Tout savoir sur la comptabilité de l’administrateur de base de données

La comptabilité joue un rôle central dans la gestion de nombreux métiers indépendants, y compris dans celui d’administrateur de bases de données freelance. Une bonne maîtrise de ses finances, de ses déclarations fiscales et de ses charges sociales est essentielle non seulement pour respecter la législation en vigueur, mais aussi pour optimiser ses revenus. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur la comptabilité des administrateurs de base de données dans cet article ! 💻

Tout savoir sur la comptabilité de l’administrateur de base de données

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📝 En résumé

  • L’administrateur de bases de données doit assurer la conception, l’optimisation, la sécurité et la maintenance des bases de données pour ses clients ;
  • Il peut travailler en freelance ou en entreprise ;
  • Les obligations comptables de l’administrateur en freelance varient en fonction de son statut juridique (micro-entreprise, EI, ou société) ; 
  • Un logiciel comme Indy simplifie ces démarches en automatisant la comptabilité, la gestion des devis et des factures, ainsi que les déclarations fiscales. 

Quelles sont les missions de l’administrateur de base de données ? 

L’administrateur de bases de données (ou DBA, pour Database Administrator) joue un rôle essentiel dans la gestion des systèmes d’information. Ses principales missions incluent :

  • La conception et mise en place des bases de données : Il conçoit l’architecture des bases de données pour répondre aux besoins des utilisateurs de base de données (les entreprises) ;
  • La gestion et optimisation des performances : Il veille à ce que les bases soient performantes, sécurisées et accessibles ;
  • La sécurisation des données : Il doit mettre en place des systèmes de sauvegarde et des protocoles pour prévenir les pertes de données ;
  • La maintenance et mises à jour : Il est responsable du bon fonctionnement des bases au quotidien en effectuant des maintenances régulières ;
  • Le support technique : Il accompagne les utilisateurs en cas de problèmes liés aux bases de données.

Ce métier, à la fois technique et stratégique, est au cœur des enjeux numériques des entreprises. 

Comment devenir administrateur de base de données ? 

Devenir administrateur de bases de données demande une formation solide dans le domaine de l’informatique et des systèmes d’information. Différents parcours permettent de se spécialiser progressivement et d’acquérir les compétences nécessaires pour exercer à ce poste. 

Dans un premier tempes, un diplôme de niveau Bac +2 peut ouvrir les portes de ce secteur. Parmi les options disponibles, on retrouve le BTS Services informatiques aux organisations (SIO) ou encore un BUT Informatique. Ces formations permettent d’acquérir les bases techniques indispensables à la gestion de bases de données.

Pour approfondir vos connaissances, une licence professionnelle en informatique, spécialisée dans les bases de données, constitue une excellente opportunité. Ce diplôme de niveau Bac +3 vous permet de développer des compétences spécifiques, tout en accédant à des stages professionnels pour une mise en pratique concrète.

Enfin, pour viser des responsabilités plus élevées ou travailler sur des projets complexes, les diplômes de niveau Bac +5 sont fortement recommandés. Un master en informatique, orienté gestion des bases de données ou big data, ou un diplôme d’ingénieur en informatique offrent une expertise recherchée par les entreprises. Ces cursus permettent également de se spécialiser davantage, notamment dans les domaines de la cybersécurité ou de l’analyse de données.

Bon à savoir : Le métier d’administrateur de bases de données s’exerce aussi bien en salariat qu’en freelance. En entreprise, vous intégrerez des structures variées (start-ups, grandes entreprises, ESN). En tant qu’indépendant, vous interviendrez souvent sur des projets spécifiques, parfois à distance, avec une plus grande flexibilité.

Un administrateur de base de données indépendant qui travail

Quelle comptabilité pour un administrateur de base de données ?  

La comptabilité de l’administrateur de base de données dependra du statut choisi à la création de son entreprise. Ce dernier a le choix entre : 

  • La micro-entreprise
  • L’entreprise individuelle
  • La société.

La micro-entreprise pour une gestion rapide 

La micro-entreprise, qu’est-ce que c’est ? 

La micro-entreprise est idéale si vous débutez ou souhaitez tester votre activité sans vous engager dans une structure complexe. Elle offre une grande simplicité administrative grâce à :

  • Une comptabilité allégée ;
  • Un régime fiscal et social simplifié, basé sur un pourcentage fixe de votre chiffre d’affaires.

En optant pour ce statut, vos recettes et vos charges sont directement liées à votre personne, et votre activité est soumise au régime des bénéfices non commerciaux (BNC).

Ce statut présente toutefois des limites, comme l’impossibilité de déduire vos frais réels et un plafond de chiffre d’affaires fixé à 77 700€ en 2025 pour les entreprises en BNC .

Ce régime convient parfaitement aux débutants ou à ceux exerçant leur activité en complément d’une autre source de revenus.

Les obligations comptables et fiscales de l’administrateur de base de données en micro-entreprise 

Comme indiqué précédemment, l’administrateur de base de données en micro-entreprise bénéficie d’une gestion simplifiée. Il devra simplement : 

  • Tenir un livre des recettes, où seront enregistrées les recettes perçues ;
  • Émettre des factures conformes à la législation en vigueur, en s’assurant que chaque facture comporte toutes les informations requises, comme l’identité de l’entreprise, le détail des prestations, et le taux de TVA si applicable ;
  • Ouvrir un compte bancaire dédié à son activité professionnelle si son chiffre d’affaires dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives ;
  • Conserver pendant 10 ans tous ses documents comptables et ses justificatifs (factures, bons de livraison, etc.) ;
  • Au niveau déclaratif, l’administrateur doit déclarer son chiffre d’affaires chaque mois ou trimestre à l’Urssaf et payer un pourcentage fixe de cotisations sociales. Enfin, il devra déclarer ses revenus professionnels via la déclaration 2042-C-PRO.

L’entreprise individuelle (EI) pour une gestion simple sans limite 

L’entreprise individuelle, qu’est-ce que c’est ? 

L’entreprise individuelle classique constitue une excellente option pour les administrateurs de bases de données ayant des revenus supérieurs au plafond de la micro-entreprise. Ce statut est particulièrement adapté pour les professionnels qui souhaient allier gestion simplifiée et une grande autonomie.

Ce choix est particulièrement adapté si vous travaillez seul et que vous avez une activité stable sans grandes ambitions de développement.

Les obligations comptables et fiscales de l’administrateur de base de données en entreprise individuelle

Ici, l’administrateur de base de données doit respecter une comptabilité plus détaillée que celui en micro. Ses obligations incluent :

  • La tenue d’un livre-journal et d’un registre des immobilisations et amortissements
  • Comme en micro-entreprise, l’émission de factures conformes est essentielle ;
  • L’ouverture d’un compte bancaire dédié à l’activité professionnel si son CA dépasse 10 000€ pendant deux années consécutives ; 
  • La conservation des documents et justificatifs administratifs pendant 10 ans ; 
  • Au niveau déclaratif il devra déclarer ses revenus via la déclaration annuelle de résultats n°2035 et dans la déclaration complémentaire de revenus (2042-C-PRO). 

La société pour les projets plus ambitieux

Une société, qu’est-ce que c’est ? 

Si vous envisagez de développer votre activité, d’embaucher ou de collaborer avec d’autres professionnels, opter pour une structure sociétaire peut être plus approprié. Voici les options courantes :

  • La SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) : Elle est idéale pour débuter seul tout en bénéficiant de la flexibilité et des avantages d’une société ;
  • L’EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) : Il s’agit d’une alternative stable, avec une structure encadrée juridiquement ;
  • La SARL (Société à Responsabilité Limitée) ou la SAS (Société par Actions Simplifiée) : Ces dernières sont adaptées aux projets impliquant plusieurs associés ou un fort potentiel de croissance.

Bien que ces statuts impliquent des formalités administratives plus complexes et des coûts de gestion plus élevés, ils offrent une sécurité juridique accrue et des possibilités de développement à long terme. 

Les obligations comptables et fiscales de l’administrateur de base de données en société

L’administrateur de base de données en société doit respecter des obligations comptables et fiscales complètes, parmi elles : 

  • La tenue d’une comptabilité régulière selon les normes en vigueur, incluant un livre-journal et un grand-livre ;
  • L’établissement de factures conformes aux exigences légales ;
  • L’ouverture d’un compte professionnel pour séparer les finances de l’entreprise de celles de l’administrateur et pour y déposer le capital social de la société lors de sa création ;
  • La conservation des documents comptables et justificatifs pendant 10 ans ;
  • Au niveau déclaratif :  La société devra préparer une liasse fiscale chaque année qui inclut notamment le bilan comptable, le compte de résultat et toutes les annexes nécessaires.

Un administrateur de base de données indépendant qui gère sa TVA

Administrateur de données et TVA, comment ça marche ? 

L’administrateur de base de données est généralement assujetti à la TVA, mais plusieurs régimes fiscaux s’appliquent en fonction de son chiffre d’affaires.

  • La franchise en base de TVA ; 
  • Le régime réel simplifié de TVA  ; 
  • Le régime réel normal de TVA. 

La franchise en base, qu’est-ce que c’est ? 

La franchise en base de TVA est un régime fiscal permettant aux professionneles de ne pas facturer de TVA, ni de la récupérer sur les achats tant que le chiffre d’affaires ne dépasse pas un certain seuil. Les seuils pour les prestataires de services sont les suivants :

Seuils de franchise  Seuils majorés
37 500€ 41 250€
  • Si le CA du professionnel se situe en dessous du seuil de franchise, il n’est pas tenu de facturer la TVA
  • Si son CA se situe entre le seuil de franchise et le seuil majoré, il devient redevable de la TVA l’année suivante
  • Si son CA dépasse le seuil majoré, alors il doit facturer la TVA à compter de la date de dépassement du seuil.  

 Le régime réel simplifié 

Le régime réel simplifié de TVA est applicable aux entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 254 000€ pour les prestations de services. Sous ce régime, l’administrateur de base de données doit remplir une déclaration annuelle (formulaire CA12) et devra verser deux acomptes en cours d’années au mois de juillet et de décembre.  

Le régime réel normal 

Le régime réel normal s’applique aux entreprises dépassant ce seuil. Ce dernier est plus contraignant puisque l’administrateur devra déclarer et payer sa TVA tous les mois ou tous les trimestriels via le formulaire CA3. Pour accéder au formulaire, cliquez ici.

☝️ Un administrateur de vente respectant les seuils de la franchise en base de TVA peut opter pour le régime réel de TVA s’il le souhaite en formulant cette option aux impôts.

Indy accompagne les administrateurs de données indépendants 

Indy est l’outil parfait pour faciliter la gestion comptable des administrateurs de bases de données freelances. Grâce à son interface simple et rapide à utiliser, il centralise toutes les tâches comptables, fiscales et administratives pour vous. Avec notre logiciel : 

  • Optimisez votre comptabilité : Automatisez la gestion de vos opérations, générez vos livres comptables et concentrez-vous sur l’essentiel ;
  • Gérez vos devis et vos factures : Créez des factures conformes et suivez vos paiements efficacement ;
  • Editez simplement vos déclarations fiscales : Avec Indy, le remplissage de vos déclarations (TVA, 2035, 2042 C Pro, etc) devient un jeu d’enfant ; 
  • Ouvrez un compte pro : Le compte pro d’Indy est 100% gratuit et sans frais de gestion ; 
  • Bénéficiez d’un accompagnement qualitatif : Notre équipe vous guide au quotidien pour vous simplifier la gestion ;
  • Et bien plus encore ! 

Des interrogations au sujet de la comptabilité des administrateurs de données ? Laissez-nous un commentaire, nous serions ravis de vous venir en aide ! 

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par Julie Pay Vargas

Julie est rédactrice de contenu chez Indy. Spécialiste des entreprises soumises à l'impôt sur les sociétés, elle partage toutes ses connaissances afin de rendre la comptabilité accessible à tous !