Quelle comptabilité pour un secrétaire médical freelance ?

En France, la gestion comptable d’un indépendant varie selon le métier exercé ainsi que d’autres facteurs. En tant que secrétaire médical freelance, vous avez le choix entre plusieurs statuts : l’entreprise individuelle, la micro-entreprise et la société. Ce choix déterminera vos obligations fiscales et comptables. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la comptabilité des secrétaires médicaux ! 🩺 

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👩🏼‍⚕️ En résumé :

• Le secrétaire médical assure des missions variées : accueil des patients, assistant du praticien, gestion des dossiers médicaux, coordination avec les professionnels de santé et facturation ;
• Les obligations comptables du secrétaire médical dépendent du statut juridique choisi (micro-entreprise, Entreprise Individuelle ou société) ;
• Le secrétaire médical en société doit tenir une comptabilité rigoureuse et produire chaque année une liasse fiscale ; 
• Le secrétaire médical en EI ou en micro profite de démarches administratives simplifiées mais doit tout de même respecter certaines obligations comptables ; 
• Utiliser un logiciel de comptabilité en ligne comme Indy facilite la gestion comptable et fiscale au quotidien. 

Quelles sont les missions du secrétaire médical ? 

Le secrétaire médical joue un rôle clé dans le domaine de la santé combinant compétences administratives et humaines. Ses missions sont variées :

• Accueil des patients : réception physique ou téléphonique, orientation des patients et prise de rendez-vous ;
• Gestion des dossiers : mise à jour des informations, archivage et suivi administratif des données médicales ;
• Coordination avec les médecins : transmission des informations aux médecins, planification des interventions ou examens complémentaires ;
• Facturation et traitement des paiements : gestion des feuilles de soins, relation avec les mutuelles et la Sécurité sociale.

Grâce à son organisation et à son sens de la discrétion, le secrétaire médical assure un service de qualité et une bonne communication entre les patients et les médecins. 

Bien que ses missions ressemblent à celles d’un secrétaire médical classique, le secrétaire médical doit en plus gérer des missions spécifiques, comme les remboursements de la sécurité sociale ou des mutuelles par exemple.

Comment devenir secrétaire médical ? 

Les formations

Aucun diplôme spécifique n’est requis pour devenir secrétaire médical indépendant en France. Toutefois, ce métier exige l’acquisition de compétences approfondies en gestion d’entreprise ainsi que de solides connaissances en administration. Une formation est donc vivement recommandée pour acquérir ces compétences essentielles. Parmi les options possibles, vous pouvez suivre : 

• Un bac professionnel : Certains baccalauréats, comme le Bac Pro Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (AGOrA), fournissent une base pour intégrer cette profession ;
• Des formations spécialisées : Des centres comme le CNED, proposent des formations à distance adaptées pour devenir secrétaire médical. Ils offrent une flexibilité généralement appréciée par de nombreux candidats ;
• Titres professionnels ou certifications : Certaines formations courtes permettent d’obtenir une qualification reconnue, idéale pour exercer rapidement.

Les stages en milieu médical permettent non seulement de gagner en expérience, mais il s’agit également d’un excellent moyen de mettre en pratique les connaissances acquises, tout en vous familiarisant avec les outils du métier, comme les logiciels de gestion ou de facturation.

Quel statut juridique choisir ? 

La majorité des secrétaires médicaux optent pour un statut de salarié, souvent dans des structures comme un cabinet médical, au sein d’un hôpital ou encore d’un centre de santé. Cependant, il est tout à fait possible de se lancer à son compte.

En tant qu’indépendant, vous avez le choix entre différents statuts juridiques : 

• La micro-entreprise ; 
• L’entreprise individuelle ; 
• La société. 

L’entreprise individuelle (EI)

L’entreprise individuelle (EI) est une solution souvent privilégiée par les secrétaires médicaux recherchant une gestion simplifiée et une structure simple. Avec l’EI, l’entrepreneur et son entreprise ne forment qu’une seule entité juridique.

  Depuis 2022, une séparation entre le patrimoine personnel et pro a été mise en place, offrant ainsi une meilleure protection des biens personnels de l’entrepreneur.

En choisissant ce statut, vos recettes et vos charges sont directement liées à votre personne, et votre activité libérale est généralement soumise au régime des bénéfices non commerciaux (BNC).

Ce statut est idéal pour ceux qui préfèrent travailler de manière autonome, tout en allégeant la gestion administrative.

Cependant, si vous envisagez de développer davantage votre structure (en recrutant du personnel ou en vous associant), une forme sociétale telle qu’une SARL ou une SAS pourrait être plus adaptée.

La micro-entreprise

Le statut de micro-entrepreneur (connu sous le nom d’auto-entreprise) est une version simplifiée de l’entreprise individuelle, souvent privilégié par les secrétaires médicaux en début de carrière ou par ceux ayant un chiffre d’affaires limité.

Avec ce régime, vous bénéficiez de nombreux avantages :

• Une comptabilité simplifiée (livre des recettes et conservation des justificatifs) ;
• Un régime fiscal et social basé sur un pourcentage fixe de votre chiffre d’affaires ;
• Une gestion administrative réduite, idéale pour démarrer rapidement.

Cependant, le statut de micro-entreprise présente des limites :

• Vous ne pouvez pas déduire vos frais réels, ce qui peut poser problème si vos charges sont importantes ;
• Le plafond annuel de chiffre d’affaires est plafonné à 77 700€ pour les prestations de service en 2025. Au-delà de ce seuil, vous basculerez automatiquement vers le régime réel d’imposition de l’entreprise individuelle.

Ce statut est idéal pour les secrétaires médicaux débutants ou pour ceux qui souhaitent exercer leur activité à temps partiel.

La société

Enfin, pour les secrétaires médicaux ayant des ambitions de développement, souhaitant embaucher ou bénéficier d’une structure pérenne, créer une société peut être une option, bien que moins courante dans ce secteur.

Le secrétaire médical pourra notamment opter pour :

• Une SARL (Société à Responsabilité Limitée) : Une option stable et sécurisée, offrant aux associés une grande protection grâce à un cadre juridique bien défini ; 
• Une SAS (Société par Actions Simplifiée) : Une structure flexible et durable, idéale pour accompagner le développement et les ambitions de croissance de votre entreprise ; 
• Une SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) ou une EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) : Les équivalents unipersonnels de la SAS et de la SARL, parfaits pour démarrer seul tout en bénéficiant des avantages d’une société. 

Quelles sont les obligations comptables d’un secrétaire médical ? 

Les obligations comptables du secrétaire médical freelance varient en fonction de son statut juridique.

En micro-entreprise : une comptabilité simplifiée

Obligations comptables

Opter pour la micro-entreprise permet de bénéficier d’un cadre administratif simplifié, mais certaines obligations comptables doivent tout de même être scrupuleusement respectées :

• Tenue d’un registre des recettes : Vous devez enregistrer toutes vos entrées d’argent de façon détaillée ;
• Émission de factures conformes : Chaque prestation doit faire l’objet d’une facture respectant les mentions légales en vigueur ;
• Compte bancaire dédié : Ce dernier est obligatoire si votre chiffre d’affaires dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives ;
• Conservation des documents : Les factures, justificatifs et registres doivent être archivés pendant 10 ans, et doivent pouvoir être présentés en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Déclarations fiscales et sociales en micro-entreprises

En plus des obligations comptables, des déclarations fiscales et sociales doivent être effectuées : 

• Déclaration de votre chiffre d’affaires : Vous devez effectuer une déclaration votre chiffre d’affaires tous les mois ou trimestres à l’Urssaf et payer vos cotisations sociales sur un pourcentage fixe de votre chiffre d’affaires ; 
• Déclaration de vos revenus annuels : Chaque année, vous devez renseigner vos revenus via le formulaire 2042-C-PRO, à joindre à votre déclaration d’impôt sur le revenu. Pour télécharger la déclaration, cliquez juste ici.

⚠️ Attention : Si vous dépassez seuil annuel fixé pour les micro-BNC, vous basculerez automatiquement au régime réel simplifié, qui implique des obligations comptables plus strictes.

L’entreprise individuelle (EI) : une gestion simplifiée pour des revenus plus élevés

Obligations comptables

L’entreprise individuelle offre davantage de flexibilité en l’absence de plafond de chiffre d’affaires. Toutefois, la tenue d’une comptabilité reste indispensable.

Vous devrez tenir : 

• Un livre-journal et un registre des immobilisations : Vous devez consigner vos mouvements financiers et gérer les actifs de l’entreprise ;
• Factures conformes : Vos factures doivent respecter les normes légales pour chaque transaction ;
• Archivage de 10 ans : Tous les justificatifs administratifs et comptables doivent être conservés pendant 10 ans pour éviter tout litige en cas de contrôle fiscal.

Déclarations fiscales

En entreprise individuelle classique, vous devrez remplir une déclaration de résultat n°2035 et y joindre vos revenus dans l’annexe 2042-C-PRO.

La société : un cadre structuré pour des ambitions professionnelles

Obligations comptables

La gestion en société (SARL, SAS, EURL, SASU) impose une comptabilité détaillée et rigoureuse. Vous devrez notamment :

• Tenue des comptes : Vous devrez préparer un livre-journal, un grand-livre ainsi qu’un bilan annuel ;
• Émission de factures conformes : Chaque facture doit comporter les mentions légales ;
• Archivage des documents comptables : Tous les documents comptables doivent être conservés pendant au moins 10 ans ;
• Compte pro : Ce compte est obligatoire dès la création de la société pour séparer les finances personnelles et professionnelles et pour y déposer le capital social. 

Déclarations fiscales

Chaque année, la clôture de l’exercice comptable oblige à préparer une liasse fiscale, comprenant :

• Le bilan comptable, qui reflète la situation financière de l’entreprise ;
• Le compte de résultat, qui détaille les revenus et charges de l’activité ;
• Les annexes comptables, qui complètent les informations financières.

Que vous choisissiez la micro-entreprise, l’entreprise individuelle ou une société, il est impératif de respecter les obligations comptables. Ces démarches sont essentielles pour assurer la bonne gestion de votre activité, éviter des sanctions et garantir sa pérennité. 

Secrétaires médicaux : simplifiez-vous la vie avec Indy ! 

Indy est la solution idéale pour simplifier la gestion comptable des secrétaires médicaux en freelance. Avec une interface intuitive et une prise en main rapide, notre logiciel vous permet de centraliser toutes vos tâches comptables, fiscales et administratives. 

• Simplifiez votre comptabilité : Automatisez la gestion de vos opérations, générez vos livres de recettes, livre-journal et Grand Livre en toute simplicité, et concentrez-vous sur l’essentiel de votre métier ;
• Créez vos devis et factures : Élaborez des devis et factures conformes aux réglementations fiscales, avec un suivi détaillé des paiements et une gestion optimisée de vos clients et fournisseurs ;
• Éditez toutes vos déclarations fiscales : Nous vous guidons étape par étape pour éditer vos déclarations fiscales (2035, 2042, CFE, TVA, liasse fiscale, etc.), afin de vous éviter toute erreur et vous faire gagner du temps ;
• Ouvrez un compte pro gratuit : Séparez facilement vos finances personnelles et professionnelles avec un compte professionnel gratuit adapté à votre activité ;
• Bénéficiez d’un accompagnement aux petits oignons : Nos conseillers vous accompagnent au quotidien pour répondre à toutes vos questions, et vous garantir une gestion sans stress ; 
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Des interrogations au sujet du poste de secrétaire médical ? Laissez-nous un commentaire, nous serions ravis de vous venir en aide ! 👩🏻‍🏫

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