Comment justifier les frais kilométriques aux impôts ?

Vous êtes dirigeant d’une entreprise (entreprise individuelle, SARL, EURL, SAS, SASU…) et vous utilisez un véhicule personnel à des fins professionnelles ? Dans ce cas, vous pouvez bénéficier des indemnités kilométriques (IK) ! Celles-ci sont calculées selon un barème spécifique publié chaque année par l’administration fiscale. Il prend en compte la puissance du véhicule ainsi que la distance parcourue. Mais comment calculer les frais kilométriques ? Quel est le barème kilométrique en 2025 ? Comment justifier les frais kilométriques aux impôts ? Dans cet article, nous répondons à toutes ces questions et plus encore ! 🚗

Comment justifier les frais kilométriques aux impôts ?

 Le saviez-vous ?
Indy automatise la gestion de vos frais de déplacement, en particulier le calcul de vos indemnités kilométriques ! Profitez-en ! 🤩
Je veux essayer Indy


📝 En résumé :

  • Les frais de déplacement professionnels se rapportent aux trajets effectués pour le compte de l’entreprise ;
  • Ils peuvent être déduits du revenu imposable via l’emploi de deux méthodes : les frais réels ou le barème kilométrique ;
  • Le barème kilométrique est un barème publié chaque année par l’administration fiscale. Il prend en compte deux paramètres : la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus ;
  • En optant pour ce barème, vous n’avez pas besoin de justifier vos frais kilométriques aux impôts. En revanche, en cas de contrôle fiscal, mieux vaut que vous ayez en votre possession les justificatifs associés. Celle-ci pourrait, en effet, vous les demander ;
  • Pour automatiser la gestion de vos IK ainsi que la déclaration de vos frais kilométriques, nous vous conseillons d’opter pour un logiciel de comptabilité comme Indy !

Zoom sur les frais de déplacement professionnels

Définition

Les frais de déplacement professionnels se rapportent aux dépenses engagées lors de trajets réalisés pour le compte de l’entreprise. Ces trajets peuvent concerner :

  • Des missions professionnelles ;
  • Ou les déplacements entre votre domicile et votre lieu de travail.

Ces déplacements sont considérés comme professionnels dès lors qu’ils sont exclusivement liés à l’activité professionnelle de l’entreprise.

Sont-ils déductibles ?

Les frais de déplacement sont déductibles, à condition qu’ils soient indispensables à l’activité de l’entreprise. Les règles applicables à un salarié ne sont pas les mêmes pour un travailleur indépendant. En effet, en tant que dirigeant, si vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles, vous avez le choix entre deux méthodes de déduction :

  • Le barème kilométrique, défini chaque année par l’administration fiscale ;
  • Les frais réels, une option qui donne droit au remboursement de vos frais de déplacement sur présentation des justificatifs.

⚠️ Vous êtes auto-entrepreneur ?
Dans ce cas, vous ne pouvez ni utiliser le barème des frais kilométriques, ni les frais réels pour déduire les frais de déplacement de votre chiffre d’affaires (CA) auprès de l’URSSAF ou de l’administration fiscale. En effet, vous bénéficiez déjà d’un abattement forfaitaire à hauteur de :

  • 71% pour les activités de ventes ;
  • 50% pour les activités de prestations de services BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) ;
  • 34% pour les activités de prestations de services BNC (Bénéfices Non Commerciaux) et les activités libérales.

Les conditions de déductibilité

Pour déduire vos frais kilométriques, certaines conditions doivent être respectées. En effet, les frais engagés doivent :

  • Servir directement l’exploitation de l’entreprise (par exemple : des missions professionnelles, etc.) ;
  • Être en cohérence avec l’objet social de l’entreprise, excluant ainsi toute dépense personnelle ;
  • Relever d’une gestion normale de l’activité, sans excès ;
  • Être comptabilisés au cours de l’exercice comptable auquel ils se rapportent (Principe comptable d’indépendance des exercices) ;
  • Avoir été effectivement réglés ;
  • Pouvoir être justifiés par des documents et justificatifs en cas de contrôle fiscal.

Vous souhaitez en apprendre davantage sur la déduction des frais professionnels ? Consultez les articles suivants :

Zoom sur le barème kilométrique

Définition

Chaque année, un nouveau barème des indemnités kilométriques est publié, généralement durant le premier trimestre. Ce barème est défini par l’administration fiscale. Le barème est déterminé en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Il couvre :

  • La dépréciation du véhicule ;
  • Les frais de réparation et d’entretien ;
  • Les dépenses de pneumatiques ;
  • La consommation de carburant ;
  • Les primes d’assurance.

Le calcul des indemnités kilométriques s’effectue comme suit :
Indemnités kilométriques = distance parcourue (en km) x coefficient du barème kilométrique selon la puissance du véhicule.

Le barème kilométrique de l’année 2024

Pour les voitures

Barème kilométrique pour les voitures
Puissance du véhicule (en CV)Distance (d) jusqu’à 5 000 kmDistance (d) de 5 001 km à 20 000 kmDistance (d) au-delà de 20 000 km
3 CV et moinsd x 0,529(d x 0,316) + 1065d x 0,370
4 CVd x 0,606(d x 0,340) + 1 330d x 0,407
5 CVd x 0,636(d x 0,357) + 1 395d x 0,427
6 CVd x 0,665(d x 0,374) + 1 457d x 0,447
7 CV et plusd x 0,697(d x 0,394) + 1 515d x 0,470

Bonne nouvelle : si vous utilisez une voiture électrique, vous pouvez bénéficier d’une majoration de 20%.

Pour les motos

Barème kilométrique pour les motocyclettes
Puissance administrative (en CV)Distance (d) jusqu’à 3 000 kmDistance (d) de 3 001 km à 6 000 kmDistance (d) au-delà de 6 000 km
1 ou 2 CVd x 0,395(d x 0,099) + 891d x 0,248
3, 4 ou 5 CVd x 0,468(d x 0,082) + 1 158d x 0,275
plus de 5 CVd x 0,606(d x 0,079) + 1 583d x 0,343 

Pour les cyclomoteurs

Barème kilométrique pour les cyclomoteurs
Distance (d) jusqu’à 3 000 kmDistance (d) de 3 001 km à 6 000 kmDistance (d) au-delà de 6 000 km
d x 0,315(d x 0,079) + 711d x 0,198

Un cyclomoteur est un deux-roues ou trois-roues motorisé, dont la cylindrée est inférieure ou égale à 50 cm³. Il existe deux types de cyclomoteurs :

  • Le scooter (les plus nombreux) ;
  • La 50 cm³ à boîte de vitesses ou en boîte automatique.

Pour les vélos

Dans le cas du vélo, les déplacements à des fins professionnelles ne sont pas considérés dans le barème des indemnités kilométriques.

Une entrepreneuse qui calcule ses frais kilométriques

Comment justifier les frais kilométriques aux impôts ?

1. Les frais réels

Si vous avez opté pour la déduction des frais réels, vous devez conserver tous les justificatifs associés à vos frais de déplacement professionnels. Cela inclut notamment :

  • Les factures de carburant ;
  • Les factures d’entretien et de réparation ;
  • Les factures d’assurance ;
  • … Mais également un carnet de bord détaillant le nombre de kilomètres parcourus, les trajets effectués, les motifs, la date du jour déplacement, etc. 

Ces dépenses doivent être justifiées individuellement.

2. Le barème kilométrique

Lorsque nous parlons de frais kilométriques, nous considérons que vous avez choisi le barème kilométrique comme méthode de déduction. Comme mentionné précédemment, le barème couvre déjà un certain nombre d’éléments :

  • La dépréciation du véhicule ;
  • Les frais de réparation et d’entretien ;
  • Les dépenses de pneumatiques ;
  • La consommation de carburant ;
  • Les primes d’assurance.

Par conséquent, vous n’avez pas à fournir de justificatifs pour chaque dépense. Il vous suffit, en effet, de comptabiliser tous les kilomètres parcourus et d’appliquer le barème en vigueur en fonction de la puissance fiscale de votre véhicule.

⚠️ Attention toutefois : en cas de contrôle de l’administration fiscale, il est possible que celle-ci vous demande de présenter certains justificatifs liés :

  • Au moyen de transport utilisé ;
  • À la distance parcourue ;
  • À la puissance fiscale du véhicule utilisé ;
  • Etc.

Pour éviter toute mauvaise surprise, nous vous conseillons de conserver et d’archiver les pièces justificatives liées à vos dépenses de déplacement. Ainsi, l’utilisation du barème kilométrique ne vous exempte pas d’apporter des justifications aux impôts.

🗓️ Le barème kilométrique pour l’année 2025 n’a pas encore été publié, mais il devrait l’être d’ici avril.

Comment déclarer les frais kilométriques ?

Pour déclarer vos frais kilométriques, deux options s’offrent à vous :

  1. Vous pouvez vous rendre sur le site des impôts (ici) et les déclarer dans la partie de votre liasse fiscale réservée à cet effet ;
  2. Ou utiliser un logiciel de comptabilité comme Indy, capable d’automatiser la déclaration de vos frais kilométriques !

Gérez vos indemnités kilométriques simplement avec Indy !

Indy, c’est un logiciel de comptabilité tout-en-un conçu pour simplifier la gestion comptable des travailleurs indépendants (micro-entrepreneur, entrepreneur individuel, société).

Avec Indy, vous bénéficiez de fonctionnalités multiples dont :

  • Le pilotage de votre flux de trésorerie en temps réel avec la mise à disposition de tableaux intuitifs ;
  • La synchronisation bancaire, accompagnée de la catégorisation automatique des transactions ;
  • Le pré-remplissage des documents comptables et des déclarations fiscales ;
  • La télétransmission de la liasse fiscale à l’administration ;
  • … Mais aussi la gestion de vos indemnités kilométriques !

bannière Indy avis client noté 4.8/5 sur Trustpilot

Pour gérer vos indemnités kilométriques sur Indy, voici les étapes à suivre !

Étape 1 : l’enregistrement des déplacements professionnels

Dans un premier temps, enregistrez les kilomètres parcourus dans le cadre de votre activité. Bien que la conservation des justificatifs ne soit pas obligatoire, il est vivement recommandé de les garder. En effet, en cas de contrôle fiscal, vous devrez être en mesure de justifier vos déplacements.

Sur Indy, les frais inclus dans les indemnités kilométriques sont à classer dans la catégorie « Dépenses personnelles ».

Étape 2 : l’étape de clôture

Au moment de la clôture comptable, Indy calcule automatiquement le montant de l’indemnité kilométrique. Pour ce faire, vous devez sélectionner l’option déduction des frais de véhicule au barème kilométrique dans l’étape « Frais de véhicule ».

L'étape "Frais de véhicule" sur Indy lors de la clôture comptable et fiscale

Ensuite, lorsque vous arrivez à l’étape intitulée « Indemnités kilométriques » et en cliquant sur « + Ajouter », vous devez renseigner plusieurs informations sur lesquelles le calcul s’appuiera, à savoir notamment :

  • Le type de véhicule utilisé ;
  • La puissance fiscale du véhicule ;
  • Le nombre de kilomètres parcourus ;
  • Etc.

L'étape "Indemnités kilométriques" sur Indy lors de la clôture comptable et fiscale

Une fois l’étape validée, Indy se chargera alors de passer automatiquement les écritures comptables correspondantes.

D’autres questions concernant cet article ou un avis à nous transmettre ? Laissez-nous un commentaire dans l’espace ci-dessous, l’équipe Indy se fera une joie d’y répondre ! 🤗

Découvrez l'application tout-en-un des indépendants - Créer un compte

par Lauriane Kadri

Lauriane est rédactrice de contenus chez Indy. Elle a la vocation de vous aider à devenir indépendants sur votre comptabilité.