Circularisation bancaire : pourquoi est-ce si important ?

Procédure souvent méconnue, la circularisation bancaire est un élément indispensable pour la vérification des comptes de votre entreprise et pour garantir leur fiabilité. Que ce soit pour les investisseurs, les fournisseurs et les clients ou encore l’administration fiscale, des états financiers justes et vérifiés sont primordiaux. Pour cela, on réalise un audit comptable ou financier. Ce dernier a pour rôle de contrôler et d’attester de la sincérité des données et documents comptables de la société en donnant une confirmation directe des soldes auprès de tiers. La circularisation bancaire est une étape clé de cette procédure. Qui est concerné ? Comment cela fonctionne-t-il ? Indy vous dit tout !

📝 En résumé :

• Une circularisation bancaire est une procédure réalisée par un auditeur (ou parfois des avocats), qui consiste à faire une demande d’informations auprès des établissements bancaires d’une entreprise pour contrôler et confirmer les soldes et données présentes dans ses comptes ;
• Des comptes validés par une circularisation bancaire sont un gage de fiabilité, de sincérité et de bonne santé financière ; 
• Le délai d’une circularisation bancaire est d’environ une à trois semaines. Cela dépend de la réactivité des établissements bancaires ;
• En cas de non-réponse d’une banque à une circularisation bancaire, l’auditeur doit impérativement le mentionner dans le rapport d’audit.

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Qu’est-ce que la circularisation bancaire ?

La circularisation bancaire est une pratique qui consiste à ce qu’un tiers, le plus souvent un commissaire aux comptes (CAC) ou un auditeur, effectue une demande de vérification auprès des établissements bancaires d’une entreprise, pour contrôler et donner une confirmation directe des soldes des comptes.

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Le but de cette procédure est de vérifier l’exactitude, la réalité et la sincérité du solde des comptes par un tiers de l’entreprise. Elle permet aussi de s’assurer que les informations transmises sont fiables et prévient les erreurs ainsi que les fraudes potentielles sur la comptabilité en ligne.

Les soldes bancaires sont consultés, mais aussi les éventuels crédits en cours, garanties, cautions ou encore les comptes inactifs. Cet ensemble de techniques se nomme « circularisations » et comprend aussi bien celles des clients que des fournisseurs. La confirmation du solde est un élément déterminant dans ce processus.

À savoir : la circularisation bancaire est une obligation pour les entreprises soumises à un audit légal. Elle fait partie des normes internationales d’audit (ISA), notamment l’ISA 505 sur les confirmations directes. C’est une procédure quasi-systématique pour les commissaires aux comptes afin de certifier les comptes d’une entreprise en demande de financement ou en cours d’examen légal par exemple.

Pourquoi la circularisation bancaire est-elle indispensable ?

La circularisation bancaire est essentielle pour une entreprise pour de nombreuses raisons, les voici :

• Justesse des informations financières : La confirmation du solde du compte permet de détecter les opérations non enregistrées, d’assurer l’exhaustivité des comptes et d’identifier les engagements hors bilan (comme les avals, les garanties données ou reçues, ou encore les crédits documentaires…) ;
• Prévention des risques et détection des anomalies : Cette demande de confirmation externe permet de lutter contre les tentatives de fraude et de corriger rapidement les erreurs comptables de saisie ou d’enregistrement ;
• Marque de confiance pour l’entreprise : Des comptes validés par une circularisation bancaire sont un gage fort de fiabilité. Les investisseurs et actionnaires ont la garantie que les chiffres présentés reflètent l’image réelle de la santé financière de la société. Cette crédibilité facilite la gestion des relations financières et contractuelles. Obtenir confirmation auprès des tiers renforce considérablement cette confiance.

Qui est concerné par la circularisation bancaire ?

Comme dit plus haut, la circularisation bancaire est un protocole essentiel pour une entreprise. Mais qui sont les parties concernées par ce processus ?

• Les commissaires aux comptes : ils sont dans l’obligation de procéder à une circularisation bancaire lors d’une mission d’audit légal ;
• Les experts-comptables : ils réalisent une circularisation bancaire pour contrôler et vérifier la bonne tenue des comptes dans le cadre d’une mission de révision ou de présentation. Les experts-comptables interviennent aussi dans la coordination entre l’entreprise et les auditeurs pour une comptabilité plus fluide et conforme ;
• Les entreprises : notamment celles soumises à un audit comme les SA ou les SAS au-dessus de certains seuils, TPE et PME ou encore les grandes associations ;
• Les banques : elles sont sollicitées pour fournir des informations sur l’entreprise ;
• Le comptable de l’entreprise : il facilite la transmission des documents requis et veille à la cohérence des écritures comptables de l’entreprise.

Comment faire une circularisation bancaire ?

Une circularisation bancaire est une procédure de vérification de compte encadrée se déroulant en plusieurs étapes :

1. Identifier les comptes à circulariser : Cela passe par l’identification par l’auditeur, de tous les établissements bancaires avec lesquels l’entreprise a eu des relations durant l’exercice. Il dispose ainsi de la liste de tous les comptes (courants, épargne, prêts etc…) ;
2. Préparer la lettre de circularisation : Un modèle standard est utilisé, il comprend l’identité de l’entreprise, le ou les numéros des comptes concernés, la période visée, la signature du représentant légal et parfois une autorisation écrite ;
3. Envoyer à la banque : C’est à l’auditeur de faire l’envoi de cette lettre aux banques avec l’accord et la signature de l’entreprise ;
4. Réceptionner la réponse de la banque : Le retour doit se faire directement à l’auditeur sans transiter par l’entreprise concernée ;
5. Analyser les résultats : Une fois les réponses reçues, l’auditeur les analyse et les compare avec les enregistrements comptables de l’entreprise. En cas d’écart ou d’anomalie, l’auditeur demande à l’entreprise des explications détaillées pouvant les justifier. Elle permet. de confirmer les données de manière fiable et directe. Le soutien de l’expert comptable dans cette analyse garantit une lecture précise des écarts éventuels dans la comptabilité.

Quelles sont les conséquences d’une circularisation bancaire ?

Une circularisation bancaire n’est pas un acte anodin, c’est un procédé important qui peut impacter directement l’image et la perception des comptes d’une entreprise.

Si tout concorde : un gage de sincérité et de fiabilité renforcés

Si les informations fournies par les banques sont identiques aux enregistrements comptables de l’entreprise, alors c’est un signal très positif. C’est l’assurance qu’il y a eu confirmation des soldes et donc que les chiffres communiqués reflètent fidèlement la santé financière de la société. Cela inspire confiance, ce qui peut favoriser les affaires de l’entreprise et renforcer sa position auprès d’investisseurs.

En cas de discordance : détection des anomalies ou de fraudes

Si les informations fournies par les banques lors de la demande de confirmation montrent des différences avec les soldes des comptes de l’entreprise, des investigations approfondies sont réalisées afin d’identifier diverses anomalies telles que :

• Des erreurs de saisie ou d’affectation de transactions ;
• Des opérations non enregistrées ou l’oubli de certains comptes bancaires ;
• Moins souvent, des tentatives de fraudes devant être sanctionnées immédiatement.

En cas de non-réponse : 

Il se peut également qu’une banque ne réponde pas à la demande de l’auditeur malgré plusieurs relances. Dans ce cas, cette non-réponse doit être mentionnée dans le rapport d’audit comptable. Cette situation peut même faire l’objet d’une réserve dans les conclusions du commissaire aux comptes indiquant que l’auditeur n’a pas pu obtenir confirmation de toutes les preuves nécessaires pour donner son opinion finale.

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