Tout savoir sur la comptabilité d’une secrétaire

La comptabilité occupe une place incontournable dans la gestion de tous les métiers indépendants, notamment dans celui de secrétaire en freelance. Bien gérer ses finances, ses déclarations fiscales et ses charges sociales permet de respecter la législation, mais aussi d’optimiser ses revenus. Vous retrouvez dans cet article toutes les informations relatives aux obligations comptables des secrétaires, avec des conseils pour gagner en efficacité. C’est parti 🔎

Résumé

• Un secrétaire indépendant fournit des services administratifs, organisationnels ou comptables à des entreprises ou particuliers, en travaillant de manière autonome ;
• Bien qu’un secrétaire puisse exercer son métier sans diplôme, des formations sont recommandées pour développer les compétences du métier ;
• Les obligations comptables d’un secrétaire varient en fonction du statut juridique et du régime fiscal ;
• Utiliser un logiciel de comptabilité en ligne va simplifier les travaux administratifs des secrétaires.

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Être secrétaire indépendant : définition

Un ou une secrétaire indépendante est un professionnel qui propose des prestations administratives à des entreprises (TPE, PME ou artisans), souvent à distance. Ses missions peuvent inclure :

• La gestion administrative quotidienne (e-mails, appels téléphoniques, agendas…) ;
• La rédaction de documents professionnels (rapports, courriers, comptes rendus) ;
• La facturation (édition des devis et factures) ;
• Le suivi des paiements pour ses clients (gestion des impayés, relances…) ;
• Le classement et l’archivage des documents ;
• La collecte d’informations financières (vérification des données, assurer la conformité des informations, transmission au comptable) ;
• …etc.

Un ou une secrétaire possède des compétences variées allant de l’expertise technique à des compétences relationnelles. Certains secrétaires peuvent aussi être spécialisés dans un domaine précis : secrétariat en comptabilité, en droit, en assurance ou encore dans le domaine médical.

Le métier de secrétaire indépendant permet de bénéficier d’une grande flexibilité, mais implique également de gérer soi-même sa comptabilité et ses obligations fiscales.

Il est possible de trouver un emploi de secrétaire auprès d’une entreprise, d’un cabinet ou bien d’exercer à son compte. 

Les formations pour devenir secrétaire

Aucun diplôme spécifique n’est imposé pour se lancer en tant que secrétaire indépendante. Cependant le métier de secrétaire nécessite l’acquisition de nombreuses connaissances en gestion d’entreprise et de compétences solides dans le secteur administratif. Une formation adaptée est donc fortement recommandée pour maîtriser les outils, les techniques et les réglementations nécessaires à cette activité.

La plupart des secrétaires indépendantes débutent avec une formation initiale pour acquérir des compétences dans le domaine administratif. Voici plusieurs exemples de formations courantes pour devenir secrétaire indépendant.

• Au niveau bac ou équivalent : un bac pro Gestion-Administration, un TP secrétaire assistant ou encore un TP secrétaire comptable ;
• Au niveau bac+2 : un BTS support à l’action managériale (SAM), un BTS collaborateur juriste notarial ou encore un BTS gestion de la PME ;
• Au niveau bac+3 : une licence pro mention management des activités commerciales ou autre spécialité liée au secrétariat, un BUT GEA (Gestion des entreprises et des administrations)… etc.

Une réorientation ? Des formations privées en ligne diplômantes sur plusieurs mois existent pour obtenir un titre professionnel de secrétaire (en savoir plus).

Les obligations comptables d’une secrétaire

Avant de pouvoir démarrer en tant que secrétaire indépendante, la première étape à accomplir est de choisir votre statut juridique. Il s’agit d’une décision importante car votre structure impactera directement vos obligations comptables et déclaratives. Plusieurs statuts sont possibles afin de devenir secrétaire indépendante.

La micro-entreprise : la forme juridique la plus choisie

Définition et obligations comptables

La micro-entreprise est le statut idéal pour démarrer grâce à sa simplicité administrative. En micro-entreprise les obligations comptables et fiscales sont simplifiées : vous bénéficiez du régime micro-fiscal et micro-social. Plusieurs obligations vous incombent :

• La tenue d’un livre des recettes ;
• L’édition de factures conformes à la législation (attention au passage à la facturation électronique en 2026) ;
• L’ouverture d’un compte bancaire dédié à votre activité à partir de 10 000€ de chiffre d’affaires 2 années de suite ;
• La conservation de vos documents pendant 10 ans.

Au niveau déclaratif

Un auto-entrepreneur déclare son chiffre d’affaires tous les mois ou trimestres à l’Urssaf et paye un pourcentage fixe de cotisations sociales. Chaque année en mai, les revenus de l’activité professionnelle indépendante sont à déclarer dans une annexe de la déclaration de revenus annuelle (la 2042-C-PRO).

Attention ⚠️ Le chiffre d’affaires annuel d’une secrétaire en micro-entreprise est limité à 77 700€. En cas de dépassement du seuil, vous basculerez au régime réel de l’entreprise individuelle.

L’entreprise individuelle classique (EI)

Définition et obligations comptables

L’entreprise individuelle classique est le statut recommandé pour les secrétaires aux revenus prévisionnels plus élevés (au-dessus de 77 700€) qui souhaitent bénéficier d’obligations comptables réduites. En entreprise individuelle, il n’y a pas de plafond de chiffre d’affaires. Les entrepreneurs individuels doivent tenir une comptabilité simple :

• Tenir un livre-journal ;
• Tenir un registre des immobilisations et des amortissements ;
• Envoyer des factures conformes aux lois ;
• Conserver les documents et justificatifs administratifs pendant 10 ans.

Conseil : l’utilisation de logiciels de comptabilité permet de réduire les taches chronophages, les erreurs de saisie et de suivre votre trésorerie.

Au niveau déclaratif

Les déclarations d’un ou d’une secrétaire en EI vont varier notamment en fonction du régime fiscal choisi. Il est possible pour un secrétaire d’être :

• Au régime micro-BNC (en dessous de 77 700€ de chiffre d’affaires) ;
• Au régime de la déclaration contrôlée (équivalent du régime réel en BIC).

Un secrétaire au régime de la déclaration contrôlée déclare ses revenus dans la déclaration de résultat des BNC (2035) et la déclaration complémentaire de revenus (2042-C-PRO).

La société (EURL, SASU)

Si vous souhaitez créer une structure professionnelle pérenne, avec des perspectives d’évolution ou d’embauche de personnel, alors la société est faite pour vous.

Les sociétés recommandées pour un secrétaire

Plusieurs types de sociétés sont accessibles aux secrétaires :

• La SASU (Société par actions simplifiée unipersonnelle) qui permet de créer une structure évolutive et durable dans le temps, qui offre de fortes possibilités de développement ;
• L’EURL (Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) qui permet de créer une structure stable offrant une certaine sécurité à l’associé unique grâce à son fonctionnement défini.

Vous souhaitez entreprendre à plusieurs ? La SAS et la SARL sont les équivalents pour plusieurs associés de la SASU et de l’EURL.

Les obligations comptables d’un secrétaire en société

Lorsqu’un secrétaire exerce en société, les obligations comptables sont plus structurées et encadrées que pour un entrepreneur individuel. La société doit :

• Tenir une comptabilité régulière et conforme aux normes en vigueur (livre-journal, grand-livre…) ;
• Préparer des factures conformes aux lois ;
• Ouvrir un compte pro dédié à la société ;
• Conserver pendant 10 ans les documents comptables de la société.

Au niveau déclaratif

Lors de chaque clôture comptable, une société est tenue de préparer une liasse fiscale qui regroupe l’ensemble des documents nécessaires à la déclaration des résultats de l’entreprise. Elle inclut notamment les comptes annuels composés du bilan comptable, du compte de résultat et des annexes comptables.

Indy : l’application pour simplifier la comptabilité des secrétaires

Indy est un logiciel de comptabilité qui permet aux secrétaires de simplifier la gestion quotidienne de leur activité aussi bien au niveau de la comptabilité, de la facturation ou des déclarations. Indy c’est un outil simple d’utilisation et facile de prise en main qui permet :

• De tenir facilement votre comptabilité (catégorisation automatique des opérations, édition du livre de recettes, du livre-journal, du Grand Livre…)
• De créer et d’envoyer tous vos devis et factures 100% personnalisables et conformes aux nouvelles réformes (suivi de facturation et base de données clients/fournisseurs inclut) ;
• D’éditer toutes vos déclarations fiscales en suivant les étapes indiquées par la plateforme (2035, 2042, CFE, TVA, liasse fiscale…) ;
• D’ouvrir un compte pro gratuit dédié à votre activité ;
• … et bien plus encore.

En cas de besoin nos spécialistes sont disponibles au quotidien pour répondre à vos questions et vous accompagner.

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