Déplacement professionnel en dehors des heures de travail : que dit la loi ?

Un salarié appelé à se rendre en clientèle un samedi matin, à prendre un train très tôt avant ses horaires habituels ou à rentrer tard le soir après une réunion à l’autre bout de la France : les situations de déplacement professionnel en dehors des heures de travail sont fréquentes et soulèvent des questions concrètes pour les salariés comme pour les employeurs. Que dit le droit du travail à ce sujet ? Quelles compensations le salarié peut-il réclamer ? Quelles obligations pèsent sur l’entreprise ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir dans cet article !

Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel hors des heures de travail ?

Déplacement professionnel : de quoi parle-t-on ?

Un déplacement professionnel désigne toute mission effectuée par un salarié en dehors de son lieu de travail habituel, à la demande de son employeur. Il peut s’agir d’un rendez-vous client, d’une participation à un salon ou une conférence, d’une réunion dans un autre établissement de l’entreprise ou encore d’une formation dans une autre ville. Contrairement au simple trajet domicile-travail, le déplacement professionnel est déclenché par les besoins de l’activité.

Lorsque sa durée dépasse 24 heures et nécessite de passer une ou plusieurs nuits hors du domicile, on parle de voyage d’affaires. Par ailleurs, les déplacements à l’étranger sont limités à 90 jours consécutifs et à 180 jours par an. Au-delà, il s’agit d’une expatriation, qui implique la rédaction d’un avenant au contrat de travail.

Quand parle-t-on d’un déplacement « hors des heures de travail » ?

Un déplacement professionnel est considéré comme effectué hors des heures de travail lorsqu’il se déroule en dehors des plages horaires contractuelles du salarié : très tôt le matin, tard le soir, le week-end ou encore pendant un jour férié. Ces situations sont particulièrement fréquentes pour les salariés itinérants, les commerciaux ou les cadres soumis au forfait jour.

C’est précisément dans ces cas que les règles du Code du travail prennent tout leur intérêt, car elles encadrent les compensations dues et les obligations de l’employeur.

Le temps de déplacement professionnel est-il du temps de travail effectif ?

Ce que dit l’article L3121-4 du Code du travail

La réponse est claire : le temps de déplacement professionnel n’est pas, par principe, du temps de travail effectif. C’est ce que pose l’article L3121-4 du Code du travail. Concrètement, cela signifie qu’il n’entre pas dans le calcul de la durée légale du travail (35 heures hebdomadaires) et ne génère pas automatiquement des heures supplémentaires.

Cependant, la loi prévoit deux nuances importantes :

• Si le temps de déplacement dépasse le trajet domicile-travail habituel, l’employeur doit prévoir une contrepartie, sous forme de repos ou de compensation financière. Le contenu de cette contrepartie est fixé par convention collective ou accord collectif d’entreprise. À défaut d’accord, l’employeur décide lui-même, après consultation du CSE, mais la jurisprudence exige que cette compensation ne soit pas dérisoire ;
• La part du déplacement coïncidant avec l’horaire habituel de travail ne doit entraîner aucune perte de salaire. Ainsi, si un salarié commence habituellement à 9h et doit voyager à partir de 8h pour une mission, l’heure de trajet entre 9h et 10h (si le voyage dure jusqu’à cette heure) doit être rémunérée normalement.

🔎 Retrouvez les articles du Code du travail concernés en cliquant sur ce lien.

Quand le temps de trajet devient-il du temps de travail effectif ?

Il existe des cas où le temps de déplacement bascule vers la qualification de temps de travail effectif, avec toutes les conséquences qui en découlent (rémunération, heures supplémentaires, etc.) :

• Le salarié travaille pendant le trajet : s’il répond à des appels professionnels, rédige des rapports, prépare des interventions ou reste à disposition de son employeur dans le train ou en voiture (kit mains-libres), la Cour de cassation reconnaît que ce temps constitue du travail effectif (arrêt du 23 novembre 2022) ;
• Le trajet entre le domicile et le premier/dernier client pour les salariés itinérants : selon un arrêt de la chambre sociale du 25 octobre 2023, ces trajets peuvent être rémunérés en heures supplémentaires si le salarié est à la disposition réelle de son employeur et ne peut pas vaquer librement à ses occupations personnelles ;
• Les réunions tardives ou dîners d’affaires obligatoires : si pendant la mission, le salarié travaille effectivement au-delà de la durée légale, ces heures sont des heures supplémentaires à rémunérer avec majoration ou à compenser par un repos compensateur non pris.

Quelles sont les obligations de l’employeur en matière de déplacement professionnel hors horaires ?

Le délai de prévenance : une obligation clé

L’une des obligations fondamentales de l’employeur est de respecter un délai de prévenance suffisant avant d’envoyer un salarié en déplacement. Cela lui permet d’organiser sa vie personnelle : garde d’enfants, organisation du domicile, délégation de tâches au sein de l’équipe.

Le Code du travail reste peu explicite sur ce point précis, mais l’accord national interprofessionnel du 26 février 1976 et la jurisprudence s’accordent pour fixer ce délai minimal à 48 heures. Toute clause de mobilité prévoyant un délai inférieur serait considérée comme abusive. Pour les déplacements plus longs, à l’étranger ou impliquant des contraintes personnelles importantes, un délai raisonnable plus long s’impose.

La prise en charge obligatoire des frais professionnels

L’employeur est tenu de rembourser l’intégralité des dépenses engagées par le salarié dans le cadre d’un déplacement professionnel. Ces frais comprennent notamment :

• Les frais de transport (billet de train, d’avion, location de voiture, taxi) ;
• Les frais d’hébergement lorsque la mission nécessite une nuit hors du domicile ;
• Les frais de repas, avec un panier-repas forfaitaire dont les plafonds sont fixés par l’URSSAF chaque année (21,10 € si le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant, 10,30 € dans les autres cas) ;
• Les frais kilométriques si le salarié utilise son véhicule personnel, selon le barème fiscal en vigueur.

Le remboursement peut s’effectuer de deux manières : au réel, sur présentation des justificatifs originaux, ou au forfait, dans la limite des plafonds d’exonération URSSAF. Au-delà de ces plafonds, les sommes versées deviennent imposables et soumises à cotisations sociales. Le salarié dispose de 3 ans pour transmettre ses notes de frais.

Les autres obligations de l’employeur

Au-delà du délai de prévenance et du remboursement des frais, l’employeur doit également :

• Assurer la sécurité du salarié pendant toute la durée de la mission (article L4121-1 du Code du travail). Si le salarié estime que sa sécurité n’est pas garantie, notamment en cas de déplacement dans une zone à risque non sécurisée, il peut invoquer son droit de retrait et refuser la mission ;
• Respecter les durées maximales de travail : un salarié ne peut travailler plus de 10 heures par jour (sauf dérogation) ni plus de 48 heures sur une même semaine, même en déplacement. Un déplacement ne dispense pas l’employeur de veiller au respect du repos hebdomadaire prévu par le Code du travail ;
• Définir les modalités de transport adaptées à la mission et au confort raisonnable du salarié.

Comment est encadrée la compensation du déplacement hors horaires selon les situations ?

Le rôle central de la convention collective et des accords d’entreprise

Les modalités de compensation des déplacements professionnels hors des heures habituelles dépendent en premier lieu des conventions collectives applicables et des accords d’entreprise. Ceux-ci peuvent prévoir des dispositions plus favorables que le minimum légal : barèmes d’indemnités spécifiques, nombre de jours de récupération, primes de déplacement, etc.

Une gestion d’entreprise efficace de ces situations implique donc de bien identifier la convention collective applicable (code NAF, branche professionnelle) et de mettre en place des accords clairs, consultables par tous les salariés. Une politique de voyage formalisée, partagée dès l’arrivée de chaque collaborateur, réduit les litiges et fluidifie les relations RH.

Les différentes formes de compensation possibles

Lorsque le déplacement empiète sur les horaires habituels sans constituer du temps de travail effectif, l’employeur peut choisir parmi plusieurs formes de compensation, dans le respect du cadre légal et conventionnel :

• La compensation financière : versement d’une prime de déplacement forfaitaire (par exemple 30 € par nuit passée hors domicile) ou variable selon la distance, la durée ou la fréquence. Ces primes sont exonérées de cotisations sociales dans la limite des plafonds URSSAF ;
• Le repos compensateur : octroi de temps de récupération (RTT, jours de congé supplémentaires). Certaines entreprises combinent les deux formes pour maintenir la motivation des collaborateurs sans alourdir durablement la masse salariale ;
• Les heures supplémentaires majorées : lorsque le déplacement génère du temps de travail effectif au-delà des horaires contractuels, les règles habituelles s’appliquent, avec les majorations légales ou conventionnelles prévues. La majoration heure de nuit peut également s’appliquer si le déplacement se déroule la nuit.

Le cas particulier des voyages d’affaires sur plusieurs jours

Lorsque la mission dure plusieurs jours et que le salarié doit passer des nuits hors de son domicile, la situation appelle une vigilance particulière. Si, au cours du déplacement, des heures supplémentaires sont effectuées (réunion tardive, mission urgente dépassant les horaires contractuels), elles doivent être rémunérées ou compensées par du repos. Les soirées et temps libres sur place ne constituent pas du temps de travail et ne génèrent donc aucune compensation spécifique, sauf si le salarié est expressément tenu à la disposition de l’employeur.

Dans le cadre de la création d’entreprise ou du développement d’une jeune structure, il est particulièrement important de définir dès le départ une politique claire sur les déplacements professionnels pour éviter tout litige ultérieur avec les premiers salariés recrutés.

Les salariés itinérants : un régime spécifique

Pour les techniciens de maintenance, les agents immobiliers, les commerciaux itinérants ou tout salarié dont la nature du poste implique des déplacements réguliers, des règles spécifiques s’appliquent. Depuis l’arrêt de la Cour de cassation du 23 novembre 2022, aligné sur la jurisprudence de la CJUE, les trajets entre le domicile et le premier ou le dernier client de la journée peuvent être considérés comme du temps de travail effectif, et donc rémunérés en heures supplémentaires, si le salarié exerce une activité professionnelle réelle pendant ces trajets (appels, préparation d’intervention) et ne peut pas disposer librement de son temps.

En cas de doute sur la réglementation des déplacements professionnels en dehors des heures de travail, laissez-nous votre question en commentaires, nous vous répondrons avec plaisir ! 😃