Calcul du solde de tout compte : méthode et éléments à inclure

Vous ne pouvez pas prétendre au cumul chômage et création d’entreprise pour lancer votre activité ? Tout n’est peut-être pas perdu ! Le solde de tout compte de votre emploi salarié pourrait vous permettre de financer une partie de votre projet. Mais dans les faits, quelles sont les sommes auxquelles vous avez le droit ? Dans cet article, on vous présente tout ce que vous devez savoir sur le calcul du solde de tout compte !

Créez facilement votre entreprise avec Indy
Sur Indy, la création d’entreprise est offerte ! Choix du statut juridique, démarches de création… vous êtes guidé à chaque étape 🤩
Commencer

Qu’est-ce que le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte est souvent attendu avec impatience par un salarié qui quitte son entreprise. Mais, de quoi s’agit-il vraiment ? Et, quelles sont les conditions de son obtention ?

Définition

Le solde de tout compte est un document qui répertorie l’ensemble des sommes dues par l’employeur à un salarié à la fin de son contrat de travail. Son établissement est obligatoire, quel que soit le motif de la rupture.

• Une démission.
• Un licenciement.
• Une rupture conventionnelle.
• Un départ à la retraite.
• L’arrivée du terme d’un contrat à durée déterminée (CDD).
• Etc.

Bon à savoir : On parle aussi de « reçu pour solde de tout compte », pour désigner le document remis au salarié quand il quitte les effectifs de l’entreprise.

Quand le reçu pour solde de tout compte est-il remis ?

Le reçu pour solde de tout compte est en principe remis par l’employeur à son salarié au moment de la rupture effective de son contrat. Il doit lui transmettre après son dernier jour de travail, qu’il effectue ou non son préavis.

Si la loi n’apporte pas plus de précisions sur le délai du solde de tout compte, on considère habituellement qu’il doit être fourni dans les 15 jours qui suivent cette date.

Bon à savoir : En général, l’employeur remet le certificat de travail et l’attestation France Travail en même temps que le solde de tout compte. Ces différents documents sont notamment demandés par France Travail, pour déterminer si vous pouvez prétendre au versement de l’aide au retour à l’emploi (ARE).

Que doit contenir le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte doit inclure certaines mentions obligatoires.

• L’inventaire détaillé des sommes dues au salarié.
• La mention qu’il est établi en deux exemplaires, dont l’un est remis au salarié.
• La signature du salarié, avec la date du jour.

Bon à savoir : Le solde de tout compte devient libératoire pour l’employeur 6 mois après sa signature, en vertu de l’article L1234-20 du Code du travail (disponible ici). Autrement dit, le salarié ne peut plus contester les sommes qui y sont inscrites au terme de ce délai.

Calcul du solde de tout compte : quels sont les éléments à inclure ?

Vous avez souvent besoin d’anticiper le calcul de votre solde de tout compte, par exemple si vous projetez une création d’entreprise après avoir quitté votre emploi.

Tout d’abord, sachez qu’il n’existe pas de formule universelle pour le valoriser. Vous devez calculer individuellement les différents éléments qui le composent, qui dépendent de la nature de votre contrat de travail et du motif de sa rupture.

Comment calculer le solde de tout compte pour un CDI ?

Le détail du solde de tout compte dépend du motif de la rupture du contrat à durée indéterminée (CDI).

Éléments communs aux différents motifs de départ

Le solde de tout compte comprend les éléments suivants, si le salarié y a droit.

• Le dernier salaire.
• Les éventuelles primes.
• L’indemnité compensatrice de congés payés : elle dépend du nombre de congés non pris et du salaire journalier.
• L’indemnité compensatrice des jours de RTT non pris.
• L’indemnité de préavis, s’il n’est pas effectué : elle est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé jusqu’à son terme.
• Les heures supplémentaires non compensées par des congés.

Bon à savoir : Certaines sommes ne sont pas encore connues au moment de la rupture du contrat (prime d’intéressement ou de participation, indemnité de non concurrence, etc.). Vous n’avez pas besoin de les inscrire sur le solde de tout compte.

Calcul du solde de tout compte pour un licenciement

Le salarié a le droit au versement d’une indemnité de licenciement, sauf s’il s’est rendu coupable d’une faute grave. Son montant dépend de l’ancienneté dans l’entreprise.

• 1/4 de mois de salaire par année d’ancienneté jusqu’à 10 ans.
• Puis 1/3 de mois de salaire par année supplémentaire.

Le salaire de référence à utiliser correspond à la moyenne mensuelle des 12 derniers mois ou des 3 derniers mois qui précèdent le licenciement. L’employeur doit retenir la méthode la plus favorable au salarié.

Le résultat obtenu par l’application de la formule légale représente un minimum. Comme souvent en droit du travail, une convention ou un accord collectif, ou le contrat de travail, peut prévoir des dispositions plus avantageuses pour le salarié.

Calcul du solde de tout compte pour une rupture conventionnelle

Le versement d’une indemnité de rupture conventionnelle est obligatoire, et n’est soumis à aucune condition d’ancienneté. Son montant est le résultat d’une négociation entre les deux parties, mais elle ne peut pas être inférieure à l’indemnité légale de licenciement.

Bon à savoir : L’indemnité supra légale correspond à la part excédentaire de la somme versée, par rapport au minimum légal.

Calcul du solde de tout compte pour une démission

Un salarié démissionnaire ne bénéficie d’aucune indemnité spécifique, contrairement aux autres cas de rupture du contrat de travail.

Bon à savoir : Une démission n’ouvre pas droit au chômage, sauf cas légitime (déménagement pour suivre le conjoint, salaires impayés, etc.). En revanche, vous pouvez cumuler chômage et rupture conventionnelle sous certaines conditions !

Calcul du solde de tout compte pour un départ à la retraite

La loi prévoit le versement d’une indemnité de départ à la retraite lorsque le salarié a au moins 10 ans d’ancienneté dans l’entreprise. Son calcul doit suivre le barème ci-dessous.

Bon à savoir : La convention collective prévoit souvent des conditions plus avantageuses pour le salarié. L’employeur doit alors s’y référer pour calculer son indemnité de départ à la retraite.

Comment calculer le solde de tout compte pour un CDD ?

Le solde de tout compte d’un CDD inclut les mêmes éléments que celui d’un CDI. Sa composition dépend donc du motif de la rupture. L’employeur doit y ajouter la prime de précarité, égale à 10 % de la rémunération brute totale perçue par le salarié depuis le début de son contrat de travail, y compris les primes.

La prime de précarité n’est pas due dans les cas suivants :

• si l’employeur propose de conclure un CDI au terme du CDD (quelle que soit la réponse du salarié) ;
• si le salarié rompt son CDD de manière anticipée ;
• en cas de faute grave.

Calcul du solde de tout compte : comment éviter les erreurs ?

La détermination du solde de tout compte peut vite virer au casse-tête pour l’employeur. Elle implique la prise en compte de nombreux éléments, avec des formules de calcul parfois complexes. Voici quelques conseils qui vous aideront à éviter les erreurs.

Contrôler et vérifier chaque élément du solde de tout compte

Chaque élément du solde de tout compte implique un calcul spécifique. Vérifiez bien que vous utilisez la formule adéquate et que vous ne commettez aucune erreur de calcul.

Si vos collaborateurs bénéficient d’une convention collective, assurez-vous qu’elle ne prévoit pas de conditions différentes de la loi. Si elles sont plus avantageuses pour le salarié, vous devez obligatoirement les appliquer.

Bien maîtriser le calcul des cotisations

Les cotisations salariales et patronales ont toute leur importance dans le calcul du solde de tout compte. Toutes les sommes qui le composent n’y sont pas forcément soumises de la même façon.

Par exemple, l’indemnité de licenciement peut être exonérée de cotisations sociales, de CSG et de CRDS, sous certaines conditions. Ces contributions sont en revanche dues sur le dernier salaire et sur les indemnités compensatrices de congés payés et de préavis, notamment.

Anticiper et planifier la paie finale

Le salarié et l’employeur doivent généralement respecter un préavis avant que la fin du contrat de travail ne soit effective. Cette période vous laisse le temps d’anticiper les calculs à effectuer pour établir le solde de tout compte. En évitant de les réaliser dans la précipitation, vous réduisez le risque d’erreurs et pouvez budgéter la dépense induite par le départ de votre collaborateur.

Automatiser les processus

L’utilisation d’un logiciel de paie permet d’automatiser le calcul du solde de tout compte de vos collaborateurs. En limitant les interventions humaines, vous atténuez le risque d’erreurs et de litiges futurs. Votre application offre par ailleurs un gain de temps significatif à vos équipes RH.

Pour cela, elle doit être bien programmée et à jour des dernières évolutions législatives.