Tout savoir sur la facture fournisseur

En entreprise individuelle comme en société, les travailleurs indépendants sont soumis à plusieurs obligations comptables parmi lesquelles : la facturation ! Plusieurs types de factures existent et toutes ont un rôle bien précis : la facture de solde, la facture à établir, la facture de situation… mais aussi la facture fournisseur ! Aussi appelée facture d’achat ou facture client, il s’agit d’un document visant à matérialiser la dette qu’un client détient envers une entreprise. Mais plus précisément, qu’est-ce qu’une facture fournisseur ? Comment gérer et comptabiliser ce type de facture ? Nous vous expliquons tout dans cet article !

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📝 En résumé :

• Une facture fournisseur est un document qui matérialise et atteste la dette qu’un client détient envers une entreprise ;
• Le traitement d’une facture fournisseur se déroule en 4 principales étapes : réception, contrôle, enregistrement dans la comptabilité, paiement puis archivage de la facture fournisseur ;
• La facture fournisseur est soumise aux règles générales de facturation ;
• Pour automatiser et simplifier la gestion des factures fournisseurs, vous pouvez opter pour la solution de comptabilité Indy !

Zoom sur la facture fournisseur

Définition

Tout d’abord, vous devez savoir qu’il existe plusieurs types de factures, à savoir :

• La facture de solde ;
• La facture à établir ;
• La facture de situation ;
• La facture de vente ;
• La facture de prestation de service ;
• La facture e-commerce ;
• La facture avec TVA et sans TVA ;
• … Mais aussi la facture fournisseur !

La facture fournisseur, aussi appelée facture d’achat ou facture client, est un document qui atteste de la dette d’un client envers l’entreprise auprès de laquelle il a acquis des biens ou des services. C’est grâce à elle que l’entreprise peut réclamer le paiement d’un bien ou service vendu.

Selon le point de vue, cette facture est considérée à la fois comme une facture fournisseur et une facture client.

Enfin, lorsqu’un client reçoit une facture d’achat, il doit la traiter afin de procéder au paiement à la date d’échéance convenue.

Conformément à l’article L123-22 du Code de commerce (ici), les documents comptables et pièces justificatives comme les factures fournisseurs doivent être conservés pendant 10 ans.

Exemple

Retrouvez ci-dessous plusieurs modèles de factures fournisseurs proposés par Indy : à télécharger gratuitement sous différents formats (PDF, Word et Excel), avec ou sans TVA.

Avec TVA :

• Facture fournisseur à remplir avec TVA – Modèle PDF ;
• Facture fournisseur à remplir avec TVA – Modèle Word ;
• Facture fournisseur à remplir avec TVA – Modèle Excel.

Sans TVA :

• Facture fournisseur à remplir sans TVA – Modèle PDF ;
• Facture fournisseur à remplir sans TVA – Modèle Word ;
• Facture fournisseur à remplir sans TVA – Modèle Excel.

Comment traiter une facture fournisseur ?

Le traitement d’une facture fournisseur se déroule en 4 principales étapes. Voici ci-dessous le processus à suivre.

Étape 1 : réception et contrôle de la facture fournisseur

La première étape consiste à recevoir la facture fournisseur et contrôler sa conformité. Pour ce faire, vous devez vérifier la présence des mentions obligatoires, à savoir :

• La date de la facture ;
• Le numéro de la facture ;
• La date de la vente ou de la prestation de service ;
• L’identité du vendeur ou du prestataire de service ;
• L’identité de l’acheteur ou du client ;
• Le numéro du bon de commande ;
• Le numéro d’identification à la TVA ;
• La désignation et le décompte des produits et services rendus ;
• Le prix catalogue ;
• Le taux de TVA légalement applicable ;
• La majoration de prix ;
• La réduction de prix ;
• La somme totale à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
• L’adresse de facturation ;
• Les informations de paiement ;
• La garantie légale de conformité de deux ans.

Ensuite, vous devez procéder au rapprochement, c’est-à-dire à la comparaison de la facture avec le bon de commande ou le bon de livraison. Cette vérification permet de veiller à la cohérence des données et de prévenir toute erreur ou tentative de fraude.

Enfin, la facture fournisseur doit être validée par une personne habilitée comme le directeur financier ou le responsable des achats. Cette validation confirme ainsi que toutes les étapes de vérification ont été correctement effectuées et autorise le paiement.

Étape 2 : enregistrement de la facture fournisseur dans la comptabilité

Après réception et contrôle de la facture fournisseur, vous devez procéder à son enregistrement comptable. Comptabiliser la facture rapidement permet d’assurer une bonne traçabilité des flux comptables et financiers.

En cas de non-réception ou de perte de la facture, nous vous conseillons vivement de demander un duplicata pour éviter tout retard de traitement.

Si la facture fait l’objet d’un refus ou d’un désaccord après enregistrement, l’entreprise cliente devra alors demander au fournisseur une facture d’avoir.

En comptabilité générale, le traitement d’une facture fournisseur implique généralement trois écritures :

• Le débit du compte de charge du montant hors taxes, selon la nature du bien ou du service acquis ;
• Le débit du compte de TVA déductible pour le montant de la TVA ;
• Le crédit du compte fournisseur pour le montant toutes taxes comprises (TTC).

N’oubliez pas également de procéder à l’enregistrement en comptabilité analytique.

Étape 3 : paiement de la facture fournisseur

Une fois la facture fournisseur validée et comptabilisée, vous devez planifier le règlement en veillant au bon respect de la date d’échéance.

Concernant le mode de paiement, il doit être choisi en fonction des préférences du fournisseur :

• Virement bancaire ;
• Prélèvement automatique ;
• Paiement par chèque.

Notre conseil : pour éviter tout retard de paiement, nous vous conseillons de programmer le paiement à l’avance. Cela permettra au règlement de se déclencher automatiquement et à vous, en tant que client, d’éviter toute pénalité ou incident de paiement.

Étape 4 : archivage de la facture fournisseur

L’archivage des factures constitue l’étape finale du processus de traitement des factures fournisseurs. À cet effet, l’archivage électronique s’impose comme la solution la plus fiable et la plus pratique.

Pour rappel, les factures fournisseurs doivent être conservées pendant une durée légale de 10 ans. Opter pour une conservation numérique permet de :

• Prévenir toute perte de documents ;
• Assurer un accès rapide à l’information ;
• Simplifier considérablement la gestion administrative.

Grâce à l’archivage électronique, vous pouvez consulter vos factures en un clic, que vous soyez au bureau ou en déplacement.

Les obligations liées à la facture fournisseur

Une facture fournisseur est soumise aux mêmes obligations qu’une facture classique. Elle doit se conformer aux règles suivantes.

1- La facture est-elle obligatoire ?

Si le client est un professionnel, une facture doit obligatoirement être établie pour chaque prestation de services ou vente de bien. En règle générale, elle doit être émise au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation.

Cependant, elle peut être envoyée à une date ultérieure dans certains cas spécifiques :

• Pour une livraison de biens exonérée de TVA, la facture doit être établie au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la livraison s’est tenue ;
• Pour une prestation de services avec autoliquidation de la TVA par le client, la facture doit aussi être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la prestation a été effectuée ;
• Si plusieurs prestations ou livraisons sont effectuées pour un même client, la facture peut être envoyée à la fin du mois concerné.

2- Quel est le format de la facture fournisseur ?

En plus des mentions obligatoires, une facture fournisseur doit être établie en deux exemplaires : l’un destiné au client, l’autre conservé par le fournisseur. À ce jour, elle peut être émise sous différents formats (au format papier ou électronique) mais cette flexibilité disparaîtra avec la prochaine réforme de la facturation électronique. En effet, à compter du 1er septembre 2026, les entreprises françaises devront progressivement choisir une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) pour émettre et recevoir des factures.

3- Est-ce possible d’annuler ou de rectifier une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur émise ne peut pas être supprimée, même en cas d’erreur. En effet, il est interdit de créer un « trou » dans la numérotation des factures, chaque facture devant avoir un numéro unique et chronologique.

Si le fournisseur souhaite annuler ou rectifier la facture initiale, il doit remettre à l’entreprise cliente :

• Une nouvelle facture, mentionnant explicitement l’annulation de la précédente ;
• Un avoir, notamment en cas de remise accordée après facturation.

Bon à savoir : la nouvelle facture ou l’avoir doit comporter les mêmes mentions obligatoires sauf si le fournisseur souhaite émettre une facture simplifiée. Le numéro de la nouvelle facture ne doit pas être identique à celui de la facture initiale.

4- Quelles sanctions s’appliquent en cas de non-respect des règles de facturation ?

En cas de manquement à son obligation de facturation, un fournisseur s’expose à des sanctions financières importantes :

• 75 000€ d’amende pour une entreprise individuelle, portée à 150 000€ en cas de récidive dans les deux ans ;
• 375 000€ pour une société, doublée à 750 000€ en cas de récidive dans le même délai.

Par ailleurs, chaque omission ou erreur sur une facture peut entraîner une amende de 15€, dans la limite de 25% du montant total de la facture.

Enfin, une facture liée à une opération fictive peut être sanctionnée d’une amende égale à 50% du montant facturé. Cette amende peut être réduite à 5% si le fournisseur prouve, dans un délai de 30 jours, que l’opération a bien eu lieu et a été correctement enregistrée en comptabilité.

Gestion des factures fournisseurs : les erreurs à éviter !

Les erreurs courantes à éviter dans la gestion des factures fournisseurs sont les suivantes :

• Payer une même facture à deux reprises en cas d’envoi d’un doublon ;
• Perdre la facture fournisseur ;
• Ne pas savoir où en est la facture (a-t-elle été payée ? Une relance est-elle nécessaire ?) ;
• Oublier une échéance de paiement ;
• Etc.

La dématérialisation permet de centraliser, automatiser et fiabiliser le traitement des factures. De cette manière, vous réduisez les erreurs, gagnez du temps et respectez les délais ! C’est justement ce que propose Shopify ou Indy avec sa solution de facturation !

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• Création et personnalisation des devis et factures avec logo, police et même charte graphique ;
• Conservation de chaque facture (facture fournisseur…) pendant le délai imposé par la loi ;
• Saisie automatisée des mentions obligatoires de facturation ;
• Envoi des factures directement par mail ;
• Gestion de la base de données client ;
• Suivi du flux de trésorerie ;
• Et bien plus encore !

Bonne nouvelle !
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