Comptabilité en freelance, comment ça marche ?

Vous souhaitez vous lancer à votre compte en tant que Freelance ? Vous vous demandez sûrement quelles seront vos obligations en termes de comptabilité. Bien que certaines obligations soient communes à tous les freelances, d'autres dépendront au contraire du statut juridique de votre entreprise et ainsi de votre régime d'imposition. Nous vous expliquons tout sur les diverses obligations comptables du travailleur indépendant !

Comptabilité en freelance, comment ça marche ?

Le statut de freelance, qu’est-ce que c’est ?

Définition

Le terme freelance désigne le travailleur indépendant. Ce dernier, contrairement au travailleur salarié, n’est soumis à aucun contrat de travail ni lien de subordination. Le freelance est embauché pour effectuer des missions spécifiques pour un client donné (généralement une entreprise). Il opère en toute autonomie.

Le statut juridique du freelance

Le statut de freelance n’est pas un statut juridique à proprement parler. Ainsi, pour se lancer à son compte, le travailleur indépendant, devra impérativement choisir un statut juridique.

Le freelance peut exercer son activité en tant que :

  • micro-entreprise ;
  • entreprise-individuelle (EI) ;
  • en société (en SASU ou en EURL).

Enfin, avant de se lancer en toute autonomie, certains indépendants préfèrent tester leur activité en passant dans un premier temps par le portage salarial. Il s’agit là d’un statut « hybride », se situant entre le salariat et l’indépendance.

Les obligations en termes de comptabilité du travailleur indépendant, dépendront notamment du statut juridique choisi lors de la création de son entreprise.

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La facturation : une obligation comptable commune à tous les freelance

Dans un premier temps, il est important de noter que, quel que soit le statut juridique du freelance, ce dernier sera soumis à une obligation de facturation.

La facturation en freelance

Le freelance, comme toute entreprise, est dans l’obligation de tenir sa facturation à jour. Ainsi, l’émission d’une facture est obligatoire dès lors que vous effectuez une mission. La facture est un document juridique qui prouve l’opération commerciale. Toutes les transactions professionnelles (les dépenses, mais également les recettes) doivent pouvoir être justifiées par une facture. Ces dernières doivent être conservées pendant une durée minimale de 10 ans à compter de la date d’édition.

Pour être valable, votre facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, les voici :

  • La mention « facture » ;
  • Le numéro et la date de la facture ;
  • Les informations sur votre société, cela inclut notamment, la dénomination sociale de votre entreprise, son statut juridique, votre nom et vos coordonnées ;
  • Les informations sur votre client ;
  • La somme hors taxe (HT) et la somme toutes taxes comprises (TTC) ;
  • La date d’échéance du règlement et le montant des pénalités en cas de retard ;
  • Les conditions de règlement de la facture ;
  • Votre numéro de TVA intracommunautaire, si vous en avez un.

Qu’en est-il du devis ?

En principe, l’envoi d’un devis est facultatif mais recommandé. Ce dernier permettra de cadrer les éléments de la mission et de sécuriser la transaction. Vous pourrez ainsi y indiquer la nature de la prestation, la durée de la mission, mais aussi votre rémunération. La signature du devis est primordiale puisqu’elle lui donne la valeur d’un contrat. Un devis signé engage les deux parties et lance la réalisation de la prestation par le freelance.

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Comptabilité du freelance, les obligations comptables

Les obligations en fonction du régime d’imposition

Les obligations comptables du freelance diffèrent en fonction du statut juridique de l’entreprise et ainsi de son régime d’imposition.

Vous êtes en micro-entreprise

La micro-entreprise, également connue sous le nom d’auto-entreprise, est le statut privilégié par les entrepreneurs pour exercer en freelance. Ce dernier est particulièrement attractif en raison de son coût (aucun capital ne doit être apporté), sa simplicité et sa rapidité de mise en place. Le statut d’auto-entrepreneur pourra effectivement s’obtenir à quelques heures uniquement, par simple demande en ligne.

Le statut est soumis à des seuils de chiffre d’affaires. Pour pouvoir exercer en micro en 2023 :

  • Vous ne pouvez pas dépasser 77 700 € de chiffre d’affaires lorsque vous effectuez de la prestation de services ;
  • 188.700€ pour la vente de marchandises.

En cas de dépassement de ces seuils, vous passez automatiquement en Entreprise Individuelle (EI). 

En micro, vous êtes imposé à l’impôt sur le revenu (IR), sans aucune possibilité d’opter pour l’impôt sur les sociétés.

Comme indiqué plus haut, les obligations comptables du freelance seront ici simplifiées au maximum. Ainsi, il sera nécessaire de produire uniquement deux documents :

  1. Un livre des recettes rassemblant l’ensemble de vos encaissements, dans l’ordre chronologique pour tous les auto-entrepreneurs
  2. Un registre des achats avec l’ensemble des dépenses effectuées, dans l’ordre chronologique.

💡 Ce registre sera uniquement obligatoire pour les activités de vente de marchandises ou de prestation de logement.

Ces deux documents se présentent généralement sous forme d’un tableau. Ils reprennent :

  • La nature et le montant de l’encaissement/de l’achat ;
  • L’identité du vendeur/de votre client ;
  • Le mode de règlement ;
  • La référence de la facture justificative.

Vous êtes en entreprise individuelle en déclaration contrôlée

Si vous exercez une profession libérale et que vous réalisez des bénéfices commerciaux supérieurs à 72 500 euros HT par an pendant deux années consécutives, vous passez obligatoirement du régime micro-BNC au régime de la déclaration contrôlée.
Ici, vous devrez obligatoirement tenir un journal des recettes et des dépenses ainsi qu’un registre des immobilisations et des amortissements. Ici, vous devez déclarer votre bénéfice net dans la déclaration 2042-C Pro. Il sera ensuite nécessaire de joindre la déclaration de résultats des BNC (déclaration n°2035) et les annexes n°2035 A et n°2035 B.

Vous êtes en entreprise individuelle au régime réel simplifié d’imposition

Pour bénéficier du régime réel simplifié d’imposition (RSI), votre entreprise individuelle doit avoir un chiffre d’affaires qui respecte les seuils suivants :

  • Entre 176 200 euros HT et 818 000 euros HT par an pour les activités de vente de marchandises ;
  • Entre 72 600 euros HT et 247 000 euros HT par an pour les activités de prestation de services.

Ici, les entreprises profitent d’obligations comptables allégées par rapport au régime réel normal. Elles devront :

  • Tenir une comptabilité simplifiée composée d’un livre journal et d’un grand livre ;
  • Constater les créances et les dettes à la clôture de l’exercice ;
  • Procéder à une évaluation simplifiée des stocks et des en-cours de production ;
  • Fournir des comptes annuels simplifiés à l’administration fiscale et les déposer auprès du RCS. Vous serez dispensé d’annexe.

L’entrepreneur individuel en RSI devra déclarer ses revenus à l’aide du formulaire n° 2042-C Pro. Il sera ensuite nécessaire de joindre le formulaire n° 2031 ainsi que les tableaux annexes n° 2033-A à 2033-G.

Vous êtes en entreprise individuelle au régime réel normal d’imposition

Au-delà des seuils susmentionnés, votre entreprise est automatiquement soumise au régime réel normal d’imposition. Ici, vos obligations comptables seront plus conséquentes.
Vous devrez notamment :

  • Enregistrer les flux financiers de façon chronologique ;
  • Réaliser un inventaire annuel ;
  • Tenir un livre journal et un grand livre ;
  • Déposer vos comptes annuels.

Au régime réel normal vous devez également déclarer vos revenus via le formulaire n°2042-C Pro. Vous devez aussi joindre votre déclaration n°2031 et les tableaux annexes n° 2050-SD à 2059-G-SD.

💡 Que vous soyez en EI ou en auto-entreprise, vous devrez impérativement ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité à partir du moment où le chiffre d’affaires de l’entreprise est supérieur à 10 000 € pendant plus de deux années consécutives. Ce compte permet de distinguer les dépenses professionnelles et les dépenses personnelles.

Vous êtes en société

Les obligations comptables d’une société à l’IS seront plus lourdes, l’entrepreneur devra notamment :

  • Au régime réel simplifié : il a l’obligation de réaliser un bilan annuel et de déposer une liasse fiscale. Il pourra appliquer une comptabilité de trésorerie et devra, en plus de la déclaration n°2065, déposer une déclaration n°2033 ;
  • Au régime réel normal, le travailleur indépendant est soumis à des règles plus lourdes. Il devra déposer un bilan annuel, un compte de résultat, un livre journal et un grand livre. Il sera également nécessaire de déposer une liasse fiscale plus complète et détaillée comprenant la déclaration n°2065 ainsi que la déclaration 2050 à 2059-G. Pour consulter la déclaration n°2065, c’est par 👉 ici 👈.

Enfin, quel que soit son régime d’imposition, ce dernier devra obligatoirement ouvrir un compte bancaire professionnel.

Comptabilité de trésorerie vs comptabilité d’engagement ?

La comptabilité de trésorerie

Vous pouvez opter pour la tenue simplifiée de votre comptabilité, en choisissant d’enregistrer vos flux en comptabilité de trésorerie à condition que vous soyez :

  • En BNC ;
  • Au régime micro-BIC ;
  • Au régime réel simplifié pour les bénéfices industriels et commerciaux (BIC).

La comptabilité de trésorerie consiste à enregistrer la comptabilité en se basant sur les flux de trésorerie. Concrètement, cela revient simplement à noter toutes les entrées et sorties de votre compte bancaire au moment où l’opération est effectuée. Cette méthode facilite grandement l’enregistrement des mouvements financiers et permet un gain de temps considérable dans la gestion comptable.

La comptabilité de trésorerie pourra néanmoins présenter quelques inconvénients. En raison de son mode d’enregistrement des flux, il est parfois difficile de suivre précisément vos recettes et vos dépenses sur une période donnée.

Aussi, le fait de ne considérer que les encaissements et les dépenses pourra être particulièrement désavantageux. A titre d’exemple, si vous avez effectué une vente ou une prestation importante en fin d’année et que celle-ci n’a pas été réglée avant la fin de l’exercice, elle n’apparaîtra pas dans votre résultat.

Enfin, il ne sera pas aisé d’assurer la gestion fiscale de votre entreprise. Les déclarations de TVA étant calculées en fonction des dates de facturation, il est souvent nécessaire de procéder à des calculs pour la déclarer en bonne et due forme.

Pour palier ces inconvénients, vous pouvez volontairement opter pour une comptabilité d’engagement.

La comptabilité d’engagement

Egalement appelée comptabilité créances et dettes ou sur les débits, la comptabilité d’engagement est obligatoire uniquement si votre entreprise est non éligible à la comptabilité de trésorerie. Cette dernière consiste à enregistrer les engagements entre vous, vos prestataires ou vos clients. A la différence de la comptabilité de trésorerie, une opération sera donc comptabilisée en deux fois : une à la date de l’émission de la facture ou de la signature du devis et une au règlement de la dette, de votre part ou par votre client.
Bien que plus complexe que la comptabilité de trésorerie, en raison du nombre d’écritures nécessaires, la comptabilité d’engagement vous permettra d’obtenir une image plus fidèle de la situation financière et patrimoniale de votre société. Elle permettra également d’assurer un suivi plus performant de vos dettes et de vos créances.

Comptabilité freelance, comment faire ?

Gestion de la comptabilité en tant que freelance

Dans un premier temps, il est important de noter, qu’en France, aucune loi n’impose aux freelances, de faire appel à un expert-comptable. Ainsi, il est légalement tout à fait possible d’effectuer votre comptabilité seul, sans aide extérieure. Néanmoins, à moins que vous disposiez de compétences en comptabilité, nous vous conseillons vivement de vous faire accompagner. Cela vous permettra de déléguer cette tâche qui peut s’avérer complexe.

Deux solutions s’offrent à vous :

  • Faire appel à un expert-comptable ;
  • Passer par un logiciel de comptabilité en ligne.

Le comptable

Ses missions

Il s’agit là de l’option traditionnelle. Pour être considéré en tant que comptable, ce dernier doit impérativement être inscrit à l’ordre des experts-comptables. Il accompagne les entreprises dans leur gestion comptable et financière et est tenu de fournir des conseils à ses clients. Le comptable devra effectuer les différentes déclarations attendues par l’administration fiscale, avec les données communiquées par son client. Ainsi, il est nécessaire que l’entreprise et le comptable communique au fil de temps afin de pouvoir établir les différents documents comptables. Ici, l’entreprise cliente et le comptable travaillent en équipe tout au long de l’exercice.

Les avantages

  • Une expertise comptable : ici, vous aurez accès à des conseils d’experts personnalisés. Cela vous assure également le respect des normes en vigueur ;
  • Un gain de temps : le comptable se charge de votre comptabilité. Ainsi, il sera simplement nécessaire de lui communiquer un certain nombre de documents. Il pourra ensuite effectuer vos diverses déclarations.

Les inconvénients

  • Des tarifs horaires particulièrement élevés. Le prix du comptable, chaque mois, est généralement bien plus élevé que celui d’un logiciel de comptabilité ( 2 à 5 fois plus cher).

Les logiciels de comptabilité

Qu’est-ce que c’est ?

Un logiciel de comptabilité est un outil informatique, développé dans l’unique but d’assurer la gestion de la comptabilité d’une entreprise. Ce logiciel est hébergé sur les serveurs de l’éditeur et est accessible via une simple connexion internet. Chaque utilisateur disposant d’un ordinateur ou d’un smartphone, pourra y accéder, à tout moment de la journée. Certains logiciels sont également disponibles sur une application mobile, afin de faciliter l’accessibilité au logiciel par ses utilisateurs, c’est le cas d’Indy par exemple.

Les logiciels de comptabilité permettent d’automatiser les différentes tâches comptables : il s’agit là d’une alternative aux comptables. Bien que ces outils ne soient pas des comptables au sens juridique du terme (puisqu’ils ne sont pas inscrits à l’ordre des experts-comptables), ils vous permettront tout de même d’assurer un suivi de votre comptabilité en autonomie et d’effectuer vos diverses déclarations obligatoires. Ces derniers se substituent parfaitement à un comptable !

Les logiciels de comptabilité proposent diverses fonctionnalités, en fonction des besoins de l’entreprise cliente. En règle générale, ces derniers offrent des services de base pouvant convenir à tout type d’entreprise. Vous pourrez généralement effectuer vos diverses déclarations comptables, éditer vos factures, suivre vos mouvements financiers…

Les avantages

Avec un logiciel de comptabilité en ligne, vous :

  • Réalisez des économies : un logiciel de comptabilité coûte deux à cinq fois moins cher qu’un expert-comptable.
  • Gagnez du temps et automatisez les processus ;
  • Synchronisez votre compte bancaire pour récupérer toutes les transactions de votre compte professionnel ;
  • Bénéficiez d’un accompagnement, via un service client de qualité ;
  • Profitez de la catégorisation automatique de vos transactions vers les bons comptes comptables.

Les inconvénients

  • Le logiciel de comptabilité n’est pas un comptable. Ainsi, ce dernier ne pourra pas vous fournir les mêmes conseils qu’un expert-comptable. A titre d’exemple, il ne pourra pas vous donner de conseils d’optimisation fiscale.

Quelle option est faite pour vous ?

Tout dépend de votre situation et de vos besoins. Vous êtes freelance et préférez être libre dans la gestion de votre comptabilité et dépenser votre argent dans le développement de votre entreprise ? Le logiciel de comptabilité est fait pour vous ! Ici, vous gérez votre comptabilité en toute autonomie, tout en ayant accès à un accompagnement en cas de souci ! Le logiciel se présente également comme une alternative économique aux comptables.
Si au contraire, vous souhaitez avoir un accompagnement plus personnalisé, et travailler main dans la main avec votre expert-comptable, le comptable traditionnel sera sûrement l’option la plus adaptée à vos besoins.

Vous l’aurez compris, les obligations comptables ne seront pas les mêmes en fonction du statut juridique choisi. Un freelance en micro-entreprise, pourra faire le choix d’effectuer lui-même sa comptabilité au vu du peu d’obligations comptables qui lui incombent. Au contraire, si vous êtes en société ou bien si vous n’êtes pas vraiment à l’aise avec les notions comptables, nous vous invitons vivement à vous faire accompagner. Les logiciels de comptabilité en ligne ainsi que les comptables sont là pour vous faciliter la vie.

Vous avez la moindre interrogation sur le statut de freelance ? Laissez-nous un petit commentaire, nous nous ferons un plaisir de vous éclairer ! 💡

FAQ

Je suis freelance, dois-je obligatoirement faire appel à un expert-comptable ?

La réponse est non ! En France, aucune loi n’oblige les entreprises à faire appel à un expert-comptable. Il est donc légalement possible d’effectuer sa comptabilité seule ou avec l’appui d’un logiciel.

Quels métiers puis-je exercer en tant que freelance ?

Le statut de freelance est compatible avec de nombreux métiers. Légalement, en France, il n’existe pas de condition spécifique pour devenir freelance. Notez, qu’il est tout à fait possible de se lancer en freelance lorsqu’on exerce une profession réglementée, telle que comptable freelance ou encore architecte. Ces métiers seront néanmoins soumis à des conditions d’accès strictes.

Je suis freelance, pourquoi devrais-je me tourner vers un logiciel de comptabilité ?

Le logiciel de comptabilité présente de nombreux avantages. Il vous permettra de réaliser votre comptabilité en toute autonomie, tout en gagnant du temps grâce à l’automatisation de votre compta ! Cet outil vous permettra également de réduire les risques d’erreur. Enfin, il s’agit d’une alternative économique aux comptables.

par Julie Pay Vargas

Julie est rédactrice de contenu chez Indy. Spécialiste des entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés, elle partage toutes ses connaissances afin de rendre la comptabilité accessible à tous !