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- Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront recevoir leurs factures au format électronique structuré ; l’émission suivra progressivement selon la taille de l’entreprise ;
- Un PDF envoyé par e-mail ne constitue pas une facture électronique au sens de la réforme : il ne contient pas de données lisibles automatiquement par les logiciels ou l’administration fiscale ;
- Trois formats sont possibles pour respecter la facturation électronique : Factur-X, UBL et CII .
La réforme de la facturation électronique chamboule les habitudes de millions d’indépendants en France. Jusqu’ici, envoyer une facture PDF par e-mail suffisait. À partir de septembre 2026 ou septembre 2027 selon la taille de votre entreprise, ce ne sera plus le cas. Les factures devront être émises dans un format structuré, transmis via une plateforme agréée. Mais alors, que faire de vos factures PDF existantes ? Faut-il tout recommencer de zéro ? Dans cet article, nous vous expliquons comment convertir vos factures PDF en factures électroniques conformes, où comment les créer directement.
La facturation électronique arrive dès 2026. Avec Indy vous êtes sûr d’être en conformité le moment venu ⚖️
Pourquoi le PDF seul ne suffit plus pour envoyer une facture ?
Le PDF est un format de document visuel : il est pensé pour être lu par un humain, pas traité automatiquement par un logiciel comptable ou par l’administration fiscale. C’est précisément ce point qui pose problème dans le cadre de la réforme.
À partir du 1er septembre 2026 toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures électroniques dans un format structuré. L’obligation d’émission suivra progressivement (grandes entreprises d’abord, TPE/PME ensuite). Un PDF envoyé par e-mail ne satisfait pas à ces exigences : il ne contient pas de données lisibles par les machines et ne peut pas être transmis via les plateformes de facturation électronique officielles.
Bon à savoir : le PDF peut toutefois subsister comme document de lecture dans un format hybride comme le Factur-X, où il cohabite avec un fichier XML structuré dans un seul et même fichier.
Quel est le nouveau format requis pour envoyer une facture ?
La réforme française reconnaît trois formats de facturation électronique, tous basés sur la norme AFNOR européenne EN 16931 (tous les détails ici) :
- Factur-X : format hybride franco-allemand (PDF/A-3 + XML embarqué), recommandé pour les TPE/PME ;
- UBL (Universal Business Language) : format XML pur, très utilisé en Europe et dans le e-commerce ;
- CII (Cross Industry Invoice) : format XML normalisé par l’ONU, plutôt utilisé par les grands groupes.
Pour la grande majorité des indépendants et petites structures, le Factur-X est le format à privilégier. Il présente un avantage décisif : il reste lisible sans outil spécifique, comme un PDF classique, tout en embarquant les données structurées nécessaires au traitement automatique.
Qu’est-ce que le Factur-X concrètement ?
Un fichier Factur-X, c’est votre facture en PDF habituelle (avec votre logo, vos lignes, vos montants) dans laquelle est physiquement intégré un fichier XML invisible appelé factur-x.xml. Ce XML contient toutes les données de la facture dans un format structuré : SIRET émetteur et destinataire, numéro de TVA intracommunautaire, montants HT par ligne, taux de TVA, total TTC, date, numéro de facture, conditions de paiement, IBAN.
Un seul fichier remplit ainsi deux fonctions : votre client peut le lire comme une facture normale, et son logiciel de comptabilité peut en extraire automatiquement toutes les données, sans aucune ressaisie.
Comment activer Indy en tant que Plateforme Agréée ?
Avant d’émettre votre première facture électronique, vérifiez qu’Indy est bien activé comme votre Plateforme Agréée.
Pour le confirmer : rendez-vous dans le menu Facturation de votre espace Indy, puis cliquez sur Factures électroniques.
L’activation se fait en quelques étapes simples depuis ce même espace. Veillez à préparer votre carte d’identité ainsi que votre avis de situation au répertoire Sirene de moins de 3 mois.
Bon à savoir : la facturation électronique est incluse sur tous les abonnements Indy, sans surcoût et sans limite de factures.
Que faut-il vérifier après la conversion de votre PDF en facture électronique ?
Le SIREN de votre client est bien renseigné
Sans SIREN, votre Plateforme Agréée ne peut pas identifier la plateforme agréée de votre client ni router correctement la facture. Si votre base clients n’est pas encore à jour, c’est le moment de la compléter.
Les montants et la TVA sont exacts
Vérifiez chaque ligne : désignation, quantité, prix unitaire, taux de TVA. Une fois la facture envoyée, elle ne peut plus être modifiée. En cas d’erreur, vous devrez émettre un avoir puis une nouvelle facture corrigée.
Les conditions de paiement sont complètes
Délai de règlement, mode de paiement, IBAN : ces informations alimentent le suivi automatique des paiements. Une case vide, et vous perdez une partie de la visibilité sur l’état de vos encaissements.
Le statut « Inscription finalisée » est bien actif
Si vous n’avez pas encore activé Indy comme votre Plateforme Agréée, vos factures ne pourront pas être transmises via le circuit électronique. Vérifiez le statut dans Facturation > Factures électroniques avant votre premier envoi.
Rappel du calendrier de la facturation électronique
Le calendrier de la facturation électronique s’applique par paliers selon la taille de l’entreprise. La première échéance arrive le 1er septembre 2026 et concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille. Ces dernières auront l’obligation de choisir une plateforme pour recevoir leurs factures.
| Type d’entreprise | Obligation concernée | Date |
| Toutes les entreprises assujetties à la TVA | Réception de factures | Dès le 1er septembre 2026 |
| Grandes entreprises et entreprises de tailles intermédiaires (ETI) | Émission de factures | Dès le 1er septembre 2026 |
| Petites et moyennes entreprises (PME) et micro-entreprises | Émission de factures | Dès le 1er septembre 2027 |
Vous souhaitez en savoir plus sur la facturation, qui est concerné par la facturation électronique ou encore le coût de la facture électronique ? Posez vos questions à l’équipe d’Indy dans l’espace dédié 👇
bonjour
je possède une SCI comment dois je procéder pour la facturation électronique sachant que je ne fais q’une facture de loyer par mois et je reçois q’une facture trimestrielle de mon comptable
merci de votre réponse
Pascal Gritti-Falk gérant de la SCI KEGA
Bonjour Pascal,
Pour la réception : quasiment toutes les SCI, même celles qui louent des logements nus à usage d’habitation (donc exonérées de TVA), sont considérées comme « assujetties » au sens de la réforme. Vous devrez donc choisir une Plateforme Agréée (PA) pour recevoir vos factures électroniques (dont celle de votre comptable) dès le 1ᵉʳ septembre 2026, sauf si votre SCI est totalement hors du champ de la TVA ;
Pour l’émission : pour vos factures de loyer, l’obligation ne s’appliquera que si votre location est effectivement soumise à la TVA (locaux commerciaux avec option TVA, par exemple) et que votre locataire est une entreprise assujettie établie en France. Si vous louez à un particulier ou en location nue exonérée, vous n’aurez pas à émettre de facture électronique.
N’hésitez pas à revenir vers nous pour choisir Indy comme Plateforme agréée !