Contrôle Urssaf : les clés pour le passer sereinement !

En tant que professionnel indépendant, le calcul de vos cotisations sociales se fait sur la base de vos déclarations de chiffre d’affaires à l’Urssaf (Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales). Ces déclarations sont à réaliser mensuellement, trimestriellement ou annuellement sur votre espace internet Urssaf. Tous les travailleurs indépendants sont soumis à ces déclarations et sont susceptibles d’être contrôlés par ce même organisme. Pourquoi et comment les indépendants sont-ils contrôlés ? Quelles sont les étapes de ce contrôle Urssaf ? Voici toutes les informations nécessaires pour vous faire passer ce contrôle en toute sérénité !

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En résumé : 

• Il ne faut pas confondre le contrôle Urssaf, qui porte sur les cotisations sociales, et le contrôle fiscal, qui porte sur les impôts ;
• Les contrôles sont aléatoires ou issus d’irrégularité dans les déclarations ; 
• Un contrôle Urssaf porte sur les 3 dernières années, et ne peut excéder 9 mois ; 
• En cas de désaccord, vous pouvez contester votre redressement auprès de la CRA. 

Qui peut faire l’objet d’un contrôle Urssaf ? 

Toutes les entreprises sont concernées par un contrôle de l’Urssaf : 

• Les entreprises indépendantes, micro-entreprises incluses ;
• Les petites sociétés unipersonnelles (EURL, SASU) ; 
• Les sociétés de type TPE et PME (SAS, SARL, etc.) ; 
• Les sociétés civiles (SCI, SCPI, SCEA, etc.) ; 
• Les grandes entreprises (SA par exemple). 

Pourquoi êtes-vous contrôlés par l’Urssaf ?

Les cotisations destinées à financer les prestations sociales reposent sur un système déclaratif, il est donc courant que des contrôles aient lieu pour éviter les fraudes. Le contrôle permet de s’assurer que les cotisations sont bien payées et que le chiffre d’affaires déclaré est le bon. Il permet ainsi de garder un équilibre entre les cotisants en recherchant les infractions et en renforçant le jeu loyal de la concurrence.

La légende urbaine des entreprises contrôlées par l’Urssaf sur dénonciation est répandue mais peu probable. Les principales raisons pour lesquelles vous pourriez être contrôlé sont :

• Si un de vos clients ou prestataires est contrôlé par l’Urssaf ou le fisc, il y a de fortes chances pour que vous le soyez également pour que ces organismes puissent croiser les données ;
• Il y a des incohérences dans votre déclaration sur votre compte Urssaf (déclaration sociale notamment, mais aussi déclaration de CA pour les micro-entreprises) ;
• Vous avez été redressé récemment par l’administration fiscale. L’Urssaf et le fisc étant de plus en plus proches, vous pourriez être contrôlés sur vos cotisations sociales peu après ;
• Il y a longtemps que l’Urssaf ne vous a pas contrôlé (ou elle ne l’a encore jamais fait).

Attention à ne pas confondre contrôle fiscal et contrôle Urssaf. Le contrôle fiscal porte sur vos impôts déclarés sur votre compte professionnel impots.gouv et est opéré par l’administration fiscale. Le contrôle Urssaf porte sur vos cotisations sociales uniquement.

À titre d’information, en 2023 les actions menées par l’Urssaf ont permis de redresser 1,2 milliards d’euros de cotisations et contributions sociales. Parmi les redressements, seuls 9% concernent des indépendants. Il ne s’agit pas de la catégorie d’entreprise la plus contrôlée, mais il est toujours préférable d’être en règle. Pour en savoir plus sur l’étude 2023 de l’Urssaf, c’est juste ici. 

Quand ont lieu les contrôles de l’Urssaf ?

L’Urssaf contrôle des entreprises tout au long de l’année. Il n’y a pas de période plus propice qu’une autre pour se faire contrôler. La période de contrôle est de 3 ans : si vous êtes contrôlé en 2025, l’agent Urssaf vous demandera vos documents pour 2025, 2024 et 2023. Si une fraude a été avérée pendant votre contrôle, attendez-vous à être de nouveau contrôlé trois ans plus tard. 

La durée d’un contrôle Urssaf peut aller de quelques semaines à 9 mois. S’il n’y a pas d’erreur et que vous coopérez, cela se passe très vite. Le meilleur conseil à donner lors d’un contrôle (Urssaf ou fiscal) est de coopérer avec le contrôleur : vous n’avez rien à gagner à faire durer le contrôle ou à tenter de dissimuler des erreurs. 

Bien que l’on parle généralement de redressement, il est possible que l’agent découvre une erreur en votre faveur. Vous pourrez donc bénéficier d’un remboursement de vos cotisations.

Comment se déroule un contrôle Urssaf ?

Quels documents préparer lors d’un contrôle ?

Il s’agit tout simplement d’un contrôle du respect des obligations des entreprises en termes de cotisations et contributions sociales. En détail, sont vérifiés :

• Les montants de cotisations payés ;
• Les rémunérations soumises à cotisations ;
• Les frais professionnels déductibles des cotisations ;
• La mise en application des mesures d’exonération de cotisations en faveur de l’emploi.

Contrôle sur place ou sur pièces ?

Le contrôle sur place étant destiné aux entreprises de plus de 11 salariés, en tant qu’indépendant vous ferez l’objet d’un contrôle sur pièces. Pour ce dernier, vous devrez déposer directement à votre organisme de recouvrement les documents demandés dans votre avis de contrôle. Elle ne requiert ni votre présence ni celle d’un expert-comptable.

Les étapes d’un contrôle de l’Urssaf

Étape 1 : La lettre d’avis de contrôle

Certes, vous n’accueillerez pas cette lettre avec l’enjouement que l’on pourrait ressentir en recevant la carte postale d’un ami expatrié. Mais elle a le mérite de vous donner la liste des documents à fournir à votre Urssaf et la date limite de remise de ces derniers.
Notez que la procédure de rescrit social ne vous est plus disponible à compter de la réception d’un avis de contrôle. Cette dernière vous permet de questionner les organismes de recouvrement sur la législation appliquée dans votre situation. Pensez donc à l’utiliser avant qu’un contrôle ne vous tombe dessus.

Étape 2 : Le contrôle en lui-même

L’agent de contrôle va examiner scrupuleusement tous vos documents qui ont contribué au calcul du taux et de l’assiette des cotisations sociales de votre entreprise. La période sur laquelle portera le contrôle est des trois années précédentes. Plus précisément pour les travailleurs indépendants, la date butoir pour déterminer les années contrôlées est le 30 juin. Un contrôle effectué avant le 30 juin 2025 portera sur les années 2024, 2023 et 2022, mais s’il est effectué après cette date, il examinera les années 2025, 2024 et 2023.

Attention : si le contrôle révèle une infraction de travail illégal, le contrôle portera sur les 5 dernières années d’activité de l’entreprise.

Pour les contrôles sur pièce, la durée ne peut excéder 9 mois sur une période de 3 années consécutives. Encore une fois, ce délai peut-être outrepassé en cas d’abus.

Étape 3 : La lettre d’observation

L’Urssaf vous enverra par voie postale, généralement dans les deux mois suivant le contrôle, les conclusions de son contrôle et peut vous demander des documents supplémentaires. En cas de redressement, c’est dans cette lettre que vous seront précisés son montant, sa nature et son calcul.

Étape 4 : La période contradictoire

Vous bénéficiez d’un droit de réponse pour tout redressement si un ou plusieurs éléments vous semblent erronés. Si vous effectuez cette démarche dans les 30 jours suivant la réception de la lettre d’observation, l’agent est obligé de vous répondre en vous précisant si le redressement est maintenu ou non. S’il est maintenu, il transmettra sa décision à l’Urssaf.

Étape 5 : Le rapport de contrôle

Ces 30 jours écoulés vous recevrez le résultat définitif de votre contrôle. Ici, trois dénouements possibles :

• Rien à signaler, vous êtes en règle ;
• Un avis de crédit vous est adressé (en cas d’erreur en votre faveur) ;
• Vous recevez une mise en demeure et devez payer les sommes réclamées.

Vous avez cependant deux mois supplémentaires pour contester cette décision et saisir la commission de recours amiable.

Les sanctions et recours possibles

Contestation du contrôle de l’Urssaf 

En cas de désaccord persistent avec le contrôleur sur votre redressement, vous pouvez contester le résultat du contrôle. La contestation est à effectuer auprès de la commission de recours amiable (CRA). Cette démarche est gratuite. 

Vous recevrez sous deux mois la réponse de la commission, qui pourra annuler votre redressement ou valider le résultat du contrôle et vous sommer de payer. Dans ce cas, vous n’avez plus de recours possible auprès de l’Urssaf, si votre désaccord persiste il vous faudra contacter un avocat spécialisé. 

Quelles sanctions en cas de redressement Urssaf ? 

Si votre contrôle s’est soldé par un redressement, vous êtes redevables des cotisations non payées ainsi que d’une majoration pour retard s’élevant à 5% du montant dû. 

En cas de première infraction, les majorations peuvent ne pas être appliquées grâce au droit à l’erreur (Loi ESSOC).

Comment éviter un contrôle de l’Urssaf ? 

Il n’y a pas de recette magique pour éviter à coup sûr un contrôle de l’Urssaf. Toutes les entreprises peuvent être contrôlées au cours de leur existence. Cependant, il y a bien des éléments pour diminuer les risques de contrôle : limiter les incohérences dans vos déclarations. 

Avec un logiciel de comptabilité comme Indy, adapté aux auto-entrepreneurs comme aux petites sociétés, vous diminuez drastiquement le nombre d’erreurs sur vos déclarations, et ainsi les chances de vous faire contrôler par l’Urssaf et l’administration fiscale. La synchronisation bancaire automatique permet de ne louper aucune transaction, les rappels et les guides vous aident à remplir vos déclarations en temps et en heure. 

Avec Indy, vous bénéficiez en plus d’un logiciel complet pour votre activité indépendante :

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• Déclarations de TVA ;
• Déclarations de chiffre d’affaires pour les micro-entreprises ; 
• Déclarations, liasses fiscales et bilan pour les entreprises individuelles et les sociétés ;
• Aide à la déclaration sociale.  

Vous craignez un contrôle prochain et avez des questions sur les cotisations ? Nous vous répondons en commentaires !