Quelles démarches lors de la première année d’exercice libéral ?

La première année d’exercice en tant que libéral est bien souvent la plus stressante. À qui déclarer mon activité en premier ? Comment gérer les premières cotisations sociales ? Comment tenir ma comptabilité pour être en règle avec l’administration fiscale dès les premiers mois ? Nous vous expliquons tout dans cet article !

Cet article a été initialement diffusé sur le groupe Facebook Compta Pour Les Professions Libérales, réseau d'entraide des praticiens libéraux dans leur comptabilité.

Les démarches obligatoires en libéral

L’inscription à l’Ordre Professionnel

Si vous faites partie d’une profession réglementée, votre première démarche est de vous inscrire au tableau de l’Ordre de votre profession. Vous êtes concerné si vous êtes avocat, huissier de justice, architecte, géomètre-expert, vétérinaire, expert-comptable, masseurs-kinésithérapeute, sage-femme, médecin, pharmacien, infirmier, chirurgien-dentiste ou pédicure-podologue. Ce sont les Ordres professionnels qui gèrent les entrées et les sorties de leur profession, ils sont les seuls à pouvoir vous donner l’autorisation d’exercer. Ils vérifient les diplômes obtenus pour s’assurer de votre bonne formation. Pour connaître la démarche de votre inscription, contactez le conseil départemental de votre Ordre pour connaître les pièces justificatives à fournir, et suivez les démarches qu’ils vous transmettront.

L’inscription à la CPAM

Les professionnels de santé, après avoir reçu l’autorisation d’exercer auprès de leurs Ordres, doivent ensuite s’enregistrer auprès de la CPAM. Vous devez déposer votre dossier en ligne sur le site d’ameli.fr, et prendre rendez-vous avec un conseiller. Il procédera à votre inscription, commandera vos feuilles de soins préidentifiées, vous présentera les services de l’Assurance Maladie et pourra répondre à toutes vos questions. Attention : vous devez impérativement être inscrit à votre Ordre professionnel avant d’effectuer les démarches auprès de la CPAM, une attestation vous sera demandée.

La déclaration d’activité auprès de l’URSSAF

Votre devrez ensuite faire une déclaration d’activité à l’URSSAF. Vous devez remplir tous les documents nécessaires auprès de votre Centre de Formalité des Entreprises (CFE), qui est l’URSSAF pour toutes les professions libérales. Notez que si vous n’êtes pas d’une profession réglementée et/ou de santé, il s’agit de votre première démarche. Vous avez 8 jours après le début de votre activité pour remplir les documents. Les démarches pour les professions libérales peuvent se faire en ligne sur le site dédié cfe.urssaf.fr. En cliquant sur “Déclarer une formalité” dans la colonne de gauche, vous accéderez au formulaire de début d’activité. Une fois votre demande traitée, vous serez automatiquement affilié auprès des différents organismes de cotisations et contributions sociales : la Sécurité Sociale des Indépendants, votre caisse d’assurance vieillesse et l’URSSAF.

💡 Retrouvez notre tutoriel pas à pas pour remplir votre formulaire CFE !

L’inscription auprès de votre caisse de retraite

Suite à votre déclaration d’activité, votre affiliation au régime de retraite est normalement automatique. Pour éviter les éventuels dossiers oubliés et autres retards de traitement, les caisses d’assurance vieillesse vous demandent d’effectuer une demande directement auprès d’elle. Votre caisse dépend de votre profession :

Vous trouverez toutes les démarches à effectuer sur le site internet de votre caisse. La plupart du temps, une simple inscription en ligne est demandée, votre dossier étant déjà entre les mains de l’URSSAF.

Le régime fiscal et social

Micro-BNC ou déclaration contrôlée ?

Les différents régimes fiscaux peuvent paraître difficiles à comprendre lorsque l’on commence son activité. Tous les professionnels libéraux entrent dans la catégorie des Bénéfices Non Commerciaux (BNC), qui se divisent en deux régimes :

• Le régime micro-BNC, un régime simplifié dont vous pouvez bénéficier si vous effectuez moins de 77 700 € de chiffre d’affaires l’année précédente. Vos charges annuelles sont déduites forfaitairement à hauteur de 34% de votre CA.
• Le régime de la déclaration contrôlée 2035, qui demande un suivi comptable plus élaboré mais qui apporte certains avantages, notamment si vos charges dépassent 34% de votre CA, ce qui peut arriver avec les frais d’installation.

La première année d’exercice, vous êtes automatiquement éligible au micro-BNC, car vous n’avez pas de CA sur l’année précédente. Attention cependant à bien comptabiliser vos charges professionnelles : si elles dépassent 34% de votre CA, il est plus intéressant pour vous d’être au régime de la déclaration contrôlée. La première année d’exercice, les professionnels sont souvent sous contrat de collaboration. Il n’est pas rare que la redevance soit de 30%, si vous rajoutez par exemple vos frais de véhicule et l’URSSAF, vous dépassez très rapidement ces 34%.

Les obligations comptables

Au micro-BNC, votre seule obligation comptable est de tenir un livre des recettes, dont nous vous expliquons le fonctionnement dans cet article. Au régime de la déclaration contrôlée, vous devez remplir une déclaration 2035 et suivre votre comptabilité plus en détail. En tant que professionnel libéral, vous n’avez pas l’obligation de faire appel à un expert-comptable. Vous pouvez tenir votre comptabilité vous-même, avec un logiciel adéquat. Indy, vous facilite la vie en automatisant la saisie et la catégorisation de vos dépenses. Il remplit automatiquement votre déclaration 2035 à la fin de l’année et vous fait gagner un temps précieux !

Le calcul des cotisations sociales la première année d’exercice

Le calcul des cotisations sociales s’effectue également sur la base du revenu déclaré l’année précédente. En première année d’exercice, ce revenu est de 0, comment sont donc calculées vos cotisations ? L’administration fiscale a mis en place une base forfaitaire équivalente à 19% du Plafond Annuel de la Sécurité Sociale (PASS). En 2023, le PASS est de 43 992 €, la base de calcul s’élèvera donc à 8 358,48 €.

En ce qui concerne les micro-entrepreneurs hors professions réglementées, les cotisations sociales sont fixes et dépendront de votre chiffre d’affaires à un certain taux. Pour les professions libérales, ce taux est de 22 %, plus 0,2 % pour la contribution formation professionnelle (CFP), soit 22,2%.

Il existe également de nombreuses aides et exonérations lorsque vous commencez votre activité libérale. Vous pouvez lire notre article dédié “Quelles aides pour une installation en libéral ?”.

Les démarches en libéral facultatives (mais recommandées)

L’adhésion à une AGA

Il est très fortement conseillé d’adhérer à une Association de Gestion Agréée (AGA). En lien direct avec les services fiscaux, elle pourra vous conseiller dans toutes vos démarches. De plus, sans AGA, votre bénéfice imposable restera majoré de 15% en 2021 et de 10% en 2022, bien que cette majoration est amenée à disparaître en 2023. Retrouvez ici plus d’information sur l’adhésion à une AGA et des conseils pour bien la choisir.

L’inscription sur les annuaires professionnels

Pour que vos clients ou patients vous trouvent, il faut que vous soyez là où ils recherchent des professionnels de votre secteur. Pour cela les annuaires professionnels sont d’une grande aide, mais chaque type de profession a les siens. En voici quelques-uns qui nous semblent indispensables :

Google my business

Google reste un réflexe pour les recherches de tout un chacun, aussi avoir une place sur cet outil incontournable est une priorité, surtout pour ceux dont la localisation des bureaux est importante.

La démarche est simple et relativement rapide (1 à 2 semaines, le temps de recevoir un courrier postal de vérification) et vous permettra d’apparaître dans les résultats de recherche de votre quartier ou de votre ville. Avec du temps, des avis positifs et quelques astuces de référencement, vous pourriez même apparaître au niveau national !

Cependant, la plupart du temps, cet outil est surtout recommandé pour les professions avec un cabinet ou un bureau où ils reçoivent du public, pour apparaître sur google maps lors des recherches locales de vos clients idéaux.

Les pages jaunes

Longtemps la référence pour trouver des services de tout type, les pages jaunes restent un annuaire indispensable à un certain nombre de français pour choisir les professionnels qui vont les soigner ou répondre à leur besoin. Même si les jeunes générations y sont moins habituées, les pages jaunes pourraient vous apporter quelques patients ou clients selon votre profession.

Les annuaires médicaux

Si l’on n’a plus à présenter Doctolib, de nombreux autres annuaires médicaux sont à votre disposition pour augmenter vos chances d’être contactés par de nouveaux patients : Caducee, Hapicare, Médecin 360… Ces plateformes, bien que payantes, vous permettront de vous faire connaître du grand public tout en restant dans les limites de l’interdiction de publicité des professions médicales. Testez en quelques-unes pour voir laquelle marche le mieux pour vous !

Les annuaires de freelance et autres plateformes de prospection

Pour toutes les professions non réglementées, Malt est une des références en termes d’annuaires de freelance de tout type. Photographes, rédacteurs, traducteurs, graphistes… Sa polyvalence et sa popularité en font une plateforme phare pour tout indépendant qui souhaite se faire connaître.

Un conseil : demandez des recommandations d’anciens clients/employeurs/collègues avant de vous lancer, et utilisez malt open avec vos premiers clients pour gagner vos premiers « points » sur la plateforme et bénéficier d’une réduction de frais d’utilisation. Plus vous aurez de missions, plus vous serez visibles !

Mais il existe également de nombreuses plateformes de prospection, généralistes ou dédiées à des métiers en particulier : la crème de la crème, codeur.com pour les métiers de la tech (marketing compris), graphiste.com et redacteur.com dédiés aux professions éponymes… Bien que souvent payantes, ces sites vous permettront de trouver vos premiers clients.

Attention toutefois : ces recueils de propositions de missions vous mettant en concurrence avec d’autres freelances, vous aurez certainement à négocier pour faire accepter des tarifs rentables pour votre activité. Libre à vous d’accepter des tarifs un peu plus bas que prévu pour une première mission puis revaloriser si la mission s’est bien passée, ou faire valoir votre expertise pour convaincre votre prospect de vous engager au juste prix !

Vous voilà prêt à commencer votre activité libérale en toute sérénité ! Vous pouvez poser toutes vos questions dans les commentaires, ou directement sur le live-chat pour les utilisateurs d’Indy. Pour échanger avec d’autres professionnels et leur demander conseil, venez rejoindre le groupe Facebook de comptabilité pour les professions libérales.