Les charges mixtes (professionnelles et personnelles) représentent un entre-deux parfois difficile à appréhender en comptabilité. En effet, ces frais bien spécifiques peuvent être déduits de votre résultat fiscal, mais seulement sous certaines conditions. Indy vous explique comment procéder pour déduire vos charges mixtes en société.
Sommaire
Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Freelances, réseau d'entraide des indépendants dans leur comptabilité.
Règles globales sur les charges déductibles en société
En tant qu’indépendant en société (SASU/SAS, EURL/SARL…) ou en entreprise individuelle soumise à un régime réel d’imposition, vous réalisez régulièrement des dépenses au service de votre activité : achat de matériel, paiement d’un espace de coworking, etc. Ces dépenses en lien avec votre profession s’appellent des charges professionnelles déductibles.
Par conséquent, il est essentiel de comptabiliser ces charges déductibles puisqu’elles viennent, à la fin de votre exercice annuel, réduire votre résultat fiscal. Une fois les charges déduites, l’administration pourra déterminer la base imposable pour l’impôt sur les sociétés (IS) ou l’impôt sur le revenu (IR).
Pour être déductibles de ce résultat fiscal sur la base de leur montant réel, les charges doivent respecter les conditions suivantes :
- La charge en question est directement liée à l’activité professionnelle.
- La charge est effective et justifiée.
- La charge a été engagée au cours de l’année fiscale concernée. Vous ne pouvez donc pas déduire une charge qui aurait été réalisée lors d’exercices précédents.
Quelques exemples de charges déductibles :
- Loyer professionnel
- Achat de matières premières
- Achat de matériel : smartphone, ordinateur…
- Frais de repas (entre 5 € et 19,40 € pour 2022 d’après le barème en vigueur)
- Frais de déplacement
- Frais relatifs aux fournitures de bureau
- Frais de publicité
- Dépenses en énergie (gaz et électricité)
- Cotisations versées à des syndicats professionnels
- Charges du personnel
- Frais de formation professionnelle
- Et plus encore !
💡Consultez notre article complet sur les charges déductibles en société pour comprendre comment ces dernières fonctionnent.
Par ailleurs, les charges déductibles ne concernent pas les entreprises individuelles au régime de la micro-entreprise.
Définition des charges mixtes
En comptabilité, les charges mixtes sont une sous-catégorie des charges déductibles. Elles représentent les frais professionnels et personnels, dont seule la partie professionnelle est traitée en comptabilité. Ce sont donc à la fois des charges fixes et des charges variables, d’où leur surnom de “semi-variables”.
Ces charges mixtes vous concernent surtout si vous êtes en télétravail par exemple, puisque la limite entre les dépenses professionnelles et personnelles est plus floue.
Voici quelques exemples de charges mixtes parmi les plus fréquentes :
- Loyer
- Charges de copropriété
- Éléctricité
- Gaz
- Internet et forfait téléphonique
- Assurance
L’utilisation professionnelle et personnelle d’un véhicule comporte ses propres règles à consulter ici
💡Veillez à bien conserver les justificatifs (factures, notes de frais, etc.) pour chaque dépense professionnelle. En cas de contrôle, l’administration fiscale vous les demandera. De même, attention aux dépenses excessives et à la tentation de multiplier vos charges professionnelles pour (trop) réduire votre résultat fiscal : ce dernier sera moins important, ce qui peut être problématique pour demander un prêt bancaire par exemple.
Comment déduire ses charges mixtes ?
La règle est simple : vous devez déduire la partie relative à l’utilisation professionnelle au prorata de l’utilisation personnelle. Autrement dit, seuls les frais relatifs à l’exploitation professionnelle peuvent donner lieu à une déduction.
Prenons quelques exemples :
- Si vous utilisez un seul smartphone à usage professionnel et personnel, alors vous déduisez seulement une partie du montant de votre forfait selon l’utilisation.
- Si vous utilisez un logement personnel pour votre entreprise, alors vous devrez calculer le pourcentage de la superficie utilisée pour votre activité professionnelle et déduire cette partie de votre résultat fiscal.
Pour mieux gérer vos charges mixtes et déduire le bon montant, vous devez procéder de la manière suivante :
Définir les quotes-parts professionnelles et personnelles
Comme les charges mixtes réunissent à la fois des charges professionnelles et privées, il est nécessaire de déterminer :
- La quote-part professionnelle, soit la partie déductible, qui représente les frais engagés à des fins professionnelles.
- La quote-part personnelle, soit la partie qui n’est pas déductible, puisqu’elle ne participe pas à l’intérêt de la société.
Vous devez alors déterminer avec précision deux quote-parts pour chaque charge professionnelle, comme par exemple :
Téléphone : 70 % personnel, 30 % professionnel
Ordinateur : 35 % personnel, 65 % professionnel
Loyer : 90 % personnel, 10 % professionnel
Cette opération permet ainsi de séparer les éléments en deux catégories distinctes et d’ôter le pourcentage correspondant à la partie personnelle pour que seule la partie professionnelle soit traitée en comptabilité, et déduite de votre résultat fiscal.
Par exemple : vous travaillez en tant qu’indépendant en société depuis votre domicile. Les informations relatives à la situation sont les suivantes :
- La surface du domicile est de 80 m² avec une pièce de 16 m² dédiée à votre activité professionnelle. Le ratio personnel/professionnel est donc de 80 % personnel et 20 % professionnel.
- Le loyer annuel est de 11 400 €
- La facture d’électricité annuelle est de 1 000 €
- L’assurance annuelle vous revient à 150 €
Le calcul de vos charges mixtes sur une base annuelle est donc le suivant :
- Loyer 11 400 x 20 % = 2 280 €
- Electricité 1 000 x 20 % = 200 €
- Assurance 150 x 20 % = 30 €
Vous pourrez déclarer 2 510 € de charges mixtes qui viendront diminuer votre résultat fiscal.
Les frais professionnels seront ensuite classés dans les bonnes catégories comptables en fonction de leur nature. Quant à la partie personnelle, elle doit être sortie de la comptabilité de l’entreprise.
Frais mixtes : comment procéder en cas de dépense mixte faite avec un compte bancaire personnel ?
Si vous avez réalisé certains achats appartenant à la catégorie des charges mixtes avec votre compte bancaire personnel, vous devrez également calculer le pourcentage de chaque quote-part pour savoir exactement quelle est la part d’usage personnel et professionnel.
Ensuite, du fait d’un paiement avec vos fonds propres, vous injecterez le montant dédié à la partie professionnelle dans la comptabilité de l’entreprise via un virement bancaire de votre compte personnel au compte professionnel. Une fois sur votre compte professionnel, ce montant sera déduit du résultat fiscal à la fin de l’exercice.
Vous avez des questions sur les charges mixtes ? Vous pouvez nous laisser un commentaire ci-dessous. L’équipe d’Indy sera ravie d’y répondre. Nous vous invitons également à rejoindre le groupe Facebook de comptabilité pour les professionnels libéraux.
Bonjour,
Très bon article, comme d’habitude, merci ! Je m’interroge sur un sujet en lien avec ce principe de charges mixtes.
(Pour info, je suis en EI, BNC déclaration contrôlée/régime réel.)
Si je louais un local professionnel (bureau), j’aurais certainement un coin cuisine et un WC. En réalité, je travaille à partir de mon domicile, donc est-ce que, au-delà de la pièce dédiée à mon activité, je peux aussi compter une partie de ma cuisine et de mon WC dans mes charges professionnelles ?
Pour aller plus loin dans la même logique, dans ce coin cuisine fictif, j’aurais probablement un frigo et un lave-vaisselle, les deux déduits à 100% car à usage exclusivement professionnel. Ainsi, si je devais acheter un nouveau lave-vaisselle pour la maison (où je pratique mon activité, pour rappel), est-ce que je peux compter une partie en charges professionnelles ? Même question pour le papier toilette et les produits d’entretien des toilettes…
Et enfin, maintenant que je me projette, dans mon bureau imaginaire, j’aurais besoin d’un aspirateur et des chiffons pour le nettoyage. Donc… quand le moment vient d’acheter un nouvel aspirateur pour la maison, puis-je déduire une partie de son coût ? Car vraisemblablement, il sera aussi utilisé pour nettoyer l’espace dédié à mon activité pro.
Je sais que l’on peut aller très loin dans cette logique (assiettes, couverts, dosettes de café…) mais je cherchais simplement un avis professionnel de principe.
Merci beaucoup d’avance !
Bonjour,
Pour une activité à domicile, seuls certains frais sont autorisés à la déduction :
– une part du loyer si vous êtes locataire (surface du bureau)
– une part des frais d’énergie : électricité, eau et gaz
– une part de la box internet si vous travaillez à distance
Les autres frais que vous énumérez ne sont pas déductibles, même en partie. Comme vous le dîtes, la logique pourrait aller très loin si il n’y avait pas de limite.