Passez à la facturation électronique avec Indy : 
- Le devis est une proposition commerciale du prestataire, qui acquiert une valeur juridique équivalente à celle d’un contrat de vente dès lors que le client le signe.
- Vous devez estimer le prix de la prestation avant de vous lancer dans sa rédaction. Soyez précis dans les informations que vous y inscrivez pour éviter tout risque de mauvaise interprétation.
- Un devis pour des prestations de services doit inclure un certain nombre de mentions obligatoires : identité de l’émetteur et du destinataire, détail du prix, total HT et TTC, etc.
Réaliser des devis pour vos prestations de services présente plusieurs avantages. Ils vous permettent de soumettre une proposition commerciale professionnelle à vos clients, et tiennent lieu de contrat si vous obtenez leur accord. Leur rédaction doit néanmoins respecter certains critères pour assurer leur régularité aux yeux de la loi. Dans cet article, on vous guide pas à pas dans l’établissement de vos devis.
Création de devis, ajout des mentions obligatoires, répertoire clients, documents personnalisables, suivi des paiements : tout est inclus sur Indy.😎
Pourquoi établir un devis pour une prestation de services ?
La signature d’un devis permet de formaliser un accord sur les modalités de délivrance de la prestation et sur les conditions de facturation.
Définir les conditions de la transaction
La rédaction d’un devis permet de définir les conditions de la prestation proposée. Ce document détaille la nature des services à fournir, tout en présentant leur prix. Il fixe ainsi un cadre clair pour la transaction projetée.
Sécuriser la relation commerciale avec le client
Le client peut matérialiser son accord sur les conditions proposées en signant le devis. Le document acquiert alors une valeur juridique équivalente à celle d’un contrat. Les deux parties s’engagent ainsi à respecter les obligations qu’il crée.
- La délivrance de la prestation selon les modalités décrites pour l’émetteur.
- Le paiement du prix dans les délais prévus pour le client.
Se prémunir en cas de litige ou de non-paiement
Grâce à sa valeur juridique, le devis protège son émetteur. Vous pouvez vous y référer pour défendre vos intérêts si un litige naît quant à la nature ou à l’étendue de la prestation fournie. Vous devez pour cela avoir rédigé votre proposition commerciale avec une précision suffisante pour ne pas laisser de place aux mauvaises interprétations.
Si le client ne règle pas la facture éditée dans les délais prévus, le devis permet également d’attester de son accord sur les conditions de paiement présentées. Il peut servir de moyen de preuve devant les tribunaux.
Quand le devis est-il obligatoire ?
L’établissement d’un devis est en principe facultatif, mais la loi le rend obligatoire pour certaines prestations de services.
Les prestations concernées
Un devis est requis pour les prestations de services suivantes.
- Pour certains travaux et prestations de dépannage, un devis préalable est obligatoire dès lors que le montant de la prestation atteint 150 € TTC. Des règles spécifiques peuvent toutefois s’appliquer selon la nature de la prestation.
- Les dispositifs d’optique médicale et d’appareillage auditif.
- La chirurgie esthétique si le montant des prestations est supérieur ou égal à 300 € ou si une anesthésie générale est nécessaire.
- Les services à la personne quand leur prix TTC mensuel ou total atteint 100 € ou plus.
- Les services qui visent à compenser la perte d’autonomie si leur prix est supérieur ou égal à 500 € TTC ou aux plafonds de remboursement de la Sécurité sociale.
- Les services de déménagement.
- La location de voitures.
- Les prestations funéraires.
Les sanctions en cas de non-respect de l’obligation d’information
L’article L131-1 du Code de la consommation stipule qu’un manquement à l’obligation d’information précontractuelle du prestataire peut être sanctionné. L’amende maximale encourue s’élève à :
- 3 000 € pour une personne physique (entreprise individuelle) ;
- 15 000 € pour une personne morale (société).
Les informations sur le prix et la nature des prestations peuvent être incluses dans un devis, ou présentées par tout autre moyen lorsque son établissement n’est pas obligatoire.
Les mentions obligatoires à inclure dans le devis
Votre proposition commerciale doit inclure plusieurs mentions obligatoires pour être valable juridiquement.
Bon à savoir : Choisir un logiciel de devis et factures tel qu’Indy vous garantit de créer des documents commerciaux conformes à la réglementation.
Les informations sur le prestataire et le client
Le devis doit tout d’abord permettre d’identifier les deux parties à la transaction. Vous devez ainsi y inscrire :
- le nom, l’adresse du siège social, le numéro RCS (si le prestataire est un commerçant ou une société commerciale) et la forme juridique de votre entreprise ;
- le nom de son destinataire (le client).
La description de la prestation
Votre devis doit apporter une description précise des prestations proposées. Vous devez en outre y faire figurer :
- le décompte détaillé de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
- le prix de la main-d’œuvre, le cas échéant ;
- les frais de déplacement, s’il y en a.
Bon à savoir : Si votre devis concerne des travaux, vous devez également indiquer leur date de début et leur durée.
Le prix, la TVA et les modalités de paiement
Vous devez également présenter le prix total des prestations proposées hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC). La différence correspond au montant de la TVA, qui constitue une mention importante si votre client est un professionnel assujetti, puisqu’il peut en théorie récupérer cette taxe.
Nous vous recommandons aussi de joindre vos conditions générales de vente (CGV) à votre devis, et notamment les articles relatifs aux modalités de paiement. Cette mention n’est pas obligatoire, mais elle vous permet de faire valider les conditions du règlement de la prestation en amont.
La durée de validité et la signature
Inscrire une durée de validité sur votre devis est primordial. Si son destinataire n’accepte pas votre proposition commerciale avant son échéance, vous ne serez plus tenu par l’offre formulée. Cette mention est particulièrement utile si vous avez un planning tendu.
Vous devez enfin prévoir un espace pour que le client puisse formaliser son accord. Il est fortement recommandé de faire signer le devis par le client afin de formaliser clairement son acceptation et de disposer d’une preuve de son accord.
Bon à savoir : La loi impose d’autres mentions pour les prestations pour lesquelles le devis est obligatoire. Le cas échéant, référez-vous à la réglementation applicable à votre situation.
Comment faire un devis de prestation de services ?
L’établissement et la validation d’un devis de prestation de services impliquent de suivre plusieurs étapes.
Étape 1 : Estimez le prix de la prestation
Vous devez commencer par fixer le prix de la prestation, en adoptant une approche rigoureuse pour garantir votre rentabilité.
- Calculer le temps à y consacrer et le coût de la main-d’œuvre.
- Chiffrer les autres charges à engager (frais de déplacement, consommation de fournitures, etc.).
- Intégrer un forfait pour tenir compte de vos charges fixes, si elles sont significatives.
- Totaliser les résultats issus des étapes 1 à 3 pour mesurer le coût de revient de la prestation.
- Appliquer votre taux de marge pour calculer votre prix de vente.
Bon à savoir : Si vous vendez souvent des prestations similaires, vous pouvez définir des tarifs forfaitaires. Certaines activités se prêtent par ailleurs à la facturation sur la base d’un taux horaire ou journalier (ex. : freelance).
Étape 2 : Rédigez votre devis
Vous devez ensuite passer à la rédaction de votre devis, en y reportant le prix calculé et l’ensemble des mentions obligatoires.
Pour cela, vous pouvez utiliser le module de facturation d’Indy. Grâce à notre outil, vous bénéficiez d’un modèle à compléter, que vous pouvez personnaliser avec l’identité graphique de votre entreprise. Vous avez ainsi la garantie d’obtenir des devis conformes, que vous pouvez envoyer à vos clients en un clic !
Étape 3 : Envoyez le devis à votre client
Une fois votre devis validé, vous pouvez le soumettre à votre client. Différentes possibilités s’offrent à vous.
- L’imprimer et le remettre en main propre.
- Le transmettre par e-mail.
- Utiliser Indy pour l’envoyer en un clic sans quitter votre logiciel de facturation.
Étape 4 : Obtenir sa signature
Le devis peut constituer une offre du professionnel et l’engager pendant la durée de validité indiquée. Il devient généralement contractuel lorsque le client l’accepte, notamment en le signant.
Si vous constatez que vous n’avez pas reçu de réponse, n’hésitez pas à relancer votre client après quelques jours.
Les erreurs à éviter lors de la rédaction d’un devis
Un devis peut être précieux pour sécuriser la vente d’une prestation de services. Néanmoins, vous devez éviter certains pièges pour qu’il produise pleinement ses effets.
Oublier une mention obligatoire
L’absence d’une mention obligatoire est susceptible de remettre en cause la validité du devis. Le risque est que le client puisse dénoncer la valeur contractuelle de ce document, même s’il y a apposé sa signature.
Décrire la prestation de manière imprécise
Le devis doit permettre de cadrer les conditions de la transaction projetée. Un de ses objectifs est d’éviter les malentendus qui pourraient conduire à des litiges par la suite. Ainsi, vous devez adopter une rédaction précise qui ne laisse pas de place à l’interprétation.
Négliger les conditions de paiement
Le devis permet aussi d’arrêter les conditions de paiement qui seront appliquées pour la facture émise. Votre client ne pourra ainsi pas prétendre qu’il n’en avait pas connaissance au moment de sa décision d’achat.
Précisez le mode de règlement et le délai accordé (comptant, 30 jours, 45 jours fin de mois, etc.). Vous pouvez également prévoir le versement d’un acompte pour sécuriser encore davantage l’opération.
Vous savez maintenant comment créer un devis ! Une fois la prestation achevée, vous devrez générer votre facture pour appeler le paiement de son prix. Des spécificités peuvent s’appliquer à certains secteurs d’activité : découvrez comment préparer une facture de VTC, une facture d’avocat ou une facture d’architecte.
