Pourquoi et comment devenir secrétaire indépendante ?

Vous cherchez des idées de création d’entreprise ? Vous êtes rigoureuse, organisée et avez une formation liée au secrétariat ? Pourquoi ne pas devenir secrétaire indépendante et offrir vos services à différentes entreprises ? Gagnez en flexibilité en exerçant votre profession de manière indépendante et répondez à la demande des TPE à la recherche d’un accompagnement sur le plan administratif. Choisissez le statut juridique le mieux adapté à vos objectifs, définissez vos services et créez votre entreprise en quelques étapes seulement.

Comprendre le métier de secrétaire indépendante

Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ?

La secrétaire indépendante vient offrir un soutien administratif à ses clients à travers un certain nombre de tâches courantes, de l’accueil téléphonique à la gestion administrative, voire comptable, selon son offre. Elle intervient auprès de différentes entreprises, en présentiel ou en distanciel, et peut offrir ses services dans différents secteurs d’activité selon ses compétences et sa capacité d’adaptation, une qualité aussi indispensable que la polyvalence.

Missions principales

Une secrétaire freelance, au même titre qu’une secrétaire salariée, est une actrice incontournable de l’entreprise. Cette professionnelle (ou ce professionnel puisqu’il peut bien évidemment s’agir d’un homme, même si, selon l’INSEE, 97 % des secrétaires sont des femmes) joue un rôle d’assistance pour réaliser des missions très variées :

• gestion administrative ;
• gestion commerciale ;
• gestion comptable ;
• gestion des ressources humaines.

Gestion administrative

C’est le cœur de métier d’une secrétaire. La gestion administrative se décline en différentes missions :

• la rédaction ou la correction de courriers ;
• la transcription audio de comptes-rendus (pour une secrétaire médicale par exemple) ou de procès-verbaux suite à des réunions ;
• l’accueil téléphonique ;
• la gestion des rendez-vous ;
• la gestion du courrier ;
• l’archivage et la recherche documentaire ;
• la préparation des appels d’offres ;
• etc.

Gestion commerciale

Cette fois, la secrétaire assure différentes missions liées à la gestion des clients et à la facturation :

• saisie des devis et factures ;
• encaissement des factures, relances en cas d’impayé ;
• règlement des factures des fournisseurs ;
• etc.

Gestion comptable

La gestion comptable est assez spécifique et demande une formation. De nombreuses personnes exerçant la profession de secrétaire souhaitent ajouter des cordes à leur arc, offrir un service de gestion comptable est un véritable plus pour soulager les petites entreprises qui n’ont pas de personnel dédié.

La secrétaire peut ici, par exemple, qualifier les différentes opérations financières de l’entreprise dans un logiciel comptable et attribuer ces opérations aux différents comptes comptables selon sa maîtrise de la comptabilité d’entreprise.

Gestion des ressources humaines

Enfin, la secrétaire indépendante peut intervenir dans :

• la gestion des plannings des équipes ;
• l’organisation de réunions ;
• l’organisation de déplacements professionnels ;
• le recrutement ;
• la gestion des contrats de travail.

Pourquoi se lancer en tant que secrétaire freelance ?

Varier les missions et éviter la routine

Vous l’aurez compris, devenir secrétaire freelance répond en premier lieu à un besoin de varier les missions. Ce métier peut se révéler très complet et permettre ainsi d’éviter la routine en réalisant des tâches différentes selon les clients auxquels vous vous adressez.

Gagner en liberté

Certaines secrétaires en freelance font le choix de travailler à distance, ce qui leur permet de bénéficier d’une plus grande liberté. Elles choisissent leur lieu de travail et leurs horaires (en respectant toutefois les besoins de leurs clients).

Elles disposent également de la liberté de choisir leurs clients et leur rémunération et ne sont pas soumises à un lien de subordination.

Concilier vie personnelle et professionnelle

Choisir le statut d’indépendant permet de concilier plus facilement sa vie privée et sa vie professionnelle. Le choix des horaires leur offre l’opportunité de gérer leur planning selon leurs enfants ou leurs loisirs pour créer un meilleur équilibre et bénéficier d’une meilleure qualité de vie. Naturellement, il faut pour cela être à même de bien gérer ses missions, le freelance a tendance à beaucoup travailler de peur de perdre des opportunités.

Créer du lien

Travailler pour plusieurs entreprises permet de favoriser le lien social pour les secrétaires qui font le choix de travailler sur site. Avec deux ou trois clients par semaine, par exemple, elles intègrent différents univers et multiplient les rencontres, cela peut se révéler très enrichissant humainement pour les personnes qui font ce choix.

Quel parcours pour devenir secrétaire ?

Formations requises

Il n’existe pas de diplôme officiel pour devenir secrétaire. Et contrairement à une secrétaire salariée, on ne demandera pas ses diplômes à une indépendante. Pour autant, une formation reste nécessaire pour acquérir les bases nécessaires à la pratique de cette activité professionnelle.

Différents diplômes peuvent être envisagés pour devenir secrétaire indépendante :

• bac pro assistance à la gestion des organisations ;
• bac STMG (sciences et technologies du management et de la gestion) ;
• BTS gestion de la PME
• BTS support à l’action managériale ;
• BTS bureautique et multimédia ;
• BTS communication ;
• licence pro mention management des activités commerciales ;
• licence pro métiers du marketing opérationnel ;
• etc.

Le choix de la formation dépend des missions que vous envisagez de réaliser à terme et du niveau de spécialisation recherché. Par exemple, certaines futures secrétaires se tournent vers un BTS collaborateur juriste notarial pour affiner leur connaissance du droit et accompagner un office notarial.

Compétences et qualités

Au-delà de la formation et des diplômes obtenus, la secrétaire indépendante est tenue de présenter un certain nombre de qualités pour exercer sa profession :

• organisation ;
• méthode ;
• rigueur ;
• autonomie ;
• polyvalence ;
• bon relationnel ;
• réactivité ;
• capacité d’adaptation.

Certaines compétences peuvent se révéler indispensables pour élargir leur cible :

• parfaite connaissance des logiciels de bureautique ;
• maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères ;
• connaissances comptables.

Se lancer comme secrétaire indépendante : les démarches

Définir son offre de services et préparer son projet

La première étape consiste à définir votre projet et vos objectifs.

Réaliser une étude de marché

Pour vous lancer en tant qu’indépendante, étudiez le marché local (ou le marché national si vous êtes en mesure de proposer une offre à distance). Assurez-vous de répondre à une véritable demande et surtout, de ne pas faire face à une concurrence trop importante avec des secrétaires qui ont déjà de l’expérience et une très bonne réputation. N’hésitez pas à contacter quelques entreprises pour avoir une idée de leurs besoins pour y répondre au plus près et affiner votre projet.

Définir ses services

Dans un premier temps, faites un point sur vos compétences spécifiques et sur les missions que vous envisagez de réaliser. Définir votre offre de manière précise permet de déterminer votre cible pour commencer à communiquer et à rechercher vos premiers clients.

Les services proposés doivent correspondre à une demande et, idéalement, se démarquer de certains concurrents.

Définir ses horaires

Combien d’heures envisagez-vous de consacrer à votre activité chaque semaine? Quels horaires seront adaptés à la conciliation de votre vie personnelle et professionnelle? Ces questions sont essentielles pour définir le nombre de clients et le volume de missions que vous pourrez absorber. Si vous ne respectez pas cette étape, le risque est d’accepter des missions trop lourdes et de devoir travailler plus tard le soir ou le week-end, ce qui pourrait impacter votre vie de famille et votre vie sociale.

Par ailleurs, définissez si vous souhaitez travailler en présentiel ou en télétravail, cela impactera fortement vos horaires.

Établir ses tarifs

Avant de vous lancer, établissez une grille de tarifs très claire. Vous avez la possibilité, pour certaines missions, de définir des forfaits. Toutefois, pour cette activité, la facturation se réalisera le plus souvent sur une base horaire.

Ajustez vos tarifs à la fois selon :

• le revenu que vous souhaitez générer ;
• les charges en fonction du statut juridique choisi ;
• les prix pratiqués par la concurrence ;
• vos spécificités éventuelles qui vous permettent de vous démarquer.

Acquérir le matériel et les outils indispensables

Une fois le projet défini, vous devrez vous équiper. Pour exercer en tant que secrétaire indépendante, vous aurez besoin :

• d’un ordinateur ;
• d’une connexion internet efficace ;
• d’un téléphone professionnel ;
• d’une imprimante ;
• de matériel de stockage pour effectuer des sauvegardes ;
• de logiciels de bureautique ;
• d’un casque si vous êtes amenée à passer du temps au téléphone ou en visio ;
• d’un bureau adapté à votre activité ;
• d’un siège ergonomique ;
• de classeurs pour bien distinguer vos différents clients.

Choisir un statut juridique adapté et créer son entreprise

L’indépendance nécessite de choisir le meilleur statut selon votre projet et vos objectifs. Ce choix est essentiel pour mieux envisager le montant de vos charges et votre protection sociale. Différentes solutions vous sont offertes.

L’entreprise individuelle ou la micro-entreprise

Ce sont les formes d’entreprise les plus simples à créer et à gérer.

La micro-entreprise offre un avantage de taille : vous ne payez des charges que si vous générez du chiffre d’affaires. C’est une solution idéale pour débuter. Vous pouvez par exemple envisager de commencer votre activité de secrétaire indépendante en parallèle d’une activité salariée pour voir si vous avez assez de demandes pour en faire votre activité principale. En revanche, cette solution vous limite en termes de chiffres d’affaires.

L’entreprise individuelle (EI) permet quant à elle de gagner en liberté grâce à l’absence de plafonds de chiffre d’affaires. Vous déduisez vos charges au réel. Par ailleurs, vous bénéficiez d’une meilleure protection sociale avec toutefois des charges plus élevées. Enfin, vous pouvez choisir l’impôt sur les sociétés si cela se révèle plus avantageux (vous serez alors assimilé à une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée, l’EURL).

Pour créer votre entreprise, c’est simple et rapide : il vous suffit de vous inscrire sur le guichet unique de formalités des entreprises de l’INPI en ligne. Vous recevrez ensuite votre numéro SIRET.

La société

Vous optez ici pour une structure plus aboutie. Elle implique une gestion plus exigeante et des obligations comptables plus importantes, mais offre davantage de possibilités, notamment en matière de fiscalité. Sous certaines conditions (chiffre d’affaires, nombre de salariés, nature de l’activité…), vous pouvez choisir entre l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les sociétés. En contrepartie, vous bénéficiez d’une protection sociale plus étendue et de leviers d’optimisation fiscale plus intéressants.

Vous avez le choix entre différentes structures :

• l’EURL : entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée;
• la SASU : société par actions simplifiée unipersonnelle ;
• la SAS : société par actions simplifiée ;
• la SARL : société à responsabilité limitée.

La SAS et la SARL imposenta minima deux associés. Cette solution est à envisager si vous souhaitez vous associer avec une autre secrétaire et mutualiser vos compétences et vos frais.

En SARL ou en EURL, vous êtes gérant et avez le statut de travailleur non salarié. En SAS ou en SASU, vous avez le statut d’assimilé salarié avec une protection sociale plus importante (mais en contrepartie de charges plus lourdes).

Cette fois, les démarches de création d’entreprise sont plus lourdes, les étapes sont les suivantes :

• dépôt du capital social ;
• rédaction des statuts ;
• publication d’une annonce dans un Journal d’annonces légales ;
• inscription au guichet unique en ligne.

Souscrire les assurances et respecter les obligations légales

Une assurance responsabilité civile professionnelle s’impose pour couvrir votre activité si vous êtes responsable de dommages causés à vos clients. Une assurance multirisque couvre vos équipements indispensables à la pratique de votre métier. Elle intervient également si vous louez des locaux pour exercer.

Pensez à rédiger des contrats qui verrouilleront vos partenariats avec vos clients pour vous protéger et définir votre champ d’action et vos responsabilités.

Au cours de votre activité, respectez vos obligations comptables et fiscales pour éviter une sanction en cas de contrôle.

Trouver ses premiers clients

Vous êtes prête à lancer votre activité ? Que vous souhaitiez devenir secrétaire indépendante, vous lancer dans le service à la personne, devenir monteur vidéo ou ouvrir une société de nettoyage, vous devrez trouver des clients. Différentes solutions vous sont offertes pour développer votre activité de secrétariat :

• contacter directement des TPE qui pourraient rechercher des solutions pour externaliser la gestion administrative ;
• répondre à des annonces en ligne ;
• vous inscrire sur des réseaux professionnels tels que LinkedIn pour créer des relations professionnelles et mettre en avant vos compétences ;
• vous inscrire sur des plateformes dédiées aux freelances à l’image de Malt.

Vous souhaitez ouvrir une boutique de vêtements, créer une marque de bijoux ou devenir pet-sitter ? Quelle que soit l’entreprise que vous souhaitez lancer, posez-nous toutes vos questions en commentaires ou contactez nos conseillers pour être accompagné dans vos démarches et votre comptabilité.