Quelle est la différence entre un devis, un bon de commande et une facture ?

En tant qu’entrepreneur, vous êtes confronté au quotidien à de nombreux documents tels que le devis, la facture et le bon de commande. Bien qu’ils soient tous liés au processus de facturation, ils ont des fonctions bien distinctes et sont émis à des moments différents. Dans cet article, nous vous aidons à comprendre leurs spécificités et leurs différences 🔎

Résumé

• Le devis détaille le prix d’une prestation ou d’un produit pour un client potentiel ;
• Le bon de commande confirme l’engagement du client à acheter un produit ou un service ;
• La facture contractualise la transaction et engage le client au paiement ;
• Une fois signés, le bon de commande et le devis ont valeur de contrat ;
• Ces trois documents sont complémentaires et interviennent à différents moments du cycle de vente.

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Devis, bon de commande et facture : qu’est-ce que c’est ?

Le devis

Le devis est un document écrit, créé par un vendeur ou un prestataire pour détailler une offre. Il présente les produits, marchandises ou services proposés, leur prix, ainsi que les conditions générales de vente souhaitées. Ce document est remis à l’acheteur potentiel. L’édition d’un devis n’est pas toujours obligatoire mais reste fortement recommandée dans tous les cas. C’est le premier document qui formalise un achat ou une prestation de service.

Le devis est une proposition, il n’engage ni l’acheteur (client) ni le vendeur (fournisseur) tant qu’il n’est pas signé. Une fois signé, il tient lieu de contrat.

Le bon de commande

Le bon de commande est un document signé par l’acheteur et envoyé au fournisseur. Il permet de confirmer qu’une commande a été passée. Il précise la nature, la quantité et le prix des biens ou services commandés. Ce document reprend les éléments du devis accepté et confirme officiellement l’accord du client.

À partir du moment où le bon de commande est signé, il ne peut plus être annulé et fait office de contrat. La création de ce document est très fréquente pour les activités commerciales.

Bon à savoir : le bon de commande est rarement utilisé par les entreprises de prestation de services. C’est le devis qui est surtout utilisé.

La facture

La facture est un document comptable obligatoire émis par le vendeur une fois la prestation réalisée ou le bien livré. Elle sert de preuve à la vente réalisée. Pour être conforme aux obligations légales, la facture doit comporter plusieurs mentions obligatoires, comme :

• Les informations générales (numéro de facture, date…) ;
• Les coordonnées du client et du fournisseur (noms, statut juridique, adresse de livraison…) ;
• Les éléments relatifs à la transaction (nature, quantité, prix HT et montant TTC, taux de TVA applicable) ;
• Les informations de paiement (date, délai, taux de pénalité de retard, indemnité forfaitaire) ;
• Les mentions spéciales (en cas de franchise en base de TVA, d’autoliquidation ou d’autofacturation…).

En cas d’informations manquantes, les parties peuvent être sanctionnées par l’administration fiscale (amende de 15 € par mention manquante ou inexacte, voir l’article 1737 du code général des impôts). La facture déclenche l‘obligation de paiement du client.

Attention : à partir de 2026, la facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises établies en France  assujetties à la TVA. Utilisez dès maintenant un logiciel de facturation en ligne agréé pour rester conforme !

Pourquoi est-il important de les différencier ?

Le devis, le bon de commande et la facture sont tous liés au processus de vente d’un produit ou d’une prestation de services. Il est important de les différencier car ces trois documents n’ont pas la même importance pour le client et le prestataire. De plus, ils n’engagent pas légalement de la même manière.

• Pour le client : comprendre la différence permet de suivre l’évolution de sa commande, de vérifier la conformité de la facture avec ce qui a été convenu, et de connaître ses obligations de paiement ;
• Pour le prestataire : une gestion rigoureuse de ces documents est essentielle pour le suivi de facturation et sa comptabilité. En cas de litige, il est aussi primordial de connaître à quel document se référer.

La création d’un devis, d’un bon de commande et d’une facture peut se réaliser directement en ligne, grâce à un logiciel de facturation pour entreprise. Ces logiciels en ligne proposent souvent des modules de facturation et de gestion gratuits.

Quand envoyer un devis, un bon de commande et une facture ?

Chaque document joue un rôle précis dans le processus de vente entre une entreprise et son client. Il est important de respecter leur ordre d’envoi afin que le processus de facturation se déroule dans les règles. Voici un rappel des étapes à suivre :

1. Le devis s’envoie en premier, avant toute prestation ou vente, lorsqu’un client demande une estimation du prix. Il devient contractuel dès qu’il est signé ;
2. Le bon de commande peut intervenir après la signature du devis (lorsqu’il s’applique). Il formalise la volonté du client à s’engager ;
3. La facture est le dernier document émis. Elle est créée et envoyée après la livraison du produit ou la réalisation du service. L’édition d’une facture est obligatoire pour toutes les transactions commerciales (contrairement aux deux autres documents).

Consultez notre tableau récapitulatif sur la différence entre le devis, le bon de commande et la facture :

Vous avez davantage de questions sur le devis, le bon de commande ou la facture ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir ! 🤝