistre exclusivement les dépenses de transport engagées pour les déplacements professionnels, en France ou à l’étranger. Il permet de distinguer clairement les frais de transport des autres charges liées aux missions ou réceptions.

L’enregistrement comptable

Le montant des frais de transport est débité sur le compte 6251 – Voyages et déplacements.

En contrepartie, le montant correspondant est enregistré au crédit du compte 468 – Divers – Charges à payer et produits à recevoir, du compte 421 – Personnel – Rémunérations dues ou du compte 512 – Banque. Le choix entre ces trois comptes dépend du mode de règlement des dépenses :

• Le compte 468 est utilisé lorsque les dépenses sont réglées par la carte bancaire de l’entreprise mise à disposition du salarié ;
• Le compte 421 est utilisé lorsque les frais sont avancés personnellement par le salarié et doivent lui être remboursés ;
• Le compte 512 est utilisé en cas de paiement immédiat effectué par l’entreprise.

Lorsque la TVA est applicable, celle-ci est comptabilisée au débit du compte 44566 – TVA déductible sur autres biens et services.

La déductibilité fiscale

Enfin, les dépenses inscrites au compte 6251 – Voyages et déplacements sont généralement déductibles du résultat imposable de l’entreprise, à condition qu’elles soient nécessaires à l’activité, raisonnables et justifiées. Concrètement, pour être fiscalement admises, ces dépenses doivent être :

• Engagées dans l’intérêt direct de l’activité de l’entreprise ;
• Proportionnées aux moyens de l’entreprise ;
• Dûment documentées par des pièces comptables appropriées, telles que des factures, des tickets ou des notes de frais.

Par ailleurs, les indemnités kilométriques versées aux salariés doivent respecter les barèmes officiels fixés par l’administration fiscale pour être intégralement déductibles.

Conseil : nous vous recommandons de conserver toutes les pièces justificatives, car l’administration fiscale peut limiter ou refuser la déductibilité des frais jugés excessifs, non justifiés ou ne répondant pas à une nécessité professionnelle.

Exemples d’utilisation du compte 6251

Exemple n° 1 : frais de déplacement (train)

Un salarié effectue un déplacement professionnel. L’entreprise reçoit une facture de train d’un montant total de 130 €.

Supposons maintenant que ce même salarié participe à une conférence sur plusieurs jours, ce qui nécessite un déplacement loin de son domicile. L’entreprise doit alors couvrir non seulement le transport (train : 130 €), mais aussi l’hôtel et les repas sur place. La facture totale s’élève à 2 000 €.

Dans ce cas, ces dépenses sont liées à une mission prolongée et ne relèvent plus du compte 6251 – Voyages et déplacements. Elles doivent être enregistrés au compte 6256 – Missions, qui regroupe les dépenses professionnelles plus larges engagées pour la mission.

Exemple n° 2 : note de frais kilométrique

Un salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel et soumet une note de frais de 150 € correspondant au barème fiscal.

Lors du remboursement des frais au salarié, il faudra débiter le compte 421 – Personnel – Rémunérations dues pour 150 € et de créditer le compte 512 – Banque du même montant.

Nos meilleurs conseils pratiques

Pour une gestion efficace du compte 6251 :

• Utilisez ce compte pour les frais de transport exclusivement. Les autres frais associés aux missions ou réceptions doivent être enregistrés dans les comptes appropriés (6256, 6257) ;
• Conservez les justificatifs de manière systématique (factures, notes de frais…) pour garantir la déductibilité fiscale ;
• Respectez les barèmes fiscaux pour les indemnités kilométriques ;
• Définissez une politique claire de remboursement des frais professionnels pour éviter toute erreur d’imputation ou tout litige fiscal ;
• Automatisez la saisie des dépenses en utilisant une solution de comptabilité comme Indy pour gagner du temps et limiter les erreurs.

📓 Consultez d’autres comptes de la classe 6 – Comptes de charges :

• Compte 6227 – Frais d’actes et de contentieux ;
• Compte 6228 – Rémunérations d’intermédiaires et honoraires – Divers ;
• Compte 623 – Publicité, publications, relations publiques ;
• Compte 624 – Transport de biens et transport collectif du personnel ;
• Compte 625 – Déplacements, missions et réceptions.

D’autres questions concernant le compte 6251 ou le bilan comptable ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗