Passez à la facturation électronique avec Indy : 
- La dématérialisation des notes de frais est possible, puisque les entreprises n’ont plus l’obligation de conserver leurs justificatifs comptables au format papier depuis 2019.
- Cette démarche présente de nombreux avantages : gain de temps, traçabilité améliorée, sécurisation de données, conformité fiscale renforcée, etc.
- Les critères de choix de votre logiciel de notes de frais incluent les fonctionnalités, l’intuitivité, la sécurité et le prix.
- Fournir des cartes bancaires professionnelles à vos salariés favorise aussi l’automatisation. Ces moyens de paiement rendent les notes de frais obsolètes, et génèrent un gain de temps conséquent.
La mise en paiement des notes de frais implique souvent des délais importants, du fait de la multiplicité des intervenants et des contrôles à opérer. Or, des remboursements tardifs peuvent être un facteur de contrariété pour vos salariés, et ainsi générer de la démotivation. Adopter un processus de digitalisation de ces procédures peut favoriser l’accélération de ces traitements, entre autres avantages. Dans cet article, on vous présente l’intérêt de la dématérialisation de notes de frais, et on vous explique comment la mettre en place au sein de votre entreprise. En pratique, vous devez vous doter d’un logiciel de notes de frais, ou confier des cartes de paiement professionnelles à vos collaborateurs.
Qu’est‑ce que la dématérialisation des notes de frais ?
Si la dématérialisation des notes de frais peut constituer une avancée majeure pour les entreprises, il est important de définir son cadre juridique.
Définition et fonctionnement
La dématérialisation des notes de frais désigne le processus de remplacement des déclarations de frais papier par des fichiers numériques. Ainsi, leur saisie, leur validation et leur archivage sont réalisés grâce à des applications informatiques.
Une telle démarche pose des questions sur le plan juridique. En effet, les entreprises sont tenues de conserver leurs justificatifs comptables pendant 10 ans, afin de pouvoir les présenter sur demande de l’administration.
L’arrêté du 23 mai 2019 constitue une avancée majeure, puisqu’il autorise les professionnels à conserver leurs documents comptables au format numérique. Depuis cette date, vous n’avez plus l’obligation d’archiver les factures papier transmises par vos salariés. De par cette décision, le législateur favorise la dématérialisation des notes de frais.
Notes de frais dématérialisées : les règles à respecter
Mettre en place la dématérialisation dans votre entreprise implique de connaître certaines règles. Leur application vous permet de vous assurer de la valeur probante de vos notes de frais, et donc de leur recevabilité aux yeux de l’administration.
- La version numérique des justificatifs doit être conforme à l’original, sans perte d’informations.
- Le format PDF ou PDF/A-3 doit être utilisé pour la numérisation.
- La note de frais doit être signée électroniquement pour garantir son authenticité.
- Vous devez retenir une méthode d’archivage sécurisée (ex. : coffre-fort numérique).
Pour être valable, votre document doit par ailleurs inclure l’ensemble des mentions obligatoires d’une note de frais, à savoir :
- La date et le lieu ;
- Le nom du salarié ;
- L’objet des dépenses ;
- Le montant avancé, hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
L’ensemble des achats qui y sont reportés doivent être justifiés, par une facture ou tout autre document probant.
Pourquoi dématérialiser les notes de frais ?
La dématérialisation des notes de frais peut s’accompagner de plusieurs avantages pour l’entreprise qui la met en œuvre.
Gagner du temps et simplifier la gestion administrative
La gestion d’une note de frais est chronophage et implique l’intervention de différents acteurs.
- Le salarié qui la prépare ;
- Le service RH qui la contrôle ;
- Le chef d’entreprise qui la valide ;
- Le service trésorerie qui déclenche le remboursement ;
- Le service comptabilité qui enregistre les dépenses qu’elle contient.
Chaque partie est dépendante de la transmission des informations par l’intervenant précédent, et une erreur peut sensiblement allonger le délai de traitement.
La dématérialisation des notes de frais permet une gestion centralisée depuis une plateforme unique. Chaque protagoniste y a accès en permanence et des contrôles automatisés sont mis en place pour favoriser un traitement plus rapide. Grâce à ce gain de temps, les collaborateurs des fonctions support peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Réduire les erreurs et améliorer la traçabilité
Les erreurs sur une note de frais peuvent conduire à un allongement des délais de traitement. Si elles ne sont pas décelées à temps, elles créent même des risques fiscaux, qui peuvent entraîner des sanctions pour l’entreprise.
Un logiciel adapté offre un parcours intuitif et guidé aux salariés dans la saisie de leurs frais. S’il constate des incohérences, l’application émet une alerte et invite le collaborateur à contrôler les informations renseignées.
Par ailleurs, la dématérialisation renforce la traçabilité par plusieurs moyens.
- Les actions de chaque intervenant sont consignées et horodatées.
- Le salarié peut joindre ses pièces justificatives (factures) à sa note de frais digitale.
Bon à savoir : Votre collaborateur a perdu les justificatifs des paiements réalisés ? Il peut établir une attestation sur l’honneur de notes de frais pour demander leur remboursement. Basé sur la confiance, ce dispositif ne permet pas la récupération de la TVA acquittée. En cas de déclaration mensongère, le salarié engage par ailleurs sa responsabilité. Une fausse note de frais peut conduire à une amende de 45 000 € et à une peine de prison de 5 ans.
Sécuriser les données et garantir la conformité fiscale
La numérisation de vos pièces comptables vous protège contre les risques liés à l’archivage papier (incendie, inondation, altération, etc.). Vous devez néanmoins vérifier que les outils retenus apportent des gages suffisants en matière de cybersécurité, afin de limiter les risques de fuites de données.
En cas de contrôle fiscal ou Urssaf, vous pouvez facilement retrouver vos justificatifs, en ayant l’assurance qu’ils n’ont pas été détériorés. Vous pouvez alors répondre plus rapidement aux demandes de l’administration et réduire le risque de sanctions pour défaut de conformité. En effet, les notes de frais créées grâce à un logiciel spécialisé respectent en principe le formalisme obligatoire.
L’archivage numérique permet aussi de réaliser des économies, puisque l’entreprise n’a plus besoin de louer un espace de stockage physique, souvent plus coûteux.
Comment mettre en place la dématérialisation des notes de frais ?
Pour amorcer votre processus de dématérialisation, vous devez vous doter d’outils adaptés. Le choix de votre logiciel joue un rôle important dans la transition de vos procédures de notes de frais.
Choisir un logiciel adapté aux besoins de l’entreprise
La dématérialisation des notes de frais implique tout d’abord de vous doter d’un logiciel adapté. Vous pouvez baser le choix de votre application de note de frais sur les critères suivants.
- Les fonctionnalités incluses (numérisation, technologie OCR, archivage, etc.).
- L’ergonomie de l’interface, qui doit être simple d’utilisation pour vos collaborateurs.
- La sécurité, pour assurer la protection des données.
- Le coût de l’abonnement.
- La disponibilité et la qualité du service client.
Vous pouvez aussi choisir un logiciel tout-en-un, qui intègre plusieurs aspects administratifs. Une telle solution est souvent plus économique et crée des synergies entre vos différents services.
Par exemple, Indy inclut les outils suivants dans son offre, en plus de la gestion simplifiée des notes de frais.
- Un compte pro avec des cartes de paiement.
- Une tenue comptable automatisée.
- Un outil de facturation électronique agréé.
Utiliser des cartes de paiement professionnelles
Confier des cartes de paiement professionnelles à vos salariés peut aussi constituer une option intéressante pour la gestion de leurs dépenses. En effet, tous les achats réalisés avec ce moyen de règlement sont automatiquement enregistrés dans votre logiciel comptable.
Vos collaborateurs n’ont plus besoin d’avancer des fonds, ce qui simplifie la gestion de leurs finances personnelles. De votre côté, vous pouvez suivre l’évolution de vos dépenses en temps réel, et lisser leur impact sur votre trésorerie.
L’établissement de notes de frais devient par ailleurs inutile. Des cartes bancaires professionnelles offrent donc un gain de temps conséquent pour différents intervenants : le salarié, le dirigeant, le service RH, le service comptable et le service trésorerie.
Bon à savoir : Cette solution vous permet de gérer le budget accordé à chaque collaborateur, en leur allouant des plafonds de dépenses.
Vous avez des interrogations sur la mise en place de la digitalisation des notes de frais dans votre entreprise ? Vous pouvez nous poser vos questions en commentaires et nous y répondrons rapidement.
