Les bases de la comptabilité : principes essentiels et notions clés

Bilan, compte de résultat, partie double, débit et crédit… La comptabilité générale peut sembler intimidante lorsqu’on se lance dans l’entrepreneuriat. Pourtant, en comprendre les fondamentaux est indispensable pour piloter vos finances, anticiper vos besoins en trésorerie et rester en règle avec l’administration. Quels livres comptables devez-vous tenir ? Comment fonctionne le PCG ? Indy vous guide pas-à-pas.

Comprendre les bases de la comptabilité

Qu’est‑ce que la comptabilité ?

La comptabilité consiste à enregistrer, selon des règles communes, l’ensemble des opérations qui impactent le patrimoine et le résultat de votre entreprise, afin de les rendre compréhensibles par tous, notamment l’administration fiscale et vos partenaires commerciaux.

Pour l’État, la comptabilité est :

• Un outil de calcul des taxes et des impôts ;
• Un instrument de contrôle : l’administration peut s’appuyer sur votre comptabilité (et les justificatifs associés) pour vérifier l’exactitude de vos déclarations.

C’est une obligation légale qui s’impose à toute entreprise.

Pourquoi la comptabilité est essentielle pour une entreprise ?

Pour votre entreprise, la comptabilité est un outil de gestion : elle vous donne une vision claire de vos revenus et de vos dépenses.

Grâce à une tenue comptable conforme, il vous est d’autant plus facile de piloter vos finances : ajuster votre masse salariale, réduire votre taux d’endettement, anticiper vos besoins en liquidités, etc.

La comptabilité est aussi utile pour optimiser votre fiscalité et déterminer votre éligibilité aux aides et exonérations fiscales proposées par l’État.

Le livre-journal, le grand-livre et les comptes annuels

Le livre-journal et le grand-livre

Au quotidien, vous devez tenir deux livres comptables obligatoires :

• Le livre-journal : vous y enregistrez toutes les opérations de votre entreprise quotidiennement et par ordre chronologique ;
• Le grand-livre : il reprend l’ensemble des écritures du livre-journal, ventilées par compte, selon la classification du PCG (Plan comptable général).

Votre entreprise doit également disposer d’un manuel des procédures comptables, dès lors que celui-ci est nécessaire pour comprendre le fonctionnement de votre comptabilité (afin de faciliter d’éventuels contrôles), conformément à l’article R123-172 du Code de commerce.

Les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe

Au terme de chaque exercice comptable, votre entreprise doit rédiger ses comptes annuels.

Les comptes annuels sont composés de trois grands documents comptables complémentaires.

1. Le bilan : il présente séparément les éléments actifs (ce que votre entreprise possède) et passifs (ce qu’elle doit), et fait apparaître distinctement ses capitaux propres. C’est une photographie du patrimoine de votre entreprise à la clôture de l’exercice comptable ;
2. Le compte de résultat : il récapitule l’ensemble de vos produits (d’exploitation, financiers, autres) et de vos charges (achats, salaires, etc.) sur l’exercice écoulé. Il fait apparaître votre résultat : un bénéfice ou une perte ;
3. Les annexes comptables : elles complètent et commentent les informations données par le bilan et le compte de résultat.

Quid des micro-entreprises ?

Attention, le mot « micro-entreprise » recouvre deux réalités différentes :

Si vous êtes micro-entrepreneur au sens fiscal, vos obligations sont très légères : vous n’avez pas à tenir de livre-journal, de grand-livre, ni à établir des comptes annuels. Il vous suffit de tenir :

• un registre des recettes ;
• un registre des achats, uniquement si vous faites de l’achat-revente ou de l’hébergement.

Si votre entreprise est une « micro-entreprise » au sens comptable (une petite société qui répond à certains critères de taille), vos obligations sont celles de n’importe quelle entreprise, mais avec quelques allègements : vous pouvez présenter des comptes annuels simplifiés et, dans certains cas, vous dispenser de fournir une annexe.

Les principes fondamentaux de la comptabilité

Les grands principes comptables

Le PCG (Plan comptable général) dénombre dans son chapitre II cinq principes fondamentaux en comptabilité, auxquels s’ajoutent d’autres communément admis.

1. La permanence des méthodes

Vous ne pouvez pas changer votre façon de tenir votre comptabilité d’une année sur l’autre sans justification. L’idée : vos comptes doivent rester comparables dans le temps.

2. Le principe de prudence

Concrètement, vous devez enregistrer les pertes de votre entreprise lorsque celles-ci sont probables et les gains lorsque ceux-ci sont “réalisés” (au sens de l’article L123-21 du C. com.). Autrement dit, le principe de prudence vous impose d’être prudent plutôt qu’optimiste : mieux vaut surestimer vos risques que vos bénéfices.

3. La continuité d’exploitation

Vos comptes sont établis en partant du principe que votre entreprise va continuer à fonctionner. Si ce n’est pas le cas (liquidation, cessation), des règles spécifiques s’appliquent.

4. La non-compensation

Vous ne pouvez pas « fusionner » une dette et une créance pour n’afficher que la différence. Chaque élément doit apparaître séparément dans vos comptes.

5. Les coûts historiques

Un bien est enregistré à sa valeur au moment où vous l’avez acquis, pas à sa valeur actuelle sur le marché.

6. La conformité et la sincérité

Vos comptes doivent refléter fidèlement la réalité de votre entreprise : ni enjolivés, ni minimisés.

7. La bonne information

Lorsque l’application d’une règle comptable ne permet pas à elle seule de donner une image fidèle de la réalité, “des informations complémentaires doivent être fournies dans l’annexe” (article L123-14 du C. com.).

8. L’indépendance des exercices :

Chaque exercice doit refléter exclusivement les produits acquis et les charges supportées au cours de sa période. Raison pour laquelle des écritures d’ajustement doivent être réalisées le cas échéant : charges à payer, produits à recevoir, etc.

9. L’intangibilité du bilan d’ouverture

Votre bilan de début d’année doit être strictement identique à votre bilan de fin d’année précédente. Autrement dit, vous ne pouvez pas modifier rétroactivement vos comptes d’une année sur l’autre : chaque exercice commence exactement là où le précédent s’est arrêté.

Le PCG (Plan comptable général)

Définition de l’ANC et du PCG

L’ANC (Autorité des normes comptables) est l’organisme chargé de rédiger et publier le PCG.

Le PCG fixe les règles comptables et leur mode d’emploi applicables aux personnes physiques et morales ayant obligation de tenir un livre-journal, un grand-livre et des comptes annuels.

Les classes du PCG

Le PCG attribue un numéro de compte à chaque type d’opération, via un système de classement en entonnoir.

Le premier chiffre d’une opération est sa classe, on en compte huit :

• Classe 1. Les capitaux : les ressources durables de votre entreprise (apport des propriétaires, emprunt bancaire, etc.) ;
• Classe 2. Les immobilisations : les biens du patrimoine de votre entreprise conservés et utilisés dans la durée (qui ne sont pas consommés dès le premier usage) ;
• Classe 3. Les stocks : les biens et matières premières destinés à être vendus ou transformés ;
• Classe 4. Les tiers : ce que doit votre entreprise à des tiers et ce que des tiers lui doivent ;
• Classe 5. Les comptes financiers : les mouvements de valeur, via un établissement financier ou non ;
• Classe 6. Les charges : ce que votre entreprise dépense ;
• Classe 7. Les produits : ce que votre entreprise gagne ;
• Classe 8. Les comptes spéciaux : les opérations atypiques qui ne correspondent à aucune des autres classes du PCG.

Les chiffres placés à la suite du premier sont autant de subdivisions, qui ont pour but de classer précisément une opération.

Ainsi, chaque opération se voit attribuer un numéro de compte de 2 à 5 chiffres, selon sa complexité.

Le principe de la partie double et la saisie des opérations

La partie double, qu’est-ce que c’est ?

En comptabilité, chaque opération est retranscrite dans les comptes de votre entreprise selon le principe de la partie double.

Ce dernier a pour but de renseigner l’origine d’un flux (mouvement de valeur, d’argent, de biens matériels ou immatériels) et sa destination, dans un souci de lisibilité.

En pratique, la partie double se matérialise par l’utilisation du compte en T :

• L’origine d’un flux est notée dans la partie droite du compte en T nommée “crédit” ;
• La destination d’un flux est notée dans la partie gauche du compte en T nommée “débit”.

Exemple concret de saisie d’une opération comptable

Pour mieux comprendre, prenons un exemple.

Votre entreprise achète une voiture pour le prix HT (Hors taxe) de 20 000 €, auquel s’ajoute 20 % de TVA (4 000 €).

L’écriture comptable de l’acquisition de la voiture est la suivante :