Cahier des charges d’un site e-commerce : notre guide pour le réaliser pas à pas !

Créer une boutique en ligne, c’est bâtir un projet structuré qui doit répondre à des objectifs clairs. Le cahier des charges constitue un outil indispensable pour déterminer les bases, clarifier les besoins et guider chaque étape de la création. Véritable feuille de route, il permet d’aligner les attentes des porteurs de projet et des prestataires afin d’éviter les imprévus, gagner en efficacité et assurer le succès de la création de votre entreprise, et en particulier, de votre futur site e-commerce.

En résumé :

• Le cahier des charges d’un site e-commerce est un document écrit qui recense les besoins, objectifs et contraintes liés à la création ou à la refonte du site ;
• Le plus souvent, c’est le chef de projet qui est tenu de le rédiger ;
• Pour rédiger le cahier des charges d’un site e-commerce, il faut définir le cadre du projet, planifier le projet et enfin le conduire et le piloter ;
• Le cahier des charges inclut 7 grandes parties : le contexte, les objectifs, la structure/les fonctionnalités, la technologie/les outils tiers, la grille d’évaluation, les livrables attendus/le calendrier et le budget.

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Qu’est-ce que le cahier des charges d’un site e-commerce ?

Définition

Beaucoup se demandent : doit-on créer une entreprise pour vendre en ligne ? La réponse est la suivante : toute vente professionnelle nécessite la création d’une entreprise, mais avant ça, cadrer le projet avec un cahier des charges reste indispensable. Le cahier des charges d’un site e-commerce constitue un document écrit, à la fois contractuel et opérationnel, qui recense l’ensemble des besoins, objectifs et contraintes liés à la création ou à la refonte d’un site marchand en ligne. Véritable feuille de route, il décrit :

• Les aspects techniques et juridiques (les technologies utilisées, les fonctionnalités attendues, le choix des prestataires logistiques, la sécurité, l’hébergement, les documents juridiques dans le cas d’un contentieux avec un prestataire…) ;
• Et les éléments stratégiques (le design, le contenu, la structure, la stratégie SEO, la logistique, les modalités de gestion post-lancement, etc.).

Ce document se distingue par son orientation commerciale. En effet, il intègre des objectifs précis tel que l’optimisation du taux de conversion. Il sert à formaliser clairement les attentes du porteur de projet afin de limiter les malentendus avec les prestataires, faciliter l’établissement de devis précis et mieux anticiper le budget global.

Retrouvez plusieurs modèles de cahier des charges d’un site e-commerce qui peuvent servir de trame pour le créer ou le rénover directement via le lien suivant.

Son rôle

Dans un projet e-commerce, le cahier des charges constitue le document de référence pour tous les acteurs impliqués (qu’il s’agisse des prestataires, équipes internes, partenaires logistiques, etc.). Il sert aussi bien lors de collaborations externes que pour le lancement de nouveaux projets.

Concrètement, lors de la création d’une boutique en ligne, ce document doit préciser :

• Les objectifs visés en termes de trafic, taux de conversion, panier moyen… ;
• Les contraintes à respecter, qu’il s’agisse du budget, des délais ou des ressources disponibles ;
• Les fonctionnalités attendues (moyens de paiement, logistique via le back-office, personnalisation du contenu…) ;
• Les grandes étapes du projet (rétroplanning, jalons clés, événements impactant le lancement…).

Qui est tenu de le rédiger ?

Le plus souvent, le chef de projet aura pour mission de rassembler toutes les informations utiles (besoins, objectifs et contraintes techniques ou environnementales) afin de formaliser le document.

Comment rédiger le cahier des charges d’un site e-commerce ? Les 4 principales étapes !

Étape 1 : définir le cadre du projet

Avant même de contacter un prestataire ou de vous lancer dans le projet, vous devez définir clairement le cadre de votre projet. Mais qu’entend-on par là ? Concrètement, il s’agit de lister vos objectifs, de préciser vos besoins et contraintes et de déterminer les fonctionnalités attendues. Ce travail de préparation doit être mené avant même de chercher un prestataire ou de lancer la création du site de vente en ligne. En effet, le choix des partenaires qui vous accompagneront dépendra directement de ce que vous attendez du projet et de la capacité de chacun à répondre précisément à ces exigences.

Tout au long du processus, il est important que vous rappeliez aux différents acteurs quelles seront l’utilité et la finalité de votre boutique en ligne. Cela leur permettra ainsi de conserver une vision claire et cohérente mais aussi de garder du recul face aux enjeux du projet.

Pour résumer, le cadrage doit vous permettre d’identifier les objectifs à atteindre, les délais fixés, les opportunités à saisir, les risques potentiels et les besoins fonctionnels et opérationnels de votre site e-commerce. Le tout est synthétisé dans une note de cadrage, qui servira de point d’appui à l’élaboration du cahier des charges.

Étape 2 : planifier le projet

Une fois la note de cadrage rédigée et validée par toutes les parties concernées, vous pouvez passer à la seconde phase : la planification du développement de votre site e-commerce !

Cette étape est très importante car elle permet de définir les différentes étapes du projet et leur enchaînement.

Pour structurer ce calendrier, vous pouvez vous appuyer sur des outils de rétroplanning. Les plus connus sont les suivants :

• Le diagramme de Gantt : il ressemble à un calendrier horizontal. Les tâches apparaissent en liste verticale, tandis que des barres horizontales indiquent leur durée et leurs dates. Il constitue un excellent moyen de suivre l’avancement de votre boutique en ligne et de garder une vision claire des délais ;
• Le diagramme de Pert : il se présente sous la forme d’un schéma de réseau dans lequel chaque tâche est représentée par un nœud (souvent un cercle ou un rectangle) et les liens entre ces nœuds montrent l’ordre dans lequel les actions doivent être réalisées. Comme le diagramme de Gantt, le diagramme de Pert permet de mettre en lumière les dépendances entre les tâches et d’identifier les étapes qui conditionnent la durée totale du projet.

Étape 3 : conduire et piloter le projet

Le cahier des charges étant finalisé, vous pouvez désormais le partager aux parties prenantes et lancer le développement du site. Cette étape inclut :

• Le suivi de l’avancement du projet ;
• La communication régulière avec les intervenants ;
• L’ajustement des priorités si nécessaire ;
• Et enfin la validation progressive des livrables (maquettes, fonctionnalités, tests).

Étape 4 : évaluer et optimiser

Cette étape ne fait pas partie à proprement parler de la rédaction du cahier des charges d’un site e-commerce mais il nous semblait toutefois nécessaire de la rappeler.

Après la mise en ligne de la boutique, vous devez analyser les résultats par rapport aux objectifs initiaux et adapter le site en continu pour améliorer l’expérience utilisateur et la performance commerciale.

Que doit contenir le cahier des charges d’un site e-commerce ?

Partie 1 : le contexte

Le premier élément que doit contenir le cahier des charges d’un site e-commerce est le contexte du projet. Cette étape est très importante puisqu’elle permettra aux parties prenantes de comprendre l’identité de votre entreprise, la nature de vos produits/services, la valeur que vous apportez à vos clients et le marché sur lequel vous souhaitez évoluer.

À ce propos, connaissez-vous vraiment votre clientèle ? Si ce n’est pas encore fait, profitez-en pour étudier votre audience et définir vos personas. Connaître leurs attentes et leurs habitudes, c’est ce qui vous permettra de concevoir un site qui leur parle vraiment. Ce travail d’analyse est d’ailleurs une étape essentielle du business plan e-commerce puisqu’il conditionne à la fois votre positionnement, votre offre et vos projections de croissance.

Autre point important à ne pas négliger : la concurrence ! Explorez leurs sites, notez ce qui fonctionne, ce qui vous plaît et ce que vous ne souhaitez pas reproduire. Inspirez-vous de ce qui vous semble pertinent, que ce soit le design, l’ergonomie ou les fonctionnalités.

Vous avez déjà un site internet ? Dans ce cas, il est temps de l’analyser ! Identifiez quels sont vos points forts et vos points faibles. Cela vous apportera les pistes concrètes pour améliorer l’expérience utilisateur et booster la performance du site e-commerce. 🚀

Partie 2 : les objectifs

Les objectifs, qu’ils soient qualitatifs ou quantitatifs, doivent également être intégrés au cahier des charges par ordre de priorité.

Pour les définir et les présenter, il existe plusieurs méthodes dont la technique S.M.A.R.T pour :

• Spécifique ;
• Mesurable ;
• Atteignable ;
• Réaliste ;
• Temporellement défini.

Cette méthode est particulièrement efficace.

Dans le cadre d’une boutique en ligne, vous pouvez aussi formuler vos objectifs sous forme de KPIs (indicateurs clés de performance).

Partie 3 : la structure et les fonctionnalités

Cette partie comprend un certain nombre d’éléments :

1. L’arborescence de votre site e-commerce : ici, vous devez organiser vos pages et sous-pages de manière logique. Cette structure doit être claire et aider les utilisateurs à naviguer sur votre site. Elle doit également permettre aux prestataires de comprendre facilement comment le site sera construit ;
2. Les fonctionnalités du site : listez toutes les fonctionnalités que vous souhaitez proposer. N’oubliez pas d’inclure ce qui sera nécessaire dans le back-office pour la gestion de votre boutique en ligne ;
3. Le SEO et les contenus : décrivez le type de contenus que vous souhaitez retrouver sur votre site (par exemple : des textes, images, vidéos…) et la hiérarchie des informations sur les pages. Cela permettra non seulement d’optimiser votre site pour les moteurs de recherche mais aussi d’améliorer l’expérience utilisateur ;
4. Les contraintes techniques : enfin, indiquez les principales contraintes techniques (sécurité, hébergement…) pour permettre aux prestataires de les anticiper et de proposer des solutions adaptées.

Votre site e-commerce doit refléter votre image de marque, ce qui implique d’inclure à votre cahier des charges une charte graphique détaillée 🎨. Celle-ci précise plusieurs éléments comme les couleurs de votre logo/identité visuelle, les typographies à utiliser…

Partie 4 : la technologie et les outils tiers

Cette réflexion sur la structure et les fonctionnalités vous conduira naturellement à choisir la technologie pour votre futur site (WordPress, Symfony, Prestashop, etc.). Pas d’inquiétude si vous n’êtes pas sûr de votre choix : vous pouvez tout à fait laisser les prestataires vous conseiller en fonction de leur expertise et de votre besoin.

En revanche, soyez précis concernant les outils tiers (CRM, ERP, PIM, ATS…). Si ces termes vous parlent, indiquez aux prestataires quels outils doivent être intégrés à votre site, dans quelles conditions et pour quels objectifs. Si vous disposez d’une documentation API, joignez-la en annexe. Cela facilitera grandement le travail des prestataires et montrera que votre cahier des charges est complet.

Bon à savoir : certains outils permettent de créer un site e-commerce gratuit mais attention car ils montrent vite leurs limites si vous visez un projet professionnel et pérenne.

Partie 5 : la grille d’évaluation

Dans cette partie, vous devez préciser les prestations attendues de chaque intervenant. Si plusieurs métiers sont concernés, n’hésitez pas à distinguer les tâches de chacun (par exemple, différencier celles des webmasters de celles des webdesigners). Cette approche permet de clarifier la répartition des responsabilités et de définir à la fois les objectifs individuels et les objectifs communs du projet.

Par ailleurs, définir une grille d’évaluation pour votre appel d’offres présente deux principaux avantages :

• Le premier avantage est que les prestataires pourront se concentrer sur les points les plus impactants de votre projet ;
• Et le second est que vous pourrez facilement attribuer une note moyenne à chaque prestataire afin de les comparer.

Partie 6 : les livrables attendus et le calendrier

Cette étape consiste à préciser ce que vous attendez des prestataires (pour leur présentation et la construction de leur proposition d’accompagnement). L’objectif est de donner un cadre assez directif afin d’éviter les réponses hors sujet, tout en laissant une certaine liberté pour que chaque prestataire puisse mettre en avant ses initiatives.

Côté calendrier, deux volets sont à définir :

D’une part, le calendrier du projet :

• Date de lancement ;
• Date de mise en ligne (MEL) souhaitée ;
• Périodes d’indisponibilité (vacances, salons, événements, etc.).

Pour ce calendrier, vous pouvez vous référer aux deux diagrammes (Gantt et Pert) présentés plus haut dans l’article.

D’autre part, le calendrier de l’appel d’offres :

• Phase de questions / réponses ;
• Date limite de remise des propositions ;
• Éventuelles dates de soutenance ;
• Date prévue pour le choix final.

Partie 7 : le budget

Enfin, le budget constitue également un élément clé à intégrer à votre cahier des charges. L’estimer grossièrement vous permettra ainsi de recevoir des propositions adaptées à vos moyens et de faciliter le dialogue avec les prestataires.

D’autres questions concernant cet article ou une thématique connexe (quel statut juridique choisir pour son e-commerce en dropshipping, quel statut pour vendre ses créations occasionnellement…) ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗