Passez à la facturation électronique avec Indy : 
- Vous devez enregistrer un avoir à recevoir en fin d’exercice, lorsqu’une facture d’avoir vous est due, mais n’a pas encore été reçue ;
- L’écriture mobilise le compte 4098 au débit, le compte 44586 (TVA) et un compte de charges (60X ou 609X) au crédit ;
- Au premier jour de l’exercice suivant, l’extourne (inversion débit/crédit) est obligatoire pour annuler l’avoir à recevoir et laisser place à la facture d’avoir définitive.
Votre fournisseur vous doit un avoir, mais la facture n’arrivera qu’après la clôture de votre exercice. Comment traduire cette créance dans vos comptes ? C’est précisément le rôle de l’avoir à recevoir. Cette écriture de régularisation, qui suppose un suivi de facturation rigoureux, est indispensable au respect de la séparation des exercices. Indy vous explique : exemples concrets à l’appui.
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Qu’est-ce qu’un avoir à recevoir ?
Définition et principe
En France, une facture émise ne peut être supprimée. Pour corriger voire annuler un montant facturé, le fournisseur doit obligatoirement émettre une nouvelle facture (article 289 du Code général des impôts) :
- En cas de sous-facturation : on parle de facture rectificative ;
- En cas de surfacturation : on parle de facture d’avoir.
Une facture d’avoir est soit la reconnaissance d’une réduction de dette (lorsque le client n’a pas encore payé), soit la reconnaissance d’une créance (lorsque le client a déjà payé).
Lorsqu’une facture d’avoir vous est due avant la clôture de votre exercice comptable, mais que celle-ci vous parviendra après, vous devez enregistrer sa réception future (au nom du principe comptable de séparation des exercices). C’est l’avoir à recevoir.
Avoir à recevoir (AAR) vs avoir à établir (AAE) : quelle différence ?
L’avoir à recevoir (AAR) et l’avoir à établir (AAE) sont les deux faces d’une même pièce. Ce sont deux écritures comptables qui enregistrent la même opération :
- L’avoir à recevoir, du côté client : celui-ci va réceptionner une facture d’avoir a posteriori de l’exercice comptable concerné ;
- L’avoir à établir, du côté fournisseur : ce dernier va établir une facture d’avoir a posteriori de l’exercice comptable concerné.
Il est possible que les dates d’exercice entre les deux entreprises diffèrent. Si, côté fournisseur, les factures d’origine et d’avoir sont produites au cours du même exercice comptable, il n’y a pas lieu pour lui de réaliser un AAE.
Dans quels cas doit-on comptabiliser (ou non) un avoir à recevoir ?
Retour de marchandises facturées et non facturées
Prenons un exemple concret : fin décembre, 100 stylos vous sont livrés. 20 d’entre eux s’avèrent abîmés et vous les renvoyez à votre fournisseur. Vous appelez ce dernier, qui s’engage à établir une facture d’avoir le 5 janvier, une date postérieure au terme de votre exercice comptable (ici, le 31 décembre).
Hypothèse 1 : une facture a bel et bien été émise avant réception des 100 stylos, un avoir à recevoir doit être enregistré.
Hypothèse 2 : la livraison de la marchandise et le renvoi d’une partie de celle-ci ont eu lieu avant même qu’une seule facture ait été émise. Or, en l’absence de facture d’origine, il ne peut exister de facture d’avoir.
Sachant que la facture des 100 stylos (la première) sera émise a posteriori de la clôture de votre exercice. Il vous faut, dans ce cas de figure :
- Négocier une facture de 80 stylos : moins les frais de retour ;
- Enregistrer une FNP (Facture non parvenue) : dans le compte 408.
Dans cet exemple, la pièce qui justifie l’écriture de l’avoir à recevoir peut être la facture de l’envoi postal des stylos défectueux.
Remise, rabais ou ristourne accordée mais non formalisée
Partons maintenant de l’hypothèse que vous ne renvoyez pas les 20 stylos défectueux. Vous appelez votre fournisseur et celui-ci vous propose un geste commercial : un rabais sur la facture d’origine.
Dans ce cas : pour pouvoir réaliser un avoir à recevoir, il vous faut demander une confirmation du rabais par écrit (mail ou lettre). Retenez que toute écriture comptable doit s’appuyer sur une pièce justificative (article R123-174 du Code de commerce).
Les conditions à remplir pour constater un avoir à recevoir
En résumé, trois conditions cumulatives doivent être réunies à la date de clôture pour justifier l’enregistrement d’un avoir à recevoir :
- Une estimation fiable : s’il n’est pas arrêté, le montant de la facture d’avoir doit pouvoir être estimé avec précision ;
- Une pièce justificative : vous devez disposer d’un document qui prouve la réalité de votre écriture comptable ;
- La date d’émission de la facture d’avoir : celle-ci ne doit pas avoir été reçue à la date de clôture de l’exercice.
Comment comptabiliser un avoir à recevoir ?
Les comptes à utiliser
L’enregistrement d’un avoir à recevoir mobilise plusieurs comptes.
- Le compte 4098, intitulé « Rabais, remises, ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus » : il sert à ranger l’avoir attendu du fournisseur.
- Le compte 44586, intitulé « Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues » : il sert à ranger la TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) liée à cet avoir.
- Les comptes 60X ou 609X, respectivement nommés « Achats » et « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats » : le dernier chiffre varie selon la nature dudit achat.
L’écriture comptable pas à pas
L’écriture d’un avoir à recevoir se décompose en quatre étapes.
Étape 1 : chiffrez l’avoir. Déterminez le montant HT attendu et calculez la TVA correspondante.
Étape 2 : l’écriture comptable de l’avoir à recevoir. Renseignez les sommes au débit et au crédit des comptes concernés. Notez que cette étape doit être réalisée le jour de la clôture de votre exercice comptable.
Étape 3 : joindre un justificatif. Votre avoir à recevoir doit être appuyé par une pièce probante.
Étape 4 : l’extourne, ou l’annulation comptable de l’avoir à recevoir. Nous y revenons en détail dans le chapitre dédié.
Éditer des factures, tenir une facturation d’acompte, rédiger vos avoirs à recevoir à la clôture de votre exercice… Réaliser sa comptabilité soi-même, c’est prendre le risque d’un oubli ou d’une erreur. Pour être certain de tenir une comptabilité conforme et à jour, pensez à vous doter d’un logiciel de facturation.
Nos exemples
Avoir à recevoir avec retour de marchandises
Reprenons notre exemple. Vous achetez 100 stylos au prix d’un euro pièce, soit un prix de 120 € TTC (100 € hors taxes plus 20 % de TVA).
Fin décembre, les 100 stylos sont livrés. 20 d’entre eux s’avèrent abîmés et vous les renvoyez à votre fournisseur, qui s’engage (par mail, de préférence) à établir une facture d’avoir le 5 janvier, une date postérieure au terme de votre exercice comptable.
L’avoir à recevoir s’écrit ainsi :
| Compte | Libellé | Débit (Arrivée du flux) | Crédit (Départ du flux) |
| 4098 | Avoir non reçu | 24 | |
| 44586 | TVA sur facture non parvenue | 4 | |
| 607 | Achats de marchandise | 20 |
Ici, on enlève la valeur des stylos renvoyés (soit 20 €) du compte 607, car votre entreprise ne les possède plus. Il doit être possible, à la lecture des comptes de votre entreprise, de comprendre que celle-ci a finalement acheté pour 80 € de marchandises seulement (et non 100).
Avoir à recevoir sans retour de marchandises
Maintenant, partons de l’hypothèse que vous gardez les 20 stylos abîmés et que votre fournisseur vous concède un rabais de 24 € TTC en guise de dédommagement.
Dans ce cas, l’avoir à recevoir s’écrit ainsi :
| Compte | Libellé | Débit (Arrivée du flux) | Crédit (Départ du flux) |
| 4098 | Avoir non reçu | 24 | |
| 44586 | TVA sur facture non parvenue | 4 | |
| 6097 (*) | Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats | 20 |
Dans cet exemple, vous avez gardé les 100 stylos. Le compte qui traduit cette réalité, le 607, ne doit pas être débité. Ce serait déformer la réalité que d’écrire qu’il vous en reste 80. En conséquence, c’est le compte 6097 « Rabais obtenus sur achats » qui traduit en langage comptable le dédommagement accordé par votre fournisseur.
(*) Le compte 609 « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats » suit la même ventilation que celle du 60. En conséquence, parce que les stylos sont des marchandises rangées dans le compte 607, cet avoir à recevoir est à ranger dans le 6097.
L’extourne au début de l’exercice suivant : pourquoi et comment ?
L’extourne consiste à enregistrer, au 1er jour de l’exercice suivant, l’écriture inverse de l’avoir à recevoir enregistré. On dit de cette écriture qu’elle est contre-passée. Concrètement, vous inversez débit et crédit.
La raison d’être de l’extourne est d’annuler l’AAR pour laisser place à la facture d’avoir.
Étape 1 : en premier lieu, il vous faut annuler l’avoir à recevoir. Ci-dessous, l’exemple de l’extourne du rabais précédemment cité.
| Compte | Libellé | Débit (Arrivée du flux) | Crédit (Départ du flux) |
| 4098 | Avoir non reçu | 24 | |
| 44586 | TVA sur facture non parvenue | 4 | |
| 6097 | Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats | 20 |
Étape 2 : à réception de la facture d’avoir, vous pouvez enregistrer celle-ci comme suit.
| Compte | Libellé | Débit (Arrivée du flux) | Crédit (Départ du flux) |
| 401 | Fournisseur | 24 | |
| 44566 | TVA sur autres biens et services | 4 | |
| 6097 | Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats | 20 |
Bon à savoir : la réforme de la facturation électronique rendra bientôt non conforme l’envoi de facture par mail. Pensez-y.
Étape 3 : à la suite du paiement de la facture d’avoir, vous pouvez enregistrer son paiement. Libre à vous de faire parvenir à votre fournisseur la facture acquittée.
| Compte | Libellé | Débit (Arrivée du flux) | Crédit (Départ du flux) |
| 512 | Banque | 24 | |
| 401 | Fournisseur | 24 |
Les erreurs courantes à éviter
Oublier l’extourne en N+1
À l’ouverture de l’exercice suivant, il est impératif de ne pas oublier de contre-passer votre avoir à recevoir.
Si vous oubliez l’extourne, vous faussez votre comptabilité.
Confondre les comptes de TVA
Dans l’écriture d’un avoir à recevoir, le seul compte de TVA à utiliser est le 44586 « Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues ». Ce compte est dit intermédiaire. Il précède le transfert de votre TVA vers un compte définitif :
- Le 44566 : si votre facture d’avoir concerne un bien ou un service ;
- Le 44562 : si votre facture d’avoir concerne une immobilisation.
Confondre ces comptes avec le 44586 revient à créer un décalage entre votre comptabilité et la réalité.
Comptabiliser un AAR sans certitude sur l’avoir
Un avoir à recevoir ne peut être enregistré que si la créance ne fait aucun doute. Le principe comptable de prudence (article 121-4 du Plan comptable général) interdit de comptabiliser un produit incertain, sous peine de fausser le patrimoine et le résultat de votre entreprise.
Une comptabilité qui reflète précisément la situation de votre entreprise est préférable à une écriture qui pourrait désorganiser vos comptes.
