La comptabilité d’un réceptionniste : le guide détaillé !

Étant le premier point de contact avec la clientèle, le réceptionniste reflète l’image de l’entreprise et doit assurer la coordination avec de nombreux autres services. Ce métier peut s’exercer en tant que salarié ou en tant que travailleur indépendant. En ce sens, il est indispensable de gérer efficacement la comptabilité de son activité. Mais quel statut juridique choisir ? Quelles sont les obligations comptables et fiscales à respecter ? La comptabilité en ligne est-elle une solution fiable ? Nous répondons à toutes ces questions dans cet article ! 🤓

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📝 En résumé :

• Un réceptionniste est amené à accomplir des missions très variées simultanément. Cet emploi requiert des compétences essentielles et une qualification de niveau CAP à BAC+2 en hôtellerie-restauration ou accueil ;
• Il peut exercer son activité en micro-entreprise, en entreprise individuelle (EI) ou en société (SASU, EURL) ;
• Le réceptionniste bénéficie d’une comptabilité simplifiée s’il se lance en tant qu’auto-entrepreneur. Les obligations comptables et fiscales seront néanmoins plus complexes en société (en raison notamment de l’établissement des comptes annuels) ;
• Pour gérer sa comptabilité, il peut opter pour un logiciel de comptabilité en ligne comme Indy.

Zoom sur le métier de réceptionniste

Son rôle

Le réceptionniste exerce une activité de prestations de services. Il s’agit de la personne qui assure l’accueil des clients (au téléphone ou en physique) de jour comme de nuit.

Le saviez-vous ? Il travaille le plus souvent dans le secteur de l’hôtellerie, de la restauration ou du tourisme dans des lieux comme un hôtel, un camping, un village de vacances, etc.

Ces missions ne s’arrêtent cependant pas à un simple sourire et s’articulent autour de nombreuses responsabilités, à savoir notamment :

• L’accueil des visiteurs (clients d’hôtel, de camping, etc.) en procédant aux formalités nécessaires (check-in, etc.) ;
• La communication des informations utiles sur les différents services et attractions disponibles ;
• La collaboration avec les équipes de restauration, de ménage, de maintenance, de conciergerie, etc. ;
• La gestion des réservations (de chambres par exemple) et des annulations ;
• Le traitement des e-mails, des appels entrants et sortants et des demandes clients ;
• La gestion de la facturation (avec établissement de notes de frais) ;
• Le contrôle des encaissements et paiements différés ;
• La gestion des situations délicates en cas de problèmes ou de plaintes ;
• La contribution à la fidélisation client ;
• La maintenance d’un environnement de travail propre et soigné ;
• Et bien plus encore !

Ainsi, le poste de réceptionniste se caractérise par une grande diversité de missions qui exigent à la fois un savoir-faire irréprochable et des qualités humaines essentielles.

Ses compétences

Pour exercer le métier de réceptionniste, des compétences fonctionnelles et techniques sont indispensables. En effet, il doit tout d’abord savoir :

• Mettre en place des procédures de communication interne ;
• Communiquer les informations aux autres services de façon appropriée ;
• Réaliser des statistiques commerciales pour en tirer une analyse des performances ;
• Mesurer et évaluer l’expérience et la satisfaction client ;
• Gérer des tâches multiples simultanément ;
• Passer aisément d’une langue à une autre et avoir un bon niveau en anglais notamment ;
• Répondre aux attentes des clients ;
• Travailler en toute autonomie mais aussi en équipe.

Les formations requises

Pour accéder au métier de réceptionniste, une qualification de niveau CAP à BAC+2 en hôtellerie-restauration ou accueil est requise.

Parmi les certifications et diplômes possibles, vous trouverez :

• Le Bac pro métiers de l’accueil ;
• Le Bac pro commercialisation et services en restauration ;
• Le Bac techno sciences et technologies de l’hôtellerie et de la restauration ;
• Le CAP commercialisation et services en hôtel-café-restaurant ;
• Le CQP réceptionniste ;
• Le CQP gouvernant d’hôtel ;
• Le CQP Maître d’hôtel ;
• Le Titre professionnel réceptionniste en hôtellerie ;
• Le BTS management en hôtellerie – restauration option C : management d’unité d’hébergement.

Quels statuts juridiques choisir ?

En tant que réceptionniste, vous exercez votre activité seul et vos revenus font partie de la catégorie des BNC (Bénéfices Non Commerciaux). Pour vous lancer, vous pouvez opter pour différents statuts juridiques, à savoir :

• La micro-entreprise (ou auto-entreprise) ;
• L’entreprise individuelle (EI) ;
• La société (SASU, EURL).

La micro-entreprise

La micro-entreprise, c’est une forme simplifiée d’entreprise individuelle. Elle est régulièrement choisie par les réceptionnistes qui débutent au sein de ce poste ou par ceux dont le chiffre d’affaires reste encore relativement bas. 

Ce statut est accessible aux réceptionnistes dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 77 700€.

En dessous de ce seuil, vous bénéficiez du régime micro-fiscal, donnant lieu à des avantages notables comme une comptabilité simplifiée et un abattement forfaitaire de 34% sur vos recettes (en savoir plus), couvrant vos charges professionnelles (frais de transport, achat de matériel, etc.).

Le régime de la micro-entreprise comporte toutefois certaines limites. Il ne permet pas notamment de déduire les frais réels, ce qui en cas de dépenses conséquentes, peut être problématique.

L’entreprise individuelle (EI)

Lorsque vous dépassez le seuil de la micro-entreprise, vous êtes alors automatiquement basculé au régime de la déclaration contrôlée.

Sous ce régime : pas de seuil de chiffre d’affaires et pas de comptabilité complexe !

L’entreprise individuelle est une structure simple qui permet aux réceptionnistes de se lancer rapidement et facilement dans l’entrepreneuriat. Les obligations comptables et fiscales sont simplifiées au même titre que les démarches de création d’entreprise.

Bien que la création d’une EI n’entraîne pas la création d’une personnalité morale distincte, le patrimoine personnel de l’entrepreneur individuel est tout de même protégé. Depuis le 15 février 2022, le statut d’EIRL a été supprimé et une distinction claire entre le patrimoine personnel et le patrimoine professionnel des entrepreneurs individuels a été établie.

La société

Pour exercer seul en société, le réceptionniste a le choix de se lancer :

• En EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) ;
• En SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle).

Ces deux statuts permettent de se lancer seul. La SASU offrira néanmoins plus de flexibilité dans la gestion de l’entreprise et la rédaction des statuts que l’EURL.

Les obligations comptables et fiscales du réceptionniste

Pour une micro-entreprise

Un réceptionniste qui exerce en micro-entreprise bénéficie du régime micro-fiscal et micro-social. Il est tenu de :

• Tenir un livre des recettes ;
• Émettre des devis et factures conformes ;
• Conserver les documents comptables et justificatifs pendant au moins 10 ans ;
• Déclarer son chiffre d’affaires (CA) à l’URSSAF chaque mois ou chaque trimestre ;
• Déclarer ses revenus en complétant la déclaration personnelle de revenus 2042-C-PRO.

Pour une entreprise individuelle

Lors du passage au régime de la déclaration contrôlée, la comptabilité du réceptionniste deviendra légèrement plus complexe. Il devra tenir une comptabilité de trésorerie et respecter les obligations comptables suivantes :

• La tenue du Grand livre et du livre-journal ;
• La tenue du registre des immobilisations et des amortissements ;
• L’émission de factures conformes ;
• La conservation des justificatifs et documents comptables durant 10 ans ;
• Le dépôt des déclarations 2042 et 2035.

Pour une société (EURL, SASU)

Au régime réel simplifié

Un réceptionniste peut aussi faire le choix de lancer en société en optant pour le statut de la SASU ou de l’EURL. Dans ce cas, il devra tenir une comptabilité d’engagement et enregistrer les créances et les dettes lors de la clôture comptable. Le régime réel simplifié est dédié aux réceptionnistes dont le chiffre d’affaires reste inférieur à 254 000€.

Sous ce régime, il doit tenir au minimum :

• Le Grand livre ;
• Le livre-journal ;
• Les comptes annuels (le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe légale) au format simplifié.

Il est également tenu de créer des factures conformes, de conserver les documents comptables et justificatifs pendant 10 ans et, à l’inverse de l’entrepreneur individuel, d’ouvrir un compte pro dès la création de la société (bonne nouvelle : chez Indy, nous proposons un compte pro totalement gratuit !).

Au régime réel normal

Lorsque le chiffre d’affaires d’un réceptionniste dépasse le seuil de 254 000€, il passe au régime réel normal.

Sous ce régime, les obligations comptables sont relativement similaires à celles énoncées précédemment, à la seule différence que :

• Les tableaux annexes à envoyer avec la déclaration 2065 seront les tableaux annexes 2050 ;
• Les comptes annuels doivent être réalisés au moyen de la version détaillée et non simplifiée.

La comptabilité du réceptionniste : le récap !

Comment gérer sa comptabilité ?

Pour simplifier la gestion de vos obligations comptables et fiscales, vous pouvez gérer votre comptabilité en ligne ! Pour ce faire, plusieurs logiciels sont disponibles sur le marché. L’un des leaders est Indy !

Indy, c’est un logiciel de comptabilité tout-en-un doté d’une interface simple et ludique. Il propose une large gamme de fonctionnalités couplant facturation, compte pro et outils comptables avancés comme :

• Le pilotage du flux de trésorerie en temps réel avec des tableaux de bord intuitifs ;
• La synchronisation bancaire avec catégorisation automatique des opérations ;
• Le pré-remplissage des documents comptables et déclarations fiscales ;
• La gestion des justificatifs et notes de frais ;
• Un service client disponible en cas de besoin ;
• Et bien plus encore !

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D’autres questions sur la comptabilité du réceptionniste ou un avis à nous transmettre ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗