Dépenses professionnelles et compte personnel : comment les comptabiliser ?

En tant qu’entrepreneur individuel en libéral, la logique veut que l’on utilise un compte courant dédié à son activité professionnelle. Il arrive pourtant que certaines dépenses professionnelles ne passent pas par ce compte dédié. Par exemple, c’est le cas lors d’un paiement en espèces ou avec une carte bleue personnelle. En cas de contrôle, comment s’assurer d’être dans les règles pour bien justifier ces dépenses professionnelles ?

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

Introduction : compte personnel ou compte professionnel ?

Certains d’entre vous débutent peut-être et se sont sûrement posé la question suivante : dois-je avoir un compte dédié à mon activité professionnelle, ou puis-je garder mon compte personnel où mes dépenses professionnelles et personnelles seront mélangées ? La réponse est simple : avoir un compte dédié est obligatoire si vous avez une société. Pour les entreprises individuelles aussi, sauf si le chiffre d’affaires de vos deux dernières années ne dépasse pas 10 000 €. Présentons simplement les avantages et les inconvénients de ces deux solutions.

Compte personnel : une « simplicité » qui atteint rapidement ses limites

Au premier abord, utiliser son compte personnel pour ses dépenses professionnelles peut sembler plus simple. Une seule carte bancaire, un seul chéquier et une seule interface pour gérer toutes ses rentrées d’argent. De plus, pour une activité secondaire, on pourrait penser que payer des frais bancaires supplémentaires n’est pas nécessaire. Mais sachez qu’en cas de contrôle fiscal, l’administration pourrait prendre certaines de vos dépenses personnelles et rentrées d’argent comme professionnelles. C’est pourquoi nous vous recommandons d’avoir un compte séparé, dédié à votre activité professionnelle, pour éviter tout problème avec les impôts.

Compte séparé ou « compte professionnel »

Pour clarifier tout de suite l’amalgame, le « compte professionnel » n’est qu’un terme marketing utilisé par les banques pour qualifier certaines offres de compte. Vous pouvez tout à fait utiliser un autre compte courant dans votre banque actuelle en tant que compte dédié pour vos dépenses professionnelles. Si vous aviez peur de devoir jongler entre plusieurs interfaces de différentes banques, vous voilà certainement rassurés.

Ensuite, votre compte séparé vous permettra d’éviter les amalgames en cas de contrôle de l’administration fiscale, mais aussi de clarifier vos comptes pour votre comptabilité, même si vous êtes micro-entrepreneur et que vous n’avez qu’un journal des recettes à effectuer.

Enfin, un compte séparé ou professionnel étant obligatoire passé un certain seuil de chiffre d’affaires, vous économiserez du temps à ne pas avoir à redemander vos fournisseurs en tant que bénéficiaires et refaire des mandats de prélèvement si votre activité décolle un jour.

En résumé, un compte personnel mixte peut sembler être une solution plus simple pour gérer vos dépenses professionnelles, mais un compte dédié, professionnel ou courant, est le moyen le plus efficace à long terme. Les frais bancaires valent largement l’avantage que ces derniers procurent. De plus, Indy synchronisant vos comptes avec notre solution, vous pourrez établir votre comptabilité en un rien de temps !

Les dépenses professionnelles mixtes

Le principe qui s’applique et qui doit vous guider en comptabilité libérale recettes dépenses, c’est que la dépense professionnelle doit être justifiée et servir effectivement l’activité professionnelle de l’entrepreneur individuel.

Étudions d’abord le cas des dépenses mixtes depuis votre compte personnel. Ce sont des dépenses à la fois professionnelles et personnelles comme un forfait téléphone à double usage payé sur votre compte personnel. Il est recommandé de faire prélever ces dépenses depuis votre compte professionnel puis de retirer la quote-part de l’abonnement correspondant à votre usage personnel dans la catégorie Dépense personnelle. Cela assure une meilleure traçabilité au niveau de la comptabilité et évite de multiplier les saisies manuelles au-delà du relevé bancaire qui peut être synchronisé.

Exemple : déduire une partie de son loyer
Jeanne est infirmière libérale associée à d’autres professionnels dans une maison de santé et a désigné son appartement de 44m² comme siège de son entreprise. Elle écrit sur papier libre les tâches qu’elle occupe dans son bureau de 11m² dont la comptabilité fait partie. Elle n’utilise que son bureau pour travailler, soit 25% de la surface totale de son domicile. Elle pourra donc déduire 25% de son loyer, de son abonnement internet et téléphonie ainsi que de ses factures d’électricité, en faisant des virements mensuels séparés de son compte professionnel vers son compte personnel.

>> Voir notre article sur la déduction d’une partie de son loyer personnel.

Pour vous faciliter le traitement comptable, l’idéal est même d’éviter un virement qui regrouperait plusieurs dépenses. En particulier si ces dépenses sont de natures différentes. Privilégier un virement par dépense, quitte à multiplier les virements, vous assure une traçabilité optimale et une comptabilité simple à tenir.

Sachez notamment qu’avec un libellé de virement suffisamment explicite, notre logiciel de comptabilité libérale automatisée Indy génèrera les écritures correspondantes automatiquement !

Justifier les dépenses professionnelles

Comme toute dépense professionnelle et en particulier pour ces dépenses qui vont attirer l’œil en cas de contrôle, vous devez conserver une facture ou un justificatif équivalent prouvant la réalité de la dépense. De même, la dépense doit correspondre à un véritable usage professionnel en détaillant votre méthode d’affectation de la part professionnelle en cas de dépense mixte.

Avec un justificatif et une règle claire pour la détermination de l’usage professionnel, vous sécurisez la bonne déduction de votre dépense en cas de contrôle.

Comment faire avec Indy ?

Dépenses ou apports personnels faits avec le compte professionnel

Sortez certaines transactions issues de votre compte professionnel facilement de votre comptabilité avec Indy (ex Georges). Depuis l’onglet transactions, classez les dans l’une de ces catégories :

• Apport personnel
• Dépense personnelle
• Prélèvement personnel
• Virement interne

Dépenses ou apports professionnels effectués avec le compte personnel

Qu’il s’agisse d’une dépense, ou plus rarement d’une entrée d’argent professionnelle sur votre compte personnel, il vous faut l’enregistrer dans votre comptabilité. Dans l’onglet Transactions, cliquez sur + Ajouter une transaction et choisissez Autre recette professionnelle ou Autre dépense professionnelle.

Il vous faudra également renseigner :

• Un titre à cette transaction (libellé)
• La date où elle a été effectuée
• Le montant TTC (n’ajoutez pas « – » si vous avez choisi d’ajouter une dépense !)
• Sa catégorie

Vous pouvez également ajouter une annotation, une ventilation ou un justificatif et les taux de TVA à appliquer sont modifiables à ce moment-là.

Pour retrouver toutes vos transactions manuelles, dans le même onglet cliquez sur Filtres puis dans Comptes de contrepartie choisissez transactions manuelles.

Les transactions manuelles sont facilement identifiables grâce à la petite icône clavier comme dans l’image ci-dessous !

En résumé, un virement pour un usage légitime et justifié

L’idéal reste évidemment à régler toutes vos dépenses professionnelles réglées avec votre argent personnel depuis votre compte à usage professionnel. Essayez de disposer d’une carte bleue pour ce compte. Réglez vos dépenses par carte ou par virement pour optimiser la traçabilité de la comptabilité.

Maintenant, lorsqu’une dépense professionnelle est malgré tout payée avec votre argent personnel, vous l’ajoutez rapidement à votre comptabilité pour ne pas l’oublier. Assurez-vous de bien avoir une pièce justificative numérotée et de lever les ambiguïtés éventuelles sur l’usage professionnel de votre dépense.

Vous avez des questions sur cet article ? Posez-la nous en commentaire ou directement sur le chat pour les utilisateurs d’Indy. Nous vous invitons également à rejoindre notre groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales pour discuter avec d’autres professionnels et suivre l’actualité comptable !