Le compte 626 – Frais postaux et de télécommunications fait partie de la classe 6 « Comptes de charges » du Plan Comptable Général (PCG). Il permet d’enregistrer toutes les dépenses associées aux communications de l’entreprise (postales comme électroniques).
Le saviez-vous ?
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Description du compte 626
Le compte 626 est utilisé pour enregistrer toutes les charges liées aux services postaux et de télécommunications de l’entreprise. Cela comprend notamment :
- ✉️ Les dépenses postales, c’est-à-dire toutes les dépenses liées à l’envoi et à la gestion du courrier professionnel :
- Affranchissement ;
- Timbres ;
- Envois en recommandé, lettres suivies ou avec accusé de réception ;
- Expédition de paquets ou colis ;
- Location de boîtes postales ;
- Prestations postales spécifiques (Chronopost, etc.).
- 📞 Les frais de communication, c’est-à-dire les charges relatives aux moyens de communication de l’entreprise :
- Téléphonie et messagerie électronique professionnelle ;
- Accès Internet ;
- Services de communication à distance (téléconférence, visioconférence) ;
- Hébergement et maintenance du site web ;
- Communications via satellite ou technologies équivalentes.
- Ou toute autre dépense liée aux outils et solutions de communication utilisés dans le cadre de l’activité de l’entreprise.
Attention !
Certaines opérations proches mais distinctes ne relèvent pas du compte 626. C’est le cas :
- Des frais de location de machines à affranchir le courrier qui doivent être enregistrés au compte 6135 – Locations mobilières. Seuls les frais d’affranchissement eux-mêmes sont enregistrés au compte 626 ;
- Et des dépenses de campagnes emailing qui doivent être comptabilisées au compte 623 – Publicité, publications, relations publiques.
Règles relatives au compte 626
L’enregistrement comptable
Le compte 626 est un compte de charges. Il est débité lorsque l’entreprise engage des frais postaux ou de télécommunications.
En contrepartie :
- Le compte 401 – Fournisseurs est crédité en cas de facture non encore payée ;
- Le compte 512 – Banque est crédité en cas de paiement immédiat.
La TVA
Lorsque la dépense est soumise à la TVA, la TVA appliquée doit être enregistrée au débit du compte 44566 – TVA sur autres biens et services, séparément du montant hors taxes.
Pour pouvoir récupérer la TVA, les entreprises doivent vérifier que les factures reçues indiquent distinctement la TVA applicable.
Le saviez-vous ?
Certaines factures enregistrées au compte 626, notamment les factures de timbres postaux, ne comportent pas de TVA.
De plus, à la clôture de l’exercice, lorsqu’un stock significatif de timbres a été acheté mais n’a pas encore été utilisé, leur montant peut être comptabilisé en charges constatées d’avance (CCA). Dans ce cas :
- Le compte 486 – Charges constatées d’avance est débité ;
- Le compte 626 – Frais postaux et de télécommunications est crédité.
Les avantages en nature
Il est important de bien faire la distinction entre usage professionnel et usage personnel, en particulier pour les téléphones mobiles fournis aux salariés.
S’il s’avère qu’un salarié utilise l’appareil à des fins personnelles, cela constitue un avantage en nature soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu. Celui-ci doit alors être évalué et déclaré conformément à la réglementation.
Attention ! Les dépenses enregistrées au compte 626 font souvent l’objet de vérifications lors des contrôles fiscaux. L’administration s’assure notamment de leur caractère professionnel, de la justification des dépenses et de la bonne application des règles de TVA.
La déductibilité fiscale
Enfin, les frais enregistrés au compte 626 sont déductibles fiscalement dès lors qu’ils sont :
- Nécessaires à l’activité de l’entreprise ;
- D’un montant raisonnable ;
- Et justifiés par des pièces comptables valides (factures, tickets, etc.).
Ainsi, comptabiliser des dépenses au compte 626 contribue à diminuer la base de calcul de l’impôt sur les bénéfices.
Exemples d’utilisation du compte 626
Exemple n° 1 : abonnement Internet payé par virement bancaire
Une entreprise paie un abonnement Internet professionnel de 100 € HT, TVA à 20 %. La facture est réglée immédiatement.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 626 | Frais postaux et de télécommunications | 100 € | |
| 44566 | TVA sur autres biens et services | 20 € | |
| 512 | Banque | 120 € |
Exemple n° 2 : facture de téléphone enregistrée avant paiement
Une entreprise reçoit une facture de téléphonie mobile pour un montant de 50 € HT, TVA à 20 %, non encore réglée.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
| 626 | Frais postaux et de télécommunications | 50 € | |
| 44566 | TVA sur autres biens et services | 10 € | |
| 401 | Fournisseurs | 60 € |
Nos meilleurs conseils pratiques
- Limitez l’utilisation du compte 626 aux dépenses postales et télécoms strictement professionnelles ;
- Conservez toutes les factures et justificatifs ;
- Séparez correctement la TVA récupérable ;
- Utilisez les bons comptes en contrepartie (401, 512, 44566) ;
- Vérifiez que les charges correspondent à l’usage réel et professionnel ;
- Automatisez la saisie et le suivi comptable avec une solution comme Indy pour éviter les erreurs ;
- Différenciez bien ce compte des dépenses publicitaires ou de location d’équipements affranchisseurs.
📓 Consultez d’autres comptes de la classe 6 – Comptes de charges :
- Compte 624 – Transport de biens et transport collectif du personnel ;
- Compte 625 – Déplacements, missions et réceptions ;
- Compte 6251 – Voyages et déplacements ;
- Compte 6256 – Missions ;
- Compte 6257 – Réceptions.
D’autres questions concernant le compte 626 ou le bilan comptable ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗
