Déclaration sociale nominative (DSN) : définition, fonctionnement et obligations

La déclaration sociale nominative (ou DSN) concerne les entreprises avec des salariés. Réalisée chaque mois, elle permet de calculer les cotisations sociales dont l’employeur est redevable auprès de différents organismes (URSSAF, caisse de retraite, etc.). Mais comment faire une DSN et surtout, comment éviter les erreurs passibles de sanctions ? Indy, partenaire de votre gestion financière, vous guide.

En résumé :

• La DSN est obligatoire pour les employeurs du secteur privé ;
• La déclaration sociale nominative permet de calculer les cotisations sociales (retraite, prévoyance, etc.) ;
• Elle se réalise via un logiciel de paie ou le dépôt d’un fichier EDI sur le site net-entreprises ;
• En cas de retard de déclaration ou de déclarations inexactes, des sanctions sont prévues. 

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La DSN : définition, objectif et champ d’application

Qu’est-ce que la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ?

La déclaration sociale nominative (DSN) est une démarche en ligne obligatoire pour les entreprises, réalisée directement par l’employeur ou son expert-comptable. Elle permet de transmettre à l’administration l’ensemble des informations relatives à la protection sociale de chaque salarié et participe indirectement à la bonne gestion de la fiscalité des entreprises.

Le saviez-vous ? Les cotisations dues par l’entreprise sont calculées en fonction de la masse salariale, à partir d’un taux appliqué sur les rémunérations versées.

Selon le décret n°2016-611 du 18 mai 2016, la DSN est obligatoire pour toute entreprise du secteur privé employant des salariés.

La DSN a été mise en place pour simplifier les démarches des employeurs et des services de comptabilité. En effet, cette déclaration unique remplace :

• des formalités liées à la maladie et au chômage ;
• des formalités DUCS (Déclaration unifiée des cotisations sociales) ;
• des formalités annuelles concernant le droit des salariés ;
• des procédures spécifiques introduites avec la DSN ;
• des procédures à destination des salariés.

Avec un logiciel de paie compatible DSN, chacun peut réaliser cette déclaration simplement en reprenant les informations de la fiche de paie des salariés.

Bon à savoir : un indépendant doit faire une DSN uniquement s’il verse un salaire, à lui-même (s’il est en société) ou à un salarié.

À quoi sert la DSN ?

La DSN revêt trois fonctions. Elle permet notamment de :

• calculer le montant des cotisations sociales ;
• payer ces cotisations ;
• informer les différents organismes quant aux rémunérations et activités des salariés de l’entreprise.

Les organismes concernés sont notamment :

• l’URSSAF ;
• France-Travail (anciennement Pôle emploi) ;
• la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) ;
• la caisse de retraite ;
• les organismes de complémentaire santé.

Bon à savoir : sur la déclaration sociale nominative figure également le montant de la CSG-CRDS.

Qui est concerné par la DSN ?

Les entreprises du secteur privé du régime général ou agricole, les associations ou organisations employant des salariés sont tenues de réaliser mensuellement une déclaration sociale nominative. De leur côté, les employeurs de la fonction publique réalisent une DSN uniquement sur la base du volontariat.

Certaines entreprises sont exclues du dispositif :

• les particuliers-employeurs ;
• les entreprises à Monaco, dans les collectivités d’outre–mer, à Mayotte ou en Polynésie française ;
• les employeurs entrés en DSN qui emploient des salariés hors périmètre DSN ;
• les entreprises entrées en DSN n’étant pas en mesure de transmettre les données aux organismes concernés par la DSN.

Comment fonctionne la DSN ?

Quand et comment effectuer votre DSN ?

La déclaration sociale nominative se réalise chaque mois à partir des informations contenues dans le bulletin de salaire. Aussi, elle est réalisée soit par l’employeur ou son service comptabilité, soit par un tiers déclarant, généralement l’expert-comptable.

Les étapes de la déclaration sociale nominative

La DSN est réalisée via le logiciel de paie par dépôt de fichiers ou par transmission automatisée à compter du 5 du mois (jusqu’au 15 du mois).

Net-entreprises, la plateforme de dépôt de la DSN, vérifie sa conformité avec la norme NEODES (Norme d’Échanges Optimisée des Données Sociales). Si la déclaration est conforme, la plateforme se charge ensuite de transmettre :

• un certificat de conformité au déclarant ;
• les données aux organismes concernés et au point de stockage CNAV (caisse nationale d’assurance vieillesse).

Pour accéder au site de Net-entreprises, cliquez juste ici.

Le point de stockage de la CNAV vérifie à son tour la cohérence des données afin de prévenir toute tentative de fraude. Une fois validée, la DSN est conservée, puis les informations sont transmises à la DARES (Direction de l’Animation de la Recherche, des Études et des Statistiques). Enfin, un BIS (bulletin d’identification des salariés) ainsi que les résultats des contrôles inter-déclarations sont envoyés au déclarant.

Le cas spécifique de la DSN événementielle

Lorsqu’un événement ponctuel intervient à l’image de la fin d’un contrat de travail ou d’un arrêt de travail, les entreprises sont tenues de réaliser un signalement d’événement.

Elles disposent d’un délai de 5 jours suivant sa connaissance pour faire la déclaration. Les données sont alors transmises aux organismes concernés (France Travail pour une fin de contrat, l’Assurance Maladie pour un arrêt de travail).

Quels éléments transmettre dans chaque DSN ?

Lors de la transmission mensuelle, vous êtes tenu d’indiquer les éléments suivants :

• identification de l’entreprise et des salariés ;
• informations sur le contrat de travail ;
• informations sur la paie ;
• montant de la rémunération, des primes, indemnités et autres gratifications ;
• le prélèvement à la source (PAS).

En ce qui concerne les données événementielles, qu’elles soient transmises en même temps que les informations précédentes ou à une date ultérieure, les éléments à déclarer varient selon la situation :

• l’arrêt de travail consécutif à une maladie, une maternité, une paternité, un accident du travail ou une maladie professionnelle ;
• la reprise anticipée lorsque le salarié ne va pas au terme de son arrêt de travail ;
• la fin de contrat, qu’il s’agisse d’une démission, d’une rupture conventionnelle ou d’un licenciement ;
• un signalement d’amorçage des données variables (SADV) lorsqu’une information impacte la couverture sociale des salariés (changement de complémentaire santé, de prévoyance, fin de dispense d’affiliation, etc.).

Comment remplir une DSN avec ou sans logiciel de paie ?

Généralement, la DSN est remplie via le logiciel de paie des entreprises ou des experts-comptables. Cet outil permet une gestion intégrale de la paie pour centraliser les données et simplifier la gestion sociale.

Bon à savoir : pour les dirigeants de SAS (société par actions simplifiée) ou de SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle), Indy, spécialiste de la comptabilité en ligne, propose un module de paie. Le logiciel envoie la DSN à l’URSSAF !

Vous n’avez pas de logiciel de paie ? Rassurez-vous, il existe une alternative : le dépôt d’un fichier en EDI (échange de données informatisé) sur le site net-entreprises.

Gérer les erreurs et les modifications de la DSN

Comment corriger une DSN erronée ?

L’URSSAF, grâce à son outil « Suivi DSN », détecte les erreurs et envoie un compte-rendu recensant les anomalies détectées sur votre déclaration. Cela vous offre l’opportunité de les corriger. Dans le cadre de la loi ESSOC, vous bénéficiez d’un droit à l’erreur dès lors que vous avez agi de bonne foi, sans intention de commettre une fraude.

Pour effectuer la correction, rendez-vous sur votre logiciel de paie. Indiquez les bonnes informations, puis générez un nouveau fichier. Lorsque la date d’échéance est dépassée, les corrections seront apportées sur une DSN ultérieure.

Qu’est-ce qu’une DSN “annule et remplace” ?

Lorsque la date d’échéance n’est pas dépassée au moment de la correction, si la DSN a été transmise et acceptée, vous pouvez transmettre une DSN « annule et remplace ».

• L’envoi se réalise directement via le logiciel de paie ;
• Une DSN mensuelle « annule et remplace » ne peut avoir un numéro d’ordre supérieur au numéro d’ordre de la DSN transmise précédemment ;
• Vous avez le droit de transmettre 3 DSN mensuelles « annule et remplace » par échéance.

Les sanctions en cas de non-transmission ou de fausse déclaration

La DSN étant obligatoire, des sanctions sont prévues lorsque votre déclaration n’est pas transmise dans les délais requis ou lorsque les informations ne sont pas exactes.

Le retard de transmission de la DSN

Lorsque vous dépassez la date limite pour déclarer, la pénalité atteint 59 € par salarié et par mois de retard.

Bon à savoir : pour un retard de moins de 5 jours, la sanction ne peut dépasser 5 888 €.

L’annulation des pénalités peut être envisagée si le déclarant remplit les quatre conditions suivantes :

• aucune infraction n’a été commise au cours des 24 derniers mois ;
• les pénalités sont inférieures à 3 925 € ;
• toutes les cotisations sont à jour ;
• la DSN a été transmise.

L’oubli de déclaration

Là encore, la pénalité est de 59 € par salarié et par mois. Elle peut toutefois être levée lorsque la régularisation est réalisée dans les 30 jours à compter de la transmission de la DSN.

La déclaration et la transmission de fausses informations

En cas de fausse rémunération, la pénalité atteint 39,25 € par salarié. Quant à la transmission d’informations inexactes, elle est sanctionnée à hauteur de 12,96 €.

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