Qu’est-ce que la valeur probante des justificatifs ?

Avec la dématérialisation de la comptabilité, les justificatifs sont de plus en plus souvent reçus et conservés au format numérique. Factures, notes de frais, relevés bancaires ou contrats peuvent ainsi être stockés sans nécessairement rester sous leur forme papier.

Mais un simple fichier PDF ne suffit pas toujours à garantir la valeur probante d’un document. Il faut pouvoir démontrer que le justificatif est bien conforme à l’original, qu’il n’a pas été altéré et qu’il est conservé dans des conditions permettant d’en garantir l’intégrité.

Qu’est-ce que la valeur probante ?

La valeur probante désigne la capacité d’un document à servir de preuve. Elle permet notamment de justifier une opération comptable, fiscale ou commerciale et joue donc un rôle important dans la tenue comptable.

En pratique, la valeur probante repose notamment sur plusieurs éléments :

• l’authenticité du document ;
• son intégrité ;
• sa lisibilité ;
• sa conservation dans le temps ;
• la possibilité de retracer les opérations réalisées sur le document.

Le format du fichier ne suffit donc pas à lui seul. Un document numérique peut servir de preuve si son intégrité et sa conservation sont garanties. 

Quelle est la valeur probante d’un justificatif numérisé ?

Un justificatif numérisé peut être utilisé comme élément de preuve, sous réserve du respect des conditions applicables à sa numérisation et à sa conservation. Sa simple conversion en PDF ne suffit pas, à elle seule, à établir sa valeur probante.

Pour les factures papier numérisées dans un cadre fiscal, l’arrêté du 22 mars 2017 précise que la copie numérique doit permettre une reproduction fidèle de l’original, en image et en contenu : les couleurs doivent être reproduites à l’identique lorsqu’un code couleur est utilisé, les traitements qui modifient l’image sont interdits et, en cas de compression, celle-ci doit être réalisée sans perte. Ces exigences sont spécifiques à ce cadre réglementaire précis ; elles ne constituent pas une règle générale applicable à tous les documents numériques.

Un PDF peut être facilement modifié. Pour qu’un document numérique puisse être considéré comme fiable, il faut donc pouvoir apporter des garanties suffisantes sur son intégrité et sa conservation.

L’objectif est de pouvoir démontrer que le document présenté correspond bien au justificatif d’origine et qu’il n’a pas été altéré depuis sa conservation.

Comment garantir la valeur probante d’un justificatif ? 

Plusieurs conditions permettent de renforcer la valeur probante d’un justificatif numérique.

1. Reproduire fidèlement le document original

Lorsqu’un justificatif papier est numérisé, sa copie numérique doit reproduire l’original en image et en contenu.

Les éléments importants du document doivent donc être conservés : textes, montants, mentions, signatures, annotations et, lorsqu’un code couleur est utilisé, les couleurs correspondantes.

2. Garantir l’intégrité du document

Le document doit être protégé contre les modifications non détectables.

L’objectif est de pouvoir démontrer qu’une fois le justificatif archivé, son contenu n’a pas été modifié.

Pour les documents numérisés dans le cadre fiscal, des mécanismes spécifiques permettent notamment de garantir cette intégrité.

3. Assurer une conservation durable

Un justificatif ne doit pas seulement être conservé : il doit rester accessible, lisible et exploitable pendant toute la durée nécessaire.

Le système de conservation doit donc permettre de retrouver facilement les documents, sans risque de perte ou d’altération.

4. Garantir la traçabilité

La conservation des justificatifs doit permettre de retracer leur origine et, lorsque cela est nécessaire, les opérations réalisées sur les documents.

Cette traçabilité contribue à démontrer la fiabilité du système d’archivage.

Quels documents peuvent avoir une valeur probante ?

De nombreux documents utilisés dans le cadre professionnel peuvent servir de justificatifs :

• factures d’achat et de vente ;
• notes de frais ;
• reçus ;
• relevés bancaires ;
• contrats ;
• bons de commande ;
• justificatifs de paiement ;
• documents liés aux opérations comptables.

Leur valeur probante dépend toutefois des conditions dans lesquelles ils sont établis, numérisés et conservés.

Combien de temps conserver ses justificatifs comptables ?

Dans le cadre comptable, il faut conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant 10 ans. Cette durée est notamment prévue par l’article L123-22 du Code de commerce.

Cela concerne notamment les pièces permettant de justifier les opérations enregistrées en comptabilité.

Concrètement, mieux vaut donc mettre en place un système d’archivage permettant de conserver ses justificatifs pendant toute cette durée, tout en garantissant leur accessibilité et leur intégrité.

Peut-on supprimer les justificatifs papier après les avoir numérisés ?

La possibilité de se débarrasser du document papier dépend de la nature du document. Il ne faut pas confondre :

• les factures papier, pour lesquelles la numérisation doit respecter des conditions fiscales précises (reproduction fidèle, intégrité, traçabilité) avant que l’original puisse être écarté ;
• les factures reçues nativement sous forme électronique, pour lesquelles la question ne se pose pas de la même manière puisqu’il n’existe pas d’original papier ;
• les autres documents et pièces, pour lesquels les conditions de numérisation et de conservation peuvent varier selon leur nature et le cadre réglementaire applicable.

Pour les factures papier, la loi encadre précisément les conditions dans lesquelles elles peuvent être numérisées et conservées sous forme dématérialisée. Il ne suffit donc pas de prendre une photo ou de scanner rapidement un justificatif pour considérer automatiquement qu’une numérisation conforme équivaut à pouvoir jeter le papier dans tous les cas : les conditions applicables et les éventuelles obligations de conservation de l’original varient selon le type de document.

Pourquoi la valeur probante est-elle importante en comptabilité ?

La valeur probante est essentielle pour pouvoir justifier les opérations enregistrées dans sa comptabilité.

En cas de contrôle ou de litige, les justificatifs permettent notamment d’établir la réalité d’une dépense, d’un encaissement ou d’une opération professionnelle.

Une bonne gestion documentaire permet donc de :

• retrouver rapidement ses justificatifs ;
• justifier ses opérations comptables ;
• sécuriser sa comptabilité ;
• limiter les risques liés à la perte ou à la modification de documents ;
• conserver ses pièces pendant la durée requise.

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