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La réforme de la facturation électronique s’apprête à bouleverser les usages. Les entreprises vont devoir réinventer leur processus de facturation pour répondre aux nouvelles obligations de dématérialisation. Pour les aider à se préparer, l’État met à leur disposition un guide pratique appelé “Spécifications externes”. Il inclut une liste de situations spécifiques que les entreprises vont pouvoir rencontrer suite à cette transition. Voyons en quoi consistent ces cas d’usages de la facturation électronique, quels sont les plus importants et comment s’y préparer.
En résumé :
- Les cas d’usage de la facturation électronique encadrent la mise en œuvre technique des nouvelles obligations dans différentes situations ;
- Se familiariser avec ces cas d’usage permet aux entreprises de mieux comprendre le fonctionnement du e-invoicing et du e-reporting ;
- En identifiant les cas d’usage qui les concernent, les entreprises peuvent choisir une plateforme de dématérialisation adaptée à leurs besoins futurs.
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Qu’est-ce qu’un cas d’usage en facturation électronique ?
Une notion clé pour comprendre la transition numérique
Dans le monde du numérique, un cas d’usage correspond à l’une des utilisations qu’un utilisateur peut faire d’un logiciel. En définissant tous les cas d’usage possibles, les concepteurs du logiciel peuvent identifier et intégrer toutes les fonctionnalités nécessaires.
La réforme de la facturation électronique (ou e-invoicing) est d’abord une révolution numérique. L’État a donc défini une série de cas d’usage pour encadrer le nouveau processus de gestion des factures et permettre le développement de plateformes adaptées. Respecter les modalités de ces cas d’usage permettra aux utilisateurs d’être en conformité avec les obligations fiscales instaurées par la nouvelle réglementation.
Une obligation issue de la réforme de la facture électronique
L’obligation de la facture électronique devrait entrer en vigueur en 2026, sauf nouveau report. Pour l’administration fiscale, la réforme remplit un triple objectif :
- Faciliter la lutte contre la fraude à la TVA
- Accroître la transparence des opérations commerciales
- Accélérer la transition numérique des entreprises.
Désormais, pour certaines opérations, les entreprises vont devoir établir, envoyer et archiver des e-factures via des plateformes digitales interconnectées. D’autres transactions ne seront pas soumises à l’obligation de dématérialisation, mais feront l’objet de nouvelles procédures déclaratives en ligne, appelées “e-reporting”.
Pour encadrer le nouveau cycle de vie des factures et cartographier les flux, l’État a établi plusieurs dizaines de cas d’usage. Certains concerneront toutes les entreprises, tandis que d’autres cibles des métiers ou situations spécifiques. Afin d’anticiper au mieux la réforme, les entreprises ont tout intérêt à se familiariser dès à présent avec les cas d’usage les plus courants.
Identifier les principaux cas d’usage en facturation électronique
Les opérations entre assujettis à la TVA
Les premiers cas d’usage incontournables correspondent à l’établissement de e-factures pour les transactions B2B domestiques, c’est-à-dire pour les ventes de biens ou les prestations de service entre assujettis à la TVA en France. Pour rappel, cette obligation va à terme concerner toutes les entreprises françaises.
Pour ce type d’opération, une facture électronique devra être éditée dans un format conforme : UBL, CII ou format mixte comme Factur-X. Elle devra transiter via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) à l’aide de l’annuaire fourni par le portail public de facturation (PPF).
Les opérations avec l’administration publique (B2G)
Depuis 2020 déjà, la facture EDI est obligatoire pour les ventes et prestations de services destinées à l’administration publique. Elle doit transiter via le portail public Chorus Pro.
Les spécifications externes de la réforme de la facturation électronique précisent la procédure à suivre pour ce cas d’usage, notamment les formats et délais à respecter. Ils soulèvent également les points d’attention à prendre en considération pour les marchés publics. De plus, ils soulignent les particularités propres aux contrats pluriannuels et aux avances.
Les ventes à l’export ou intracommunautaires (hors du champ e-invoicing)
Les transactions à l’international, qu’il s’agisse de livraisons intracommunautaires ou d’exportations hors Union européenne, échappent à l’obligation d’e-invoicing. Cependant, elles sont soumises au e-reporting.
Les spécifications externes encadrent précisément ce cas d’usage, et établissent la marche à suivre pour permettre la transmission des données de facturation et de transaction à l’administration. Elles détaillent les principes du e-reporting international, la cartographie des flux associés et les données de facturation obligatoires. Elles indiquent notamment que les factures concernées doivent comporter des mentions précises concernant les exonérations de TVA applicables, ainsi que la nature du flux (intracommunautaire ou export).
Les opérations avec les particuliers (B2C)
Établir une facture électronique pour les ventes aux particuliers est facultatif. En revanche, ces opérations entrent elles aussi dans le champ du e-reporting. L’entreprise doit transmettre à l’administration des données de facturation et de transaction essentielles, qui varient selon la nature des biens ou services vendus (ex. : montant total, taux de TVA, pays de consommation, date du paiement).
Cette exigence concerne directement les commerçants et e-commerçants, les artisans et les professions libérales. Ces professionnels doivent effectuer un suivi particulièrement rigoureux de leur facturation pour se conformer à l’obligation de e-reporting telle que définie par le cas d’usage qui les concerne.
Comprendre les implications comptables et fiscales selon les cas d’usage
Impact sur la gestion de la TVA collectée
Aux yeux de l’administration, la transparence en matière de TVA est l’un des principaux avantages de la dématérialisation. De fait, la mise en place du e-invoicing et du e-reporting implique une vigilance accrue sur la gestion de la TVA.
Selon que la TVA est exigible au débit ou à l’encaissement, l’entreprise doit transmettre l’information à des moments différents, ce qui influe directement sur la date de transmission des données de facturation. Un commerçant doit, par exemple, émettre et transmettre sa facture dès la vente, tandis qu’un prestataire peut attendre l’encaissement du règlement.
Pour les transactions soumises au e-reporting, la piste d’audit fiable (PAF), qui retrace le cycle de vie des factures en garantissant leur authenticité et leur intégrité, demeure cruciale.
La TVA déductible et le crédit de TVA dans une logique électronique
La déduction de la TVA repose désormais elle aussi sur des factures électroniques respectant des formats structurés précis. Toute erreur de mention obligatoire ou de format peut compromettre la récupération de la TVA.
De plus, il devient essentiel d’assurer une parfaite synchronisation entre les données transmises et les périodes déclaratives pour éviter des écarts fiscaux.
Cas spécifiques : avoirs, acomptes et régularisations
Le traitement des avoirs, acomptes et régularisations suit des règles précises dans le cadre de la facturation électronique. Ils sont concernés par les flux du e-invoicing.
Tout assujetti est tenu de délivrer une e-facture pour les acomptes qui lui sont versés avant la réalisation de la prestation. Elle doit porter la mention “Facture d’acompte”, et la facture finale doit lui faire référence.
En cas d’erreur de facturation, le fournisseur a le choix entre deux procédures de régularisation :
- établir une facture rectificative,
- ou établir un avoir, pour annuler la facture initiale, avant d’établir une nouvelle facture.
Comment adapter ses outils et ses processus internes aux cas d’usage ?
Choisir une plateforme conforme à ses flux de facturation
Pour effectuer sa transition vers la facturation électronique, il est nécessaire de s’équiper d’une plateforme agréée (découvrez la liste des PDP immatriculées sous réserve). L’administration atteste que les logiciels agréés répondront aux principaux cas d’usage de la facturation électronique et vont permettre d’être en conformité avec la réglementation.
Au-delà des situations classiques, toutes les PDP ne sont pas en mesure de traiter l’ensemble des 36 cas d’usage qui ont été à ce jour définis par l’administration. Si votre activité engendre des flux spécifiques, il est donc important de s’assurer que votre plateforme saura les traiter.
Un autre critère de choix est la compatibilité de la plateforme avec vos outils internes : ERP, logiciels comptables ou systèmes de gestion commerciale. Par ailleurs, pour obtenir une solution parfaitement adaptée à vos besoins, il est possible de connecter un opérateur de dématérialisation (OD) à votre PDP. Ce type d’interface propose généralement une prise en main intuitive et des services complémentaires pour améliorer l’expérience utilisateur.
Mettre à jour les procédures comptables et les rôles internes
Le report de la réforme de la facturation électronique donne aux entreprises un peu plus de temps pour s’y préparer et l’organisation interne doit évoluer pour intégrer la facturation électronique. Il est nécessaire de définir des responsabilités précises.
Dans les sociétés, le service comptabilité, la direction financière, les responsables administratifs ainsi que les prestataires externes doivent collaborer étroitement pour organiser les déclarations fiscales et les reportings. Les indépendants doivent quant à eux s’appuyer sur leurs outils comptables ou leurs prestataires pour mettre en place de nouveaux processus adaptés à leurs moyens humains.
Se former et anticiper les risques de non-conformité
La formation aux cas d’usage de la facturation électronique est cruciale pour éviter de futures erreurs et retards de transmission. En cas de manquement, à compter de la mise en œuvre du calendrier de la facture électronique, les sanctions fiscales pourront être lourdes.
Il est recommandé de réaliser au plus tôt des tests de flux et de documenter toutes les procédures en interne pour limiter les risques de non-conformité. À terme, des contrôles réguliers permettront de s’assurer que les flux demeurent conformes aux exigences légales.
