Comment faire une facture électronique ?

🔎 Les entreprises concernées par la réforme sont :

Tous les professionnels assujettis à la TVA sont concernés à différents niveaux par la facturation électronique et devront passer par une PA.

Cela inclut aussi bien :

• Les professions exonérées de TVA (comme les professions médicales) ;
• Les entreprises en franchise de base de TVA ;
• Les entreprises redevables de la TVA (au régime réel simplifié ou normal).

Ces acteurs devront s’équiper d’une plateforme agréée pour recevoir et, selon leur statut, émettre des factures électroniques.

Concrètement :

• Les professions exonérées de TVA doivent disposer d’un outil pour recevoir des factures électroniques, même si elles n’en émettent pas ;
• Les professionnels en franchise de base et les assujettis redevables de la TVA doivent pouvoir émettre et recevoir des factures électroniques ;
• Les non-assujettis à la TVA (comme les associations à but non lucratif, les particuliers ou les entreprises situées dans les COM) ne sont pas concernés par la facturation électronique.

🎯 En bref, toute structure assujettie à la TVA, qu’elle soit exonérée, en franchise ou redevable, doit se préparer à la réception obligatoire des factures électroniques dès la mise en place du dispositif national.

Pour récapituler :

L’obligation de e-invoicing et de e-reporting

Toute entreprise concernée ne pourra donc plus éditer ses factures au format papier ou au format PDF. Il faudra obligatoirement choisir une plateforme de dématérialisation pour faire vos factures afin de respecter les obligations de e-invoicing et de e-reporting de la réforme.

• E-invoicing c’est le terme utilisé pour désigner le processus de facturation électronique ;
• E-reporting c’est le terme utilisé pour désigner le deuxième volet de la réforme : l’obligation de transmettre un certain nombre de vos données de facturation à l’administration fiscale lors de l’envoi et la réception de vos factures.

Le nouveau calendrier de la réforme

Le calendrier de la réforme, initialement prévu pour 2024, est aujourd’hui reporté en 2026 pour une application progressive :

Les 3 formats possibles pour faire votre facture électronique

Pour faire vos factures électroniques vous devrez respecter certaines obligations légales. Le gouvernement a autorisé trois formats possibles pour éditer une facture électronique :

• Le format Factur-X ;
• Le format Cross Industry Invoice (CII).
• Le format Universal Business Language (UBL).

Ces trois types de factures seront les seuls formats autorisés à partir de 2026. Il ne sera donc plus possible de créer vos factures sur Word, Excel ou au format PDF avant de les envoyer par mail ou par courrier.

Le format Factur-X

Factur-X est un format hybride qui combine à la fois un fichier de données structurées et un document lisible par l’humain. Factur-X utilise le format PDF/A-3 qui permet d’incorporer un fichier XML à l’intérieur d’un PDF. Il s’agit du format le plus utilisé.

Le format Cross Industry Invoice (CII)

Le format CII est une norme universelle qui met en place un format standard pour des factures. Il a été développé par l’Organisation internationale de normalisation dans le cadre des spécifications UN/CEFACT (Centre des Nations Unies).

Le format Universal Business Language (UBL)

Le format UBL est la troisième forme de facture électronique autorisée par le gouvernement. Il se base sur un fichier XML. ce format est compatible avec un grand nombre de systèmes.

Le choix de votre plateforme de facturation

La réforme de généralisation de la facture électronique a fait émerger de nouveaux acteurs : les plateformes agréées (anciennement PDP) et les opérateurs de dématérialisation (OD).

Les plateformes agréées (ou plateformes de dématérialisation partenaires)

Les Plateformes agréées (PA) sont des plateformes privées, accréditées par l’État. Les PA auront la particularité de pouvoir transmettre directement les factures aux différents acteurs (clients, fournisseurs, acheteurs… etc).

Les opérateurs de dématérialisation (OD)

Les opérateurs de dématérialisation (OD) sont des opérateurs partenaires qui offrent des services de factures électroniques aux nombreuses fonctionnalités. Ces acteurs privés respectent toutes les normes de la nouvelle réforme (format requis, ajout automatique des nouvelles mentions obligatoires sur les factures… etc). Les OD transmettront automatiquement vos données (obligation de e-reporting) à une plateforme agréée.

Faire votre facture électronique en 3 étapes

Une fois votre plateforme de dématérialisation choisie, la question subsiste : comment faire une facture électronique ? Plusieurs façons sont possibles, en respectant certaines étapes !

1 – Préparer vos informations

La première étape de création de votre facture électronique sera tout d’abord de récupérer les données relatives à votre client/acheteur. Si vous utilisez une PA ou un OD vous avez généralement accès module qui vous permet d’enregistrer les informations de vos clients, afin de n’avoir à les saisir qu’une fois. Vous devez également vous munir des informations relatives à votre facture : montant de la transaction, modalité de paiement, caractéristiques de la transaction… etc. 

2 – Créer votre facture sur votre plateforme

Avant que votre facture soit prête à être envoyée, il sera primordial de saisir les informations nécessaires sur votre plateforme : PA (ex PDP) ou OD. Plusieurs techniques peuvent être utilisées :

• Saisir les données de votre facture directement sur la plateforme ;
• Déposer directement votre facture au format structuré ;
• Déposer votre facture au format PDF afin que votre plateforme puisse extraire les données pour compléter votre facture électronique.

Faire une facture électronique est donc très simple ! Cette réforme vise, en effet, à simplifier le quotidien des entreprises en uniformisant et digitalisant les différents processus. L’obligation de e-reporting va également permettre à l’administration fiscale d’améliorer ses connaissances sur les habitudes et les besoins en termes de facturation des entreprises françaises.

3 – Envoyer votre facture électronique

Une fois votre facture validée, cette dernière va être envoyée par votre plateforme de dématérialisation vers la plateforme de votre acheteur. Votre document passera alors par plusieurs statuts (mis à jour automatique) : 

• Facturée déposée sur la plateforme du fournisseur ;
• Facture émise par la plateforme du fournisseur ;
• Facture reçue par la plateforme de l’acheteur (en cas d’informations non conformes la facture peut également être rejetée par la plateforme réceptrice et renvoyée au fournisseur) ;
• Facture mise à disposition de l’acheteur.

Une fois votre facture mise à disposition de votre acheteur, le cycle de vie de votre facture électronique continu : validation, renvoi de la facture, paiement, archivage… etc.

Vous avez davantage de questions sur comment faire une facture électronique ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir ! 🤝