Les charges mixtes (professionnelles et personnelles) représentent un entre-deux parfois difficile à appréhender en comptabilité. En effet, ces frais bien spécifiques peuvent être déduits de votre résultat fiscal, mais seulement sous certaines conditions. Indy vous explique comment procéder pour déduire vos charges mixtes en société.
Sommaire
Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Freelances, réseau d'entraide des indépendants dans leur comptabilité.
Règles globales sur les charges déductibles en société
En tant qu’indépendant en société (SASU/SAS, EURL/SARL…) ou en entreprise individuelle soumise à un régime réel d’imposition, vous réalisez régulièrement des dépenses au service de votre activité : achat de matériel, paiement d’un espace de coworking, etc. Ces dépenses en lien avec votre profession s’appellent des charges professionnelles déductibles.
Par conséquent, il est essentiel de comptabiliser ces charges déductibles puisqu’elles viennent, à la fin de votre exercice annuel, réduire votre résultat fiscal. Une fois les charges déduites, l’administration pourra déterminer la base imposable pour l’impôt sur les sociétés (IS) ou l’impôt sur le revenu (IR).
Pour être déductibles de ce résultat fiscal sur la base de leur montant réel, les charges doivent respecter les conditions suivantes :
- La charge en question est directement liée à l’activité professionnelle.
- La charge est effective et justifiée.
- La charge a été engagée au cours de l’année fiscale concernée. Vous ne pouvez donc pas déduire une charge qui aurait été réalisée lors d’exercices précédents.
Quelques exemples de charges déductibles :
- Loyer professionnel
- Achat de matières premières
- Achat de matériel : smartphone, ordinateur…
- Frais de repas (entre 5 € et 19,40 € pour 2022 d’après le barème en vigueur)
- Frais de déplacement
- Frais relatifs aux fournitures de bureau
- Frais de publicité
- Dépenses en énergie (gaz et électricité)
- Cotisations versées à des syndicats professionnels
- Charges du personnel
- Frais de formation professionnelle
- Et plus encore !
💡Consultez notre article complet sur les charges déductibles en société pour comprendre comment ces dernières fonctionnent.
Par ailleurs, les charges déductibles ne concernent pas les entreprises individuelles au régime de la micro-entreprise.
Définition des charges mixtes
En comptabilité, les charges mixtes sont une sous-catégorie des charges déductibles. Elles représentent les frais professionnels et personnels, dont seule la partie professionnelle est traitée en comptabilité. Ce sont donc à la fois des charges fixes et des charges variables, d’où leur surnom de “semi-variables”.
Ces charges mixtes vous concernent surtout si vous êtes en télétravail par exemple, puisque la limite entre les dépenses professionnelles et personnelles est plus floue.
Voici quelques exemples de charges mixtes parmi les plus fréquentes :
- Loyer
- Charges de copropriété
- Éléctricité
- Gaz
- Internet et forfait téléphonique
- Assurance
L’utilisation professionnelle et personnelle d’un véhicule comporte ses propres règles à consulter ici
💡Veillez à bien conserver les justificatifs (factures, notes de frais, etc.) pour chaque dépense professionnelle. En cas de contrôle, l’administration fiscale vous les demandera. De même, attention aux dépenses excessives et à la tentation de multiplier vos charges professionnelles pour (trop) réduire votre résultat fiscal : ce dernier sera moins important, ce qui peut être problématique pour demander un prêt bancaire par exemple.
Comment déduire ses charges mixtes ?
La règle est simple : vous devez déduire la partie relative à l’utilisation professionnelle au prorata de l’utilisation personnelle. Autrement dit, seuls les frais relatifs à l’exploitation professionnelle peuvent donner lieu à une déduction.
Prenons quelques exemples :
- Si vous utilisez un seul smartphone à usage professionnel et personnel, alors vous déduisez seulement une partie du montant de votre forfait selon l’utilisation.
- Si vous utilisez un logement personnel pour votre entreprise, alors vous devrez calculer le pourcentage de la superficie utilisée pour votre activité professionnelle et déduire cette partie de votre résultat fiscal.
Pour mieux gérer vos charges mixtes et déduire le bon montant, vous devez procéder de la manière suivante :
Définir les quotes-parts professionnelles et personnelles
Comme les charges mixtes réunissent à la fois des charges professionnelles et privées, il est nécessaire de déterminer :
- La quote-part professionnelle, soit la partie déductible, qui représente les frais engagés à des fins professionnelles.
- La quote-part personnelle, soit la partie qui n’est pas déductible, puisqu’elle ne participe pas à l’intérêt de la société.
Vous devez alors déterminer avec précision deux quote-parts pour chaque charge professionnelle, comme par exemple :
Téléphone : 70 % personnel, 30 % professionnel
Ordinateur : 35 % personnel, 65 % professionnel
Loyer : 90 % personnel, 10 % professionnel
Cette opération permet ainsi de séparer les éléments en deux catégories distinctes et d’ôter le pourcentage correspondant à la partie personnelle pour que seule la partie professionnelle soit traitée en comptabilité, et déduite de votre résultat fiscal.
Par exemple : vous travaillez en tant qu’indépendant en société depuis votre domicile. Les informations relatives à la situation sont les suivantes :
- La surface du domicile est de 80 m² avec une pièce de 16 m² dédiée à votre activité professionnelle. Le ratio personnel/professionnel est donc de 80 % personnel et 20 % professionnel.
- Le loyer annuel est de 11 400 €
- La facture d’électricité annuelle est de 1 000 €
- L’assurance annuelle vous revient à 150 €
Le calcul de vos charges mixtes sur une base annuelle est donc le suivant :
- Loyer 11 400 x 20 % = 2 280 €
- Electricité 1 000 x 20 % = 200 €
- Assurance 150 x 20 % = 30 €
Vous pourrez déclarer 2 510 € de charges mixtes qui viendront diminuer votre résultat fiscal.
Les frais professionnels seront ensuite classés dans les bonnes catégories comptables en fonction de leur nature. Quant à la partie personnelle, elle doit être sortie de la comptabilité de l’entreprise.
Frais mixtes : comment procéder en cas de dépense mixte faite avec un compte bancaire personnel ?
Si vous avez réalisé certains achats appartenant à la catégorie des charges mixtes avec votre compte bancaire personnel, vous devrez également calculer le pourcentage de chaque quote-part pour savoir exactement quelle est la part d’usage personnel et professionnel.
Ensuite, du fait d’un paiement avec vos fonds propres, vous injecterez le montant dédié à la partie professionnelle dans la comptabilité de l’entreprise via un virement bancaire de votre compte professionnel au compte personnel. Une fois qu’il sera visible sur votre compte professionnel, ce montant sera déduit du résultat fiscal à la fin de l’exercice.
Vous avez des questions sur les charges mixtes ? Vous pouvez nous laisser un commentaire ci-dessous. L’équipe d’Indy sera ravie d’y répondre. Nous vous invitons également à rejoindre le groupe Facebook de comptabilité pour les professionnels libéraux.
1ère question : Quid de la mutuelle ? Est-ce déductible à 100% ?
2ième question : Je prends l’exemple d’une dépense mixte, avec un forfait téléphone à 50 euros utilisés pour le pro et le perso à 50% chacun. La facture est payée par le compte personnel, la facture mentionne 50 euros, le virement du compte pro au compte perso sera de 25€, doit-on joindre la facture de 50 euros pour justifier le virement ?
Bonjour Lisa,
Les cotisations à une mutuelle sont déductibles seulement si le contrat relève de la loi Madelin.
Pour le justificatif, vous pouvez en effet joindre la facture complète. Sur Indy, vous pourrez indiquer en note que la part professionnelle s’élève à 50%, pour justifier le calcul.
Bonjour
Est-ce que l’assurance habitation est déductible en partie dès lors qu’on travaille de chez soi?
Merci
Bien à vous
Wassila
Bonjour Wassila,
Si vous travaillez de chez vous, vous aurez besoin d’une extension de votre assurance habitation car celle-ci ne couvre pas vos biens et votre activité professionnelle. Seule cette extension est déductible. Si vous décidez de ne pas en prendre, vous ne pourrez rien déduire sur votre assurance privée.
J’ai acheté un aspirateur et un micro onde pour pouvoir garder mon espace de travail propre et pouvoir réchauffer mes repas achetés dehors. J’ai déjà payé avec mon compte pro. Je lis dans les commentaires précédents que cela n’est pas tout à fait à norme. Faudrait-il ajuster cette situation ?
Bonjour Daphné,
Si votre espace de travail se trouve à votre domicile, et que l’aspirateur et le micro-onde sont donc utilisés de manière personnelle également, alors oui il faut ajuster la situation. Vous devez évaluer une quote-part pour l’utilisation personnelle de ces objets, qui ne sera pas déductible du résultat de votre société.
Merci pour cet article !
Je me lance en sasu, je travaille de chez moi, je suis propriétaire. Sur l’exemple de la déduction d’une partir du loyer, est ce que je peux déduire une partie de mon emprunt bancaire ?
Merci de votre aide
Bonjour Zora,
Non les emprunts bancaires ne sont pas déductibles en charges, qu’ils soient personnels ou professionnels.
Bonjour, ces frais mixtes sont payés à titre personnel (Internet, EDF, abonnement mobile, électricité, etc.), je vais appliquer une quote-part calculée sur le pourcentage d’occupation de mon espace pro dans mon domicile (10-15%), qu’advient-il de la TVA ? Non déductible ?
Bonjour Louis,
Vous devez appliquer la même quote-part sur la TVA : la partie personnelle non déductible, la partie professionnelle déductible. Le plus simple est de réaliser des virements de votre compte professionnel vers votre compte personnel.
Bonjour,
merci pour cet article.
La plupart de mes charges mixtes sont réglées via mon compte personnel. Je comprends donc que je dois faire un virement de mon compte pro vers le perso en fonction de la quote part.
Est-ce que je peux faire un unique virement en fin d’année par pôle de dépense (loyer, telephone etc) ?
Ou est-il recommandé de faire des virements mensuels ? (auquel cas il faudrait à chaque fois joindre 12 justificatifs, je pense aux factures téléphone par exemple)
Bonjour Claire,
Comptablement parlant, celà revient au même. A vous de voir ce qui est le plus pratique pour vous 🙂
La seule obligation est de bien séparer les pôles de dépenses, et de faire vos virements de fin d’année assez tôt, pour qu’ils ne passent pas sur l’année suivante.
Super article ! Je vais de ce pas utilisezr vos conseils 🙂
Pour être sûr de ne rien faire de mauvais…
Je paie 10 630 euros de loyer annuel et je fais du télétravail pour ma societé dans un 86m²
J’occupe 10m² pour mon usage professionnel donc 90/10
Je dois donc créer une note de frais sur mon compte professionnel sur Indy de 1063 euros catégorisé en « loyer et charges locative » ?
Mais je ne sais pas quoi mettre en justificatif de cette note…
Je vous remercie pour votre aide ! Bonne journée ! 😀
Bonjour Fadi,
Oui c’est exactement cela. Vous pouvez aussi faire un virement de votre compte pro vers votre compte personnel, pour remplacer la note de frais.
Vous pouvez mettre votre quittance de loyer comme justificatif, et ajouter une note qui explique le calcul 🙂
Bonjour, je ne comprends pas ce point, je cite :
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« Si vous avez réalisé certains achats appartenant à la catégorie des charges mixtes avec votre compte bancaire personnel, vous devrez également calculer le pourcentage de chaque quote-part pour savoir exactement quelle est la part d’usage personnel et professionnel.
Ensuite, du fait d’un paiement avec vos fonds propres, vous injecterez le montant dédié à la partie professionnelle dans la comptabilité de l’entreprise via un virement bancaire de votre compte personnel au compte professionnel. »
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Si la charge mixte est payée en totalité avec un moyen de paiement personnel, (exemple un smartphone en location, usage 50/50 pro et perso). Cette dépense étant déjà payée, je ne comprends pas pourquoi il faudrait « injecter » la partie professionnelle via un virement du compte personnel au professionnel… Ne serait-ce pas l’inverse? (du professionnel vers le personnel justement pour faire rentrer la quote-part dans les charges?)
Merci de bien vouloir m’apporter des précisions, je dois me tromper mais je cherche à comprendre. Merci.
Bonjour Thomas,
Il s’agit en effet d’une erreur de terme, le virement se fait du compte professionnel vers le compte personnel, pour le faire apparaître sur le compte pro. Nous avons corrigé l’article 🙂
Bonjour,
Très bon article, comme d’habitude, merci ! Je m’interroge sur un sujet en lien avec ce principe de charges mixtes.
(Pour info, je suis en EI, BNC déclaration contrôlée/régime réel.)
Si je louais un local professionnel (bureau), j’aurais certainement un coin cuisine et un WC. En réalité, je travaille à partir de mon domicile, donc est-ce que, au-delà de la pièce dédiée à mon activité, je peux aussi compter une partie de ma cuisine et de mon WC dans mes charges professionnelles ?
Pour aller plus loin dans la même logique, dans ce coin cuisine fictif, j’aurais probablement un frigo et un lave-vaisselle, les deux déduits à 100% car à usage exclusivement professionnel. Ainsi, si je devais acheter un nouveau lave-vaisselle pour la maison (où je pratique mon activité, pour rappel), est-ce que je peux compter une partie en charges professionnelles ? Même question pour le papier toilette et les produits d’entretien des toilettes…
Et enfin, maintenant que je me projette, dans mon bureau imaginaire, j’aurais besoin d’un aspirateur et des chiffons pour le nettoyage. Donc… quand le moment vient d’acheter un nouvel aspirateur pour la maison, puis-je déduire une partie de son coût ? Car vraisemblablement, il sera aussi utilisé pour nettoyer l’espace dédié à mon activité pro.
Je sais que l’on peut aller très loin dans cette logique (assiettes, couverts, dosettes de café…) mais je cherchais simplement un avis professionnel de principe.
Merci beaucoup d’avance !
Bonjour,
Pour une activité à domicile, seuls certains frais sont autorisés à la déduction :
– une part du loyer si vous êtes locataire (surface du bureau)
– une part des frais d’énergie : électricité, eau et gaz
– une part de la box internet si vous travaillez à distance
Les autres frais que vous énumérez ne sont pas déductibles, même en partie. Comme vous le dîtes, la logique pourrait aller très loin si il n’y avait pas de limite.