Tout savoir sur la facture de prestation de service

La facturation est une étape essentielle dans toute transaction commerciale. Il existe plusieurs types de factures selon la nature des échanges, parmi les plus courantes, on distingue la facture de vente, utilisée pour la vente de biens matériels, et la facture de prestation de service, qui s’applique aux services immatériels fournis par un professionnel. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur la facture de prestation de service, un élément clé pour formaliser l’accord entre le prestataire et son client.

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📝 En résumé

  • La facture de prestation de service, obligatoire dans certains cas, sert à formaliser la demande de paiement en précisant les détails de la prestation et les modalités de règlement ;
  • Elle doit comporter des informations spécifiques, telles que l’identité des parties, le montant total et les conditions de paiement ;
  • La TVA applicable varie selon le type de service ;
  • Les factures doivent être conservées pendant au moins 10 ans
  • En cas d’impayés, diverses actions, comme la relance amiable ou une mise en demeure, peuvent être entreprises.

Qu’est-ce qu’une prestation de service ?

Une prestation de service désigne une activité professionnelle réalisée par un prestataire (qu’il soit entrepreneur individuel, auto-entrepreneur ou en société) pour le compte d’un client (particulier ou entreprise). L’objectif ici est de fournir une tâche technique ou intellectuelle en échange d’une rémunération convenue. Contrairement à la vente de biens qui porte sur des produits matériels, la prestation de service se concentre sur des actions immatérielles réalisées sur demande.

Les prestations de services couvrent un large éventail de secteurs et de métiers. Voici quelques exemples de professions qui relèvent de ce domaine :

  • Consultant en stratégie ;
  • Coach sportif ;
  • Développeur web ;
  • Avocat ;
  • Plombier ;
  • Esthéticienne ;
  • Traducteur ;
  • Etc.

Chaque secteur a ses spécificités, mais tous partagent un point commun : ils impliquent un service rendu directement au client, souvent sur mesure, sans la remise de produits physiques. 

Qu’est-ce qu’une facture de prestation de service 

La facture de prestation de service est un document à la fois commercial, comptable et juridique, émis par un prestataire à la suite de l’exécution d’une prestation. Elle permet de formaliser la demande de paiement pour le service rendu, en précisant le montant dû, les modalités et le délai de règlement.

Contrairement à la facture de vente de biens, qui concerne l’échange de produits physiques, la facture de prestation de service est liée à des actions immatérielles effectuées pour le client, comme un conseil, une formation, ou une intervention technique. 

Le saviez-vous ?  La facture d’acompte est un autre type de facture, souvent utilisée avant l’exécution complète d’une prestation. Elle permet au prestataire de demander un paiement partiel avant de commencer ou poursuivre le travail. 

Est-il obligatoire de fournir une facture ?

Que dit la loi ? 

La loi impose l’émission d’une facture pour les prestations de services dans certaines situations spécifiques. L’obligation d’établir une facture dépendra principalement du type de client et du montant de la prestation.

Plus précisément, une facture doit être émise :

  • Lorsqu’une prestation de service est réalisée pour un client professionnel ;
  • Pour un particulier, lorsque le montant de la prestation dépasse 25 € hors taxes (HT).

Pourquoi établir une facture de prestation de service ? 

Bien plus plus qu’une simple obligation, la facture de prestation est un outil clé dans la gestion de votre activité. Elle va au-delà du simple respect des normes légales : elle est un véritable pilier de votre organisation financière et juridique. 

  • Gestion financière : En tant que prestataire, la facture est indispensable pour suivre vos paiements et créances. Elle facilite la gestion de votre comptabilité et est un document essentiel pour l’élaboration de votre bilan financier annuel ;
  • Preuve de l’accord entre les parties : La facture sert de preuve écrite de l’accord entre vous et votre client, en précisant les services fournis ainsi que les modalités de paiement. Cela protège les deux parties en cas de litige ou de désaccord ;
  • Suivi des paiements : La facture permet également de s’assurer que le client respecte les délais de paiement. En cas d’impayé, elle devient un support essentiel pour initier les démarches de recouvrement et récupérer les sommes dues. 

La facturation électronique devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises réalisant des ventes de biens ou des prestations de services à destination de clients professionnels. L’obligation se déploie par étapes : dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, puis à partir du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises ainsi que pour les auto-entrepreneurs.

Un indépendant qui calcul le montant total de sa prestation de service

Comment établir une facture de prestation de service 

Les mentions obligatoires

La loi impose plusieurs mentions obligatoires pour que la facture de prestation de service soit valide. Ces informations sont nécessaires pour assurer la traçabilité de la transaction et la conformité fiscale.

Voici les mentions qui doivent impérativement apparaître sur la facture :

L’en-tête 

  • La mention « facture » ;
  • La date d’émission de la facture.

L’identité du prestataire :

  • Nom, prénom (ou raison sociale si société) ;
  • Adresse complète du siège social ; 
  • Numéro SIREN ;
  • Code APE/NAF
  • Numéro de TVA intracommunautaire si applicable (pour les échanges internationaux) ; 
  • Mention TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts si vous êtes non redevable de la taxe. Pour consulter l’article des impôts, cliquez juste ici

Désormais, les entrepreneurs individuels, qu’ils soient sous le régime de la micro-entreprise ou non, doivent impérativement inscrire la mention « EI » avant ou après leur nom et prénom sur leurs factures.

Identité du client :

Numéro de facture :

Les factures de prestation de service, comme toutes les factures, doivent être numérotées de manière chronologique et continue, sans aucune interruption dans la séquence.

Cela garantit un suivi cohérent des documents émis. Ici, vous avez deux options pour la numérotation :

  • Une numérotation simple (1, 2, 3, etc.) ;
  • L’ajout d’un préfixe par année d’émission par exemple (par exemple, 2023-001).

Une fois votre méthode choisie, il est essentiel de l’appliquer de manière constante pour toutes les factures.

Si votre facture comporte plusieurs pages, veillez à bien faire apparaitre le numéro de la facture sur chaque page afin d’assurer une bonne traçabilité. 

Description des services :

  • Nature de la prestation : Description détaillée des services rendus ; 
  • Quantité et durée de la prestation : Nombre d’heures travaillées ou type de service fourni ainsi que le jour de la fin d’éxécution de la prestation ; 
  • Prix unitaire : Tarif horaire ou tarif forfaitaire par service.

Montant total à payer 

Le montant total doit être mentionné en toutes lettres et en chiffres. Il est également nécessaire de préciser le taux de TVA, ainsi que le montant total après TVA.

Conditions de paiement 

  • Délai de paiement ;
  • Pénalités de retard (en cas de paiement tardif) ;
  • Mode de paiement (virement, chèque, etc.). 

Le non-respect des règles de facturation peut entraîner des sanctions fiscales et pénales, telles que des amendes, un redressement fiscal avec des pénalités, ou des sanctions civiles en cas de contestation de la facture par un client.

Quel taux de TVA appliquer ?

Sur le territoire français, tout prestataire de service est en principe soumis à la TVA, sauf s’il bénéficie de la franchise en base de TVA en raison de son chiffre d’affaires, ou d’une exonération liée à la nature de son activité. Le professionnel redevable de la TVA doit indiquer le taux applicable sur la facture. Cette obligation s’applique quel que soit le type de client, qu’il soit professionnel ou particulier

En France, le taux standard est de 20%. Cependant, certains services peuvent bénéficier d’un taux réduit, par exemple :

  • 10% pour les travaux de rénovation dans les logements ou encore la restauration et l’hôtellerie ;
  • 5,5% pour certains produits alimentaires, l’eau, l’énergie, les prestations culturelles ou pour la fourniture d’équipement pour les personnes handicapées ; 
  • 2,1% pour la vente d’animaux de boucherie ou les médicaments remboursables par la Sécurité sociale.

Dans le cas de prestations internationales, une exonération de TVA est parfois possible lorsque la prestation est réalisée dans un autre pays de l’Union européenne ou à l’étranger

Conservation de la facture de prestation de service 

Une fois émise, la facture doit être conservée pendant 10 ans minimum, conformément aux exigences du Code général des impôts. Cette durée permet de justifier toutes les transactions réalisées en cas de contrôle fiscal. La conservation des factures fait partie des obligations légales, tout comme celle des autres documents d’entreprise (comptables, bancaires, commerciaux, etc.), et s’applique que la facture ait été émise ou reçue. 

Que faire en cas de facture impayée ? 

Gérer les retards de paiement et les impayés est un enjeu crucial pour assurer la pérennité de votre activité.

Bien qu’il soit possible d’exiger des pénalités de retard dès le premier jour de retard, il est fortement recommandé d’effectuer une première relance pour rappeler poliment l’obligation de paiement à votre client. Cette relance peut être effectuée par e-mail, téléphone ou lettre recommandée.

Si celle-ci ne suffit pas, il convient d’envoyer une mise en demeure, un courrier formel qui précise un délai de paiement. Cette procédure est un prérequis avant d’engager toute action légale.

Enfin, si le retard persiste, des recours juridiques peuvent être nécessaires, tels que l’intervention d’un avocat ou encore le lancement d’une procédure judiciaire.

Dans toutes ces démarches, il est impératif de disposer de documents prouvant la créance, comme des contrats, bons de commande et bien entendu les factures. L’assistance d’un avocat peut également s’avérer utile pour vous guider et défendre vos droits tout au long du processus. 

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Pour créer une facture sur Indy, c’est très simple ! Depuis l’onglet « Facturation », vous devez cliquer sur « + Nouveau » puis sur « Créer une facture »L'onglet facturation de l'app Indy

Il vous suffit ensuite de remplir les champs requis, tels que votre numéro SIRET, l’adresse de votre siège social, votre numéro de TVA intracommunautaire, ainsi que les informations concernant votre client, etc.

Une fois la facture complétée, vous avez deux options :

  • La sauvegarder en brouillon ;
  • Ou la valider.

Votre facture est alors prête à être envoyée. Après l’envoi, elle sera visible dans l’onglet « En attente de paiement« . N’oubliez pas de consulter cet onglet régulièrement pour effectuer les relances nécessaires en cas d’impayé ! 

Des interrogations au sujet de la facture de prestation de service ? Notre équipe vous répond en commentaire 🤗

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par Julie Pay Vargas

Julie est rédactrice de contenu chez Indy. Spécialiste des entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés, elle partage toutes ses connaissances afin de rendre la comptabilité accessible à tous !