Comment modifier une facture ?

Il peut arriver que, dans la précipitation ou lors d’un ajout de produit, vous fassiez une erreur sur une facture qui demande d’être retoquée. Ou encore que suite à une modification de commande vous soyez obligés de l’annuler pour faire un avoir. Dès lors, comment faire pour modifier la facture initialement éditée et s’assurer un suivi de facturation conforme ? Dans cet article, nous vous aidons à corriger les factures en vous présentant les différentes options qui s’offrent à vous en fonction des situations.

Rappel concernant les factures

Une facture est un document juridique, comptable et fiscal qui permet d’attester de la vente d’un produit ou d’un service entre un vendeur ou prestataire et son client. Elle sert aussi bien à protéger l’un que l’autre et les entreprises sont tenues de la conserver pendant 10 ans.

Une facture doit comporter un certain nombre d’informations :

• Date d’émission et numéro de facture (séquence chronologique sans interruption) ;
• Nom, prénom ou dénomination sociale et adresse du vendeur ou prestataire ;
• Numéro SIREN ;
• Numéro de TVA intracommunautaire du vendeur (ou mention légale de franchise de TVA) ;
• Désignation précise des biens vendus ou des services rendus ;
• Quantité et prix unitaire hors taxes ;
• Date d’échéance du règlement ;
• Taux des pénalités de retard exigibles ;
• Mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement (B2B)
• Taux de TVA applicable et montant total TTC ;
• Réductions éventuelles (remises, rabais, escomptes).

Pour tout savoir sur comment faire une facture en bonne et due forme, consultez notre checklist pour les factures.

Cas n°1 : Vous n’avez pas encore envoyé votre facture à votre client

Si vous avez éditer votre facture mais que vous ne l’avez pas encore envoyé, il vous suffit de la corriger. Vous pouvez utiliser le même numéro d’identification, cela ne portera pas à conséquence. Dans l’éventualité où vous utilisiez un logiciel de facturation, celui-ci générera une nouvelle facture avec une nouvelle numérotation. Prenez bien garde à envoyer la nouvelle facture ainsi créée et non l’ancienne version.

Cas n°2 : Vous avez envoyé la facture, mais elle n’a pas encore été réglée

Vous devrez dans cette situation créer une facture rectificative qui corrige et remplace la facture d’origine. Elle devra comporter :

• La mention « annule et remplace la facture n°1234 (numéro de la facture remplacée ») ;
• Un numéro différent de la facture initialement envoyée, soit en remplaçant le numéro (4567 au lieu de 1234) soit en lui ajoutant un numéro de version (1234-V2).

Cas n°3 : Vous avez envoyé la facture et votre client l’a réglée

Une fois qu’une facture a été envoyée et réglée par le client, elle ne peut plus être modifiée. Toute correction ou annulation doit obligatoirement passer par l’émission d’une facture d’avoir à votre client, par exemple pour une remise accordée a posteriori.

C’est en fait une facture au montant négatif correspondant à la somme que vous souhaitez rembourser. L’avantage de l’avoir est qu’il peut correspondre à un bon de réduction, qui fait que l’argent reste dans l’entreprise. Mais comment faire un avoir ?

• Utiliser clairement le terme Avoir en début de document ;
• Donner un numéro distinct à l’avoir en question (soit comme une facture à part entière soit via une numérotation séparée propre aux avoirs) ;
• Indiquer le numéro et la date de la facture à laquelle l’avoir fait référence ;
• Vous pouvez également mentionner les modalités de compensation de l’avoir : remboursement par chèque ou virement, avoir à déduire sur une prochaine facture… ;
• Donner le montant de l’avoir hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) avec la TVA correspondante.

Une précision s’impose pour vos clients professionnels : s’il souhaite récupérer la TVA correspondant à la réduction accordée, votre client doit voir figurer sur l’avoir à la fois le montant HT de la réduction et le montant de TVA associé. Il devra alors régulariser sa déduction de TVA en conséquence.

À l’inverse, s’il renonce à cette récupération, l’avoir doit simplement préciser que la remise est accordée nette de taxe, ce qui dispense de toute régularisation de sa part.

Vous avez encore des questions sur les factures acquittées, voire les factures échues ? Posez-les nous en commentaire, l’équipe d’Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗