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- L’émission d’une facture est obligatoire pour une vente entre professionnels, ou à la demande du client s’il s’agit d’un particulier ;
- Payer sans facture vous expose à un risque de non-conformité comptable et de redressement fiscal ;
- Un ticket de caisse ou un relevé bancaire ne suffisent pas à justifier un achat. Un devis signé ou un bon de commande peuvent parfois être acceptés par l’administration, mais ils ne remplacent pas une facture ;
- Ne jamais procéder au paiement avant d’avoir reçu la facture permet de sécuriser vos flux financiers et la déductibilité fiscale de vos dépenses.
Vous avez payé un fournisseur sans facture ? Si elle peut paraître anodine, cette situation pourrait avoir de lourdes conséquences pour votre entreprise. En effet, la facture est essentielle pour justifier vos flux comptables. Son défaut vous expose par ailleurs à des risques de redressement fiscal, si vous avez déduit les dépenses correspondantes.
Pour éloigner ces menaces, on vous explique comment obtenir votre facture d’achat. On vous propose aussi des bonnes pratiques qui vous aideront à mettre en place un suivi de facturation efficace, afin d’éviter d’être de nouveau confronté à ce problème dans le futur.
Ajout des mentions obligatoires, répertoire clients, documents personnalisables, suivi des paiements : tout est inclus sur Indy.😎
Pourquoi l’absence de facture est-elle un problème ?
Un paiement réalisé sans facture peut engendrer divers problèmes pour votre entreprise.
Ce que la loi dit sur l’obligation de facturation
L’édition d’une facture fait partie des obligations d’un vendeur professionnel. Deux cas de figure doivent être distingués.
- Si l’acheteur est aussi un professionnel, la facture doit systématiquement lui être transmise, en vertu de l’article L441-9 du Code de commerce ;
- Quand il s’agit d’un particulier, son émission n’est pas toujours obligatoire. Elle est toutefois requise dès lors que le client en fait la demande.
En tant que professionnel, vos fournisseurs doivent donc en principe vous délivrer une facture pour chacun de vos achats de bien ou de prestation de services.
Les risques concrets en cas d’absence de facture
L’absence de facture crée plusieurs risques si vous avez procédé au règlement de votre achat.
- Risque comptable : vous devez être en mesure de justifier vos flux. Ainsi, un paiement sans facture ne vous permet en principe pas d’enregistrer votre achat. Votre bilan laisse apparaître une créance envers votre fournisseur, ce qui constitue une situation anormale ;
- Risque fiscal : si vous avez déduit la charge relative à l’achat, l’absence de facture peut conduire à un redressement de TVA, d’IS ou d’IR ;
- Risque social : si vous avez remboursé les sommes payées à un salarié dans le cadre d’une note de frais, elles peuvent être requalifiées en avantage en nature. Elles deviennent alors soumises aux cotisations sociales.
💡 Bon à savoir : le délai légal de conservation des documents comptables est de 10 ans, à compter de la clôture de l’exercice auquel ils se rapportent.
⚠️ Attention : fournir une fausse facture à l’administration vous expose à de lourdes sanctions. Vous encourrez jusqu’à 7 ans d’emprisonnement et 3 000 000 € d’amende si le juge retient le délit de fraude fiscale.
Comment obtenir sa facture après paiement ?
Obtenir une facture pour justifier votre achat est donc primordial. Voici les actions à mettre en œuvre pour régulariser votre situation et éviter les risques fiscaux.
Relancer le prestataire par écrit
Votre première démarche doit être de relancer le vendeur pour tenter d’obtenir sa facture. Un premier appel téléphonique peut être intéressant, d’autant plus si votre interlocuteur est un prestataire ou un fournisseur habituel. En parallèle, transmettez-lui une demande par écrit (mail ou courrier), qui permet de formaliser votre requête. Cette démarche pourrait s’avérer utile en cas de litige ultérieur.
Ne tardez pas avant d’émettre votre relance, et contextualisez votre demande en précisant la date et l’objet de la vente, ainsi que le montant réglé. Vous maximisez ainsi vos chances qu’elle soit traitée rapidement et sans échanges superflus.
Soyez courtois, d’autant plus que votre prestataire a peut-être tout simplement oublié de vous transmettre le justificatif de la vente. En cas d’absence de réponse à votre demande initiale, n’hésitez pas à relancer votre interlocuteur en vous montrant plus ferme, tout en restant professionnel.
💡 Bon à savoir : l’envoi de factures par mail ou par courrier ne sera plus possible à partir du 1er septembre 2026. Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, vous devrez obligatoirement vous doter d’une plateforme agréée pour traiter ces documents. Les PME et les indépendants disposeront d’un délai d’un an supplémentaire pour leurs factures de vente.
Que faire si le prestataire refuse ou ne répond pas ?
Si malgré vos efforts, votre prestataire ne répond pas favorablement à votre demande, vous pouvez tenter de vous montrer plus ferme. Rappelez-lui que le défaut de facturation l’expose à une amende égale à 50 % du montant de la transaction, en vertu de l’article 1737 du Code général des impôts (CGI).
Si vos démarches n’aboutissent toujours pas, prenez contact avec votre service des impôts des entreprises (SIE) pour l’informer de vos difficultés. Surtout, conservez l’ensemble des pièces susceptibles de justifier votre achat : bon de commande, devis, preuves de paiement, échanges d’e-mails ou de SMS, etc.
💡 Bon à savoir : une tolérance existe pour les dépenses engagées dans le cadre de notes de frais. Le collaborateur concerné peut rédiger une attestation sur l’honneur s’il n’est pas en mesure de fournir le justificatif d’un achat professionnel. Cette solution repose sur la bonne foi du salarié et ne permet jamais la récupération de la TVA.
Comment prouver un paiement sans facture ?
La facture vous permet de justifier vos achats, à la fois dans votre comptabilité et auprès de l’administration fiscale. Si vous ne pouvez pas l’obtenir, vous pouvez vous appuyer sur d’autres documents, qui sont plus ou moins probants selon les cas.
Force juridique des autres justificatifs : relevé bancaire, ticket de caisse…
D’autres pièces peuvent justifier vos transactions commerciales, mais sont-elles pour autant recevables auprès de l’administration ?
Le relevé bancaire motive la comptabilisation du paiement réalisé, mais il ne justifie pas l’achat en lui-même. Il ne permet pas de connaître avec certitude la nature de la transaction et de s’assurer qu’elle a été engagée dans l’intérêt de l’entreprise.
Un ticket de caisse peut apporter une preuve de votre dépense, en détaillant les biens ou services obtenus. Néanmoins, il n’identifie pas formellement l’acheteur. L’administration n’accepte donc généralement pas ces documents dans le cadre de contrôles fiscaux.
Devis signé, bon de commande : quelle valeur juridique ?
Un devis signé ou un bon de commande renforcent la preuve de la transaction. En effet, ils ont une valeur équivalente à celle d’un contrat, ce qui implique que chaque partie s’engage à respecter les obligations qu’il mentionne. Le vendeur doit ainsi livrer les biens ou les services selon les conditions qui y sont précisées.
S’ils ne remplacent pas la facture aux yeux de la loi, ces documents renforcent la position de l’acheteur qui veut justifier sa dépense. Conservez la preuve du paiement réalisé pour sécuriser encore davantage votre flux (relevé de compte, ordre de virement, ticket de carte bancaire, etc.).
💡 Bon à savoir : en règle générale, on établit un bon de commande pour prévoir une livraison de biens, tandis qu’un devis concerne plutôt une prestation de services.
Comment éviter ce problème à l’avenir ?
Procéder à un paiement alors que vous n’avez pas de facture complexifie votre gestion administrative et vous expose à des risques fiscaux. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre pour éviter qu’une telle situation ne se présente de nouveau.
Demander systématiquement la facture au moment du paiement
La pratique la plus simple à mettre en œuvre consiste à ne pas procéder au paiement tant que vous n’avez pas reçu de facture. Insistez pour obtenir ce document : votre prestataire est dans l’obligation de vous le fournir ! Rappelez-lui que la facture ne peut pas être remplacée par un bon de commande, un devis signé, ni un bon de livraison. En plus de justifier les flux comptables, elle permet d’appeler le règlement du prix de la vente.
Ainsi, appliquez une règle simple : sans facture, vous n’émettez pas de paiement ! C’est le meilleur moyen d’inciter votre interlocuteur à respecter ses obligations.
💡 Bon à savoir : votre fournisseur vous demande un premier versement pour confirmer votre commande ? Il doit produire une facture d’acompte pour justifier et sécuriser cette transaction.
Mettre en place de bonnes pratiques de suivi des dépenses
La mise en place de certaines pratiques vous aide à sécuriser vos achats professionnels et à réduire vos risques fiscaux. Voici quelques règles simples à appliquer dans votre entreprise.
- Ne jamais procéder à un paiement sans facture ;
- Faire rédiger un contrat, un devis ou un bon de commande pour sécuriser les transactions importantes ;
- S’assurer de la correcte identification de votre entreprise sur les documents commerciaux reçus ;
- Joindre un justificatif à chacun de vos enregistrements comptables ;
- Rapprocher les écritures d’achat des paiements correspondants, grâce au lettrage des comptes fournisseurs.
💡 Bon à savoir : un logiciel comptable en ligne tel qu’Indy renforce le suivi de vos dépenses. Il vous permet de joindre des justificatifs à vos écritures en un clic. En cas de contrôle fiscal, vous pouvez facilement retrouver les factures d’achat qui vous sont demandées.
Vous avez des questions sur la facturation ? 💬 N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaires, nous vous répondrons avec plaisir ! 😉
