La comptabilité d’un administrateur de biens

L’administrateur de biens joue un rôle clé dans la gestion immobilière. Il est responsable de la gestion locative et de l’entretien des biens pour le compte de propriétaires. Mais au-delà de ces missions, il doit aussi tenir une comptabilité rigoureuse, respecter des obligations légales et bien gérer la fiscalité liée à son activité. Quelles sont les particularités de la comptabilité d’un administrateur de biens ? Quelles sont les déclarations à éditer lorsque vous exercez ce métier ? Est-il intéressant d’utiliser un logiciel de comptabilité en ligne ? Retrouvez toutes les réponses dans cet article.

Résumé

• L’administrateur de biens est un mandataire chargé de la gestion locative et de l’entretien des immeubles pour le compte de propriétaires ou de copropriétés ;
• Pour devenir administrateur de biens, l’obtention d’une carte professionnelle « Gestion immobilière » auprès de la CCI est requise ;
• La complexité de la comptabilité d’un professionnel de l’immobilier varie en fonction du statut juridique et du régime fiscal ;
• Un administrateur de biens doit obligatoirement tenir un registre des mandats. 

Vous souhaitez devenir administrateur de biens indépendant ?
Nos experts vous accompagnent gratuitement dans la création de votre entreprise ! Démarches, conseils, aides financières… vous êtes guidés pour toutes les étapes 🤩
Prendre rendez-vous

Administrateur de biens : définition du métier

L’administrateur de biens est un spécialiste de la gestion immobilière qui agit en tant que mandataire pour le compte de propriétaires. Il assure la gestion quotidienne des biens, qu’ils soient résidentiels, commerciaux ou professionnels. Il peut également être responsable de la gestion de copropriété en tant que syndic.

💡 Ne pas confondre avec l’agent immobilier, qui s’occupe principalement de la vente et de la location de biens. L’administrateur de biens est un véritable gestionnaire des biens après leur acquisition.

Missions principales

Les principales missions d’un administrateur de biens sont :

• La gestion locative (mise en location, paiement des loyers, gestion des impayés, suivi des travaux) ;
• La gestion de copropriété, en tant que syndic de copropriété (organisation des assemblées générales, mise en place des entretiens des parties communes, répartition des charges) ;
• L’entretien et la valorisation du patrimoine immobilier (suivi des réparations, respect des normes et réglementations) ;
• La gestion administrative et comptable (établissement des quittances, techniques de relances, gestion des assurances et sinistres).

Nature de l’activité

L’activité d’un administrateur de biens est principalement tournée vers la gestion et l’optimisation des patrimoines immobiliers. En général, ce métier est considéré comme une activité de prestation de services et non comme une activité commerciale. En effet, l’administrateur agit en tant que mandataire pour le compte de propriétaires et perçoit des honoraires pour sa gestion. Ce type de missions se classe dans la catégorie des professions libérales soumises aux BNC (Bénéfices non commerciaux).

Il existe cependant quelques exceptions :

• Si l’administrateur de biens emploie plus de 10 salariés, son activité devient commerciale et relève des BIC (Bénéfices industriels et commerciaux) ;
• S’il est uniquement syndic de copropriété, l’activité est civile.

Bon à savoir : l’administrateur de biens peut exercer en société à l’IS (SARL, SAS, EURL, SASU…) qu’il soit en BIC ou BNC.

Devenir administrateur de biens

L’administrateur de biens est soumis à la Loi Hoguet du 2 janvier 1970 (ici) qui encadre les professions immobilières. En vertu de cette loi, ce dernier doit obligatoirement posséder une carte professionnelle « Gestion immobilière », délivrée par la Chambre de commerce et d’industrie (CCI) de son département. Elle s’obtient généralement à l’issue de la formation diplômante. Cette carte est essentielle pour exercer légalement l’activité de gestion locative et de syndic de copropriété. Pour l’obtenir, il faut remplir plusieurs conditions :

• L’aptitude professionnelle (il faut prouver que vous possédez les compétences nécessaires pour exercer grâce à une formation, un diplôme ou une expérience professionnelle) ;
• La moralité (casier judiciaire vierge) ;
• La garantie financière (souscription obligatoire à une garantie financière auprès d’une banque ou d’une compagnie d’assurances pour assurer le remboursement des sommes en cas de problème) ;
• L’assurance civile professionnelle (assurance obligatoire qui protège l’administrateur de biens contre les risques liés à son activité).

L’obtention de cette dernière engendre des obligations spécifiques, notamment l’ouverture d’un compte séquestre pour les fonds confiés par les clients. L’administrateur de biens est également tenu de respecter le Code de la construction et de l’habitation, qui impose des règles strictes sur la gestion des fonds détenus pour le compte de tiers.

Les obligations comptables d’un administrateur de biens

Un administrateur de biens peut exercer son activité sous plusieurs formes juridiques (entreprise individuelle ou société). Ses obligations comptables vont varier selon son statut et son régime fiscal (IS ou IR) :

• En entreprise individuelle ou micro-entreprise, la comptabilité est simplifiée (livre des recettes, facturation, conservation des documents…) ;
• En société (SARL, SAS, EURL…), une comptabilité rigoureuse doit être tenue (avec bilan, compte de résultat et annexes).

Les obligations comptables d’un administrateur de biens en entreprise individuelle

Lorsqu’un administrateur de biens exerce en entreprise individuelle (EI), ses obligations comptables varient en fonction de son régime fiscal : micro-BIC/BNC, réel simplifié ou réel normal.

Si l’administrateur relève du régime micro (micro-BNC ou micro-BIC)

Ce régime est accessible sous certaines conditions de chiffre d’affaires (77 700 € pour les prestations de services et 188 700 € pour les activités commerciales et d’hébergement). Il implique des obligations comptables allégées :

• Tenir un registre des mandats ;
• Établir des factures conformes aux lois ;
• Une déclaration simplifiée des revenus via le formulaire 2042 C Pro.

Le régime micro n’implique aucune obligation de bilan ni de compte de résultat. 

Limites : ce régime ne permet pas de déduire les charges réelles ni d’amortir les investissements réalisés. 

Si l’administrateur est soumis au régime réel

Un administrateur de biens exerçant en nom propre peut être considéré comme BIC (Bénéfices industriels et commerciaux) ou BNC (Bénéfices non commerciaux) selon la nature exacte de son activité.

1. En BIC, l’entrepreneur individuel a accès à deux régimes réel : le régime réel simplifié et le régime réel normal ;
2. En BNC un seul régime réel existe : celui de la déclaration contrôlée.

Ces régimes s’appliquent si le chiffre d’affaires de l’administrateur de biens dépasse les seuils du régime micro ou si ce dernier y souscrit volontairement. Les obligations comptables sont alors plus lourdes :

• Tenir une comptabilité d’engagement ;
• Tenir un registre des mandats (sauf pour le syndic) ;
• Établir un bilan et un compte de résultat chaque année (documents simplifiés pour les BIC au régime réel simplifié) ;
• Déposer une liasse fiscale complète auprès de l’administration fiscale.

N’oubliez pas la TVA 🔎 En fonction de votre régime de TVA : des déclarations tous les mois, trimestres ou années peuvent être à envoyer.

Les obligations comptables d’un administrateur de biens en société

Toutes les sociétés, qu’elles soient soumises à l’IR (impôt sur le revenu) ou à l’IS (impôt sur les sociétés), doivent tenir une comptabilité conforme aux règles du Plan Comptable Général (PCG). Cette dernière implique de :

• Tenir une comptabilité en partie double ;
• Tenir un registre des mandats et tout autre registre légal obligatoire (varie en fonction de la nature de votre activité) ;
• Établir un bilan (actif/passif), un compte de résultat (produits/charges) et ses annexes correspondantesn ;
• Déclarer la TVA si l’entreprise y est assujettie ;
• Créer des factures conformes aux dernières obligations légales ;
• Ouvrir un compte bancaire pro au nom de la société.

Vous avez davantage de questions sur la comptabilité d’un administrateur de biens ? N’hésitez pas à utiliser l’espace commentaire, nous vous répondrons avec plaisir ! 🤝

Consulter d’autres pages métiers :

• Comptabilité agent immobilier ;
• Comptabilité promoteur immobilier ;
• Comptabilité architecte.