Le Livre-Journal des professions libérales

Le Livre-Journal des recettes et des dépenses est un document comptable que les professionnels libéraux au régime des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) ont l’obligation de tenir.

Les libéraux et autres indépendants doivent tenir une comptabilité et produire dans ce sens un certain nombre de documents pour faire état de leur activité :

• le registre des immobilisations et des amortissements,
• le Grand-Livre comptable,
• le FEC, etc.

Nous allons nous pencher ici sur le Livre-Journal, un relevé spécifique aux professions libérales du régime réel. Les micro-BNC doivent quant à eux remplir un livre des recettes, forme simplifiée de ce Livre-Journal.

Qu’est-ce que le Livre-Journal des professions libérales ?

Le Livre-Journal permet de suivre toutes les recettes et toutes les dépenses distinctement. Il regroupe donc ligne par ligne toutes les opérations liées à votre activité professionnelle. C’est un véritable journal comptable. Les opérations doivent être enregistrées tous les jours, avec :

• la date,
• la nature de l’opération,
• le nom du patient ou du client s’il y a,
• le montant,
• et la ventilation si elles se rattachent à plusieurs comptes comptables.

Chaque opération, et plus spécifiquement chaque dépense, doit être accompagnée d’une pièce justificative à conserver. Il existe une tolérance fiscale pour les recettes en espèces de moins de 76€ unitaire, ainsi que pour les chèques déposés par lot. Il est possible de regrouper ces revenus, en gardant cependant en justificatif le détail des paiements.

Votre Livre-Journal vous permet ainsi à la fin de l’exercice comptable de faire vos comptes et de remplir vos déclarations. Il vous faudra faire un rapprochement bancaire pour vérifier qu’aucun oubli n’a été fait.

Qui doit tenir un livre-journal ?

L’obligation de tenir un Livre-Journal pour les professions libérales au réel

Le livre-journal est obligatoire pour toutes les entreprises soumises à :

• La déclaration contrôlée
• L’impôt sur les sociétés
• Au régime simplifié
• Au régime réel d’imposition

D’autres obligations comptables, que nous verrons succinctement en fin d’article, sont également à remplir pour les BNC soumis à la déclaration contrôlée. Les professionnels libéraux soumis au régime micro-BNC et les micro-entrepreneurs en sont quant à eux exemptés et ne doivent remplir qu’un livre des recettes.

Comment conserver son Livre-Journal ?

Le Livre-Journal ainsi que toutes ses pièces justificatives sont à conserver pendant une durée totale de 10 ans, quelle que soit sa forme (papier ou numérique).

Si vous ne pouvez pas présenter de Livre-Journal, le Code général des impôts prévoit une amende de 1 500 €. Cette dernière peut aller jusqu’à 25 000 € si vous n’avez aucune des pièces justificatives qui permet de reconstituer le Livre-Journal.

Cette durée de conservation et les amendes s’appliquent à tous les documents comptables : le livre des recettes, le Grand Livre, le FEC, les déclarations…

Quelles informations doit contenir un livre-journal ?

Le livre-journal est un relevé de toutes les opérations effectuées sur votre compte bancaire, recettes comme dépenses. Chaque mouvement financier doit y figurer en écrivant une ligne par opération. Un matériel acheté à crédit en trois mensualités devra donc faire figurer chaque mensualité dans ce document.

Il peut être tenu dans un livre papier, voire même deux livres : un pour les recettes et un pour les dépenses. Il existe de très nombreux modèles de Livre-Journal en vente dans le commerce. Sur cahier, il vous faudra utiliser un stylo indélébile car rien ne doit être modifié sans visibilité.

Cependant, très peu de professionnels continuent de tenir un journal papier car cela demande beaucoup de temps et de rigueur. Ils se tournent alors vers des logiciels de comptabilité en ligne, beaucoup plus rapides et efficaces.

💡 Il est interdit de tenir sa comptabilité sur un tableur type Excel, car les écritures ne doivent pas être modifiables.

De plus, le livre-journal doit être rempli sans trous, sans ratures et ses pages doivent être numérotées. Vous devez choisir un logiciel conforme aux normes de l’administration fiscale qui produit un Fichier des Écritures Comptables (FEC).

En ce qui concerne la forme, il se présente sous la forme d’un tableau composé d’au moins 5 colonnes :

• La date de l’opération ;
• Le numéro de la pièce comptable (facture payée ou encaissée) ;
• Le numéro des comptes débités et crédités ;
• Le libellé ou description de l’opération (achat d’un ordinateur par exemple) ;
• Le montant de l’opération.

Vous avez cependant la possibilité, comme le font la plupart des entreprises et des sociétés commerciales, de diviser ce document en journaux auxiliaires qui regroupent les écritures comptables par type. Généralement, on retrouve un journal des achats, des ventes, de la banque, de la caisse et des divers. Dans ce cas, le livre-journal en lui-même ne regroupe que les totaux mensuels indiqués dans les journaux auxiliaires.

💡 Les journaux auxiliaires en eux-mêmes ne seront pas reconnus s’ils ne sont pas accompagnés d’un livre-journal.

Comment faire son Livre-Journal avec Indy ?

Indy est un logiciel simple et efficace qui automatise toute votre comptabilité, en répondant bien entendu à la norme FEC. Grâce à la synchronisation bancaire en temps réel, il récupère vos données pour les transformer en ligne comptable. Plus besoin de saisir chaque opération et de rapprochement bancaire, tout est automatisé avec Indy !

Il est ainsi capable d’éditer toute votre liasse fiscale à la clôture de l’exercice fiscal, et la télétransmet directement à votre AGA. Pour retrouver votre Livre-Journal sur Indy, rendez-vous dans l’onglet “Documents”, puis dans “FEC”. Ouvrez le menu déroulant en haut sur le bouton “Télécharger” et sélectionné “Livre Journal CSV”.

Vous obtenez ainsi votre Livre-Journal, complété automatiquement par Indy au cours de l’année. Un jeu d’enfant !

Les autres livres comptables : Grand Livre comptable, FEC et livre d’inventaire

Le Grand Livre comptable des professions libérales

Le Grand Livre Comptable est l’autre document comptable demandé par l’administration aux entreprises établissant un Livre-Journal. La différence majeure avec ce dernier est que les mouvements n’y sont pas regroupés chronologiquement, mais par compte comptable. C’est donc un document indispensable pour analyser vos postes de dépense et savoir où vous pourriez éventuellement faire des économies. Il n’est pas obligatoire en BNC, mais tous les logiciels de comptabilité en ligne le produisent.

Le Livre des recettes des professions libérales

Le Livre des recettes est la version simplifiée du Livre-Journal, réservé aux professionnels en micro-BNC et aux micro-entreprises. Il liste l’ensemble des recettes jour par jour, mais ne s’occupe pas des dépenses. En effet, les charges de ces professionnels sont évaluées de manière forfaitaire.

Le FEC des professions libérales

Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document obligatoire pour tous les professionnels qui font leur comptabilité en ligne. Il doit être produit par le logiciel comptable que vous utilisez.

Bonus : Le livre d’inventaire

Facultatif depuis le 1er janvier 2016, le livre d’inventaire est une formalité qui peut toujours être utile pour les dirigeants de société qui ont des stocks. Ces stocks doivent être recensés au moins une fois par an.

Le livre d’inventaire indique tous les éléments contenus à l’actif et au passif de l’entreprise. Leur quantité et leur valeur comptable doivent y figurer. Il comprend notamment les immobilisations corporelles, incorporelles et financières, les créances client, les dettes fournisseur et bien évidemment les stocks.

En quoi les livres comptables obligatoires peuvent m’être utiles ?

La question de tenir des livres de comptes ou non ne se pose pas, puisqu’ils sont obligatoires et qu’en cas de contrôle l’absence de tels documents peut avoir de graves conséquences sur votre entreprise ou votre cabinet. En effet, en cas de mauvaise foi, l’administration fiscale peut décider d’une majoration jusqu’à 80% de votre prochain impôt dans les pires cas.

Mais plutôt que de parler du bâton de la sanction fiscale, regardons la carotte et les avantages que ce document peut vous offrir :

• Regarder vos comptes quotidiennement ou mensuellement pour remplir vos livres comptables vous permettra de vérifier s’il n’y a pas d’anomalies financières, tels que des retards de paiement, des prélèvement abusifs ou un vol de coordonnées bancaires entraînant des dépenses qui ne seraient pas de votre fait ;
• Dans le cas d’une activité libérale exercée à domicile ou dans un cabinet, le livre journal va être utile pour enregistrer les revenus générés par cette activité, tels que les honoraires facturés aux clients ;
• Le Grand Livre peut également vous servir d’outil d’analyse de vos finances pour réduire des dépenses superflues et ainsi investir dans des postes qui comptent vraiment pour la prospérité de votre business ;
• Enfin (bien que cette liste ne soit pas exhaustive), faire un livre d’inventaire vous permettra de connaître les stocks à écouler ou remplacer et vous permettra de mieux gérer votre barque.

Vous avez des questions concernant le Livre-Journal ? Vous pouvez nous contacter dans les commentaires ci-dessous ou directement sur le live-chat d’Indy !