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La facturation est une obligation qui pèse sur tous les professionnels. Les infirmiers diplômés d’État exerçant en libéral (IDEL) n’y font pas exception. Entre les spécificités liées aux actes de soins, les différentes caisses d’assurance maladie, les patients et les mutuelles : la gestion des devis et factures IDEL peut vite sembler complexe. Dans cet article nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la facturation IDEL et comment la simplifier grâce aux bons outils.
Résumé
- La nomenclature des actes professionnels (NGAP) fixe les codes, tarifs et taux de remboursement à facturer en tant qu’infirmier libéral ;
- Un IDEL peut facturer à l’acte ou en forfait ;
- L’envoi des feuilles de soins peut s’effectuer sous format papier ou électronique ;
- Des majorations s’appliquent en cas d’actes infirmiers spécifiques ;
- Le suivi de facturation grâce à un logiciel permet une gestion administrative optimale des informations des patients.
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La NGAP : le pilier de la facturation IDEL
Explications
Les soins infirmiers sont régis par des règles spécifiques fixées par la nomenclature générale des actes professionnels (NGAP). C’est la NGAP qui va fixer le code, le tarif et le remboursement de chaque acte. Il s’agit d’un texte de référence pour la facturation IDEL. Un infirmier libéral conventionné est dans l’obligation de facturer ses patients selon les tarifs fixés par l’Assurance maladie.
Les dispositions de la NGAP ont évolué au fil des négociations établies depuis la convention nationale des infirmiers et infirmières qui est entrée en vigueur en 2007.
La nomenclature des actes professionnels (NGAP) récapitule l’ensemble des dispositions générales liées aux soins infirmiers ainsi que la liste des actes pris en charge par l’Assurance Maladie (consulter ici la version du 1er janvier 2025).
Cotation et tarif
Tous les actes médicaux sont désignés par une lettre clé et un coefficient, permettant leur identification rapide par l’Assurance Maladie tout en respectant le secret professionnel des patients. Chaque acte comporte un coefficient qui permet de hiérarchiser le soin selon sa durée et sa pénibilité. Plus ce dernier est important, plus l’acte sera bien remboursé par l’Assurance Maladie. Voici quelques exemples.
- Pansement simple : AMI 2 ;
- Vaccination contre la grippe saisonnière : AMI 2,4 ;
- Bilan sanguin : AMI 1,5 ;
- Perfusion courte sous surveillance continue de l’infirmier : AMI 9 ;
- … etc
Les actes infirmiers peuvent être facturés à l’acte ou en forfait. Pour un soin facturé à l’acte, il faut utiliser la cotation de la NGAP. Exemple : un infirmier réalise 2 pansements simples. Ce dernier facturera 2 AMI 2. En forfait, un tarif fixe s’applique.
Tous les actes peuvent être consultés par code, intitulé ou chapitre grâce à la liste des produits et prestations (LPP). La recherche peut être effectuée dans la base de données en ligne ou via sa version PDF.
Les spécificités liées à la facturation IDEL
Les infirmiers et infirmières exerçant en libéral doivent établir et envoyer des documents de facturation ou des feuilles de soins pour les prestations de services qu’ils fournissent à leurs patients.
La création de feuilles de soins
En tant qu’IDEL, vous allez créer un grand nombre de feuilles de soins dans le cadre de votre activité professionnelle. Ces feuilles de soins peuvent être éditées sous format papier ou de manière électronique. La feuille de soins est un document qui fournit toutes les informations nécessaires concernant le patient, les soins prodigués et les tarifs pratiqués.
La feuille de soins doit comporter un certain nombre d’informations :
- Le nom et prénom du patient ;
- Son numéro de sécurité sociale ;
- Le code NGAP correspondant à chaque acte effectué ;
- La date de prescription du soin et le médecin prescripteur (pour certains actes) ;
- La date d’exécution des soins patients par l’IDEL ;
- Le tarif total des actes réalisés.
Il est recommandé d’envoyer des feuilles de soins électroniques (FSE), au format dématérialisé via un logiciel de télétransmission. Votre carte de professionnel de santé (CPS) sera nécessaire.
Les majorations
Soins de nuit, week-end et jour férié
Certains soins patients, en raison de leur nature ou de leur temporalité sont soumis à des tarifications spécifiques. C’est le cas par exemple des soins prodigués la nuit, durant le week-end ou pendant un jour férié. Dans ces cas de figure, des majorations peuvent être à ajouter à votre facture.
Leur cotation est :
- IFD – Indemnité forfaitaire de déplacement ;
- IFI – Indemnité forfaitaire de déplacement dans le cadre d’un forfait dépendance ou d’une prise en charge IPA.
Prise en charge d’un enfant de moins de 7 ans
Depuis mars 2019, la prise en charge d’un enfant de moins de 7 ans engendre également une majoration lors de la facturation du soin (cotation : MIE).
Déplacement
En cas de déplacement au domicile du patient (et non d’un soin au cabinet) des cotisations spécifiques sont prévues par la NGAP. Il s’agit de l’indemnité forfaitaire de déplacement et de l’indemnité kilométrique. Leur cotation est :
- IFD – Codification spécifique pour chaque acte nécessitant un déplacement ;
- IK – Indemnité kilométrique, codifiée en fonction de la zone et du kilométrage réalisés (2 km aller et 2 km retour en plaine, 1 km aller et 1 km retour en montagne).
Bon à savoir : des majorations s’appliquent aussi pour les téléconsultations, les coordinations infirmières et les actes uniques.
Le tiers payant
Le tiers payant est un dispositif qui facilite la prise en charge des soins en permettant au patient de ne pas avancer les frais de santé remboursés par l’Assurance Maladie et/ou par sa mutuelle. Dans le cadre du tiers payant, l’IDEL est payé directement par ces entités et non par le patient. Aujourd’hui la quasi-totalité des infirmiers libéraux pratiquent le tiers payant. Pour cela, l’IDEL doit :
- Créer une feuille de soins électronique (FSE) via un logiciel de télétransmission compatible (il s’agit du procédé recommandé) ;
- Utiliser la carte Vitale et la carte de mutuelle du patient pour transmettre les données nécessaires à la facturation ;
- S’assurer des droits du patient auprès de l’Assurance Maladie et des mutuelles pour valider la prise en charge ;
- Envoyer la télétransmission des FSE ainsi qu’une demande de remboursement électronique (DRE).
La télétransmission des feuilles de soins électroniques
Utiliser un procédé de facturation dématérialisé comporte de nombreux avantages comparativement à l’envoi d’une feuille de soins papier, aussi bien pour l’IDEL que pour le patient (coût, facilité des démarches, simplicité de suivi…).
Pour télétransmettre des feuilles de soins électroniques (FSE) à l’Assurance Maladie, vous avez besoin de vous munir d’une carte de professionnel de santé (CPS), d’un lecteur de carte Vitale et d’un système de facturation.
La carte de professionnel de santé (CPS)
La carte de professionnel de santé (CPS) est une carte nominative qui permet de sécuriser et d’authentifier vos échanges électroniques avec l’Assurance Maladie. Elle vous permet de signer électroniquement les feuilles de soins électroniques (FSE) et garantit la confidentialité des données transmises. Vous pouvez en faire la demande auprès de l’Agence régionale de santé.
La carte de professionnel de santé est gratuite, valable 3 ans et est renouvelée automatiquement.
Le lecteur de carte Vitale
Le lecteur de carte Vitale est un outil qui lit les informations présentes sur la carte Vitale des patients. Il vous permet d’accéder rapidement aux droits et aux informations nécessaires à la facturation et de créer les FSE. Les lecteurs peuvent être fixes ou portables (pour une utilisation en cabinet ou en déplacement à domicile).
Le lecteur de carte Vitale d’un infirmier libéral doit obligatoirement être « homologué Sesam-Vitale ».
Le système de facturation IDEL
Le système de facturation est un logiciel certifié qui simplifie la création, la gestion administrative et la transmission des FSE à l’Assurance Maladie et aux mutuelles. Il doit être compatible avec votre lecteur de carte Vitale et votre CPS.
Attention : pour une facturation fluide, assurez-vous de posséder un ordinateur récent équipé d’une bonne connexion internet.
Les étapes pour bien organiser votre facturation IDEL
Afin de mettre en place un suivi de facturation efficace, plusieurs étapes sont essentielles.
La collecte des informations nécessaires
Avant de procéder à la facturation d’un soin, assurez-vous de disposer de toutes les informations suivantes :
- Les coordonnées du patient (nom et prénom) ;
- Les données liées à la carte Vitale (numéro de sécurité sociale) ;
- La prescription médicale (indispensable pour certains actes) ;
- Les codes des actes réalisés en respectant les règles énoncées par la NGAP (avec leur cotation et tarif) ;
- Les coordonnées de la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM).
- Les éventuelles majorations applicables (nuit, kilomètres, dimanche…).
L’utilisation d’un logiciel de facturation adapté
Il est recommandé d’utiliser un logiciel dédié à la facturation IDEL afin de faciliter :
- La gestion au quotidien des feuilles de soins électroniques (FSE) ;
- L’application des cotations conformes à la NGAP ;
- La prise en charge des spécificités liées au tiers payant ;
- Le suivi des paiements et la relance des organismes en cas de retard (tous les mois).
Un logiciel adapté vous proposera des modèles de factures infirmiers afin de gagner en efficacité.
La maîtrise de la codification de la NGAP
La nomenclature générale des actes professionnels (NGAP) est primordiale pour coter correctement vos actes de soins. Prenez le temps de bien comprendre ses principes. C’est-à-dire tout d’abord de bien identifier les cotations spécifiques aux actes infirmiers que vous réalisez. Ensuite veillez à bien ajouter les majorations éventuelles (nuit, dimanche, déplacements…etc).
Il est important de maîtriser la NGAP pour que votre facturation IDEL soit juste et conforme.
Le suivi régulier des paiements
Pour éviter les situations d’impayés, il est recommandé d’effectuer un suivi attentif et régulier de vos factures. N’oubliez pas de vérifier les retours de traitement de l’Assurance Maladie (bordereaux de télétransmission). En cas de retard de paiement de la part des organismes et mutuelles, il est possible de mettre en place une relance de facture impayée.
Grâce à un logiciel de facturation en ligne, vous pourrez tenir au sein d’un onglet dédié un registre à jour des factures en attente, réglées ou rejetées.
La tenue de votre comptabilité
En tant qu’infirmière libérale, votre facturation ne s’arrête pas à l’édition des factures et feuilles de soins. La tenue de la comptabilité fait partie des obligations des professionnels libéraux. Et cette obligation peut devenir une charge de travail importante si vous n’êtes pas équipé des bons outils. N’oubliez pas de :
- Tenir vos registres comptables obligatoires (livre-journal, grand-livre…)
- Conserver vos documents comptables pendant 10 ans (en cas de contrôle) ;
- Ouvrir un compte bancaire dédié à votre entreprise (recommandé ou obligation en fonction des cas) ;
- Éditer toutes vos déclarations fiscales obligatoires en fin d’exercice comptable (2035, 2042-C-PRO…)
Bon à savoir : Indy est un logiciel de comptabilité en ligne qui simplifie le quotidien des professionnels de la santé. Facturation, comptabilité, déclarations, accompagnement par des experts : n’attendez plus pour gérer efficacement votre activité professionnelle.
Vous avez davantage de questions sur la facturation IDEL ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir ! 🤝
