La comptabilité d’un institut de beauté : guide complet

Dans un institut de beauté, chaque détail compte, y compris la comptabilité. Bien tenue, elle dépasse la simple obligation légale pour devenir un outil clé de pilotage : fixer vos prix, suivre votre rentabilité et anticiper vos investissements. Découvrez dans notre article les bases de vos obligations comptables en tant que gérant(e) d’un salon, et comment les gérer avec un outil de comptabilité en ligne performant.

Résumé

• Le choix du statut juridique détermine vos obligations comptables ;
• Chaque encaissement doit être enregistré dans un livre de caisse ou un logiciel certifié NF525 ;
• Les journaux comptables (ventes, achats, banque, caisse) sont obligatoires au régime réel ;
• Les factures et justificatifs de dépenses doivent être conservées au moins 10 ans ;
• Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes) doivent être établis en société.

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Quel statut juridique pour ouvrir un institut de beauté ?

Le statut juridique est le premier élément à déterminer avant d’ouvrir votre institut de beauté. C’est lui qui détermine vos obligations comptables, fiscales et sociales.

Le choix de la simplicité avec l’entreprise individuelle

L’entreprise individuelle (EI) est un statut juridique caractérisé par sa simplicité. Avec une EI, votre entreprise est vous ne font qu’un : on parle d’entreprise “personne physique”. L’EI se décline en deux régimes :

La micro-entreprise (ex auto-entreprise)

Régime léger et accessible pour débuter, avec une comptabilité simplifiée et déclarations allégées. En contrepartie, le chiffre d’affaires est plafonné :

• 77 700 € en prestations de services comme les soins ;
• 188 700 € pour la vente de produits (crèmes, maquillage, machines…).

Vos charges sont calculées via un abattement forfaitaire. Il n’est pas possible de les déduire sur leur base réelle.

L’EI au régime réel

La comptabilité à fournir est beaucoup plus complète, mais sans limite de chiffre d’affaires. Vos frais professionnels sont déductibles au réel : loyer, matériel, assurances, déplacements…

Le choix de la flexibilité avec la société (SARL/EURL, SAS/SASU)

Créer une société est une solution intéressante dès que l’on ouvre un institut avec un local commercial ou que l’on souhaite s’associer. Vous pouvez également déduire vos frais professionnels et être plus flexible dans votre rémunération.

En revanche, la création d’une société implique des formalités plus importantes :

• Rédaction des statuts ;
• Dépôt de capital social ;
• Publication d’une annonce légale ;
• Immatriculation.

L’EURL (ou sa version avec associé SARL) est le choix idéal si vous souhaitez un statut sécurisant et bien encadré. Sinon, optez pour la SASU (ou SAS) : un statut beaucoup plus flexible, avec une protection sociale forte, mais parfois plus complexe à gérer.

Quelles sont les obligations comptables d’un institut de beauté ?

La tenue obligatoire de la caisse et des journaux comptables

Un institut de beauté encaisse souvent des règlements en espèces ou carte bancaire. Et chaque opération doit être enregistrée ! En pratique, la plupart des recettes sont simplement enregistrées dans le livre de caisse.

La loi impose également l’utilisation aux entreprises assujetties à la TVA d’utiliser un logiciel ou système de caisse certifié (norme NF525 ou équivalent) afin d’éviter toute fraude.

En plus, si l’entreprise est au régime réel, elle est tenue de tenir une comptabilité détaillée :

• Un livre-journal : il enregistre chronologiquement toutes les opérations ;
• Un grand livre : il reprend les écritures du livre journal mais ventilées selon le plan comptable ;
• Des journaux auxiliaires (ventes, achats, banque, opérations diverses) qui alimentent ensuite le journal général.

Les obligations de facturation et de justification des recettes/dépenses

Dans un institut de beauté, la majorité des clients sont des particuliers. Cela signifie que vous n’avez donc pas l’obligation d’émettre une facture systématiquement, sauf si le montant de la prestation dépasse 25 € et que le client en fait la demande.

Les recettes sont enregistrées dans votre système de caisse, vos journaux de vente, et via un livre des recettes en micro-entreprise.

Aussi, toutes vos dépenses professionnelles doivent être justifiées par une facture ou une note de frais (matériel, produits cosmétiques, assurance, loyer, etc.). Ces justificatifs prouvent vos charges, permettent leur déduction fiscale et, si vous êtes assujetti, la récupération de la TVA !

Les déclarations fiscales obligatoires

Un institut de beauté doit respecter plusieurs échéances fiscales, qui varient selon son régime :

Déclaration de résultats

• En micro-entreprise : vous reportez simplement votre chiffre d’affaires sur la déclaration complémentaire de revenus (formulaire 2042-C Pro) ;
• En entreprise individuelle au régime réel ou société à l’IR : vous devez produire une liasse fiscale complète (formulaires 2031 et 2033) et la transmettre à l’administration fiscale ;
• En société au régime de l’impôt sur les sociétés (IS) : la déclaration se fait via le formulaire 2065 et ses annexes 2033 (régime simplifié) ou 2050 (régime normal).

Déclaration de TVA

Vous n’appliquez pas la TVA sur vos prestations tant que votre chiffre d’affaires reste sous:

• 37 500 € (N-1) et 41 250 € (N-2) pour les prestations de services ;
• 85 000 € (N-1) et 93 500 € (N-2) pour les ventes.

Au-delà de ces seuils, vous devenez assujetti et devez déposer les déclarations de TVA :

• CA12 si vous avez opté pour le régime réel simplifié (deux acomptes par an, puis une régularisation) ;
• CA3 avec une déclaration mensuelle si vous êtes soumis(e) au régime réel de TVA ou au régime mini-réel.

La Cotisation Foncière des Entreprises (CFE)

Cette taxe, incluse dans les impôts locaux, est due par toutes les entreprises, elle s’applique dès la deuxième année d’activité, même en micro-entreprise. Elle est calculée selon :

• La valeur locative du local dans lequel vous avez installé l’institut ;
• Le taux fixé par la commune.

Comment organiser la tenue de la comptabilité dans un institut de beauté ?

Gestion des recettes et des dépenses

Dans un salon de beauté, vos recettes proviennent principalement de deux sources :

• les prestations de services (épilations, soins du visage, manucure, maquillage, etc.) ;
• la vente de produits cosmétiques (vernis, crèmes, soins capillaires, etc.).

Ces recettes doivent être enregistrées de façon quotidienne, via un logiciel de caisse certifié.

Côté dépenses, pensez à conserver toutes vos factures :

• Matériel professionnel (table de massage, vapozone, lampe loupe…) ;
• Produits consommés lors des soins (huiles, crèmes, cires, gants, etc.) ;
• Loyer et charges du local ;
• Assurances professionnelles ;
• Frais de déplacement (notamment si vous exercez à domicile ou chez vos clients) ;
• Communication et marketing (site internet, réseaux sociaux, flyers…).

🧷 Sur Indy, vous pouvez prendre en photo vos notes de frais directement via l’application ! Indy les certifie automatiquement.

Suivi des stocks : produits à la revente vs produits consommés

Le suivi des produits est une particularité importante dans le cadre de l’ouverture d’un institut de beauté :

• Les produits destinés à la revente (maquillage, vernis, crèmes) doivent être traités comme un stock de marchandises. Au régime réel, leur valeur doit figurer au bilan de fin d’exercice ;
• Les produits consommés pendant les soins (cire d’épilation, huiles de massage, lotions) sont enregistrés directement en charges d’exploitation, car ils sont utilisés pour fournir la prestation.

Bien distinguer ces deux catégories est essentiel pour :

• Éviter les erreurs fiscales ;
• Calculer correctement votre marge commerciale ;
• Optimiser la fixation de vos tarifs (savoir combien coûte réellement chaque soin).

Spécificités liées à la TVA

Les prestations esthétiques et la vente de produits cosmétiques sont soumises au taux normal de 20 %.

Toutefois, le régime dépend de votre chiffre d’affaires :

• Franchise en base de TVA : si votre CA reste inférieur à 37 500 € (prestations) ou 85 000 € (ventes), vous ne facturez pas de TVA (mention “TVA non applicable – art. 293 B du CGI” sur vos factures) ;
• Au-delà des seuils : vous devenez redevable de la TVA, ce qui signifie :

• Facturer la TVA à vos clients ;
• Reverser cette TVA à l’administration ;
• Récupérer la TVA sur vos dépenses (matériel, produits, loyer assujetti, etc.).

Comment simplifier la comptabilité d’un institut de beauté ?

L’expert-comptable : délégation totale mais coût important

Confier sa comptabilité à un expert-comptable reste la solution la plus classique pour gérer votre comptabilité.

En revanche, le coût, souvent compris entre 1 500 et 3 000 € par an pour un petit institut, peut peser lourd sur la trésorerie.

L’outil de comptabilité en ligne : autonomie et faible coût

Une alternative de plus en plus prisée par les professionnel(les) de l’esthétique et gérant(e)s d’institut est l’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne comme Indy.

Vous gagnez du temps, vous réduisez vos frais de gestion et vous gardez le contrôle sur vos chiffres. Pour beaucoup de petits instituts de beauté, c’est le meilleur compromis entre autonomie et sécurité.

Ses atouts en détail :

• Connexion bancaire automatique : vos recettes et dépenses sont importées en temps réel ;
• Gestion optimisée des notes de frais : prenez en photo vos justificatifs directement sur l’appli !
• Catégorisation intelligente des transactions : le logiciel classe vos flux (prestations, ventes, charges fixes, charges variables) ;
• Déclarations automatisées : TVA, 2031, 2033 ou 2042-C Pro pré-remplies en quelques clics ;
• Tenue des documents comptables : vos factures, devis, et journaux comptables sont rapidement générés ;
• Tableaux de bord clairs : vision immédiate de votre chiffre d’affaires, de vos charges et de votre bénéfice.

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