Comptabilité d’un consultant : obligations, TVA et régime fiscal

Lorsqu’un consultant propose ses services, il se heurte à des enjeux comptables et fiscaux spécifiques comme la facturation à la mission, la variabilité des revenus, les frais professionnels, les obligations selon le régime fiscal, etc. Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la comptabilité du métier de consultant !

📝 En résumé

• En tant que consultant indépendant, vous avez le choix entre le statut de micro-BNC ou de déclaration contrôlée (régime réel) selon vos revenus (seuil de chiffre d’affaires à 77 700 € / an ou option volontaire) ;
• Au régime micro-BNC vous devez remplir la déclaration simplifiée 2042-C-PRO tandis qu’au régime réel, la déclaration 2035 ;
• En micro-entreprise, il suffit de tenir un simple livre des recettes, alors qu’en déclaration contrôlée vous devez tenir une comptabilité complète avec un registre des achats, les amortissements, ainsi qu’un bilan simplifié ;
• Pour les prestations de services, si votre CA annuel est inférieur à 37 500 € HT (seuil majoré à 41 250 €), vous pouvez facturer hors TVA (franchise en base). Au-delà, vous devez facturer la TVA sur vos prestations et pouvez en principe la récupérer sur vos achats professionnels.

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Quelles sont les obligations comptables d’un consultant indépendant ?

Lorsqu’un consultant propose ses services, il se heurte à des enjeux comptables et fiscaux spécifiques : facturation à la mission, variabilité des revenus, frais professionnels, obligations selon le régime fiscal, etc. Bien gérer sa comptabilité est indispensable pour conserver une vision claire de son activité et rester en conformité avec l’administration.

En activité à titre individuel

Consultant en micro-BNC ou micro-entreprise

Un consultant en micro-entreprise bénéficie d’un régime comptable très simplifié.

• Tenir un livre des recettes à jour ;
• Appliquer un abattement forfaitaire de 34 % sur l’imposition des revenus prévu selon le barème. Les frais réels ne sont pas déductibles ;
• Déclarer mensuellement ou trimestriellement le chiffre d’affaires à l’URSSAF ;
• Ouvrir un compte bancaire dédié à l’activité professionnelle (facultatif mais recommandé) ;

En tant que consultant en micro-BNC, vous êtes tenus de remplir annuellement la déclaration de revenus 2042-c-PRO autour de mai et juin.

Consultant sous le régime de la déclaration contrôlée

Lorsqu’il exerce en tant qu’entrepreneur individuel, le prestataire de services relève du régime de la déclaration contrôlée. Les obligations fiscales et comptables d’un consultant incluent notamment :

• L’établissement d’un bilan simplifié ;
• La tenue d’un registre des achats (si vous en faites) ;
• La tenue d’un registre des immobilisations et des amortissements ;
• La tenue d’un livre des recettes ;
• La conservation de tous les justificatifs pendant 6 ans minimum.

Si vous êtes un consultant en régime de déclaration contrôlée, vous devez remplir annuellement le formulaire 2035 ainsi que ses annexes pour déduire vos charges réelles.

En activité sous société

Un consultant peut également créer une société. Il doit alors respecter des obligations fiscales et comptables qui varient selon la forme juridique choisie.

• Pour une SEL (Société d’exercice libéral) : le consultant est tenu de tenir un grand livre, un livre journal, un compte de résultat et un bilan. Il doit également déclarer ses résultats et, sauf option pour la franchise en base de TVA, il est assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée ;
• Pour une SCP (Société civile professionnelle) : la tenue de registres d’immobilisations et d’amortissements et d’un livre journal retraçant les recettes et dépenses est obligatoire. Le consultant doit établir un compte de résultat et un bilan, mais sans obligation de produire une annexe. La société est en principe soumise à la TVA, sauf si elle bénéficie de la franchise en base. Si elle compte un associé, celui-ci déclare ses bénéfices et paie l’impôt sur le revenu correspondant ;

Consultant au régime simplifié d’imposition

Le régime simplifié d’imposition s’applique aux consultants exerçant sous forme de SEL. Ils sont soumis à la TVA, sauf s’ils choisissent de bénéficier de la franchise en base.

Consultant au régime réel normal

Le régime réel normal (RN) concerne les prestataires de services exerçant sous forme de SCP, SEP ou SEL. Dans ce cadre, les obligations comptables du consultant comprennent notamment :

• La tenue du grand livre ;
• L’établissement du bilan ;
• La préparation du compte de résultat.

Les seuils de TVA pour les consultants

Les consultants peuvent être redevables de la TVA en fonction de leur chiffre d’affaires annuel. Selon le régime fiscal et le niveau de chiffre d’affaires, les obligations varient.

👉🏻 Régime micro-BNC (franchise en base de TVA)

Si votre chiffre d’affaires annuel est inférieur à 37 500 € HT (seuil majoré à 41 250 €), vous bénéficiez de la franchise en base :

• Vous ne facturez pas de TVA à vos clients ;
• Vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur vos achats professionnels.

👉🏻 Régime réel simplifié et régime réel normal

Dès que votre chiffre d’affaires dépasse les seuils de franchise, la TVA devient obligatoire et deux régimes s’appliquent selon le montant total de votre chiffre d’affaires :

Régime réel simplifié de TVA

• S’applique si le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 254 000 € HT pour les prestations de services ;
• Vous devez verser deux acomptes semestriels (juillet et décembre) calculés sur la TVA de l’année précédente ;
• Vous devez également déposer une déclaration annuelle CA12 pour régulariser la TVA effectivement due.

Régime réel normal de TVA

• S’applique si le chiffre d’affaires annuel dépasse 254 000 € HT ;
• La TVA est déclarée et payée mensuellement si le montant annuel dépasse 4 000 € ;
• Si le montant annuel est inférieur à 4 000 €, vous pouvez opter pour une déclaration trimestrielle.

Comment organiser la comptabilité d’un consultant au quotidien ?

Gérer ses obligations comptables au quotidien est essentiel pour bien piloter son activité de consultant. Cela passe par une bonne gestion des recettes, des dépenses et de la trésorerie.

Enregistrer correctement ses recettes et ses factures

Une comptabilité claire commence par une gestion rigoureuse de la facturation et des encaissements.

Créer et suivre les factures clients

Chaque mission ou prestation doit donner lieu à une facture conforme aux normes légales : numérotation continue, date d’émission, identité du client, montant HT et TTC, mention de la TVA ou exonération, et description du service rendu.

Le consultant doit s’assurer que chaque facture correspond à une mission réellement achevée et acceptée par le client.

Comptabiliser les encaissements

Dès qu’un paiement est reçu, il doit être enregistré dans le livre des recettes (pour les micro-entrepreneurs) ou dans le journal comptable (pour les régimes réels).

Le suivi chronologique des encaissements permet de visualiser le chiffre d’affaires, mais aussi d’identifier d’éventuels retards ou oublis.

Gérer les acomptes et relances clients

Lorsqu’un consultant facture des acomptes ou travaille avec des paiements échelonnés, chaque versement doit être rattaché à la facture correspondante.

En cas d’impayé, il est important de suivre les relances et de conserver la trace de toutes les communications pour justifier une éventuelle créance douteuse.

Gérer efficacement les frais professionnels et les charges

Les charges représentent un levier d’optimisation fiscale important pour le consultant, à condition d’être bien classées et justifiées.

Identifier les dépenses déductibles

Un consultant peut déduire la plupart des dépenses nécessaires à l’exercice de son activité, notamment :

• Abonnements à des outils ;
• Fournitures ;
• Matériel informatique ;
• Frais de déplacement ;
• Repas professionnels ;
• Téléphonie ou coworking.

Conserver les justificatifs comptables

Tous les achats doivent être accompagnés d’une facture ou note de frais comportant les mentions obligatoires. Ces justificatifs peuvent être conservés au format papier ou numérique, à condition qu’ils soient lisibles et archivés dans le respect des délais légaux (10 ans pour la majorité des pièces comptables).

Traiter les amortissements et les frais mixtes

Certains investissements (ordinateur, imprimante, logiciels, mobilier) doivent être amortis sur plusieurs exercices.

Les dépenses mixtes, utilisées à la fois à titre professionnel et personnel, doivent être ventilées proportionnellement à l’usage professionnel, sous peine de redressement fiscal.

Suivre sa trésorerie, son budget et ses indicateurs

Une bonne visibilité financière permet au consultant de sécuriser son activité et d’anticiper les périodes creuses.

Mettre en place un tableau de trésorerie

Le tableau de trésorerie est un outil de pilotage essentiel. Il recense les encaissements prévus et les décaissements à venir afin de connaître, à tout moment, le solde disponible. Ce suivi aide à planifier les dépenses, les charges sociales ou fiscales, et à éviter les tensions de trésorerie.

Contrôler la rentabilité et les coûts

Un consultant doit régulièrement évaluer la rentabilité de ses missions : comparer le chiffre d’affaires généré avec les coûts directs (temps passé, frais engagés, logiciels utilisés). Cet exercice permet d’ajuster ses tarifs ou d’écarter des missions peu rentables.

Analyser les indicateurs clés de performance

Certains indicateurs offrent une vision précise de la santé financière. Les principaux sont : 

• Le taux de facturation ;
• Le délai moyen de paiement client ;
• Le montant des impayés ;
• La part des charges fixes dans le chiffre d’affaires.

Suivre ces données permet d’anticiper les difficultés et d’améliorer la performance globale.

Quels outils et modes de gestion utiliser pour la comptabilité du consultant ?

Utiliser un logiciel de comptabilité comme Indy

Notre outil en ligne Indy est conçu pour faciliter le quotidien des indépendants en automatisant les tâches chronophages et les déclarations fiscales et sociales. Cela vous permet de faire des économies et de gérer votre comptabilité vous-même tout en bénéficiant d’un accompagnement d’experts.

Les critères importants dans le choix d’un logiciel comptable pour un consultant :

• La synchronisation bancaire ;
• La catégorisation automatisée ;
• La gestion des justificatifs ;
• Le suivi de la Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ;
• Une interface intuitive et reporting ;
• L’intégration avec d’autres outils ;

Faire appel à un expert-comptable

Déléguer votre gestion comptable à un expert-comptable offre un réel gain de temps, une conformité assurée et souvent un rôle de conseil stratégique. Un expert-comptable inscrit à l’Ordre des comptables est habilité à certifier les comptes, accompagner l’entreprise, et délivrer une responsabilité professionnelle.

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Quelles sont les erreurs éviter et quelles optimisations comptables pour un consultant ?

Les erreurs fréquentes à éviter

• Oublier des justificatifs ou les perdre ;
• Mauvaise affectation des frais (frais personnels passés en professionnel sans justification) ;
• Retards de déclaration (TVA, impôts, charges sociales) ;
• Ne pas faire de rapprochement bancaire ;
• Sous-estimer la trésorerie (ne pas anticiper les mois “creux”) ;
• Confondre la trésorerie personnelle et professionnelle ;
• Ne pas ajuster les tarifs aux coûts réels.

Quelques leviers d’optimisation

• Bien choisir le régime fiscal (micro ou réel) selon le niveau d’activité et changer au bon moment ;
• Amortir les investissements (matériel, logiciels) au lieu de les passer en charges immédiates ;
• Vérifier les abattements ou exonérations possibles, notamment pour certaines activités ou zones géographiques ;
• Optimiser les frais (réductions, négociations, mutualisation d’achats) ;
• Fractionner certaines missions ou anticiper des dépenses dans les bonnes années pour lisser les résultats.

La comptabilité du consultant est un pilier de la viabilité, de la crédibilité et de la performance. En fonction de votre statut (micro ou réel), la portée des obligations change fortement. Mais quelle que soit la formule retenue, la rigueur, la transparence et la bonne utilisation d’outils en ligne comme Indy font la différence.

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