Qu’est-ce que le Kbis d’une SAS ?

L’obtention d’un extrait Kbis est souvent considérée comme l’aboutissement du processus de création d’une SAS. Véritable carte d’identité de l’entreprise, il atteste officiellement de son existence légale et permet de réaliser de nombreuses démarches. Cependant, depuis la mise en œuvre de la loi Pacte et la création du RNE, il n’est plus systématiquement exigé dans les formalités administratives. Dans cet article, nous vous détaillons le contenu et le fonctionnement du Kbis d’une SAS, les situations où il est nécessaire et les démarches à effectuer pour l’obtenir.

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Le Kbis d’une SAS : définition et utilité

Qu’est-ce que le Kbis d’une SAS ?

“Carte d’identité” de la société

Le Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce qui atteste de l’immatriculation d’une SAS au RCS (Registre du commerce et des sociétés). Concrètement, le Kbis joue le rôle de carte d’identité de la société commerciale : il permet à tout tiers de vérifier rapidement les informations clés sur l’entreprise et la réalité de son activité.

Pour en savoir plus sur la société par actions simplifiée, découvrez notre article sur les avantages et inconvénients d’une SAS.

Dans quelles situations est-il exigible ?

Auparavant incontournable pour les démarches administratives, le Kbis a été supprimé dans la plupart des procédures administratives, pour lesquelles il suffit désormais de fournir le numéro SIREN ou l’extrait RNE de la SAS (voir loi Pacte ici). Il demeure néanmoins nécessaire pour les démarches suivantes :

• candidater à un marché public ;
• obtenir une autorisation d’exploitation commerciale ;
• demander l’ouverture d’une procédure de redressement judiciaire.

En dehors de ces cas spécifiques, l’extrait Kbis des SAS reste souvent exigé pour sécuriser des relations contractuelles sensibles. Dans la pratique, il est aujourd’hui essentiellement demandé par des acteurs comme les banques, investisseurs ou partenaires commerciaux. Il leur permet de s’assurer de la fiabilité de la société avant :

• la signature d’un contrat ;
• l’ouverture d’un compte bancaire ;
• l’octroi d’un prêt ;
• etc.

Alternative au Kbis : extrait RNE / INPI

Depuis janvier 2023, le RCS a fusionné avec les autres répertoires (RM, RAA) au sein d’un registre unique : le Registre national des entreprises (RNE). L’attestation d’inscription au RNE, téléchargeable sur le site data.inpi, témoigne de l’existence de la SAS et reprend ses caractéristiques principales. Elle se substitue au Kbis dans de nombreuses démarches.

Contenu du Kbis

Un extrait Kbis de SAS regroupe les principales informations déclarées dans les statuts de la société à sa création et mises à jour tout au long de sa vie.

Il mentionne notamment :

• l’identité du greffier du tribunal de commerce qui a signé l’immatriculation ;
• la dénomination sociale de la société, ainsi que les éventuels sigles et enseignes ;
• la forme juridique (SAS) ;
• le numéro SIREN et le code APE ;
• l’adresse du siège social, de l’établissement principal et des éventuels établissements secondaires en Union européenne ou dans l’Espace économique européen (EEE) ;
• la date d’immatriculation et la durée de la société ;
• le montant du capital social ;
• le détail de l’activité exercée ;
• l’identité du dirigeant, des associés et des commissaires aux comptes le cas échéant (fonction, nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité, adresse) ;
• pour les professions réglementées : la référence des autorisations obligatoires.

L’extrait Kbis mentionne aussi toutes les procédures collectives décidées par le tribunal de commerce : sauvegarde, redressement et liquidation judiciaire. Obtenir le Kbis d’une SAS permet donc de vérifier à la fois son existence, sa légitimité et sa solvabilité.

Validité et renouvellement de l’extrait Kbis

Le Kbis n’a pas de durée de validité définie par la loi. En pratique, la majorité des interlocuteurs demandent toutefois un extrait de moins de 3 mois, afin de s’assurer que les informations sont à jour.

Il n’existe pas de procédure de renouvellement spécifique : il suffit de télécharger ou de demander un nouvel extrait lorsque cela est nécessaire, notamment après une modification déclarée (changement de dirigeant, de siège social, évolution du capital, etc.).

Comment obtenir l’extrait Kbis d’une SAS ?

Qui peut effectuer la demande de Kbis d’une SAS ?

L’extrait Kbis d’une SAS est un document public qui peut être délivré :

• à un représentant habilité de la société : président, directeur général de SAS, actionnaire ou associé (voir aussi responsabilité associé SAS) ;
• à un tiers : client, fournisseur, partenaire commercial, banque, investisseur, etc.

La différence réside dans les conditions de délivrance du document : l’obtention est gratuite pour les dirigeants de la société, mais payante pour les tiers.

Obtenir le Kbis d’une SAS en cours de création

Pour une SAS en cours de création, le Kbis ne peut être obtenu qu’après la finalisation de l’immatriculation. Cette dernière intervient une fois que les étapes suivantes ont été réalisées :

• rédaction des statuts de la SAS (voir notre modèle de statuts SAS) ;
• dépôt du capital social ;
• publication de l’annonce légale de création ;
• dépôt du dossier de demande d’immatriculation via le guichet unique.

Une fois l’immatriculation validée, la société commerciale est inscrite au RCS / RNE. Elle peut donc obtenir un Kbis ainsi qu’un extrait RNE confirmant officiellement sa naissance juridique.

Obtenir le Kbis d’une entreprise déjà immatriculée

Pour une SAS existante, l’obtention du Kbis est simple et rapide. Le document peut être demandé :

• en ligne via les services des greffes ;
• directement auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.

Le représentant légal de la société peut accéder gratuitement à la version numérique du Kbis via le site MonIdenum. Les tiers peuvent en faire la demande sur le site d’Infogreffe, moyennant des frais modérés.

Délais moyens et coûts associés

Délivrance en création d’entreprise

La délivrance d’un extrait Kbis numérique est gratuite pour les représentants de la société. Cependant, elle ne peut être effectuée qu’à l’issue des différentes démarches payantes qui entrent en compte dans le prix de création d’une SAS : coût de rédaction des statuts, coût de publication de l’avis de publication, frais d’immatriculation…

Les délais de greffe sont variables, mais l’extrait Kbis est généralement délivré sous 3 à 7 jours après le dépôt d’un dossier d’immatriculation complet sur le site du guichet unique. En cas d’urgence, et à condition d’avoir déjà obtenu un numéro Siren, la SAS peut obtenir un Kbis provisoire sous 48 heures.

Délivrance sur demande des représentants de l’entreprise

En cours d’existence, la SAS peut à tout moment télécharger son extrait Kbis en passant par le service d’identification MonIdenum, géré par les greffes des tribunaux de commerce. L’obtention du Kbis est alors gratuite et instantanée.

Délivrance sur demande d’un tiers

Tout tiers souhaitant accéder au Kbis d’une SAS peut en faire la demande sur le site d’Infogreffe. Cette démarche est payante :

• 3,20 € pour une transmission par voie électronique ;
• 3,85 € pour un envoi par courrier.

Dans le premier cas, le Kbis est obtenu immédiatement et disponible pendant 5 jours dans l’espace personnel du demandeur. Dans le second, les délais postaux sont à prendre en compte. Il est également possible de se déplacer en personne au greffe du tribunal dans lequel l’entreprise est domiciliée pour obtenir la délivrance d’un Kbis en main propre.

Quid de l’extrait RNE ?

Toute personne – représentant de la société ou tiers – peut également obtenir une attestation d’immatriculation au RNE gratuitement sur l’Annuaire des entreprises. Ce justificatif reprend toutes les informations d’identification de la société, mais ne mentionne pas les décisions judiciaires et procédures collectives, contrairement au Kbis.

En conclusion, bien que les démarches administratives aient évolué avec la généralisation du Registre national des entreprises, le Kbis d’une SAS conserve une place importante dans la pratique. Il reste un document de référence pour de nombreux acteurs économiques grâce aux informations qu’il contient, comme la mention éventuelle de procédures collectives. Alors que l’extrait RNE s’impose aujourd’hui comme l’outil privilégié dans les relations avec l’administration, le Kbis demeure un justificatif largement utilisé par les SAS dans les relations commerciales.