Fausse note de frais : risques, sanctions et moyens de les éviter

Selon Le Figaro Économie, la fraude aux notes de frais se classe au 3e rang des fraudes en entreprise. Il devient essentiel de mettre en place des mesures de contrôle pour optimiser les dépenses des entreprises et éviter de lourdes sanctions. Cela passe notamment par l’utilisation d’un logiciel de notes de frais capable d’aider les équipes à effectuer plus simplement les vérifications nécessaires. Comment détecter de fausses notes de frais et mieux les prévenir ? Indy vous guide pour réaliser d’importantes économies chaque année.

Fausse note de frais : définition et exemples concrets

Qu’est-ce qu’une fausse note de frais ?

Une fausse note de frais est la déclaration d’une dépense qui n’a jamais existé ou qui n’a en réalité pas servi l’entreprise. Employeurs et salariés peuvent être à l’initiative d’une fausse note de frais et encourent des sanctions.

Les fraudes les plus fréquentes

Les frais de restaurant

Parmi les exemples de fraudes à la note de frais, la fausse note de restaurant est un grand classique. Les salariés vont au restaurant en famille et demandent une facture au restaurateur puis la présentent à leur entreprise pour se faire rembourser en indiquant qu’il s’agit d’un repas avec des clients.

Le carburant

Certains salariés ont une voiture de fonction et une voiture personnelle. Ils peuvent être tentés de faire payer par l’entreprise du carburant pour leur propre véhicule. C’est une fraude simple puisque le ticket n’indique pas pour quelle voiture le plein a été fait. Autre astuce : récupérer le ticket de quelqu’un d’autre pour le présenter à l’entreprise.

Les frais d’hôtel

Le collaborateur peut aller à l’hôtel à titre personnel et demander à se faire rembourser par son employeur en justifiant d’un déplacement ayant nécessité un hébergement.

Le cadeau client

Il est très facile d’acheter une bouteille, des chocolats ou des cadeaux bien plus chers et de prétendre qu’il s’agit d’un cadeau client. En réalité, ce cadeau est utilisé à titre personnel ou offert dans la sphère privée, une solution pour réduire ses dépenses personnelles tout à fait illégales.

Les faux frais kilométriques

Parmi les fraudes courantes, citons également les déplacements. Deux types d’arnaques existent ici :

• déclarer un véhicule plus puissant que celui qui est réellement utilisé (plus le véhicule est puissant, plus le barème kilométrique est favorable) ;
• déclarer des kilomètres non effectués.

La double note de frais

Certains salariés peuvent présenter deux fois la même note de frais à plusieurs semaines d’intervalle. Si l’entreprise n’utilise pas d’outil de gestion des notes de frais pour simplifier la détection des fraudes, cela peut passer inaperçu.

La fabrication de fausses factures

À l’heure de l’ordinateur et d’internet, fabriquer de fausses factures pour justifier des dépenses professionnelles est devenu très accessible. Malheureusement, avec des modèles très aboutis, il est plus complexe pour les équipes de déterminer s’il s’agit de vraies ou de fausses factures.

Quels sont les risques et sanctions liés aux fausses notes de frais ?

Pour l’entreprise

Pour l’entreprise, le risque premier est l’impact sur la rentabilité avec des sommes versées indûment aux salariés. L’accumulation de fausses notes de frais peut avoir des conséquences sur la stabilité financière de l’entreprise à terme. Par ailleurs, la gestion des notes de frais peut se révéler coûteuse, surtout si l’entreprise n’est pas équipée d’outils adaptés.

Si l’administration fiscale découvre que des notes de frais ne sont pas réelles, l’entreprise encourt un redressement fiscal, voire une amende. Même si vous n’aviez pas connaissance de cette fraude, vous pourriez être tenu responsable en tant qu’employeur pour ne pas avoir pris les mesures nécessaires pour éviter cette situation.

Mettre en place une politique de frais avec des règles de gestion strictes, mais aussi responsabiliser les salariés s’impose pour éviter de voir sa responsabilité engagée.

Pour le salarié

Si un salarié déclare des frais fictifs, il encourt dans un premier temps un licenciement pour faute grave. En outre, il risque trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende comme l’atteste l’article 441-1 du Code Pénal (ici) concernant le faux et l’usage de faux.

La sanction étant particulièrement lourde, mieux vaut éviter ce genre de pratique.

Comment détecter une fausse note de frais ?

Les signaux d’alerte à surveiller

Différents indices peuvent alerter sur la pratique de fausses notes de frais en entreprise :

• les déplacements professionnels récurrents d’un collaborateur qui peut difficilement les justifier ;
• les dépenses déclarées de manière récurrente le soir ou le week-end ;
• les factures très élevées qui ne semblent pas cohérentes avec une simple note de frais.

Comment vérifier l’authenticité d’un justificatif ?

Pour vérifier l’authenticité d’un justificatif, assurez-vous dans un premier temps que tous les éléments incontournables d’une note de frais sont indiqués (nom et coordonnées de l’établissement, TVA, date, mention des éléments facturés, etc.). Toutefois, il est aujourd’hui plus complexe de détecter les fraudes ; certaines entreprises utilisent l’intelligence artificielle pour détecter les faux reçus.

Dans un second temps, si un doute subsiste, vous pouvez parfaitement contacter l’établissement (hôtel, restaurant, etc.) pour savoir si votre collaborateur s’y est effectivement rendu à la date indiquée.

Comparer les dépenses entre collaborateurs aux fonctions similaires

Parmi les conseils à appliquer pour détecter les fraudes, la comparaison est particulièrement judicieuse. Listez par exemple les notes de frais de deux commerciaux actifs dans un secteur équivalent. Si l’un des deux facture des frais de déplacement deux fois plus élevés ou des frais de restaurant démesurés par rapport à l’autre, convoquez ces deux personnes pour obtenir des explications.

Comment prévenir les fausses notes de frais dans son entreprise ?

Établir une politique de remboursement claire et accessible à tous

Pour éviter toute anomalie, commencez par former vos salariés à la gestion des dépenses professionnelles et aux conséquences juridiques s’ils déclarent de fausses notes de frais. Donnez-leur des directives sur les modalités de présentation des justificatifs, sur les remboursements et instaurez des plafonds raisonnables à ne pas dépasser. Invitez-les à communiquer un maximum d’informations pour justifier la note de frais.

Enfin, faites-leur signer une attestation sur l’honneur indiquant que les notes de frais fournies sont bien réelles et dans le cadre de leur activité professionnelle.

Mettre en place des contrôles réguliers et un circuit de validation

Un contrôle régulier des notes de frais permet de détecter les fraudes et de sanctionner les salariés fautifs pour limiter les pertes d’argent. Cela peut passer par le contact des restaurants ou hôtels, par l’utilisation d’outils de détection de fausses factures ou encore par une étude des trajets effectués par le collaborateur et le nombre de kilomètres réellement déclarés.

Mettre en place une procédure de notes de frais peut également se révéler pertinent. Cela peut passer par l’approbation des notes par un manager avant que le comptable vérifie de son côté si la note de frais présente bien tous les éléments nécessaires pour être validée.

Automatiser la gestion des notes de frais pour limiter les fraudes

La dématérialisation des notes de frais avec un outil adapté permet de gagner un temps précieux et ainsi de limiter les coûts de gestion. Mais c’est aussi une solution pour éviter les fraudes. Chaque collaborateur est doté d’un outil dans lequel il indique ses frais professionnels et joint son justificatif. Cette centralisation permet d’éviter les pertes de justificatifs et d’avoir une meilleure vision globale des notes de frais des collaborateurs.

Une gestion des notes de frais optimisée est tout aussi importante qu’une tenue comptable rigoureuse. Avec les meilleurs outils, vous gagnez du temps et assurez un meilleur contrôle des dépenses de vos collaborateurs.